Las aplicaciones CRM son para todo tipo de empresas: de fabricación, de distribución, de venta a particulares o al por menor y de servicios profesionales, como las consultoras. Unos se adaptan mejor que otros según el tipo de empresa. De allí que es válido preguntarse cuál es el mejor CRM para el caso de una empresa consultora.
¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y herramientas de gestión!
Nos preguntan, a partir de la experiencia de Geosama con su aplicación Vtiger CRM, qué herramienta es la mejor para una empresa que presta servicios profesionales.
Como siempre hemos comentado, el mejor CRM dependerá del contexto, la forma de organizar el trabajo y, en parte, de la experiencia del equipo.
Por tal motivo, no hay una respuesta única. Depende del trabajo que quiera hacer el empresario y su equipo, con la aplicación.
Sin embargo, creemos que es útil revisar otros CRM, respecto a Vtiger, para comparar funcionalidades, y así contrastar herramientas. Con esto, no pretendemos decirte cuál es el mejor CRM. Pero con el ejercicio, sí podemos darte puntos de comparación.
El mejor CRM para una empresa consultora
¿Qué herramientas comparar?
Antes de comentar sobre qué herramientas comparar, debemos aclarar lo que caracteriza a una empresa consultora.
La empresa consultora es un tipo de empresa que trabaja con independencia de los intereses de firmas comerciales o de fabricación, para realizar proyectos especializados demandados por sus clientes. En otro sentido, estas empresas también ejercen funciones de asesoramiento en las materias de su competencia.
A diferencia de una fábrica, por ejemplo, las consultoras no fabrican un producto en cadena o prestan un servicio de una manera similar siempre. Los productos de una empresa consultora son únicos, en función de las necesidades de sus clientes.
Por otro lado, las empresas consultoras atienden unos pocos clientes a la vez, en períodos que pueden ser de unos pocos días hasta meses. No tiene una interacción con un alto volumen de clientes al mismo tiempo o en cortos períodos. Lo común es que los clientes sean empresas que demandan servicios especializados.
Por otra parte, el “proceso productivo” se basa en el conocimiento del equipo en cierta área o disciplina, como en el caso de Geosama, que se especializa en geología.
Estos elementos, aparte de muchos otros, determinan de entrada las necesidades que debe satisfacer un CRM para una empresa consultora.
En otra serie de artículos de este mismo blog, comentaremos experiencias de otros tipos de empresas. Como el caso de distribuidoras, fábricas y de ventas a particulares o al por menor.
Proceso productivo en empresas consultoras
Las fases comunes en un proceso de consultoría son las siguientes:
- Iniciación (preparación inicial)
- Diagnóstico
- Plan de acción (planificación)
- Aplicación (implementar)
- Terminación (evaluación e informe final
En el caso de Geosama, especializada en geología, estas fases están igualmente presentes, pero con particularidades.
Por ser una empresa consultora del área de ingeniería, que apoya los proyectos de los clientes (constructoras y afines), el proceso inicia con una solicitud documentada.
Esta constituye una oportunidad, que casi siempre implica una fase de negociación entre las partes. Y en muchos casos, el cliente convoca a presentar propuestas a diversas empresas con similares conocimientos. Lo que implica una selección de la mejor propuesta.
En el artículo proceso de consultoría en Geosama , puedes ver cómo se presta el servicio en esta empresa en particular. Allí se ilustra, además, el apoyo que da un CRM en la realización del servicio.
Para aprovechar la experiencia de Geosama, que adoptó la aplicación Vtiger CRM, comparamos acá su herramienta con un CRM que también incorpora un módulo de proyectos. Se trata de Insightly, también evaluado por Adriana, del equipo de socios de Geosama.
¿Qué buscan las empresas con un CRM?
La respuesta, en la mayoría de los casos, es mejorar la productividad y los resultados de la empresa. Apoyados en procesos como:
- Centralizar la información. Concentrar los datos en una sola herramienta ahorra tiempo y esfuerzo. El orden es uno de los mejores amigos de la productividad. Además, brinda una visión más completa de los clientes y de las tareas que cada persona del equipo debe llevar a cabo.
- Planificar el trabajo. Como todas las acciones se registran en la aplicación CRM, es más fácil planificar las tareas. Permite identificar qué hacer y con quien hablar en cada momento.
- Segmentar los clientes. Facilita obtener datos relevantes sobre los grupos de clientes y usarlos para realizar campañas de mercadeo y ventas específicas. La experiencia del cliente es más personalizada.
