En muchos artículos que conseguimos en la web se habla del análisis de datos, su importancia y cómo se aborda. Esto es esencial, sin duda. Pero antes de pensar en su análisis, vale la pena preguntarnos sobre el valor que le estamos dando a los datos de la empresa. Este es nuestro tema de hoy, ¡bienvenidos(as)!
Y no se trata solo de declararlo (“sí, son muy importantes…”), sino evidenciarlo con acciones concretas. Con hechos que den cuenta del valor que tienen en la empresa.
Los empresarios son conscientes de que el uso de la información que se genera a partir de los datos de la empresa, permite tener ventaja competitiva. Por ejemplo:
- Para ofrecer productos y servicios según las necesidades y preferencias de los clientes, en forma personalizada.
- También, para conocer la geolocalización del target, calcular el mercado potencial, la estimación de ingresos, entre otros valores importantes.
En este sentido, ¿qué valor crees que le dan a los datos empresas como Netflix, Google o Amazon? Creemos que estamos de acuerdo en que todas ellas utilizan los datos como base para desarrollar sus negocios.
Es decir, gracias a ello son negocios que incrementan sus ganancias muy por encima de las grandes empresas que permanecen con modelos de gestión tradicionales.
Pero ¿qué pasa en el sector de las mipymes? En este sector, no son muchas las empresas que se están adaptando para sacar el beneficio que brindan los datos. Existen estudios que así lo señalan.
Además, hay investigaciones que confirman que en los últimos 5 años solo un pequeño porcentaje de empresas, menor al 10 %, ha introducido cambios o herramientas para el tratamiento de los datos.
Valor de los datos de la empresa
Una de las primeras cosas que debemos destacar es que el funcionamiento de los datos es diferente al de otros activos. Y esto se debe en parte, a que el valor de los datos aumenta en la medida que crece su volumen.
Pero la simple acumulación de datos no garantiza nada, como seguro lo sabes. Es decir, la clave de su utilidad real pasa por ponerla al alcance de todos los colaboradores. Y en particular, para que sea soporte de la colaboración entre las áreas funcionales.
Problema típico en mipymes: datos aislados
Quizás una de las debilidades principales en muchas mipymes, está en que mantienen los datos como islas de información. Por lo tanto, las áreas no tienen acceso a los datos de otras áreas. ¿Te parece increíble? Sí lo es, pero la realidad así nos lo señala. Sin duda, esto carece de sentido.
Por ejemplo, que el equipo de ventas tenga sus datos, a los que no puede acceder finanzas o producción, es una debilidad importante. ¿Cuánta ventaja puede estar perdiendo una empresa en este escenario?
La solución pasa porque todos los empleados tengan acceso a la información, ya que será la mejor manera de obtener conclusiones e inferencias acertadas para impulsar el negocio.
En este punto es necesario recordar tres conceptos: dato, información y conocimiento:
- Dato: en el contexto empresarial, el dato es definido como un registro de transacciones. Aislado, un dato no dice casi nada sobre el porqué de las cosas. Es decir, por sí mismo tiene poca relevancia. Podemos indicar que los datos describen una parte de lo que pasa en la realidad y por lo tanto no orientan la acción. Su valor para las organizaciones está en que son la base para generar información.
- Información: a diferencia de los datos, la información tiene significado. Es decir, relevancia y propósito. Los datos se convierten en información cuando alguien les agrega significado. Y esto se puede lograr contextualizándolos, categorizándolos, realizando cálculos, condensándolos.
- Conocimiento: tal vez estés de acuerdo en que el conocimiento es algo más amplio y más rico que la información. Porque, tal como lo señalan Davenport y Prusak, es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer”. En la literatura especializada lo consideran como un conjunto formado por información, reglas, interpretaciones y conexiones, ubicadas dentro de un contexto y una experiencia, adquirido por una un individuo o una organización. Es un activo difícil de manejar.
En fin, podemos decir que, en parte, el conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento, la empresa debe trabajar en su transformación a través de actividades como:
- La comparación de grupos de datos.
- Observación de inferencias y tendencias.
- Creación de conexiones y patrones.
- Discusión con puntos de vistas diferentes.
El conocimiento se obtiene de individuos, equipos y de los procesos en la organización.
¿Cómo sacar provecho de los datos de la empresa?
Cuando el empresario ha logrado dar acceso a los datos en la organización, le sigue un paso importante. Es el momento de saber cómo sacar provecho de los mismos.
Por lo tanto, según el caso y el tipo de datos, aplicaremos la contextualización, o los categorizaremos, haremos cálculos o los condensaremos para obtener información. Para buscar tendencias o patrones.
