Como líderes de una agencia de marketing, uno de los principales retos es mantener el foco mientras la empresa crece.
¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua! El propósito de este artículo es comentar sobre cómo mantener el foco cuando la empresa inicia una etapa de crecimiento acelerado.
¿Por qué esto es importante? – Cuando el empresario supera etapas, gracias a un crecimiento constante, surgen múltiples tareas y actividades que puede hacer que el foco se pierda. Lo que a la larga, será negativo para la propia empresa. En este caso, hablamos en particular de una agencia de marketing.
En la dinámica de este crecimiento, se están captando nuevas oportunidades, mientras se da servicio a los clientes recurrentes o convertidos (que han pasado por el embudo de ventas).
Un crecimiento constante demanda una utilización creciente de los recursos disponibles, lo que nos lleva a trabajar bajo presión (pues hay fechas de entrega). A lo que se agregan otros aspectos, como el disponer de un presupuesto limitado.
Sin duda, el crecimiento afecta las operaciones diarias. En tal sentido, para responder a una situación como esa, los cambios son inevitables.
¿Qué implica crecer para una agencia de marketing?
Para una agencia de marketing, el crecimiento implica buscar personal para fortalecer el equipo. Es el recurso principal para dar respuesta a una mayor demanda y mantener o mejorar la calidad del servicio.
Sin entrar en detalles de todo lo que implica el cambio para asegurar el éxito, un punto clave es el ingreso de personal que conlleva un período de capacitación, entre otras actividades.
En fin, toda la dinámica del crecimiento puede hacer que nos “perdamos” en los procesos, retrasando entregas y generando “errores”. Es decir, puede afectar al equipo en el propósito de mantener el foco. En particular, en el servicio al cliente.
¿Cómo evitamos perder el foco si pasamos de ser una agencia pequeña a una mediana, o de una agencia mediana a una grande?
Acá compartimos 5 consejos que, como nosotros, muchas personas dedicadas a la gestión, los recomienda.
5 consejos para mantener el foco
1. Fomente el trabajo en equipo
Las nuevas tecnologías, la conectividad y la innovación en materia tecnológica, cambiaron para muchos, la forma de trabajar. Y para las agencias de marketing, el uso de herramientas en línea es clave.
Cuando el equipo es muy pequeño, es probable que no se requiera de nuevas tecnologías. Pero en la medida que creces, debes unirte a las empresas que hacen uso intensivo de herramientas en la nube. Esto favorece la gestión fácil, y de manera particular, favorece la relación con tus clientes.
Recomendación para fomentar el trabajo en equipo
Para fomentar el trabajo en equipo, te recomendamos que uses una herramienta de gestión de proyectos. Así, todo tu personal y, en caso necesario, también tus clientes, tendrán visibilidad de lo que esté ocurriendo con los proyectos o servicios en proceso.
Una herramienta interesante para este propósito es la plataforma Platzilla, que dispone de aplicaciones personalizables y escalables. Con ellas, el trabajo en equipo se gestiona de manera fácil.
Al implementar una herramienta de gestión como Platzilla, tu equipo y tus clientes pueden estar al tanto de las tareas pendientes y completadas, de las fechas de entrega de proyectos, entre otras actividades.
Asimismo, la colaboración en el manejo de documentos ahorra tiempo, reduce las pérdidas y los problemas con el manejo de versiones, que tienen lugar cuando se trabaja de manera independiente.
Una opción de uso generalizado es Google Docs. Si no te sientes cómodo con Google, hay otras alternativas. En cualquier caso, resultan muy útiles cuando hay varios responsables en el equipo, trabajando en una actividad compartida.
2. Mantén la transparencia en lo que hagas
Cuando hablamos de mantener el foco y ser ágiles, lo más probable es que el tema de la transparencia no sea lo primero que consideres. O simplemente, ni lo pienses.
Sin embargo, es un elemento importante, tanto desde la perspectiva del equipo como la del cliente. En la medida en que la empresa crece, es común que las personas comiencen a sentirse desconectadas respecto a sus compañeros y a los propios clientes.
Pueden desconectarse, entonces, de lo que realmente está ocurriendo en la empresa. A lo que puede agregarse el surgimiento de islas de información.
Implementar una gestión colaborativa de proyectos, en tal sentido, es un paso hacia la transparencia. Otorga visibilidad de los proyectos, pone de manifiesto la responsabilidad de cada persona en cada etapa o actividad, mantiene el enfoque del equipo…
Por supuesto, hay límites estratégicos en cuando a la transparencia que desees tener. Está sujeta a criterios diversos. En una agencia de marketing, creemos que es clave mostrar el mayor nivel posible de transparencia.
