Las áreas funcionales en la empresa son desarrolladas según el contexto del emprendimiento y las competencias del emprendedor.
Pero, ¿sabes qué son las áreas funcionales? Pues no son más que los diferentes grupos de actividades afines en que se puede dividir el trabajo en una empresa. Estos grupos se crean para facilitar la gestión y la administración, y así llevar un mejor control.
En el artículo áreas funcionales de una empresa. ¿Sabes cuándo desarrollarlas?, nombramos 12 áreas funcionales comunes en las organizaciones.
Lo típico es que unas áreas o grupos de actividades reciban más atención que otras en diferentes tipos de empresas, aún cuando estén en una misma etapa.
En los artículos sobre las Etapas por las que pasa una empresa, explicamos en qué consisten y le asignamos una frase clave. Acá se los comparto:
- E1. La idea de negocio. Clave: evalúe.
- E2. Puesta en marcha. Clave: sobrevive.
- E3. Funcionamiento regular. Clave: pide ayuda… ¡Aguanta!
- E4. Funcionamiento estable. Clave: contrata y delega.
- E5. Funcionamiento óptimo. Clave: utiliza herramientas de gestión.
- E6. Expansión o traspaso. Clave: asesoramiento.
Así, por ejemplo, en una empresa de calzado, la fábrica (área de producción) es instalada en la etapa de la puesta en marcha. Luego, en la etapa de funcionamiento regular, cuando entra en producción, la empresa ya puede facturar y con el apoyo del área de mercadeo y ventas, podrá alcanzar la estabilidad, logrando que los ingresos sean mayores que los gastos.
El empresario irá incorporando paulatinamente áreas o grupos de actividades a la organización. Es un proceso de aprendizaje, de ajustes.
Áreas funcionales en la empresa. Caso Eco Pro
Eco Pro nació por el interés de un grupo de cuatro estudiantes, muy buenos amigos, que estudiaron Marketing algunos y publicidad, otros.
Con una pasión por el medio ambiente y la naturaleza, dedicaban su tiempo libre a hacer deporte en la montaña y, en verano, a realizar actividades acuáticas en el mar.
Para comentarles sobre las áreas funcionales que atendieron los cuatro socios de Eco Pro en su primer año de actividad, te hablaré de las tres primeras etapas: la etapa de la idea, la puesta en marcha y el funcionamiento regular; y de cómo las abordaron.
La etapa de la idea de Eco Pro
Los cuatro amigos crearon una empresa orientada a apoyar la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en las organizaciones.
Es decir, estaban interesados en apoyar la comprensión que deben tener los ciudadanos sobre la RSC, como vehículo de competitividad, de sostenibilidad y de cohesión social. Y como vía para entender que no sólo se trata de los resultados económicos del negocio, sino también de la forma de obtenerlos.
El equipo reunía la experiencia necesaria. Carlos era el cerebro del grupo, estudiante Cum Laude en el Máster de Marketing. Enrique tenía competencias diseñando mensajes y vendiéndolos a sus clientes, sensibilizaba y llamaba la atención.
Jonathan, tenía conocimiento en todo lo técnico, era programador y con intereses en community manager. Y Daniel, el creativo del grupo, era experto en imagen y sobre todo en vídeo.
Con su pasión común y con competencias complementarias, la idea de adentrarse en la consultoría en el marco de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) cobró fuerza. Con algunas reuniones, no tan formales, “evaluaron” la idea.
En concreto, el servicio de consultoría a ofertar tenía como propósito ayudar a definir cómo debería ser la política de RSC de la empresa, para que fuera una herramienta eficaz a la hora de hacer crecer el negocio de la forma correcta.
Y luego de un corto tiempo, tomaron la decisión de ir a la siguiente etapa, poner en marcha su emprendimiento.
Áreas funcionales en la empresa. La puesta en marcha de Eco Pro
Aparte de realizar el papeleo para dar forma legal a la consultora, estudiaron qué servicios diseñar para sus potenciales clientes.
En este proceso, Eco Pro se enfrentó con el hecho de que una vez que una empresa conoce lo que puede y debe hacer en el ámbito de la RSC, internaliza el conocimiento, lo que pone en riesgo el interés por una consultora.
Con el tiempo se dieron cuenta de que los problemas cotidianos y sobre todo el proceso de atención a clientes, absorbía todos los recursos. Así lo socios, pese a su ingenio, se enfrentaron a la realidad.
No sabían cómo agilizar el trabajo para poder buscar el producto a vender a gran escala. Trabajar cliente a cliente no era la manera de ganar dinero como lo esperaban. De mantenerse en esta situación, no lograrían sobrevivir mucho tiempo.
Además, el desgaste era evidente. Necesitaban escalar su oferta o buscar alternativas para obtener más ingresos.
Áreas desarrolladas en las primeras etapas de Eco Pro
¿Qué pasó en la etapa de la idea?
