¿Te ha pasado que al contratar un software, luego de implementado, no es lo que esperabas? Si no te ha pasado, ¡excelente! Pues es una situación frustrante, además de la pérdida de recursos que implica. Si estás buscando software empresarial para gestionar la información de tu pyme, este artículo te interesa. ¡Bienvenidos(as)!
En esta entrega te daremos algunas buenas prácticas que puedes aplicar al buscar software para gestionar la información de tu pyme. De antemano te advierto que no es una tarea sencilla… porque se trata de escoger lo que será el motor de la organización.
Hay dos caminos comunes que siguen las empresas para atender las necesidades de herramientas de software, para gestionar la información:
- uno, solicitar un desarrollo a la medida,
- dos, comprar un software ya existente y adaptarlo.
Sin importar el camino que sigas, en ambos hay riesgos importantes. Riesgos de que la solución buscada no sea la esperada. Es decir, que no resuelva la necesidad de la empresa. Y te puedo asegurar que esto ocurre más de lo que imaginas.
Software empresarial para tu pyme… ¡elige bien!
Antes de comentar sobre qué hacer para asegurar la adquisición de un software empresarial, primero aclaremos 2 puntos: qué es software empresarial y cuáles son sus beneficios.
1. ¿Qué es software empresarial?
Podemos decir que es una tecnología que tiene como propósito clave, unificar y centralizar los datos y la información que se genera en las diferentes áreas funcionales de una empresa. Lo que conlleva a agilizar la fluidez de la información en toda la estructura de la organización.
2. ¿Qué beneficios tiene para la empresa?
- Datos únicos: la duplicidad de datos es un problema común en todas las empresas que no poseen un software empresarial. Con una aplicación que se ajuste a sus necesidades, evitas tener datos duplicados y los problemas que ello conlleva. Una buena gestión pasa por tener información consistente y actualizada.
- Flexibilidad: es uno de los beneficios más destacados de un software empresarial. Por flexibilidad entendemos la facilidad de adaptación que tiene un software ante los inevitables cambios. Recuerda que no solo se trata de los cambios dentro de la empresa, sino también, los que vienen del entorno. Una nueva ley, por ejemplo, puede exigirnos modificar la facturación.
- Seguridad: mediante la configuración de distintos tipos de accesos y grupos de trabajo, controlamos qué información pueden ver o no nuestros colaboradores. Así, se limita el acceso a información sensible, que solo debe ser vista por líderes de equipos, de unidades o proyectos. Lo ideal es que se cuente con una jerarquía para el acceso a la información.
- Trazabilidad: nos facilita el seguimiento de la transformación de la información, que en muchos casos pasa de un estado a otro, con la intervención de dos o más usuarios. Además, permite verificar lo que ha ocurrido con un pedido, por ejemplo, desde su origen hasta el cierre.
Software idóneo
Podríamos enumerar muchos otros beneficios, que aplican más a unas empresas que a otras, según su tipo. En cualquier caso, a la larga, todos apuntan a un elemento esencial: la eficiencia empresarial.
Si el software es el idóneo, con independencia de su forma de implementación, podrá automatizar tareas y facilitar la gestión de la información, área clave en toda empresa en la etapa de funcionamiento óptimo.
Y esto es así, porque en buena medida el equipo dedicará más tiempo a tareas de análisis y gestión. En muchos casos, los beneficios “tangibles” se aprecian en el corto plazo.
Pasos para elegir un software empresarial
Según sea la experiencia de cada empresario o gestor, podrán sugerir unos pasos u otros para elegir una herramienta de gestión para una pyme.
Por lo tanto, lo que exponemos en esta entrega solo pretender darte una visión de lo que implica elegir un software empresarial. Son pasos que, por experiencia, sabemos que te ayudarán a tener un proceso exitoso.
Paso 1: determine cuáles son los requerimientos
Lo primero que debes hacer como empresario, responsable de la gestión, es tener claras las necesidades de información en la empresa. ¿Para qué necesitas un software empresarial?, ¿qué funciones debe cumplir…?, ¿quiénes lo necesitan?, etc.
