¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre mejora continua y gestión de empresas! En nuestro blog, Gestionar Fácil, tenemos un propósito: comentar experiencias a empresarios, gestores y emprendedores, que sirvan como referencia para la gestión de pymes. Hoy aprovecharemos el artículo para dar sugerencias sobre qué hacer para mejorar continuamente.
En el artículo sobre las etapas de una empresa, David Polo “dibuja” como los emprendimientos parten de una idea y, al pasar por diversas etapas, se convierten en empresas que alcanzan el éxito.
Sin adentrarnos en cuántas y cómo se pueden denominar tales etapas, es claro que una organización o empresa que llega a la madurez, ha superado hitos. En muchos casos, con base en el ensayo y el error. Y con frecuencia, con el esfuerzo casi sobrehumano del empresario.
Las primeras fases pueden ser las más difíciles para el empresario. Dependerá en buena medida de sus competencias y del tipo de empresa. Es decir, de sus conocimientos, habilidades y de sus actitudes.
Gestión de pymes. ¿Qué puedes hacer para mejorar?
La gestión de pymes demanda atender necesidades específicas en cada etapa. Avanzar implica enfocarse en aspectos claves de la etapa en que se encuentre la empresa.
Por ejemplo, estando en la puesta en marcha, etapa en la que aún no facturas pero sí tienes gastos, ¿te enfocarías en diseñar un sistema de incentivos para tus colaboradores? – Lo más probable es que no. ¡O no deberías, porque hay otras tareas claves que atender! Un sistema de incentivos en materia de otra etapa.
Estando en la etapa de la puesta en marcha, tendrás múltiples actividades y tareas, para echar a andar la empresa. Involucra el papeleo, acondicionar el local necesario, adquirir equipos o maquinaria, según el caso. Claro está que todo depende del tipo de empresa. Será diferente para:
- empresas de fabricación;
- empresas de distribución,
- comercios o venta a particulares o
- servicios profesionales y consultoras.
Entonces, una primera respuesta a la pregunta planteada, ¿qué puedes hacer para mejorar?, es enfocarte en lo importante. Y optimizar el tiempo y recursos disponibles para ir superando etapas.
Aun cuando haya alcanzado el funcionamiento óptimo, siempre habrá oportunidad para mejorar. Por tanto, la pregunta es válida en cualquier etapa. De hecho, el cambio del contexto o del ambiente en que desarrolla sus actividades, hace que siempre se deba vigilar la pertinencia y sostenibilidad del producto o servicio ofertado.
Administración y gestión de pymes
En diversos artículos de este blog hemos insistido en diferenciar, de manera práctica, administración de gestión. Uno de ellos habla de productividad empresarial, que te recomiendo leer luego de este.
Para distinguir de manera fácil entre administrar y gestionar, utilizamos las siguientes definiciones:
- Administrar (hacer las tareas). Por ejemplo, registrar las facturas en la contabilidad, declarar el impuesto, pagar a los proveedores y a empleados. Son tareas que se realizan para que la empresa funcione. Administrar es hacer las tareas para funcionar.
- Gestionar (tomar decisiones). Por ejemplo, decidir qué maquinaria comprar, qué y cuántos productos fabricar, en qué proyectos invertir. Tomar decisiones es un proceso que involucra colaboradores, fases y recursos. Gestionar es tomar decisiones.
Un empresario debe tener clara esta diferencia. Le permitirá una mejor organización del trabajo, lo que redunda en un mejor funcionamiento. Además, sabrá qué delegar, a quién y cuándo.
Con esta distinción, una segunda respuesta a la pregunta, ¿qué puedes hacer para mejorar?, es diferenciar tareas de toma de decisiones, para así organizar el trabajo.
Sobre las etapas por las que pasa una empresa
Como señalamos antes, distinguimos 6 etapas por las que pasa una empresa, hasta alcanzar el éxito. Sobre ellas hemos escrito algunas ideas generales. Como sabes, las etapas son:
- Etapa 1. La idea de negocio.
- Etapa 2. Puesta en marcha.
- Etapa 3. Funcionamiento regular.
- Etapa 4. Funcionamiento estable.
- Etapa 5. Funcionamiento óptimo.
- Etapa 6. Expansión o traspaso.
El funcionamiento regular lo identificamos con el hito en que consigues clientes y facturas de manera formal. Es decir, cuando las ventas deban ser registradas como hechos contables. En ese escenario decimos que la empresa está en funcionamiento regular.
Regular en este caso no significa orden. De hecho, es común que un empresario esté solo o con un equipo de socios, tratando de mantener a flote su empresa. Es una especie de “hombre orquesta”, que está inmerso en cierto caos.
Por otra parte, el hito que marca el funcionamiento estable es la contratación de personal para delegar la administración. Es decir, el empresario deja de hacer gran parte de las tareas repetitivas, y dedica su tiempo principalmente a la gestión.
Cuando el empresario tiene clara la etapa en que está su empresa, estará en capacidad de saber en qué enfocarse para mejorar. En qué áreas de la empresa debe gestionar para madurar, para hacer mejor las “cosas”.
En la gestión de pymes, aprovechar los recursos es clave. Si la empresa crece con una organización clara, con propósitos bien establecidos, el transitar por las etapas será menos difícil y se hará a menor coste.
Conocer en qué etapa de su ciclo de vida está la empresa es clave para saber qué mejorar en la organización.
Etapas y áreas funcionales
En la medida en que una empresa avanza en su propósito de vender un producto o prestar un servicio, se van configurando actividades y tareas que dan lugar a las áreas funcionales.
Una lectura que te recomiendo, estimado lector, es la siguiente: Áreas funcionales de una empresa: ¿Las conoces?
