La comunicación eficaz es la base de las relaciones humanas exitosas en cualquier ambiente. En el caso de las empresas, es un elemento que hace la diferencia y crea ventajas competitivas. ¿Necesitas una comunicación eficaz en tu pyme? Permítanos compartir nuestra experiencia para así poder apoyarte. ¡Bienvenidos!
Aunque el término podría asociarse a lo que tiene que ver con los mensajes hablados y escritos, la comunicación eficaz involucra una serie de elementos más complejos.
Sin embargo, aquí nos centramos en mostrarte cómo, apoyados en la herramienta Platzilla, puedes mejorar la comunicación en tu empresa.
Platzilla es un software de gestión con una fortaleza clave: es fácil adaptar a prácticamente cualquier tipo de empresa “mipyme”. Se adapta a tu empresa y no al revés.
Con Platzilla puedes brindar a tus colaboradores los medios para mantener una comunicación eficaz en el día a día. Por ejemplo, compartir información sobre una oportunidad de venta y gestionar la conversión del prospecto. También, comunicar a los interesados las incidencias por atender y dejar evidencia de la solución alcanzada.
Como empresario, Platzilla te permite organizar las tareas, por ejemplo, para gestionar las operaciones internas, la relación con proveedores y clientes. Además de programar reuniones y mantener al tanto a todos los colaboradores, según su rol en la organización.
Comunicación eficaz en tu pyme con Platzilla
Para implementar una comunicación eficaz en tu pyme y la colaboración en el equipo de trabajo, debes:
- tener control sobre quiénes lo conforman,
- crear las condiciones para generar empatía, y
- generar sinergia en el desarrollo de las actividades.
Algunas de las tareas que puedes realizar con este propósito son las siguientes:
- Llevar un control de las fortalezas del equipo y conformar grupos de trabajo.
- Asignar tareas y responsabilidades de forma explícita, con claridad sobre el resultado esperado.
- Fomentar la comunicación y el trabajo colaborativo, para compartir conocimientos y experiencias.
- Evaluar resultados dando un feedback de calidad, para corregir y mejorar, evitando emitir juicios.
Realizar estas y otras acciones, según sea tu caso, te facilitará establecer las condiciones para la comunicación y colaboración en tu equipo.
Una comunicación eficaz exige aplicar algunas prácticas claves para que el proceso de interacción sea de calidad. En tal sentido, te dejamos algunos conceptos básicos que debes manejar junto con tu equipo.
Conceptos claves para una comunicación eficaz
Hay dos conceptos claves, dentro muchos otros, que debemos tener claros para propiciar la comunicación eficaz: el feedback y el trabajo colaborativo. De hecho, este último no es posible sin el primero. Es decir, no se logra el trabajo colaborativo sin un buen feedback entre los colaboradores.
1. ¿Qué es un feedback de calidad?
Un feedback de calidad es aquel que busca determinar brechas sin culpar o emitir juicios. Para dar un buen feedback podemos proceder como sigue:
- Resaltar lo que está bien hecho para motivar.
- Luego, hacer referencia a las deficiencias o errores detectados.
- Por último, establecer compromisos para alcanzar el propósito esperado.
Exponer el por qué, cuando sea pertinente, es clave para fomentar la motivación. Al respecto, un método que recomendamos aplicar es el Método GROW.
El acrónimo en inglés GROW, además de su significado “crecer”, se asocia a 4 pasos para un buen feedback:
- G (Goals), paso que nos invita a establecer objetivos.
- R (Reality), en el que exploramos la realidad.
- O (Options), con el que buscamos las opciones existentes.
- W (Will), que implica describir qué acciones vamos a realizar para conseguir lo que nos hemos propuesto. Es el compromiso.
2. ¿Cuándo existe una comunicación efectiva?
Existe una comunicación efectiva cuando el receptor del mensaje entiende o “decodifica” correctamente lo que el emisor está comunicando. Ambos deben asegurar la comprensión del lenguaje.
Una forma básica de verificar si el mensaje está siendo interpretado como esperamos, es que el receptor parafrasee lo entendido. Esto ayuda a alinear a los interlocutores y lograr así una comunicación eficaz.
3. ¿Qué es trabajo colaborativo?