Por ejemplo, todas las mipymes es funcionamiento regular llevan un registro de sus ventas. Registran los datos de cada transacción. Pero saben, por ejemplo, ¿cuántos clientes pagaron en efectivo, con tarjeta de débito o de crédito? Esta información será de interés para finanzas, y es insumo para el flujo de caja.
Con los mismos datos registrados por cada venta, el responsable de cada tienda de una empresa podría saber qué días de la semana acuden más clientes a comprar. Esta información podría ser utilizada por mercadeo para crear campañas.
Y así, haciendo otros análisis, el empresario podría conocer los costes de operación, en qué situaciones aumentan y en cuánto reducen el margen de ganancia.
Con el registro de los datos y la información que de ellos se puede obtener, las mipymes tienen insumos para mejorar el control de su operación y tomar decisiones que aumenten su rentabilidad.
@Gestionar Fácil
Para muchos empresarios y según sea el tipo de empresa, uno de los primeros beneficios de los datos es la disminución de costes. Para no ir “muy lejos”, inclusive en la economía doméstica, apoyándose en un buen análisis de los datos, puede detectar en “fugas” de dinero.
Sin duda, información de este tipo, interpretada por el equipo, genera un conocimiento que permitirá tomar decisiones importantes.
Monetizar los datos es clave:
Más allá de lo indicado en el punto anterior, hay un aspecto clave para sacar ventaja de los datos. Nos referimos a que con los datos podemos comprender las necesidades, hábitos y expectativas de los clientes.
Por supuesto, es necesario tener un volumen de datos que permita hacer inferencias. Es por ello que las empresas que hacen uso intensivo de los datos, pueden desarrollar modelos más precisos en el ámbito del marketing. Tienen información que les permite mejorar la fidelidad de los clientes, y con ello, las ventas de la empresa.
Además, pueden ofrecer mejores productos y servicios en función de las necesidades reales del cliente, lo que lleva a mejorar su calidad de vida.
En fin, en la actualidad los datos son un factor esencial para la competitividad. Sin los datos, no es posible identificar oportunidades, ni clasificar y aprovechar la información para corregir estrategias en el corto, mediano y largo plazo.
Un ejemplo interesante:
Katiuska Guerra, dueña de Donas Redoma, una pyme dedicada a la venta de donas, con un oferta muy amplia, consideró la posibilidad de cerrar sus tiendas los días lunes.
Entre otras razones, porque la clientela bajaba en forma notoria. Mientras que los costes y gastos eran iguales a los días con más ventas. Marco Aurelio, su asesor desde el inicio, le recomendó revisar los números:
- Primero, revisaron los registros de afluencia de clientes en los últimos 6 meses. Obtuvieron promedios para cada día de la semana.
- Segundo, hicieron una comparación con los otros días para tener evidencia de que tan grande era la diferencia. En particular, en términos de ingresos.
- Tercero, revisaron diversos costes para estimar el ahorro que podrían lograr al cerrar los días lunes.
- Y por último, hicieron un análisis para tomar la decisión, tomando en cuenta el impacto que podría tener en el cliente, cerrar ese día en particular.
Es claro que Katiuska pudo realizar todos estos análisis por contar con los datos. Desde su inicio, la empresa contrató un software de gestión (Platzilla), ideal para mipymes.
@Donas Redoma
Pensar en lo datos…
Es un error común de los empresarios que transitan las primeras etapas con sus mipymes, no pensar en cuáles son los datos relevantes que necesitan registrar. Si bien es cierto que en cualquier momento se puede comenzar a registrar un dato en particular, lo ideal es hacerlo desde el inicio.
Sobre este punto, recomendamos la siguiente lectura: Plan de acción: crear la base de datos de clientes. En el mismo se comenta la experiencia de una empresa de servicios profesionales. Y en particular, los pasos que llevó a cabo para definir una base de datos de clientes, ajustada a sus necesidades.
Conclusiones
En resumen, con esta entrega tratamos de resaltar el valor que tienen los datos para toda empresa. Y buscamos llamar la atención sobre la importancia de los mismos desde la puesta en marcha.
Un empresario y su equipo deben tener conciencia del valor intangible de los datos de la empresa, que deriva en información para la toma de decisiones.
Sin duda, los datos se han convertido en un insumo esencial para el desempeño de las mipymes, de todos los tipos. Con apoyo de un software de gestión, representan un aliado de la productividad y de la competitividad en todos los casos.
@Gestionar Fácil
Para finalizar, una nota importante: cuida la privacidad. Al construir una base de datos puedes llegar a tener en tus manos información sensible.
Por lo tanto, es necesario que garantices la confidencialidad de la misma, cuando sea el caso. Además, existen leyes que debemos observar, relacionadas con la protección de datos.
¡Muchas gracias por leernos!
