¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua! En este artículo seguiremos comentando sobre la experiencia de la consultora Geosama. En particular, sobre la evaluación de aplicaciones CRM que realizó Adriana, una de sus socias, como parte del proceso de implantación de una herramienta de gestión.
Es claro que este tema no solo es para los técnicos de las empresas. Tener conocimientos al respecto es clave para emprendedores, gestores y empresarios.
Acá veremos algunos detalles de 2 de las aplicaciones CRM evaluadas en Geosama: Insightly y Vtiger.
Sobre estas herramientas encuentras información en la entrega: Herramientas CRM. ¿Cuál es la mejor?, que te recomiendo revisar, si aún no lo has hecho.
En el artículo Requerimientos funcionales para un CRM (caso Geosama) compartimos el porqué es una condición necesaria tener los requerimientos funcionales, antes de proceder a elegir una herramienta CRM para nuestra empresa.
Como se señaló allí, los requerimientos funcionales dan cuenta de qué funciones debe permitir la herramienta según las necesidades de los colaboradores. Y también, qué necesidades de información demanda el empresario para la gestión de la empresa.
Aplicaciones CRM evaluadas
CRM Insightly
Insightly es un servicio que integra la relación del cliente con la gestión del proyecto en plataformas móviles y sociales. Esta es una de las características más valoradas por sus usuarios.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran:
- Gestión de contactos y de proyectos.
- Control de tareas para dar clara visibilidad de las ventas.
- Seguimiento de entregables a los clientes.
- Mejoras en la comunicación con los clientes.
- Colaboración dentro de la organización.
- Aumento de la productividad y de la eficiencia.
El CRM tiene una plataforma móvil iOS, Kindle y Android y se integra con aplicaciones populares, como Google Apps y Gmail, Evernotes, Office y Outlook.
Con relación al precio, Insightly ofrece un esquema flexible de 5 planes. También incluye un plan gratuito para nuevas y pequeñas empresas.
CRM Vtiger
Con relación a Vtiger, es un CRM integrado que ayuda a las empresas a aumentar las ventas y mejorar su ROI de mercadeo, con énfasis en mejorar el servicio al cliente.
Es un CRM “todo en uno” diseñado para pequeñas empresas. Integra características que van más allá de la capacidad estándar de los CRM típicos.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran:
- Ayuda a los usuarios a mantener los contactos de forma activa.
- Automatiza las tareas repetitivas.
- Realiza seguimiento de las campañas y compila informes sobre las tareas de ventas, marketing y soporte.
- Los informes personalizados usan múltiples filtros.
- Sólida funcionalidad de administración de la base de clientes.
Con relación al precio, Vtiger es asequible, diseñado para presupuestos de pequeñas empresas. Ofrece ventas y soporte, ambos disponibles en versión inicial y profesional. Tiene disponible una prueba gratuita de 15 días.
Ambas herramientas, Insightly y Vtiger, son utilizadas por pequeñas, medianas y grandes empresas. También por autónomos o freelance.
Aplicaciones CRM. Insightly|Vtiger versus requerimientos funcionales de Geosama
Como te hemos comentado en otros artículos, cada empresa es diferente y puede necesitar una aplicación CRM específica para su contexto.
Por ejemplo, dos fábricas, una de muebles y otra de ropa, tienen procesos análogos. Pero la forma de gestionarlas, probablemente requiera de CRM con funcionalidades específicas.
Aspectos como el tamaño de la empresa, el tipo de clientes y el personal, crean necesidades de información y de operación particulares.
En el caso de Geosama, la experiencia de sus 4 socios, y de Adriana en particular, hizo que desde la etapa de funcionamiento regular, atendieran el tema de las herramientas de gestión.
Por tratarse de una consultora en geología aplicada, el número de clientes no es grande. Pero la información que manejan en cada servicio, a través de proyectos, sí constituye un elemento que agrega complejidad. Y por lo tanto, necesita control con algún tipo de herramienta, como aplicaciones CRM.
Aplicaciones CRM. Requerimientos funcionales
Después del trabajo de levantamiento de información realizado por Adriana, quedaron documentados un conjunto de requerimientos para el CRM que implantaría.
Parte de las funcionalidades requeridas por el equipo fueron las siguientes:
- F2. La aplicación permitirá registrar solicitudes de ofertas de servicio, adjuntando los documentos que se generan.
- F4. La aplicación permitirá registrar los datos del contrato asociado a una solicitud de oferta de servicio. Este registro incluye los documentos asociados y cualquier elemento necesario para la ejecución del proyecto correspondiente. Todo contrato debe tener asociada una solicitud.
- F6. La aplicación permitirá registrar las actividades asociadas al proyecto correspondiente a un contrato. Implica todos los datos asociados a cada actividad para su seguimiento.
- F9. La aplicación permitirá el control de tareas asignadas a los participantes en el proyecto, quienes a su vez podrán registrar datos de su actividad, de manera opcional.
- F10. La aplicación permitirá diseñar indicadores para cada proyecto, con el propósito de conocer la evolución del mismo. Implica informes gerenciales.
- Para ver una lista más completa, sugiero leer el artículo Requerimientos funcionales para un CRM (caso Geosama)
¿Cumplen los CRM Insightly y Vtiger con los requerimientos de Geosama?