En Gestionar Fácil distinguimos 12 áreas funcionales que podrían estar presentes en una empresa exitosa.
Estas áreas aparecen en la organización dependiendo del tipo de empresa y de la gestión del empresario. En muchos casos, un área como gestión de la innovación no surge en una empresa.
Como sabes, muchas empresas permanecen en funcionamiento regular o estable por años. Lo que no significa que no sean “exitosas”.
Un área funcional que no puede eludirse es la de finanzas, que involucra a la contabilidad. Con seguridad, es una de las primeras áreas que se consolidan en una empresa joven.
Cuando un empresario logra que su empresa alcance la etapa de funcionamiento estable, es cuando comienza a inquietarse sobre su funcionamiento. Al delegar la administración, puede identificar lo que se hace bien y lo que no.
Puede ser el momento de iniciar la mejora continua, el círculo virtuoso de la calidad.
Las áreas funcionales de una empresa se mejoran continuamente en diferentes etapas
Todas las áreas funcionales son susceptibles de mejora continua, mientras que la empresa transita por las etapas. Aunque, claro está, en las etapas de la idea y puesta en marcha, el emprendedor difícilmente se ocupará de estos aspectos. ¡Lo importante es superar la travesía del desierto!
En funcionamiento estable, el empresario debería ocuparse de introducir en la organización el círculo virtuoso de la calidad, también conocido como PDCA. Del inglés, plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar.
En diferentes experiencias hemos comentado cómo algunas áreas se desarrollan más temprano que otras, según el tipo de empresa. Como ejemplo tenemos los casos de la Consultora Geosama, Batidos y algo más, Donas Redoma y JM Sports. Todos estos casos los puedes consultar en este blog.
Un área que debes desarrollar lo más pronto posible es la de la gestión de la información y comunicación.
Existen estudios que señalan que la información y comunicación es un factor que destaca como el que más influye en la rentabilidad de la empresa. Seguidos por la estructura organizacional y el conocimiento y la innovación.
5 recomendaciones para avanzar en las etapas
Antes de comentar sobre las 5 recomendaciones para avanzar en las etapas, es importante destacar qué es una empresa exitosa.
Al respecto, seguro tendrás diversos criterios.
Para nosotros una empresa exitosa es una empresa sostenible. Es decir, crea valor económico, medioambiental y social a corto, mediano y largo plazo.
Una empresa es una organización que contribuye al aumento de la calidad de vida y al progreso de la sociedad.
Podríamos enumerar muchas recomendaciones para transitar por las etapas y avanzar con paso firme. Por ahora te comparto las siguientes:
1. Enfócate según la etapa en que esté la empresa
Se trata de reflexionar sobre en qué etapa está tu empresa y actuar en consecuencia.
- No hay recetas del tipo “si la etapa es X, entonces desarrolla el área funcional Y”.
Como empresario debes saber qué necesitas, estando en una etapa, para mejorar y transitar hacia un estadio superior o siguiente etapa.
2. Desarrolle las áreas funcionales en función de las necesidades reales
Apoyado en el equipo y en los socios, si los hay, es clave identificar las áreas funcionales que debes desarrollar en cada etapa y hasta qué punto. Porque las áreas pueden ir mejorando entre etapas, según el caso.
Por ejemplo, para el área de finanzas, la evolución podría ser:
- En funcionamiento regular: contabilidad e impuestos.
- Al llegar a funcionamiento estable: iniciar la contabilidad de costes y mejorar la contabilidad y la gestión de los impuestos.
- En funcionamiento óptimo: incorporar métricas e indicadores financieros.
En cada etapa, las subáreas deben mejorar aplicando buenas prácticas.
3. Aplique el ciclo PDCA o espiral de mejora continua
¿Se puede aplicar el ciclo PDCA en funcionamiento regular? – Por supuesto que sí. Porque algunas áreas podría beneficiarse de un conjunto de buenas prácticas, que en futuras etapas, se pueden fortalecer.
Además, incorporar el lenguaje de la mejora continua es un proceso que debes iniciar pronto, hasta que forme parte de la cultura empresarial.
4. Aprende continuamente, sin parar
Esta es una práctica propia de todo emprendedor: aprender sin parar y aplicar lo aprendido.
Como empresario, transmitir e inspirar a los colaboradores para un aprendizaje continuo, es una tarea clave.
5. Utilizar herramientas de gestión
El manejo de la información en una empresa es clave. En las primeras etapas puede ser suficiente registrar los datos de las distintas áreas en aplicaciones de ofimática, como las hojas de cálculo.
Pero cuando los datos deban cruzarse y el volumen aumente, lo ideal es una herramienta de gestión que facilite la recuperación de información y el cálculo de métricas e indicadores.
“No hay secretos para el éxito. Este se alcanza preparándose, trabajando arduamente y aprendiendo del fracaso”. Colin Powell.
Resumen del artículo
Lo comentado para la gestión de pymes aplica para todo tipo de empresa. Son declaraciones que consideramos importantes para construir una gestión fácil.
Las lecturas recomendadas te darán más claves e información sobre qué hacer para pasar de una etapa a otra. Lo que pasa por identificar las áreas que necesitas mejorar, hablando con tu equipo de trabajo, en términos de la importancia de mejorar de manera continua.
Después de esta breve lectura, vale la pena que reflexiones sobre tu empresa, en qué etapa la ubicas, qué áreas son más maduras y cuáles debes fortalecer para seguir avanzando en el camino al éxito.
Una herramienta básica que te recomiendo utilizar es la matriz DAFO o FODA, para construir un mapa de apoyo para la acción.
Hasta pronto. ¡Muchas gracias por leernos!
