¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! Geosama es una empresa consultora que presta servicios profesionales en un entorno B2B (business-to-business). Sobre ella hemos compartido varias experiencias en sus diversas etapas. En esta ocasión te hablaremos de una actividad clave para Geosama: el control de los proyectos.
Para ello, nos apoyamos en los pasos que la empresa realiza para prestar el servicio y en la herramienta que utiliza para tal fin.
La gestión de oportunidades y el control de los proyectos en Geosama, son actividades que se realizan de manera diferente al caso de empresas como las fábricas, distribuidoras o de ventas al por menor.
Si no has leído sobre esta empresa, te invitamos a conocerla haciendo clic en este enlace: consultora Geosama. Lo que no es condición para leer la experiencia compartida acá. El objeto de Geosama es realizar estudios geológicos para otras empresas constructoras y de área afines.
Control de los proyectos. Plataforma de Aplicaciones Platzilla
Los 4 socios en Geosama eligieron la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, apoyados en criterios como los siguientes:
- Satisfacción de los requerimientos específicos de Geosama.
- Coste por usuario, con integración progresiva de módulos, competitivo respecto a otras opciones.
- Soporte disponible todo el tiempo.
- Facilidad de uso y adaptabilidad en dispositivos móviles.
- Buen manejo de la seguridad.
- Perfiles de usuario para dar visibilidad al cliente y facilitar la colaboración.
De las aplicaciones disponibles en Platzilla, el equipo contrató 3 en el inicio de las actividades con la herramienta:
- CRM Comercial
- Proyectos
- CRM Posventa
Control de los proyectos en Geosama
Lo primero de debemos saber en el caso de Geosama, es que toda oportunidad cerrada con éxito, se gestiona como un proyecto.
Las oportunidades en Geosama son servicios demandados por otras empresas, del ramo de la construcción y afines. En particular, las oportunidades son estudios de diversos tipos, en el campo de la geología.
A Geosama llegan solicitudes de servicio de empresas del área de la construcción de represas, puentes y carreteras, obras eléctricas y similares. Estas solicitudes suelen involucrar un documento técnico con especificaciones, que son la base para crear una propuesta de servicio.
Al recibir la solicitud remitida por el cliente, Geosama desarrolla una serie de actividades que se pueden agrupar en 4 pasos: gestión de la oportunidad, entrega de la propuesta de servicio al cliente, registro del proyecto y, finalmente, control y seguimiento.
Los dos últimos pasos están sujetos, claro está, a que la propuesta de servicio sea aprobada por el cliente.
Paso #1. Control de los proyectos. Gestión de la oportunidad (solicitud del cliente)
Adriana Carolina, del equipo de Geosama, ingresa los datos de la solicitud de un cliente como una oportunidad. Luego, junto con otro colaborador, inicia la gestión correspondiente.
La atención de toda oportunidad está en manos del equipo técnico de Geosama. Cuando la solicitud es registrada en el módulo de oportunidades, los colaboradores reciben una notificación. Además, Adriana Carolina programa la reunión inicial.
Lo común es que antes de la reunión inicial, los responsables de atender la solicitud bajen y lean el documento asociado. De esta forma, la reunión será productiva. Según el caso, puede implicar más de una reunión de trabajo.
¿Cuál es el propósito de esta reunión?
Precisar los términos de la solicitud del estudio geológico, para solicitar aclaratorias al cliente, de ser necesario. En tal caso, el líder de proyecto convocará al representante del cliente.
¿Qué información estará disponible, para este momento, en Platzilla? – La gestión realizada por el equipo respecto a una oportunidad, implica la siguiente información:
- Datos actualizados del cliente.
- Datos de los contactos o representantes de la empresa.
- Información sobre la oportunidad (datos de la solicitud de estudio).
- Diversos eventos ejecutados como las reuniones de trabajo para aclarar la solicitud y tareas del equipo de Geosama.
- Documentos asociados a la solicitud, documento de dudas y preguntas realizadas por Geosama; también puede implicar, minutas de reunión, entre otros.
El resultado de este paso es el documento de propuesta para la solicitud del estudio técnico, por parte del cliente. Este documento queda asociado a la oportunidad.
Toda la información queda disponible en la plataforma Platzilla, a disposición de los usuarios con privilegios para acceder a ella.
