¿Cuál es la información básica que debes administrar como empresario para alcanzar la etapa de funcionamiento óptimo? En este artículo hablaremos de este aspecto esencial en todo tipo de empresa. Es claro que todo empresario maneja información, desde el microempresario hasta los gestores de grandes empresas.
Sin embargo, cabe preguntarse: ¿todos la entienden y la aprovechan para administrar y gestionar? ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!
En diversos artículos hemos hablado de la “información” en las empresas, como elemento que debe ser gestionado desde la etapa de funcionamiento regular.
También compartimos experiencias de empresas que han desarrollado el área funcional gestión de la información, de manera importante.
En la sección “lecturas recomendadas para aprender más”, al final del artículo, encuentras referencias sobre la importancia de la información en la gestión de empresas.
Para gestionar el conocimiento de tu empresa, lo primero es gestionar la información y la comunicación. ¿Importante, no?
Gestión de la información
En el artículo Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable, planteamos varios puntos esenciales. Veamos un resumen, como parte del tema que abordamos acá.
5 recomendaciones para avanzar por las etapas
En el artículo compartimos 5 recomendaciones para avanzar por las etapas, desde el funcionamiento regular hasta la empresa en “expansión o traspaso”. Las recomendaciones fueron:
- Enfócate en la etapa en la que esté la empresa.
- Desarrolle áreas funcionales en función de las necesidades.
- Aplique el ciclo PDCA (espiral de mejora continua).
- Aprende sin parar. ¡Lea mucho!
- Utilice herramientas de gestión.
Para avanzar de etapa; por ejemplo, de funcionamiento estable a óptimo, la mejora continua y la utilización de herramientas de gestión, son acciones necesarias.
El insumo para mejorar continuamente, claro está, es la información. Por ejemplo, indicadores financieros, de mercadeo, de producción, de rendimiento, etc.
Cuando el volumen de datos crece y deba cruzarse para su análisis, lo ideal es una herramienta de gestión que automatice la captura, el procesamiento y la salida de información. Y que asegure su consistencia.
Plan de acción
Otro punto en el artículo mencionado es el plan de acción para gestionar la información.
En particular, un plan de acción para el área funcional “gestión de información y comunicación organizacional”, puede incluir los siguientes pasos:
- Identificar las fuentes de información.
- Procesar la información con herramientas idóneas.
- Desarrollar la capacidad de análisis (formar y capacitar a todo el equipo).
- Utilizar la información en el proceso de toma de decisiones.
- Coordinar de manera eficaz la información y hacerla llegar a todo el equipo de trabajo.
- Determinar los medios para transmitir la información, según su tipo.
- Establecer niveles de acceso a la información y hacerla disponible para que llegue de manera oportuna.
- Fijar políticas para coordinar la comunicación de la información y disponer de recursos para tal fin.
Todo esto pasa por contar con herramientas que permitan registrar, validar, consolidar y compartir los datos de las áreas funcionales, con el equipo de trabajo.
Un plan de acción para esta área involucra e impacta a todas las áreas funcionales implementadas o en desarrollo. Por lo tanto, las buenas prácticas en esta materia deben ser parte de la cultura de la organización.
Información básica en empresas con funcionamiento óptimo
Si analizamos el “tratamiento de la información” siguiendo una estructura piramidal, podemos colocar en la base de la pirámide, los datos.
En la empresa hay datos de muchos tipos. Algunos generados internamente, otros provenientes de fuera de la organización; y otros, producto de la interacción de la empresa con clientes, proveedores, organismos gubernamentales, etc.
Ejemplo de datos básicos hay casi infinitos:
- nombre de clientes, dirección de facturación, datos de pago;
- nombre de proveedores, productos ofertados, condiciones de pago;
- datos de los empleados de la empresa;
- datos de facturas, como el número, la fecha, cantidades, nombre del cliente o proveedor, etc.
Estos datos cobran “sentido” si los agrupamos siguiendo criterios según el caso. Así que el segundo nivel de la pirámide puede ser el agrupamiento de los datos. Por ejemplo, datos agrupados por: clientes, proveedores, productos, empleados, facturas, etc.
Cuando los datos están agrupados, un nivel superior podría ser el “análisis” de los mismos y la forma de presentación. Lo común es fijar criterios para analizar los datos agrupados, que aporte información en diferentes estadios o niveles.
