La comprensión de la organización y de su contexto es una tarea que todo empresario debe lograr. Es una tarea continua. Una herramienta fácil de aplicar con tal propósito, es la matriz FODA.
Si como empresario, determinas las cuestiones internas y externas que necesitan atención en tu pyme, podrás hacer seguimiento y mejorar.
Así que en este post te presentamos cómo aplicar la matriz FODA para evaluar a la organización y su contexto, y generar estrategias para mejorar.
Con esta breve lectura aprenderás lo siguiente:
- Matriz FODA: comprensión de la organización.
- Generación de estrategias con la matriz FODA.
- F-O. Estrategias ofensivas.
- F-A. Estrategias defensivas.
- D-O. Estrategias adaptativas.
- D-A. Estrategias de supervivencia.
- Comentarios de cierre.
Para comenzar quiero mostrarte las estrategias que se derivan de la aplicación de este método. Presta atención que volveré sobre este punto en unos minutos:
El resultado de esta tarea de evaluación te permitirá avanzar por las etapas de la empresa, apoyándote en estrategias y planes de acción.
Y debes saber que una de las herramientas más usadas y recomendadas, inclusive por expertos en estándares como la norma ISO 9001:2015, es el análisis DAFO.
El análisis DAFO, también conocido como análisis FODA, es una herramienta de estudio de la situación de una organización. A partir de ella podemos generar estrategias para mejorar.
Es aplicable, por ejemplo, a una empresa o institución; pero también a un proyecto o a una persona.
Su propósito central es identificar y analizar las características internas (Debilidades y Fortalezas) y la situación externa (Amenazas y Oportunidades) del “objeto” estudiado.
El resultado se plasma en una matriz, por lo que muchas referencias al tema hablan de matriz FODA, en lugar de análisis FODA.
Matriz FODA: comprensión de la organización
Para hablar de la generación de estrategias con la matriz FODA, primero veremos de manera breve en qué consiste y cómo hacer un análisis con esta herramienta.
La matriz FODA es una herramienta para tomar decisiones en toda clase de situaciones de negocios.
Lo ideal es construir la matriz con la participación de un equipo de trabajo, comprometido con la empresa.
La diversidad de visiones y el conocimiento de la organización, son claves para obtener una matriz FODA de calidad, que diagnostique a la empresa lo mejor posible.
El análisis DAFO agrega valor si lo realizas con periodicidad. No sirve de mucho cuando es algo esporádico, sin una visión clara del porqué aplicarlo.
La reelaboración del análisis cada cierto tiempo, permite medir el resultado de los planes aplicados a partir del último análisis realizado.
Entonces, ¿cómo hacer un análisis FODA?
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (empresa u organización, persona, etc.).
Este análisis permite obtener un diagnóstico o una evaluación precisa que facilita, en función de ella, tomar decisiones acordes con los objetivos o las políticas formuladas para mejorar.
Debes tener claro que el análisis es una evaluación subjetiva de los datos organizados en el formato FODA, que los coloca en un orden lógico.
Este arreglo facilita el logro de objetivos como: comprender, presentar, discutir y tomar decisiones.
Es información que puedes utilizar en cualquier tipo de toma de decisiones, ya que la matriz estimula el pensamiento crítico y creativo.
Es un pensar proactivo, en lugar de un pensar reactivo.
1. ¿Qué son las fortalezas?
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia.
En este caso hablamos de recursos, capacidades y habilidades que se poseen; actividades y buenas prácticas, etc.
2. ¿Qué son las oportunidades?
Las oportunidades son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa. Pueden dar origen o permitir crear ventajas competitivas.
3. ¿Qué son las debilidades?
Con relación a las debilidades, son los factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
Por ejemplo, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades y buenas prácticas que no se desarrollan, etc.
4. ¿Qué son las amenazas?
Por último tenemos las amenazas, que son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la empresa.
Con la identificación y el análisis de los factores interno y externos, tendrás el insumo para considerar estrategias de mejora.
Es claro que debemos “minimizar” las debilidades y evitar el impacto de las amenazas, mientras mejoramos aún más las fortalezas y aprovechamos las oportunidades.
En las siguientes secciones verás ejemplos de estrategias para los cuadrantes reflejados en la imagen que verás a continuación.
Generación de estrategias con la matriz FODA
El propósito de la Matriz FODA lo resume Heinz Weihrich, uno de sus desarrolladores, como sigue:
“… la matriz obliga a los gerentes a analizar la situación de su organización y a planificar estrategias, tácticas y acciones, para el logro eficaz y eficiente de los objetivos de la empresa”.
A continuación te presento estrategias a seguir, para que saques partida de la información que proporciona una Matriz FODA:
- E1. Estrategias ofensivas (F-O)
- E2. Estrategias defensivas (F-A)
- E3. Estrategias adaptativas (D-O)
- E4. Estrategias de supervivencia (D-A)
1. Estrategias ofensivas (F-O)
Estas estrategias son las de mayor impacto para la organización.
Se formulan a partir de qué puede hacer la empresa para, apoyándose en sus fortalezas (internas), aprovechar al máximo las oportunidades que le ofrece el entorno.
¿Qué acciones puede implicar esto?
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Primero, desarrollar mercados en zonas geográficas diversas, aprovechando las oportunidades identificadas en las mismas.
