¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión y mejora continua! En diversos artículos hemos compartido experiencias e información sobre el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.
El índice IDEAL es un modelo práctico no solo para diagnosticar la eficiencia en empresas, sino para dar pautas de cómo mejorar continuamente.
En esta entrega comentamos parte de la experiencia de la microempresa La Casita de Mía y su índice de eficiencia empresarial.
Crecimiento de La casita de Mía
Para conocer el origen de esta microempresa, puedes darle un vistazo al artículo Caso de éxito: La Casita de Mía. No es necesaria su lectura para abordar esta entrega, pero sirve para entender el contexto de la misma.
Con el crecimiento sostenido de las ventas y la presencia de más y más clientes todas las semanas, las empresarias necesitaron una herramienta de gestión.
Como típicas emprendedoras, indagaron rápidamente sobre el tema, incorporando la plataforma de aplicaciones Platzilla, después de analizar varias opciones.
Al pasar algún tiempo, y gracias a los conocimientos de Karla, las aplicaciones contratadas fueron un punto de apoyo clave para mejorar su indicador de eficiencia empresarial. Y con la eficiencia, aseguraron un crecimiento sostenido y controlado.
Índice de eficiencia. Ventajas de la Plataforma de Aplicaciones Platzilla
La primera aplicación que María Valentina y Karla utilizaron fue el CRM comercial. Este consta de 4 módulos: clientes, contactos, potenciales clientes y oportunidades.
Cada uno de los módulos fue personalizado, para adaptarlos a los requerimientos específicos de la empresa. Requerimientos relacionados con datos y algunas automatizaciones.
Luego incorporaron la aplicación Campañas Email y Offline, para comenzar una estrategia de email marketing. Ya María Valentina tenía previsto aplicar una campaña por mes, basada en mailing.
Esta aplicación implica los siguientes módulos adicionales: campañas, segmento objetivo y suscriptores Internet.
Está claro que los módulos clientes y contactos son comunes para las 2 aplicaciones:
Platzilla, en tal sentido, permitió experimentar la ventaja que brinda una herramienta que facilita la integración. Las empresarias sabían que en breve contratarían otras aplicaciones.
Tendrían así, una plataforma integrada, fácil de mantener y con la información a unos pocos clic. Disponible todo el tiempo y accesible desde cualquier lugar.
¿Para qué utilizaron Platzilla?
Como señalamos en el artículo referido arriba, la experiencia de Karla le permitió prever los problemas que surgen en toda empresa, en sus etapas iniciales.
Con el aumento sostenido en las ventas, las empresarias incorporaron 2 colaboradores a la tienda. Mejorando así la atención del cliente in situ y la sección de preparación de pedidos para llevar. La organización era cada vez más compleja para dar respuesta al crecimiento.
Karla explicó a María Valentina y al equipo que un aumento en la facturación, acompañado de un número creciente de clientes y más personal, demandaba 4 fortalezas. Se refirió al índice de eficiencia empresarial:
- Foco en la misión, visión y valores
- Control de la gestión en las áreas
- Colaboración en la gestión de la información
- Mejora continua como parte de la cultura organizacional
Esto lo planteó Karla por su conocimiento del índice, que aplicaban en la empresa en que trabajaba, antes de hacerse socia en La casita de MIA. Sabía que se trataba de un modelo práctico para gestionar el crecimiento, antes de que creara dificultades en la organización.
La plataforma de aplicaciones Platzilla fue la herramienta clave para asegurar el manejo “controlado” de la complejidad creciente, mejorando la eficiencia.
Índice de eficiencia empresarial. Caso La Casita de Mía
Cuando la Plataforma de Aplicaciones Platzilla fue incorporada, la microempresa ya había alcanzado la etapa “funcionamiento regular”.
La casita de MIA pasó por las etapas de la Idea y la puesta en marcha estando María Valentina al frente. Al incorporarse Karla, la empresa avanzó hasta la etapa de funcionamiento estable.
La administración recaía principalmente en Karla, mientras que la gestión (toma de decisiones y estrategias) era compartida.
¿Qué áreas mejoraron con Platzilla?
En un primer momento, 2 áreas funcionales se fortalecieron con Platzilla. Lo que dio más capacidad al equipo de trabajo.
Dicho en otros términos, de las 4 áreas básicas necesarias para crecer La casita de MIA mejoró de inmediato en 2: (a) mercado y ventas y (b) finanzas.
Para las empresarias, el propósito pasó de vender variados tipos de chocolates a desarrollar un servicio para el cliente.
Crearon un diseño de servicio atractivo y novedoso, para la mejor experiencia al degustar de ricos chocolates. Servicio in situ y a través de la venta para llevar.
Índice de eficiencia. Desarrollo de las áreas funcionales básicas
Con el paso del tiempo, la microempresa avanzó en el desarrollado las áreas funcionales clave, necesarias en toda empresa para consolidar el funcionamiento estable y prepararse para avanzar. Estas fueron:
- Dirección estratégica
- Mercadeo y ventas
- Producción y operaciones
- Finanzas
Pero más allá de las 4 áreas fortalecidas, con la incorporación de la plataforma de aplicaciones Platzilla, mejoraron la administración de la información. Un aspecto fundamental para elevar la eficiencia empresarial.
En poco tiempo, las empresarias contrataron una tercera aplicación: facturación.
¿Qué papel jugó Platzilla en la mejora de las áreas?
En primer lugar, todos los módulos involucrados fueron personalizados, para que respondieran a las necesidades de información de la microempresa.
Un ejemplo de la revisión y de los ajustes requeridos en La casita de Mía lo puedes revisar en este artículo:
En este se muestra la personalización del módulo clientes, según la necesidad de información que requerían para la segmentación. Con ello, aplicarían campañas basadas en mailing.
En términos generales, las empresarias ajustaron los módulos para lograr al menos 3 cosas:
- Personalización de los contenedores de información
- Programación de tareas en segundo plano
- Definición de grupos, usuarios y permisología
Con esto aseguraron el cumplimiento de las necesidades de la empresa, en materia de gestión de la información. Y todo esto tuvo un impacto positivo en el índice de eficiencia empresarial.
Conclusión
El índice de eficiencia empresarial mejoró en La casita de Mía, al mejorar la atención de 4 áreas funcionales básicas.
Áreas que se apoyaron, a su vez, en una mayor capacidad de la gestión de la información, gracias a la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.
En particular, las áreas funcionales mejor atendidas fueron:
- Dirección estratégica (misión, visión, valores, objetivos)
- Mercadeo y ventas (atención a clientes, segmentación, campañas, distribución, ventas)
- Finanzas (contabilidad, facturación, impuestos, costes)
- Producción y operaciones (gestión de inventarios)
Con estas, los componentes del índice IDEAL pasaron a ser fortalezas, dado que las empresarias lograron:
- Foco en la misión, visión y valores (las empresarias evitaron la pérdida de tiempo y esfuerzo al mantener el foco en lo importante para avanzar)
- Control de la gestión en las áreas funcionales
- Colaboración en el manejo de la información; en particular, para mercadeo y ventas.
- Mejora continua, a partir de indicadores en diferentes áreas, para hacer las cosas cada vez mejor.
El componente “mejora continua” es un pilar del índice, ligado al “cómo se hacen las cosas en la empresa”. Cómo se desarrollan las tareas y se presta el servicio. María Valentina y Karla, saben que siempre se puede hacer mejor.
¡Hasta el próximo artículo!