Agrupar a los clientes
Por ejemplo, podemos agrupar a los clientes por volumen de compra. Y si fijamos ciertos criterios, como rangos por monto facturado, tendremos información sobre segmentos de clientes.
Acá tenemos un ejemplo de un agrupamiento típico que permite un análisis por segmentos:
- s1. Clientes top, que generan una facturación muy por encima de la media.
- s2. Clientes grandes, que generan una facturación media-alta.
- s3. Clientes medios, que generan una facturación media.
- s4. Clientes bajos, cuyas compras están muy por debajo del promedio general.
Con base en esta información, los responsables podrán generar acciones para mejorar la relación con clientes. Además de buscar estrategias para disminuir los segmentos “medios y bajos”.
Indicadores de gestión
Un siguiente nivel de la pirámide son los indicadores de gestión, que en una empresa en la etapa de funcionamiento óptimo, están presentes.
Como sabes, medir y analizar son dos de los pilares esenciales para saber el estado real de tu empresa o negocio.
Y para poder realizar correctamente las mediciones y hacer los análisis, una forma idónea es mediante el establecimiento y uso de indicadores de gestión.
Los indicadores de gestión son “modelos de análisis” que indican el éxito de las acciones que se han tomado en un pasado para, así, tomar decisiones más acertadas y mejorar el desempeño del área funcional o de la organización.
Tal como se indicó, cuando una empresa está en la etapa de funcionamiento óptimo, utiliza herramientas de gestión y dispone de indicadores. Con estos, la toma de decisiones y la dirección estratégica de la empresa tienen un insumo clave.
Sobre indicadores de gestión, te comparto un artículo que te será útil. En él encontrarás lo que para nosotros es un indicador. Aquí, una cita al respecto:
En Gestionar Fácil, un indicador es una relación entre dos o más tipos de datos, que permite elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta “relación” arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado en el contexto de la pyme. Clic para leer el artículo.
¿Hay algo más en la pirámide? – ¡Sí, mucho más! Entre otras cosas, la gestión del conocimiento.
Una empresa con un alto nivel de madurez, se interesa por el conocimiento de la organización y lo gestiona. Sobre todo, cuando pierde personal experto en alguna de la áreas funcionales.
¿Y en tu empresa, cómo están gestionando la información básica?
Para finalizar esta entrega, es muy importante que te respondas esta pregunta. Porque no gestionar la información implica riesgos y pérdida de oportunidades que tal vez, nunca regresen. ¡Suena dramático, pero es así!
Un buen ejercicio es hacer una lista de acciones que ejecutarías si tuvieras información disponible como:
- Tendencia de las ventas mensuales por producto.
- Tiempos “muertos” en el proceso productivo, por falta de insumos.
- Costes de funcionamiento por tienda o sucursal.
- Rentabilidad de las tiendas o sucursales.
- Efectividad de las campañas comerciales.
- Rentabilidad de los proyectos ejecutados (caso de empresas de consultoría, por ejemplo).
- Retorno de la inversión.
- Crecimiento anual del patrimonio de la empresa.
- Evolución de cuentas por cobrar y costes de su gestión.
Disponer de la capacidad de obtener información y transformarla en conocimiento, para incorporarlo a la gestión, es una de las más importantes ventajas con la que podemos dotar a nuestras empresas.
Con la gestión de la información, las áreas funcionales de una empresa se mejoran continuamente en las diferentes etapas: desde la puesta en marcha hasta la etapa “expansión o traspaso”. Una de las claves es saber qué mejorar en cada etapa para no perderse en el camino.
¿Cuál es la información básica que debes administrar para alcanzar la etapa de funcionamiento óptimo?
La respuesta es… toda la información disponible; por área funcional, de fuentes externas y del análisis del entorno.
“La información es un activo valioso. Hay que gestionarlo y protegerlo”.
Lecturas recomendadas para aprender más sobre el manejo de la información básica en la empresa:
Te dejo 2 artículos de gran utilidad sobre el tema tratado:
- Gestión de empresas. ¿Cómo crecer hasta el funcionamiento óptimo?
- Indicadores financieros para gestionar una pyme
¡Hasta pronto!