Por ejemplo, ¿es esencial tener datos sobre cuánta materia prima queda en almacén? ¿Es un elemento competitivo, conocer los 10 principales clientes? ¿La gestión de las oportunidades determina el éxito del negocio?
Tener claras las necesidades de información – y no suponerlas – es importante para iniciar un proceso que denominamos identificación de los requerimientos de la empresa, de los usuarios y de sistema.
En otras palabras, los requerimientos aplican a nivel de la empresa, de los usuarios y de la plataforma en la que se instalará la aplicación. Por ello hay diversos tipos de requerimientos a considerar.
Pyme con fábrica y tienda
Si tu pyme tiene una fábrica y una tienda, físicamente juntos, tendrás unos requerimientos diferentes a una pyme con una fábrica en las afueras de la ciudad y varias tiendas en dos o tres ciudades distantes.
En el primer caso, puede ser suficiente una red interna en la que instales el software empresarial. Cada área se conectará a un servidor que contiene la base de datos.
En el segundo caso, lo esperado es que utilices una aplicación en la nube. Todos los locales se conectan, vía Internet, y tienen acceso a la información en tiempo real.
Como ves, son situaciones que implican requerimientos diferentes. Pues bien, así como este caso, existen muchos otros tipos de requerimientos que debemos aclarar, antes de comprar o contratar un software empresarial.
En la práctica, ¿qué ocurre?
En la práctica, se trata de un primer paso que muchos empresarios y su equipo dejan a un lado, porque creen que todo está claro. Están seguros de que no hay mayores dudas y aspectos que considerar. Y por tanto, lo que procede es contratar – ¡ya! – una aplicación.
Pues, contratar ¡ya! un software empresarial, sin tener claro lo que realmente necesitas… ¡es un error!
Aquí te comparto un ejemplo de la experiencia de una empresa consultora, cuando procedió a buscar una herramienta CRM:
Sobre cómo determinar los requerimientos, es un punto que trataremos en otro artículo.
Paso 2: analice productos de software existentes
Asumiendo que se tienen claros los requerimientos – es decir, las necesidades que la herramienta o aplicación debe atender – el siguiente paso recomendado es explorar si existe un software en el mercado que cumpla con lo esperado.
Nunca deberías saltar este paso, por muchas razones. La obvia es que si ya existe un software y tiene un coste razonable, no hay tiempo que perder. Se compra, se implementa (lo que incluye el aprendizaje) y a trabajar.
Por otra parte, el camino de desarrollar un software empresarial a medida es costoso y lleva tiempo.
Elija el desarrollo de software a medida cuando:
- no exista una herramienta en el mercado que pueda solucionar su problema; o
- considere que su necesidad de software implica una ventaja competitiva estratégica. Una ventaja clave que lo diferenciará de sus competidores.
Pero es necesario evaluar los costes…
El software que conocemos, por ejemplo Microsoft® Excel o aplicaciones complejas como SAP, han costado millones de dólares de desarrollo. Y si bien es cierto que adquirirlos puede ser “económico”, es porque se venden a millones de clientes. Es decir, el coste total se diluye entre muchos.
Lo que hay que tener claro es que, sin duda, construir software de calidad es costoso. Requiere personal altamente capacitado (y en consecuencia, pago de salarios elevados).
Además, los proyectos de software representan una de las tareas más complejas de la ingeniería, requiriendo, en algunos casos, mucho tiempo para su finalización.
En el caso del desarrollo de software a medida, el coste total del proyecto es afrontado por uno o por pocos clientes. Lo que puede ser un camino inviable para una pyme.
Así que iniciar un desarrollo de software empresarial a la medida en nuestra pyme, es una opción que tendría que estar muy bien sustentada. Además de tener disponibilidad financiera.
Para una pyme, el camino parece claro….
Hoy día, gracias al avance de las tecnologías y de la red Internet, la opción por la que se decantan los empresarios y gestores de pyme, es la adquisición de software en la nube.
