¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! En la otra entrega sobre mejorar continua, comentamos sobre los principales beneficios del software como servicio (SaaS); de manera particular, para las micropymes. En esta oportunidad queremos ir un poco más allá. Veremos cómo el modelo SaaS beneficia a las empresas con relación al índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial.
Con respecto al índice IDEAL, se trata de un modelo propuesto en Gestionar Fácil, que nos plantea 4 componentes para lograr la eficiencia. Estos son: foco, control, colaboración y mejora continua.
El índice IDEAL es un modelo práctico no solo para diagnosticar la eficiencia en microempresas y pymes (micropymes), sino para dar pautas de cómo mejorar continuamente.
Nos propone centrarnos en 4 componentes, que podemos ir mejorando al pasar por las etapas, desde el funcionamiento regular hasta la “expansión” o traspaso.
¿Por qué el foco es un componente?
Porque en muchos casos el empresario está “desenfocado”. