Análisis de las no conformidades y acciones correctivas: Si vas a mejorar la calidad en tu empresa, tendrás que analizar también los procedimientos de mejora. ¿Un poco retorcido, no? Quizás, pero ¿de qué sirve corregir cosas pero no saber si realmente estás mejorando?
Hola amigos empresarios, gestores y emprendedores. En el artículo de hoy vamos a hablar de la importancia de analizar los datos de las No Conformidades y Acciones correctivas. Este artículo va a abordar la relación entre No conformidades y acciones correctivas. En otro artículo hablaremos del análisis de ambas.
Conozco muchas empresas que su departamento de calidad está creado “porque tiene que crearse” y cuyas No conformidades sobre los procesos se crean de esta manera:
- Había la necesidad de tener el área de calidad para adaptarse a la norma ISO de turno.
- Contratan a un consultor que haga un análisis de procesos.
- Cuando hay una incidencia no saben si es una No conformidad o incidencia. Se generan No conformidades sin base a Auditorias Programadas o reglas concretas.
- Las Acciones Correctivas son definidas sin mucho análisis y de manera aleatoria. El criterio de la definición es totalmente incorrecto
- No hay análisis de la evolución de las acciones correctivas: ¿Están siendo efectivas? ¿Se están ejecutando?
- Tampoco hay análisis de la evolución de las No Conformidades.
Cumplir con el expediente pero no mejorar
Muchas empresas hacen acciones de calidad para “cumplir con la regulación” y no para mejorar internamente. Al final es una cuestión de inmadurez y con el tiempo si hay una gestión activa, se darán cuenta de la necesidad de medir la evolución de las acciones de calidad.
Este artículo profundiza en las No Conformidades y Acciones Correctivas. Las no conformidades se generan a partir de una auditoría o a partir del análisis de una incidencia. A su vez, las incidencias hay que clasificarlas y medir la evolución. De esto precisamente hablamos en el artículo anterior, que si no lo has leído, te invito a que lo hagas:
https://www.gestionar-facil.com/analisis-de-datos-de-incidencias/
No conformidades y acciones correctivas. ¿Qué relación tienen las mismas?
Para muchas personas es “obvio” que una acción correctiva es fruto de una No conformidad. Sin embargo esto no es del todo así.
Es posible que hayan muchas incidencias que provengan de una misma no conformidad. También es posible que varias no conformidades sean de un tipo idéntico y tengan una misma acción correctiva. La idea de:
1 Incidencia = 1 No conformidad = 1 Acción correctiva es algo poco realista y pobre. La matriz de problemas, causas raíces y soluciones es bastante más compleja que 1 a 1.
Lo mismo ocurre con los hallazgos de las auditorías y las no conformidades detectadas.
Sin embargo, ya que es algo abierto, las opciones son muy variadas desde 1 a 1 , 1 a N, o inclusive N a N. Vamos a ver ejemplos:
Posibilidad 1. Una acción correctiva corrige varios tipos de NCs.
Como vimos en el artículo sobre detección de causas raíces en las incidencias, el patrón de las incidencias, No conformidades y acciones correctivas es más caótico.
Ejemplo: La empresa TodoRuedas, que distribuye neumáticos, tiene muchos tipos de incidencias en facturación y gestión de stock. Tras analizar las causas de las incidencias de facturación tienen como causa raíz la escasa formación en el software de facturación.
Por su lado, la empresa sufre incidencias en stock. Tras analizar las causas se dan cuenta que la formación en el sistema de gestión de stock es muy escasa.
Como ambas No Conformidades son de Tipo A. Este tipo para Todo Ruedas es formación. Así deciden eliminar estas incidencias con un curso de formación para varios departamentos sobre uso del software de gestión y facturación Platzilla.
No conformidades y acciones correctivas. Posibilidad 2. Varias acciones correctivas para una No Conformidad.
Sin embargo, también podemos tener otro tipos de patrones como varias acciones correctivas para una misma no conformidad sea a partir de incidencias:
o el mismo patrón para los hallazgos de Auditorías:
Ejemplo: La empresa “Franelas Jm” fabrica franelas y otras prendas. En sus inicios tuvo varias incidencias relacionadas con la calidad del cosido, errores en tallaje y problemas con el color de las prendas (desteñían).
Todas las incidencias generaban la misma No Conformidad llamada “Producción defectuosa”, sin embargo, las acciones correctivas son en varios niveles. Así se generaron 3 acciones correctivas: una para tallajes, otra para la máquina de coser y una última para la maquina que teñía las prendas.
Posibilidad 3. Una misma incidencia o hallazgo desemboca en varias no conformidades con una acción correctiva cada una.
Observemos el gráfico para entenderlo
O también la misma matriz como origen, un hallazgo en una auditoría:
Ejemplo: La empresa Donas Redoma fabrica Donas (Donuts) que vende en sus tiendas y en las tiendas de terceros (pastelerías, supermercados). Tienen un sistema de control de calidad de producción muy eficaz, pero no siempre todo funciona perfectamente. Tanto en fábrica, como en el proceso de almacenaje y en la distribución es obligatorio probar una unidad del producto.
Un día una persona se intoxica por el producto que estaba en mal estado (al parecer la partida de leche usada estaba caducada). Esta incidencia ha generado 3 No Conformidades por no comprobar el producto en los procesos de:
- Fabricación
- Almacenaje
- Distribución
Es decir, una No Conformidad por proceso.
No conformidades y acciones correctivas. Posibilidad 4. Una misma incidencia o hallazgo desemboca en varias no conformidades con varias acciones correctivas cada una.
También podemos encontrarnos con un esquema de este tipo:
Ejemplo: ¿Te imaginas algún ejemplo? Seguro que sí. Si quieres cuéntamelo a dpolo@timemanagement.es, eso y cualquier otra duda.
Eso es todo por hoy… Espero que tengas las ideas un poquito más claras. Pensarás… en mi caso, ¿Qué posibilidad aplica? Puede que todas, puede que 1, no se sabe, depende de cada caso. Lo importante es tener la cabeza atenta y escoger aquella posibilidad que te permita hacer el mejor análisis que…. veremos en el siguiente artículo:
Indicadores de calidad en Pymes
¡Gracias por leernos!
