Software como servicio (en inglés, software as a service o SaaS), es una solución en la que diversas aplicaciones se ponen a disposición de clientes y usuarios, a través de Internet.
El modelo “software como servicio” funciona bajo suscripción en lugar de una compra. El software se utiliza en línea. Los documentos y la base de datos permanecen en la nube, a los que accedemos desde cualquier computador o dispositivo. Los interesados hacen uso de las aplicaciones que suscriban, durante un cierto período y paga según su uso.
Si has utilizado Dropbox, Google Drive o convertidores como Free PDF, entonces ya has utilizado aplicaciones SaaS.
En esta entrega, comenzaremos por describir los beneficios del software como servicio (SaaS). Luego hablaremos de empresas SaaS, costes y desafíos del modelo, entre otros puntos. Todo de manera fácil de seguir y entender.
Sin duda, como empresario debes conocer sobre este tema relevante, pues la tendencia es clara. Grandes y pequeñas empresas apuntan al modelo SaaS.
Beneficios del modelo SaaS para la empresa
Si como empresario has tenido la experiencia de comprar software y sus respectivas licencias, apreciarás que el modelo SaaS tiene beneficios interesantes. Pero en cualquier caso, haya o no tenido esa experiencia, es fácil comprender las ventajas que este modelo ofrece. En particular para las pymes.
1. Software SAAS: Tiempo y costes
Con el modelo SaaS, no hay necesidad de configurar el software en su propio servidor. El despliegue y la configuración de aplicaciones lo realiza el proveedor. Por ello, reduces el tiempo de tener listas las aplicaciones para tu equipo de trabajo. En muchos casos, con el modelo SaaS, tendrás en minutos las herramientas a disposición.
La explicación de cómo se reduce el tiempo y los costes es fácil:
- El modelo SaaS se pone a disposición de los interesados a través de una estructura compartida.
- Usar los servicios a través de Internet implica un coste reducido.
- Además, la ausencia de inversiones en licencias, como ocurre en el modelo tradicional, supone importantes ahorros.
La reducción de costes no solo es al momento del despliegue e implementación. Esta reducción también es notoria en el proceso de mantenimiento de las aplicaciones “alquiladas”.
Un punto clave es que la empresa paga por lo que realmente utiliza. Y, en general, los gastos de mantenimiento son menores o no existen.
En este modelo, la empresa proveedora asume la responsabilidad de licencias y del mantenimiento. Lo que sin duda es una solución ventajosa para las pymes, respecto al caso de tener que adquirir licencias por cada aplicación que necesite.
2. Compatibilidad y rendimiento
En general, el acceso a las aplicaciones SaaS puede hacerse desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Por ejemplo, desde un ordenador, un teléfono o una tablet.
La mayoría de las aplicaciones SaaS son fáciles de usar y son personalizables, para una rápida adaptación. Puedes modificar el comportamiento del software, según las necesidades de su negocio.
Un caso típico es el siguiente: en la gestión de tus clientes, puedes establecer las preferencias básicas que se adapten a su propósito comercial. Al personalizar el software, puedes completar las tareas de su negocio sin problemas, lo que resulta en un alto rendimiento.
3. Software SAAS: Acceso total y actualizaciones automáticas
Una aplicación SaaS puede utilizarse desde cualquier lugar, con un dispositivo conectado a Internet. No tiene las limitaciones de aplicaciones instaladas en tu ordenador o servidor local.
Por otra parte, siempre que una actualización esté disponible, todos los usuarios pueden aprovecharla; está en línea y, generalmente, es gratis.
Como se indicó antes, al recaer en el proveedor SaaS los trabajos de mantenimiento de la solución, no necesitas un departamento de TI. Y si lo tienes, puede dedicarse a otros proyectos vitales o innovadores para la empresa.
4. Personalización y escalabilidad
Como sabes, las aplicaciones SaaS permiten personalizaciones por lo que puedes adaptarlas a las necesidades de información de tu empresa.
Sin duda, cada pyme tiene formas de trabajar propias y flujos por los que pasa la información. Así que en el modelo SaaS, el software se adapta a tu empresa y no al revés.
Un punto importante es que si necesitas más espacio de almacenamiento o servicios adicionales, puedes solicitarlos a tu proveedor. Es decir, no necesitas instalar otro software, lo que conlleva a ahorrar tiempo de instalación y dinero.
En fin, podríamos listar muchas otras ventajas del modelo SaaS, pero las principales son:
- Reduces los tiempos de implementación y los costes de uso.
- Las aplicaciones SaaS son compatibles y multiplataforma; además, logran un alto rendimiento.
- El acceso a la información es total (en cualquier momento, desde cualquier lugar).
- Las actualizaciones y el mantenimiento corre por cuenta del proveedor, y no implican costes adicionales para nuestra pyme.