En el trabajo colaborativo se da una participación proactiva en la resolución de un problema o en la realización de una actividad. Los responsables comparten y crean conocimientos, al intercambiar ideas y generar discusiones.
El resultado no es la simple suma del trabajo individual, sino que es el producto del esfuerzo compartido. En el trabajo colaborativo se produce sinergia.
El trabajo colaborativo supone retos importantes, en el que las habilidades blandas son esenciales.
Ejemplo de estos retos son:
- la comunicación e integración con el equipo;
- aceptar ideas cuando superen a las nuestras;
- la capacidad de mantener una interacción productiva, y
- saber manejar conflictos, cuando surjan.
4. ¿Trabajo colaborativo es lo mismo que trabajo en grupo?
No, el trabajo colaborativo se entiende como un esfuerzo que genera sinergia. Esto es, la suma del rendimiento de todos los miembros no da como resultado el 100 %, sino que alcanza un nivel “óptimo” mayor al 100 %.
El compromiso es superior que en el trabajo en grupo, por cuanto este se entiende más como la división de tareas para alcanzar un propósito.
Tareas para implementar la comunicación eficaz
Para implementar la comunicación eficaz en tu equipo de trabajo, sugerimos realizar 4 tareas en Platzilla:
- Registrar al equipo de trabajo
- Asignar tareas a colaboradores y equipos de trabajo
- Fomentar o motivar la comunicación y colaboración
- Dar feedback de calidad para mejorar todos los días
En las siguientes secciones compartimos detalles de cada caso. Podrás ver un microvídeo tutorial para saber cómo puedes desarrollar cada tarea. Con esto, ya tendrás la base para avanzar en tu empresa.
Registrar a tu equipo en Platzilla
Esta tarea implica los siguientes pasos:
- Verifica los roles definidos y ajústalos según las necesidades de tu organización
- Crea los usuarios que administran la información de tu empresa
- Asigna un rol a cada usuario y conforma grupos de trabajo por áreas
- Haz seguimiento a los privilegios de acceso para garantizar la eficiencia del equipo.
Asignar tareas a colaboradores y equipos de trabajo
En Platzilla es muy fácil crear tareas generales y específicas, y asignarlas a los colaboradores. Lo común es proceder como sigue:
- Asigne tareas generales o específicas a equipos o a colaboradores particulares.
- Delega la gestión de casos especiales: oportunidades de venta, facturas, proyectos…
- Haga seguimiento al cumplimiento y ejecución de tareas para dar feedback.
Fomentar o motivar la comunicación y colaboración
Como empresario debes motivar la comunicación eficaz en tu equipo de trabajo. Para lograr esto, Platzilla te brinda funcionalidades muy fáciles de utilizar.
En tal sentido, para fomentar la comunicación y colaboración, te sugerimos las siguientes acciones:
- Haga seguimiento a la interacción del equipo, a través del centro de notificaciones.
- Fomenta la comunicación en módulos, para mejorar la gestión (evita los supuestos).
- Genera inquietudes y comparta información específica con los colaboradores.
- Programa reuniones de trabajo para evaluar el cumplimiento de metas (trabajo colaborativo).
Dar feedback de calidad para mejorar todos los días
La cuarta tarea que sugerimos para implementar la comunicación eficaz las puedes realizar como sigue:
- Haga seguimiento a la información, para tener una visión clara de la situación, cuando surjan problemas.
- Solicita información al responsable, dejando registro para el caso o la situación correspondiente.
- Deja la traza de las conversaciones o interacción, para que los involucrados estén al tanto.
- Utiliza un esquema básico para dar feedback sin desmotivar al equipo. Así mejoras continuamente.
Algunas consideraciones adicionales
Al convertir esta práctica de comunicación eficaz en un hábito, logramos dejar la traza de todo lo que ocurre en la empresa. Tanto de las operaciones como de la comunicación. Sin duda, es un insumo clave para el empresario, quien necesita tener el control. Esto forma parte de la eficiencia empresarial.
Así que si no has probado el software de gestión Platzilla, te recomendamos ingresar para que comiences a conocer sus ventajas. Y si ya lo estás probando, no dejes de comunicar tus dudas para apoyarte.
¡Hasta la próxima entrega!