Paso #2. Entrega de la propuesta de servicio al cliente
Uno de los socios es el responsable de hacer la entrega formal de la propuesta, previa revisión de la misma. Esta revisión es un punto de control de calidad, que debe ser reportado por el responsable, a través de la comunicación en la propia plataforma Platzilla.
La entrega suele implicar una reunión con el cliente, que queda registrada en el calendario de eventos.
La revisión de la propuesta por parte del cliente puede tomar tres caminos:
- Propuesta aceptada (aspectos técnicos y económicos)
- La propuesta presentada debe ser revisada por parte de Geosama
- La propuesta es rechazada (oportunidad perdida)
En el caso 1, implica que la oportunidad fue ganada, por lo que da inicio a la ejecución del proyecto.
Paso #3. Control de los proyectos. Registro del proyecto
Al ser aprobada la propuesta, Adriana procede a cambiar de estatus la oportunidad en el CRM. Esta pasa de estatus «negociación» a «cerrada-ganada».
En el caso de que no sea aprobada, la oportunidad queda como «cerrada-perdida». Adriana adjunta un documento que dé cuenta de la respuesta del cliente.
Cuando el proceso continúa, se procede a crear el proyecto, con base en los datos de la oportunidad.
Paso #4. Control y seguimiento del proyecto
El control de proyectos es un proceso relativamente fácil de realizar, cuando las tareas están definidas y asignadas. Esta facilidad pasa por disponer de herramientas idóneas para llevar dicho control. De otra forma, no es sencillo.
Sin herramientas, en tal sentido, es difícil responder a preguntas como: ¿quién hizo tal actividad?, ¿cuándo la hizo?, ¿qué resultados obtuvo?, etc.
Tampoco la documentación estará centralizada, lo que lleva a cierto caos. Un ejemplo típico es no saber cuál es la última versión de un documento clave. O qué se dijo en la reunión con el cliente, unos días atrás. Perder esta información atenta contra una relación de calidad, contra la fidelidad del cliente.
En tal sentido, gestionar de manera adecuada los proyectos y apoyarse en una plataforma como Platzilla, constituye una ventaja competitiva. Esto asegura una relación de calidad con el cliente.
¿Cómo gestiona el equipo de Geosama el proyecto?
Para el control de proyectos, una actividad previa es definir las etapas. En el caso de Geosama, por el tipo de proyecto, las etapas están muy bien definidas:
- Planificación detallada de actividades
- Consecución de recursos
- Ejecución del proyecto
- Seguimiento
- Cierre del proyecto
La planificación general es parte de la propuesta. Al iniciar el proyecto (el servicio al cliente), se realiza la planificación detallada.
Para cada etapa se incluyen las tareas por realizar o planificadas, a través del formulario, como se muestra a continuación:
Luego, cada colaborador en el equipo del proyecto por parte de Geosama, así como los representantes del cliente, actualiza la información según el caso.
Geosama promueve la colaboración por parte del cliente, en cuanto a la gestión de la información.
Por otra parte, el calendario es un pilar clave para la gestión de eventos, actividades y tareas. En lo que la plataforma Platzilla destaca de manera importante.
Ventajas que brinda Platzilla a Geosama
Por tratarse de un servicio con características únicas para cada cliente, el equipo de Geosama administra las oportunidades ganadas como proyectos. En tal sentido, durante su ejecución, existe una interacción permanente con el cliente, por lo que la herramienta utilizada es idónea para tal fin.
Con las 3 aplicaciones contratadas para la fecha de este artículo, el equipo puede realizar las siguientes actividades:
- Gestionar la relación con clientes y aplicar campañas comerciales
- Gestionar las oportunidades, que al ser ganadas, implican un servicio que se administra como proyecto
- Realizar el control y seguimiento de los proyectos
- Poner en agenda los eventos, las actividades y las tareas (tanto de la gestión empresarial como de los proyectos, en particular)
El control ganado al tener la información centralizada es un elemento esencial en la eficiencia empresarial de Geosama.
Para conocer más sobre el control y seguimiento de los proyectos, te invitamos a revisar otro artículo sobre este tema: Control y seguimiento de proyectos en Geosama.
Sin considerar el tipo de empresas que tengas y la etapa en que se encuentre, ¿crees que la Plataforma de Aplicaciones Platzilla te ayudaría a mejorar la gestión de tu empresa?
¡Hasta la próxima entrega!