Para la realización de pruebas, Adriana creó sendas cuentas en las aplicaciones. Así pudo verificar si cada una cumplía con todos los requerimientos, además de descubrir funcionalidades aplicables a la empresa.
Veremos a continuación algunos ejemplos específicos para las 2 aplicaciones CRM, según los requerimientos señalados.
Caso F2. Registrar solicitudes de ofertas de servicio, adjuntando los documentos que se generan.
Adriana procedió a verificar la inclusión de solicitudes de ofertas “tipo” de los clientes de Geosama, en las aplicaciones.
Encontró que en el lenguaje de los CRM, una solicitud de oferta de servicio (como un estudio geotécnico) tendría que ser manejado como una oportunidad. Así que utilizó el módulo “oportunidades” de las 2 aplicaciones CRM para realizar pruebas.
El requerimiento indica que además de los datos de la solicitud de servicio, debe adjuntarse documentos de entrada y de salida del proceso de trámite de la solicitud. La salida, por ejemplo, es la oferta que Geosama prepara para someterla a consideración del cliente.
En el caso del CRM Insightly, se presenta el siguiente formulario:
Para el caso del CRM Vtiger, el formulario básico es el siguiente:
En este caso, Adriana modificó el módulo de oportunidades, agregando un campo de prueba, para vincular con el contrato, de ser aprobada la oferta (ver recuadro rojo inferior).
En ambos casos, a la oportunidad registrada (solicitud de oferta de servicio técnico) se le pueden adjuntar documentos, como la entrega de la propuesta. También, permite definir secuencia de actividades y tareas, designando al responsable de cada una.
En las siguientes imágenes se puede apreciar las opciones para asegurar el control de la solicitud de servicio (oportunidad), en detalle.
Conclusión sobre el requerimiento F2:
El módulo “oportunidades” permite gestionar las solicitudes de ofertas de los clientes de Geosama, con todo el detalle que estas requieran. Cumplen con el requisito funcional F2.
Además, a toda solicitud se le puede adjuntar el o los documentos que formen parte de la propuesta de Geosama, para el cliente.
Asimismo, como la preparación de estas propuestas conllevan actividades y tareas por parte del equipo, ambas aplicaciones CRM las pueden incluir sin restricciones. Con la ventaja que da tener un calendario de actividades y diversas vistas para el control del avance de las mismas.
Por otro lado, el módulo oportunidades permite registrar, cuando la oferta es aprobada, el contrato que se deriva de la misma. En el caso de las consultoras, lo típico es que se firme un contrato, una vez aprobada la propuesta a la solicitud del cliente.
Esto implica que las 2 aplicaciones satisfacen también, el requerimiento funcional F4.
Caso F6. Registrar las actividades asociadas al proyecto correspondiente a un contrato. Implica todos los datos asociados a cada actividad para su seguimiento.
Ambas aplicaciones permiten gestionar proyectos, tal como lo muestran las opciones del menú de cada una.
Por ejemplo, Adriana probó el módulo proyectos del CRM Vtiger, validando que cumple con la lista de requisitos y reglas de negocio de Geosama.
El CRM dispone de un conjunto de funciones para gestionar los proyectos, asociados a un contrato y a una solicitud u oportunidad, por lo que el usuario tiene la traza completa, hasta el cierre del proyecto.
En el caso del CRM Insightly la gestión del proyecto es más natural, pues este fue desarrollado con el módulo de proyectos como parte del CRM estándar.
Conclusión sobre el requerimiento F6:
Las 2 aplicaciones CRM cumplen con el requisito funcional F6, relacionado con la gestión de proyectos, actividades, seguimiento, asignación de tareas, etc.
Una funcionalidad que Adriana probó en el CRM Vtiger fue la creación de módulos personalizados. Así, pudo validar que la gestión del contrato puede realizarse como una entidad aparte de la solicitud del cliente (oportunidad) y del proyecto, sin perder la lógica vinculación entre ellos.
Así se ve el menú del CRM Vtiger con el nuevo módulo:
El módulo “contratos” fue relacionado con “oportunidades” y “proyectos”, tal como se mostró arriba.
Para conocer más sobre las 2 aplicaciones CRM te recomendamos estos cortos vídeos. Están en inglés, pero, si es necesario, puedes colocar la traducción de los subtítulos.
Resumen del artículo
Hasta acá este segundo artículo sobre la implantación de un CRM en la consultora Geosama.
En el primer artículo revisamos el proceso seguido por Adriana para documentar los requerimientos de usuario y funcionales que debe satisfacer el CRM que se seleccione para la empresa.
En este segundo artículo vimos cómo las 2 aplicaciones CRM, Insightly y Vtiger, cumplen con los requerimientos funcionales señalados. ¡Por supuesto, la lista es mucho más larga! Y por lo tanto, la evaluación realizada por Adriana fue mucho más completa.
Pero Adriana, por su experiencia en aplicaciones empresariales, decidió revisar otras opciones de CRM. Su propósito era buscar, entre otras cosas, simplicidad para una gestión fácil. Esto, sin perder la calidad en el cumplimiento de los requerimientos funcionales identificados.
Así que esta experiencia no termina acá. En el próximo artículo haremos referencia a las otras acciones realizadas por Adriana, en su búsqueda de un CRM ideal para Geosama.
¡Hasta pronto!