La mayoría de las áreas funcionales de una pyme encuentran respuesta a sus necesidades de gestión de la información, en aplicaciones probadas y en producción. A lo que se agrega que las herramientas tienden a facilitar su adaptación a los procesos de la empresa.
Entonces, para una pyme, es claro el camino a seguir entre desarrollo a medida y contratación de una herramienta en el mercado.
Sin embargo, de las tantas herramientas que encontrarás en el mercado, ¿cuál contratar?
¡No te dejes engañar! Pruebe el software, busque información sobre el mismo, indague con empresas que lo tengan. A mayor inversión, menor incertidumbre debes tener, con respecto a si es o no lo que buscas.
Involucre a tu equipo en la evaluación. Porque ellos serán los que utilicen la herramienta, además de que evitas la resistencia al cambio.
Lista de requerimientos
Con la lista de requerimientos, puedes proceder a hacer un checklist y verificar qué funcionalidades no están cubiertas. Algunas podrán ser prescindibles, otras no.
Te recomiendo hacer dos iteraciones:
- En la primera, revise los detalles de al menos 3 productos, a nivel general. Con seguridad encontrarás 3 herramientas que se ajustan en el “papel” a tus requerimientos. Indague sobre las mismas.
- Una vez seleccionadas, pruebe las herramientas. Haz pruebas con datos significativos. La mayoría, si no todas, te permite realizar pruebas bajo diferentes tipos de cuentas gratuitas.
¿Cómo realizar en detalle el análisis?: es otro punto que trataremos en un nuevo artículo.
Paso 3: tome una decisión
Si hay más de una alternativa de solución para tu pyme, puedes entrar en un dilema sobre cuál es la mejor para tu caso en particular.
Cuando estamos frente a dos o más herramientas que se ajustan a los requerimientos de nuestra pyme, una opción es realizar un proceso de toma de decisión que se base en otros criterios. Por ejemplo:
- Nivel de usabilidad y accesibilidad (regular, bueno, muy bueno)
- Condiciones del contrato
- Capacidad de respuesta en soporte
- Historia del proveedor (recorrido…)
La lista de criterios no debe ir más allá de 7, pues es lo recomendado por expertos en el área. Puedes elegir algún método que te permita priorizar las alternativas para, finalmente tomar una decisión.
Resumen
Tal vez el camino comentado para elegir un software empresarial es largo. Puede implicar una cantidad de tiempo que no tienes. En fin, parece complicado. ¡Y es probable que tengas razón!
Pero imagina que compras o contratas un software empresarial de manera rápida, gracias a un amigo que vende software. Lo implementas y procedes a comunicar al equipo la decisión. Pones fecha para el inicio de operaciones con la nueva herramienta.
¿Qué podría ocurrir en este caso? – Pueden ocurrir situaciones como:
- Todo sale bien. El equipo se adapta, no hay resistencia y los procesos fluyen. ¡Al final de la primera semana hay una fiesta!
- El equipo muestra resistencia, siente que lo controlarán, no se adapta a la herramienta. Se preguntan, ¿para qué quiere el jefe cambiarnos la forma de trabajo? Y además, el “sistema” no hace lo que yo hago en una hoja de cálculo.
- Hay entusiasmo en el equipo, pero la herramienta implica cambiar procesos, formas de trabajo probadas… Sobreviene malestar, retrasos, desmotivación, etc.
Concluyendo
La situación # 1 es la ideal, pero difícilmente ocurrirá. La experiencia nos dice que la 2 y 3 son más probables. En estas situaciones, el coste será alto para la empresa.
Según sea tu empresa y la cantidad de personas y procesos involucrados, este coste podría elevarse a un nivel difícil de soportar. En muchas empresas ocurre que deben ir por otra herramienta, porque la adaptación de la seleccionada es cuesta arriba, y el resultado sigue siendo incierto.
En tales casos, muchos empresarios se preguntan qué fue lo que pasó, en qué fallaron… la herramienta parecía la ideal.
Ante estas 2 situaciones negativas, ¿se justifica invertir tiempo y recursos para elegir bien lo que será el motor de la organización?