Con herramientas de gestión como Platzilla, puedes hacer que las comunicaciones sean visibles para todas las personas en tu empresa; y si fuera ventajoso para tu agencia, podrías hacer lo mismo con los clientes fieles, preferiblemente.
Si además, creas un canal privado, por ejemplo, para los clientes principales, darás la oportunidad al equipo y al cliente, de tener una comunicación transparente y una visión completa de las conversaciones sobre la cuenta.
Esto debes aplicarlo con clientes fieles, con los que exista un vínculo fuerte, con los que haya logrado un compromiso y una excelente relación. ¡Los resultados serán sorprendentes si la gestión es la correcta!
3. Fomente los valores para mantener el foco
Si la cultura que has desarrollado es fuerte, lo que no es fácil de lograr, el equipo estará comprometido. Fomentar y practicar los valores (de manera auténtica) ayuda a mantener el foco.
Obtendrás, además, la capacidad de que el equipo sepa manejar la presión en los periodos de crecimiento pronunciado. Esto lo resaltamos en el sentido de tener más capacidad en las áreas funcionales de la empresa.
Con mayor capacidad en las áreas, el cliente regular no notará cambios, aunque a lo interno estén pasando.
Recuerda que es fácil perder de vista–y dejar de fortalecer- la cultura de la empresa, en la medida en que creces. Todos, y tú en particular, estarán más ocupados, centrados en entregar más calidad a los clientes.
Un empresario exitoso, no obstante, mantiene la cultura como una prioridad. No olvida reforzar los valores, la misión y la visión, que sustentan la organización.
Por eso es tan importante el modelo que el empresario transmite con su comportamiento, en la medida en que la empresa pasa por las etapas. Cuando llega nuevo personal, estos valores, ideas y actitudes se transmiten a los nuevos empleados.
Por otro lado, las siguientes acciones te permiten mantenerte ágil:
- ayudar a los nuevos empleados a entender los valores que caracterizan a la agencia;
- dar a conocer cómo las personas interactúan internamente y con los clientes y,
- reforzar cuál es la visión que intentan lograr.
4. Céntrate más en los negocios que en las finanzas
No significa que pierdas de vista las finanzas. Pero las personas trabajan mejor cuando se encuentran en un ambiente en el que se sienten motivadas, con vista en los negocios.
Así que una recomendación es que si quieres crear una agencia con resultados importantes para los clientes, debes centrarte en los negocios, y no en las finanzas.
¡Ojo!, esto no quiere decir que debas ignorar el flujo de caja. El efectivo es el oxígeno que necesita una agencia, y cualquier empresa, que quiera crecer.
Pero crear una gran agencia exige mantener el foco en el servicio al cliente, en las oportunidades y negocios; no solo en generar ingresos.
Puede ocurrir que la presión financiera genere un entorno “complicado”, lo que siempre debes evitar. Sin duda, un ambiente libre de estos problemas, con personal contento que disfruta trabajando con los clientes, mejorará la conversión de potenciales clientes y logrará nuevos negocios.
En definitiva, mantener el foco te permitirá fomentar la cultura mientras haces crecer tu agencia.
5. Evita los muros en la comunicación
Es natural que cuando el equipo crece en la empresa, se vayan creando ciertas barreras que afectan la comunicación entre las personas de diferentes áreas.
Estas barreras y el ruido en las comunicaciones demandarán más esfuerzo para lograr las metas.
Por otro lado, pueden implicar mensajes contradictorios a los clientes, en el caso en que 2 o más equipos trabajen con una misma cuenta. Esto generará desconfianza y, si no se atiende, hasta la pérdida de un cliente fiel.
Los responsables de las áreas deben asegurar la comunicación fluida. Porque una vez que tales barreras se instalan, eliminarlas no es fácil.
Asegúrate, entonces, de que el personal se comunique y de que todos fortalezcan la cultura con relación al trabajo en equipo.
Mantener el foco asegura la eficiencia empresarial
Visto desde la perspectiva del Índice de Eficiencia Empresarial (Índice IDEAL), los 5 consejos comentados apuntan al área denominada “foco”, una de las 4 áreas del mismo.
Además, cuando fomentas el trabajo en equipo y la transparencia, estarás apoyando la “colaboración”, otro de los pilares claves en el índice.
Llegados a este punto, nos queda preguntarnos ¿cómo está el enfoque en nuestra empresa en crecimiento? Ya sea una agencia de marketing o no, ¿fomentamos el trabajo en equipo, los valores, la transparencia, el enfoque en las oportunidades y la comunicación?
Esto es todo por hoy y espero que mantener el foco sea una prioridad en tu gestión.
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