- Mejorar la atención al cliente. Un CRM ofrece información completa sobre el estado de los servicios que se ofrecen al cliente y por lo tanto permite una relación personalizada, con acceso rápido a la información.
- Incrementar las ventas. El cumplimiento de lo anterior permite mejorar la relación con el cliente y por lo tanto vender más.
- Mejorar el número de compras por clientes. Al tener información concreta sobre los hábitos del cliente, es más fácil hacer lo que se conoce como venta cruzada y ofrecerle productos que le puedan interesar.
Los prospectos en empresas consultoras
Sobre el proceso de identificación de prospectos para una empresa consultora, hablaremos de manera particular en un próximo artículo. ¡Sin duda, será muy interesante!
Por ahora diremos que, en el caso de Geosama, los socios partieron de una lista de potenciales clientes del ramo de la construcción, que demandan estudios de suelos y geotécnicos, como parte de sus proyectos constructivos.
Después de ingresar unos pocos datos de cada prospecto al CRM, y de hacer seguimiento a las páginas web de los potenciales clientes, enviaron correos electrónicos personalizados, para realizar un primer contacto.
Esto lo hicieron, apoyados en un brochure, diseñado para tal fin.
El brochure apuntó a tres propósitos: informar sobre los servicios, publicitar la empresa e identificar a Geosama.
Otros de los medios utilizados por Geosama fue la asistencia a eventos de empresas de ingeniería, en la que hicieron contactos con prospectos y lograron datos claves de los mismos.
Gestión de oportunidades y creación de proyectos
En los proyectos de construcción de bloques de viviendas, carreteras, represas, entre otras, es necesario el estudio del terreno que será intervenido. Según el uso que se vaya a dar, deben analizarse sus cualidades para así garantizar una obra segura y de calidad.
Por tal razón, las empresas del ramo de la construcción acuden a empresas especializadas, que ejecuten el estudio geotécnico correspondiente. El producto no solo son informes; puede incluir ensayos y otros tipos de entregables.
Como es un área especializada, este servicio lo brindan empresas de servicios profesionales, tipo consultoras en el área de ingeniería geológica y afines.
Cuando una empresa de la construcción requiere los servicios de la consultora, elabora un pliego con la especificación del estudio o servicio que debe realizarse.
Este pliego es el documento de solicitud de servicio, que para Geosama, es la oportunidad a gestionar.
Veamos, a través del siguiente vídeo (4’ 25”), cómo es la gestión de la oportunidad en las dos herramientas, Vtiger CRM e Insightly: ver aquí la gestión de oportunidad (vídeo)
Note que la interacción en Insightly es menos ágil que en Vtiger CRM. En la primera se pueden adjuntar notas, mientras que en la segunda herramientas, hay una ventana para publicar comentarios y dirigir a personas específicas, notas o sugerencias.
Cuando la oportunidad es ganada, se inicia la ejecución del servicio. En el caso de una consultora, este se realiza como un proyecto. El paso de oportunidad ganada a proyecto es muy fácil de realizar.
En el vídeo (4’ 10”) mostramos la conversión de la oportunidad a proyecto, con las particularidades de cada herramienta: vídeo de conversión de oportunidades.
Una vez convertida la oportunidad en proyecto, lo que sigue es definir los elementos mínimos necesarios para gestionar el proyecto.
Hay que estimar tiempos, responsables, describir las actividades y tareas, definir los hitos para el seguimiento, entre otros aspectos.
¿Cuál es el mejor CRM para una empresa consultora?
De las dos opciones revisadas, Vtiger CRM e Insightly, podemos indicar que ambas cumplen con las funcionalidades para apoyar el proceso de una empresa consultora, más allá de la tarea de establecer una relación con el cliente.
El detalle de cómo se gestionan proyectos en ambas herramientas lo mostraremos en el próximo artículo. Con el detalle necesario para diferenciar sus funcionalidades y establecer comparaciones.
En todo caso, será mejor una u otra para diferentes usuarios, en términos de funcionalidades específicas. También es un elemento, la curva de aprendizaje que demande cada herramienta.
La usabilidad, en cuanto a la interfaz de usuario, puede favorecer a Vtiger CRM. Un aspecto notorio en ambos casos es el número de funcionalidades disponibles, que las convierte en aplicaciones complejas.
La diversidad o numerosidad de opciones, además de las relaciones entre las entidades que maneja, pueden hacerlas engorrosas de utilizar. Por supuesto, todo es difícil hasta que se dominan sus funcionalidades y las relaciones entre ellas.
¡Hasta pronto!