Para Eco Pro, esta etapa se basó principalmente en una serie de reuniones informales. En ellas, los socios estuvieron respondiendo a varias preguntas: ¿para qué?, ¿qué haremos?, ¿qué queremos ser? y ¿a dónde vamos?
Las respuestas a estas preguntas les permitió tener una primera misión y visión, indispensables para continuar dando pasos.
El entusiasmo y el natural deseo por iniciar el negocio, que preveían como muy exitoso, los llevó a dejar de hacer un análisis más detenido de la idea. Impulsados, además, por el hecho de que una consultora se puede iniciar con poca inversión y los resultados se ven “rápidamente”.
Áreas funcionales en la empresa. ¿Qué les faltó en esta etapa?
En esta primera etapa, un ejercicio que les hubiera resultado útil era discutir la idea con base al modelo canvas.
Este permite ver, de forma sencilla, todas las aristas de la empresa, a través de las respuesta a preguntas claves como: ¿qué ofreceremos?; ¿a quiénes le creamos el valor con el servicio?, ¿cómo interactuamos con el cliente?; ¿qué tipo de relación llevaremos con el cliente?, ¿cómo ganaremos dinero con esto?, ¿qué recursos económicos, físicos, humanos e intelectuales necesitamos?, entre otras preguntas.
“Un canvas ayuda a evaluar la idea y da la oportunidad de tener una vista general de la empresa”.
En este punto vale la pena preguntarse si el haber utilizado la herramienta canvas o una similar, les hubiera facilitado a los socios la puesta en marcha de Eco Pro. ¿Qué opinarías al respecto..?
¿Qué pasó en la etapa de la puesta en marcha?
Por un lado, los socios tuvieron que dedicar esfuerzo a la comprensión del sector al que pertenecería la empresa, en cuanto a su propósito, relacionado con prestar servicios en el marco de la Responsabilidad Social Corporativa. ¿Qué servicios podían ofrecer en esta materia?
Redactaron un plan de negocio básico y establecieron una estrategia concreta para comenzar a vender el servicio. Iniciaron su actividad rápidamente, pues tenían los medios mínimos necesarios.
Así alcanzaron a sus primeros clientes y comenzaron a facturar, lo que los llevó a la etapa de funcionamiento regular.
Áreas funcionales en la empresa. ¿Qué pasó en la etapa funcionamiento regular?
Para enfrentar los problemas cotidianos y mejorar la facturación, los socios se percataron de que era necesario desarrollar algunas subáreas en Mercadeo y Ventas, como: relación con clientes, desarrollo de servicios, la gestión de venta y la segmentación de los clientes.
Esto lo lograron con apoyo de un CRM, tipo Platzilla. Por supuesto, fue la necesidad lo que los llevó a indagar y tomar la decisión de adoptar un CRM.
Además, mejoraron el área de finanzas, en particular los grupos de actividades relacionados con tributos e impuestos, registros contables y facturación. Mejorar en esta área era clave para los socios, quienes querían tener todos estos aspectos en orden.
Sin embargo, pese a todo el esfuerzo realizado, Eco Pro aún estaba lejos del funcionamiento estable, pues los ingresos no eran suficientes para contratar personal. Entendieron algo clave: estaban ofreciendo un servicio difícil de escalar.
Al no mejorar los ingresos y permanecer “aguantando” sin avanzar, se vieron obligados a plantearse otras estrategias para alcanzar nuevos ingresos, sin abandonar la idea inicial y el tipo de servicio que habían prestado desde el principio.
No obstante, la historia termina bien para los socios de Eco Pro…
En resumen
En el caso de Eco Pro, los socios implementaron principalmente y de manera deliberada, dos grupos de actividades o áreas en la etapa de funcionamiento regular: mercadeo y ventas y finanzas.
Construyeron una primera visión y misión; e hicieron un breve análisis del sector en que prestarían servicios, relacionado con la RSC.
En funcionamiento regular se encontraron con una realidad: escalar con este tipo de servicio no es fácil. Esto lo llevó a considerar opciones para generar ingresos, decidiéndose por la opción de “ingresos pasivos”.
Después de grandes esfuerzos y mucho ingenio, Eco Pro pasó a ser una empresa exitosa; pero en sus primeras etapas casi no logran la travesía del desierto, por tratarse de un servicio poco escalable. Sin embargo, consiguieron una solución para continuar.
Aunque no se perciba, el esfuerzo realizado por los socios de Eco Pro hasta la etapa de funcionamiento regular fue encomiable.
Como en otros artículos, siempre recalcamos que no hay recetas. Cada emprendimiento es único. Cada uno tiene un contexto particular. Y el éxito depende en buena medida de la pasión por la idea y de las competencias del emprendedor.
Para finalizar este artículo sobre las áreas funcionales de la empresa, les recuerdo que estos y otros tópicos serán objeto de revisión a través de actividades que estaremos compartiendo con todos.
¡Hasta pronto!
