¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre aplicaciones CRM en empresas consultoras! En esta oportunidad continuaremos comentando la experiencia de Geosama, con relación a la evaluación de aplicaciones CRM. De manera específica, hablaremos de la administración de proyectos, con base en 2 herramientas: Insightly y Vtiger CRM.
De las 4 herramientas evaluadas por Adriana Carolina, responsable del proyecto de implantación de un CRM, amoCRM y Agile CRM fueron descartadas para la administración de proyectos.
Si has leído los artículos sobre Geosama, sabrás que sus clientes son empresas que demandan servicios de geología. La relación que se crea es a largo plazo. Cada servicio implica interacción permanente hasta el cierre del mismo.
La realización del servicio que Geosama presta es como sigue:
El primer evento corresponde a la recepción de una solicitud de servicio, que comúnmente, tiene un documento de especificaciones de lo demandado por el cliente.
Toda solicitud de servicio es una oportunidad para Geosama. En tal sentido, esta se gestiona a través del módulo de oportunidades de los CRM.
De esto se habló en el artículo anterior, que comparto acá:
Aplicación CRM en la empresa Geosama. En este se explica cómo las 4 herramientas gestionan las oportunidades (solicitudes de servicio, para el caso de Geosama) y se habla de sus principales funcionalidades.
Para continuar explicando la experiencia de Geosama, en este artículo nos centramos en la experiencia de Adriana con las aplicaciones Insightly y Vtiger CRM, que incorporan un módulo para la administración de proyectos.
Administración de proyectos con aplicaciones CRM
Los 3 primeros pasos del flujo de actividades mostrado, lo podemos representar con un diagrama que ilustra el proceso de preparación de la propuesta:
Todos los documentos, notas, correos electrónicos y minutas de reunión quedan registrados en el CRM. De esta manera, cualquier colaborador con nivel de permisología apropiada, estará al tanto de la situación del proyecto.
Cuando el cliente aprueba la propuesta, se inicia un proceso de contratación del servicio correspondiente.
Geosama realiza el servicio al cliente bajo la gestión de un proyecto. Esto, sin importar si se trata de un servicio muy específico y de corta duración.
Al inicio de todo proyecto se produce una reunión de arranque o kick off, para acordar la forma de trabajar y todo lo relacionad con la ejecución de actividades. También, para explicar al cliente cómo puede ver el avance del proyecto y qué resultados se estarán entregando en cada fase.
¿Qué actividades implica la contratación del servicio?
A partir de la aprobación de la propuesta, y dependiendo del tipo de cliente, pueden ocurrir varios eventos. La propuesta contiene las fases, actividades y los productos o entregables durante la ejecución del proyecto.
Algunos de los eventos que pueden darse son los siguientes:
- Evento 1: si el cliente lo requiere, firmar un contrato de servicio y luego dar inicio al proyecto.
- Evento 2: dar inicio al proyecto con base al documento de la propuesta.
Los documentos que se crean son adjuntados a la oportunidad o al contrato, según el caso.
Como se señaló en otro artículo, todo esto da lugar a un “expediente” alrededor del proyecto, gestionado con el CRM.
Administración de proyectos. Caso Vtiger CRM
La administración de proyectos en Vtiger CRM permite, a partir de una oportunidad, crear el proyecto correspondiente. En la siguiente imagen se muestra esta opción.
Otra opción es utilizar el menú en la vista de proyectos y crear un registro nuevo. En este caso, ingresamos todos los datos y establecemos las relaciones con el cliente y la oportunidad gestionada.
Una vez registrado el proyecto, Vtiger CRM permite definir detalles como las actividades, hitos, tareas del proyecto, responsables (seguidores), adjuntar documentos, publicar comentarios, etc.
El menú de opciones horizontal que se despliega para el proyecto en pantalla, es similar al del módulo de oportunidades. Por tal razón, es muy fácil iniciar la actualización del proyecto.
A parte de toda la información que se puede asociar al proyecto, para llevar el control y seguimiento del mismo, Adriana hizo pruebas para el control de hitos. Estos se definen y se pueden asociar a actividades.
Vtiger CRM muestra el resumen del proyecto en una pantalla fácil de visualizar. Acceder a la información del proyecto es sencillo. Tiene una excelente usabilidad.
Casos Insightly
La administración de proyectos en Insightly, de manera similar a Vtiger CRM, permite, a partir de una oportunidad, crear el proyecto correspondiente.
Otra opción es utilizar el menú de opciones en la vista de proyectos y crear un registro. En este caso, se ingresan todos los datos y se establecen las relaciones con el cliente y la oportunidad correspondiente (botón nuevo proyecto).
En la siguiente imagen se muestra el formulario de resumen para los proyectos en el CRM. Podemos acceder a toda la información del proyecto con el menú principal: detalles, relacionado, hitos y actividad.
En esta pantalla se observan los diferentes datos del proyecto, pudiéndose actualizar cualquiera de las secciones a través del botón “agregar vínculo”.
Resumen del artículo
Las 2 herramientas que Adriana Carolina evaluó para administrar proyectos en Geosama, vinculados con las oportunidades que se gestionen y resulten exitosas, responden bien a los requerimientos exigidos por el equipo de trabajo.
Ambas brindan un conjunto de funcionalidades que satisface todas las expectativas de los socios de Geosama. Como sabes, la gestión de la información es un elemento central en la organización de la consultora, tal como lo comentamos en el pasado.
Con el propósito de ilustrar un poco más la comparación entre las 2 herramientas, acá les comparto un vídeo corto para mostrar la creación de proyectos y la usabilidad en ambas aplicaciones: Insightly y Vtiger CRM (clic en la leyenda, al pie de la imagen).
De acuerdo con lo señalado en este y otros artículos, para Adriana Carolina, la mejor aplicación es Vtiger CRM, por la amigabilidad de su interfaz y facilidad de uso. Este constituye el criterio clave para diferenciar a Insightly de Vtiger CRM.
Con respecto a los otros criterios utilizados para comparar las alternativas de CRM (ver artículo Herramientas CRM. ¿Cuál es la mejor?), las 2 aplicaciones tienen un nivel similar de aceptación.
¡Hasta pronto!