- Puedes personalizar las aplicaciones y demandar nuevos servicios, según las necesidades reales de tu empresa.
¿Qué son los proveedores SaaS?
En el pasado, una queja constante de los empresarios, estando sus pymes en las primeras etapas, era la cantidad de aplicaciones que requerían para atender las áreas funcionales de la organización.
Por ejemplo, se adquiría un software para controlar el inventario; otro para el flujo de caja, uno más para la facturación… y así, la lista crecía según el avance de la empresa.
¿Qué implicaba estas adquisiciones? Además de la compra del software, el pago de licencias, ordenadores, un servidor para interconectar a los colaboradores…
Por ello, hasta pequeñas empresas tenían en sus organigramas una unidad de TI. El personal técnico era necesario por el mantenimiento y la actualización que estas soluciones demandaban.
Una respuesta a este modelo, gracias a los avances de la Internet y de las TIC, fue el software como servicio. Así, las pymes ya no necesitaron comprar software, pagar licencias y mantener actualizado el producto.
Los proveedores SaaS pasaron a ofrecer soluciones, para que en minutos, los usuarios accedan a la plataforma y la utilicen. Con costes bajos, que puede ser asumidos por las pymes.
Entonces, ¿qué son los proveedores SaaS? – Son organizaciones que desarrollan y comercializan aplicaciones en la nube, consideradas como servicios. Se hacen responsables de mantener la estructura de la plataforma y ponerla a disposición de sus clientes.
Además, tienen la responsabilidad de mantener la seguridad de los datos, garantizando la integridad y confiabilidad de los mismos.
Diferencias entre proveedores SaaS y proveedores de software
La diferencia clave tiene relación con el lugar donde se alojan los datos de los clientes:
- Los proveedores tradicionales de software deben instalar las aplicaciones en una máquina propiedad de la empresa contratante. Allí estarán los datos.
- Los proveedores SaaS facilitan el acceso a las aplicaciones con un navegador web, ya que los datos están almacenados en la nube.
Para que un proveedor sea caracterizado como SaaS, el software debe ser enfocado como servicio y, necesariamente, debe ser accedido con un navegador web o una aplicación desarrollada para acceder desde equipos y dispositivos móviles.
¿Cuál es el costo inicial en las aplicaciones SaaS?
Como sabes, en el caso del modelo SaaS no necesitas instalar el software en tu ordenador, ni configurar el acceso a los datos, ubicados en un servidor propio. No requieres licencias.
Para comenzar a utilizar aplicaciones SaaS sólo tienes que entrar en el sitio, registrarte; y después de probar, pagar el plan que te convenga y ¡listo! Ya puedes comenzar a trabajar.
Si tu empresa solo demanda una aplicación con 3 usuarios, pagarás por ese uso. Si demanda 2 aplicaciones con 6 usuarios, entonces pagarás un poco más…
Los que han pasado por las manos de un proveedor tradicional de software entienden el valor de lo indicado. Hasta puede parecerle ficción el tener en minutos una aplicación lista para utilizar, con un coste según el uso que haga de ella.
Un ejemplo de planes para una plataforma SaaS es el siguiente:
Todo lo anterior nos lleva a afirmar que el modelo SaaS no es un gasto, sino una inversión. Sin duda, una inversión muy buena para el caso de las pymes.
¿Cuáles son los desafíos de este modelo de negocio?
Las empresas SaaS, a pesar de ofrecer enormes ventajas y posibilidades como las vistas, tienen un desafío que atender: ¡convencer a sus clientes de que sus datos están seguros en la nube!
En tal sentido, las pymes y micropymes no ven grandes problemas en la utilización del modelo SaaS. Y una de las razones es que, puesto en una balanza con el tema de seguridad, los ahorros de tiempo y dinero son significativos.
Para una empresa en las primeras etapas, disponer de herramientas de gestión con bajos costes es algo ideal. No tener que lidiar con instalaciones, mantenimientos y actualizaciones, supone beneficios de mucho valor para el empresario.
Es claro que en el caso de grandes empresas y organizaciones, que ya disponen de infraestructura tecnológica, sí existe temor en trasladar las operaciones y almacenar sus datos estratégicos en la nube. Lo piensan muchos más, sin duda. Los equipos de trabajo creen que aún es más seguro mantener las bases de datos en sus propias manos.
El mayor desafío, en tal sentido, para las empresas que ofrecen software como servicio, es mostrar que el hospedaje en Internet brinda seguridad. Y que es una tecnología que mejora cada día.
Ahora que sabes qué es el modelo SaaS y los beneficios que implica, te recomendamos probar aplicaciones y verificar por ti mismo, lo comentado en este artículo.
¡Hasta la próxima entrega!