- Segundo, incorporar productos en función de necesidades reales de los clientes. Esto aprovecharía la fortaleza de contar, por ejemplo, con una excelente red de comercialización.
- Tercero, identificar y segmentar clientes para crear estrategias específicas y mejorar las ventas, con campañas personalizadas.
- Y por último, según sea el tipo de empresa, puedes buscar mecanismos para acceder a licitaciones.
El empresario y su equipo podrán generar estrategias según el tipo de empresa y el contexto en que se encuentre.
Como ves, esto es aplicable para todo tipo de empresa, incluyendo a las micropymes.
2. Estrategias defensivas (F-A)
Como su nombre lo indica, las estrategias defensivas se diseñan para enfrentar los posibles impactos negativos que pueden generar las amenazas del entorno.
Y para ello, hacemos el máximo aprovechamiento posible de las fortalezas que hayan sido identificadas.
Ejemplo de 4 estrategias defensivas son las siguientes:
- Primera: preparar campañas de fidelización de clientes (con esto puedes enfrentar la amenaza de nuevos competidores).
- Segunda: aplicar campañas que estimulen el consumo de productos ecológicos (en el caso, por ejemplo, de tener que enfrentar la amenaza de la entrada en el mercado de productos transgénicos).
- Tercera: reforzar los stocks en tiendas de diferentes ciudades, para minimizar el riesgo de problemas en el transporte entre las mismas.
- Y por último, vigilar el entorno para detectar las amenazas de los productos o servicios sustitutos.
Las estrategias defensivas se apalancan en las fortalezas, que deben mejorarse continuamente.
3. Estrategias adaptativas (D-O)
Las estrategias adaptativas apuntan a reducir las limitaciones que generan las debilidades plasmadas en la matriz FODA. Y para esto, buscamos aprovechar al máximo las oportunidades que brinda el entorno.
Es por ello que la matriz FODA, para que sea una verdadera herramienta de gestión, debe ser construida con un equipo de trabajo. Un equipo que conozca a la empresa y su entorno.
Si la matriz FODA no refleja la situación real de la empresa, podría generarse un efecto contrario al esperado.
¡Imagina el caso en que las debilidades no sean tales! ¡O que las oportunidades no hayan sido bien identificadas!
Como estrategias adaptativas tenemos estos ejemplos:
- Innovar en productos para adaptarlos a nuevas condiciones del mercado y a las necesidades reales del cliente.
- Elaborar y aplicar un plan de reducción de costes, sin afectar la calidad de los productos o servicios.
- Aplicar un plan de capacitación para empoderar al personal, asegurando la calidad de los procesos y productos o servicios.
4. Estrategias de supervivencia (D-A)
Para algunos expertos, estas son las estrategias más “traumáticas”. Se diseñan para reducir el efecto de las debilidades, que se puedan agudizar por la ocurrencia de las amenazas del entorno.
Las estrategias empresariales que puedes generar para este “cuadrante” son, por ejemplo:
- Diversificar los productos y servicios.
- Crear alianzas con proveedores o empresas del sector.
- Traspasar o vender el negocio.
- Iniciar proyectos en otros tipos de actividades.
Si aparecen estrategias similares en diferentes cuadrantes de la matriz FODA, debes darles prioridad, pues su impacto será mayor. ¡Es lo esperado!
Comentarios finales sobre la matriz FODA
Con el análisis FODA podrás poner en práctica todas las estrategias que diseñes. Pero antes, debes determinar el orden de ejecución más conveniente y preparar planes de acción.
Es claro que para definir este orden debes plantearte criterios como el tiempo del impacto del plan, los recursos involucrados, la disponibilidad de los colaboradores, entre otros.
Un aspecto clave es que quienes participen en la implementación del plan de acción, deben estar convencidos de su necesidad e importancia.
La experiencia nos dice que cuando involucramos colaboradores que no han participado en el diseño de los planes, y no tienen relación con la construcción de la matriz FODA, las “cosas” no salen bien.
¡Claro!, es así porque no están comprometidos…
Por lo tanto, asegúrate de elegir un equipo idóneo y que se involucre en el análisis DAFO, en la generación de cada estrategia y en su implantación.
Un aspecto interesante es que al dominar la aplicación de esta herramienta, podemos generar cambios, no solo a nivel de toda la pyme, sino a nivel de áreas “débiles” en la organización.
Y como ya señalamos, incluso a nivel de personas, pues sirve como medio de autoevaluación.
El enfoque del análisis DOFA, DAFO o FODA (como lo quieras llamar), es útil en muchas situaciones, por lo que todos tus colaboradores deben aprender a aplicarlo en forma ágil.
Una nota importante:
Es común realizar el análisis PEST como paso previo al análisis FODA, para identificar factores del entorno que pueden afectar a la empresa.
El producto de este paso es conocer con detalle las amenazas y oportunidades para la organización.
El término PEST proviene de las siglas en inglés, «Político, Económico, Social y Tecnológico». También se usan las variantes PESTEL o PESTLE, incluyendo los aspectos «Legales» y «Ecológicos».
Sobre su objetivo y cómo se aplica, hablaremos en una próxima entrega.
Y para finalizar, te dejo algunas preguntas:
- ¿Ya tienes un análisis FODA para tu empresa?
- ¿Hace cuánto tiempo hizo el análisis?
- ¿Qué impactos internos y externos generaron los planes aplicados?
¡Hasta la próxima oportunidad! Gracias por seguirnos.
