Procedimientos de una empresa: quizás la mejor excusa para poner las cosas en orden si aún no lo has hecho.
Hola de nuevo empresarios, emprendedores y gestores. Probablemente estéis en una fase ya de crecimiento y la manera inicial de trabajo no es válida además de tener muchos riesgos. Probablemente, tu empresa tiene mucha dependencia hacia ciertas personas, lo que supone un alto riesgo. Es el momento de consolidar la situación y no hay nada como intentar implantar los procedimientos de una empresa. Antes que avancemos si no sabes exactamente donde estás en el ciclo de vida de tu empresa, te sugiero que veas el siguiente vídeo:
Procedimientos de una empresa como punto de partida del cambio.
Si te has dado cuenta que estás en la fase de consolidación, que ya no es necesario soportar todo bajo tus hombros o los de tus compañeros y es necesario pasar al siguiente nivel, estás en el lugar idóneo. Comenzando por definir los procedimientos de una empresa es el punto de partida como excusa para reducir el riesgo. Veamos un caso.
El caso de Quimiland. Cómo esta empresa posiblemente carecía de procedimientos de una empresa definidos y oficializados
Imaginemos que una empresa de distribución de químicos llamada: Quimiland.
La empresa va bien y cuenta con 4 centros logísticos (manipulación y almacenaje) en el país. Es una empresa que no sólo compra productos para distribuir, sino que almacena y manipula.
Esta empresa factura 5 millones de euros, tiene gastos totales (fijos y variables) de 4,2 millones y en compras el gasto asciende a cerca de 3 millones de euros.
Como imaginarás, el departamento de compras tiene una carga doble:
- Comprar para distribuir según las distintas versiones de los contratos de distribución (distribución exclusiva, venta paralela, contratos específicos), lo cual le lleva a tener distintos procedimientos en marcha.
- Comprar suministros y equipamientos para almacenar y manipular productos químicos en sus distintos centros logísticos. Imagina depósitos, válvulas, equipamiento de manipulación, medios mecánicos, etc.
Superpepi y los riesgos de acumular responsabilidades en una sola persona.
Al frente del departamento de compras esta SUPERPEPI. Pepi González es una mujer que ha estado en la empresa desde el principio. Tiene una mente privilegiada y “pareciera” que no se le escapa absolutamente nada. Pepi cuenta con una asistente que le ayuda a hacer el trabajo.
Sin embargo, el gerente sabe de sobra que ante la carga de trabajo es necesario homogeneizar ya que se le pueden pasar cosas. En otras palabras crear lo correspondiente, los procedimientos de una empresa.
Además de ello, le surgen otras dudas:
- La empresa prácticamente depende de PEPI. Ella conoce a los fabricantes y decide a quien compra y cómo. Esto genera ansiedad porque Pepi podría hacer cualquier cosa, es un riesgo elevado. por ejemplo, si Pepi se fuera… ¿cómo está organizado todo?
- La fuga de proveedores es otro problema potencial. Si Pepi se fuera a una empresa de la competencia, ¿se llevaría los contratos?
- Posibles fraudes en la distribuición. Pepi, hace y deshace a su antojo. En principio se confía en ella, pero sabemos que tiene un buen sueldo (pero sigue siendo un sueldo lejos de comisiones elevadas). Ella gestiona 3 millones de euros. ¿Quién me garantiza que no sucumbirá a favorecer a un fabricante ante otro por posibles favores o comisiones ocultas?
- ¿Se está haciendo todo correcto? ¿Cómo saber si los fabricantes nos están cobrando lo correcto?
- Por último, ¿cómo escoger el fabricante correcto? ¿Estamos haciendo un análisis o concurso de proveedores?
¿Qué podría suponer implementar los de procedimientos en quimiland?
Si vamos al tema de los números, vemos que la empresa después de impuestos tiene un beneficio neto de cerca de 500.000 euros. Si optimizamos las compras gracias a los correctos procedimientos de una empresa y así confeccionamos nuevas políticas, ¿qué ocurriría con el beneficio neto? Quizás podríamos a partir de una estructura más organizada conseguir optimizar el coste de compras en un 15%? Yo creo que sí.
Veamos el día a día de Pepi y su asistente:
- Por la mañana hace pedidos a los proveedores para los distintos almacenes. La empresa tiene 4 centros logísticos, más de 1.000 referencias de productos y cerca de 5.000 clientes recurrentes. Esto es suficiente para que sea un caos el día a día. ¿Crees que hace una gestión de planificación o se pasa el día apagando fuegos?
- De vez en cuando se reúnen con proveedores para escuchar sus ofertas y revisan los nuevos catálogos del año siguiente. A Pepi y su asistente ya les une una relación de amistad con los proveedores tras varios años. ¿Crees que hacen concurso de proveedores para mejorar los precios?
- Entre tareas, gestionan incidencias en productos. Entre los más comunes son productos caducados o en mal estado, lo que conlleva por garantías del distribuidor a tener que reponer el producto al cliente. ¿Cómo crees que es la política de compras de Pepi? ¿Exigen productos con una caducidad lejos de cumplirse? ¿Podría haber algún fabricante que se aprovechara de la amistad para vender productos cerca de caducidad?
Para no cansarte con más datos, ya puedes ver que Pepi tiene un CAOS.
Cuando empezó a empresa, todo iba bien y Pepi podía con todo, pero ya es otra empresa, otra liga y precisa de un manual de procedimientos. Visto esto, ¿crees que se podría optimizar el coste en compras en un 15%? Yo creo que se podría optimizar en al menos un 20%.
Si optimizamos el coste en compras en un 20% supondría un beneficio antes de impuestos de 1.400.000 Euros y después de impuestos en 910.000 euros. Si antes teníamos un beneficio de 500.000 euros después de impuestos, habríamos aumentado el beneficio en un 82%.
¿Qué supondría no hacer estas acciones? ¿Cual sería el coste de oportunidad de no hacerlas? Anímate a hacer una empresa MODERNA
Si no lo hacemos, tenemos además de que dejamos de duplicar el beneficio, tenemos el riesgo empresa que Pepi se vaya a la competencia. Te recomiendo que empieces a pensar en la gestión de riesgos y te muestro un vídeo para que sepas de qué hablo:
El gerente quizás esté muy ocupado en otros asuntos probablemente financieros o comerciales, creando nuevas alianzas y clientes. Es posible que piense que de momento Pepi está gestionando “razonablemente bien” su área y no puede ahora ocuparse de eso.
Quizás no sea consciente que el potencial beneficio es brutal. Quizás lo descubra y contrate a un consultor para hacer un análisis y un manual de procedimientos.
Dar el primer paso
Supongamos que así lo hace y llega el consultor y define las tareas basado en los procedimientos de una empresa de iguales características pero con madurez y eficiencia. Sin embargo, a la hora de implementar las cosas no salen bien, ya que Pepi, no está dispuesta a perder el control. Ella tiene su propio reino de taifas y tus intereses probablemente no esté alineados con los suyos.
Piensa en sus miedos a perder amigos (proveedores), perder su vida laboral “a su manera”, temer por ser despedida o todavía peor, dejar de ganar comisiones ocultas. Para que entiendas de lo que te hablo te sugiero que leas nuestro artículo sobre tipos de clientes que nos hemos encontrado y en particular el “parasito saboteador” en el siguiente artículo. Quizás Pepi se esté comportando como esos parásitos saboteadores.
¿Entonces, cuándo y como implantar los procedimientos de una empresa? No es tareas fácil, es luchar contracorriente en estos casos pero puedes empezar. Lo correcto es pasar a crear el manual de procedimientos como punto de partida (aunque luego habrá en ese proceso otras trabas que te contaremos). ¿Cómo crear dicho manual de procesos?
Gracias por leernos
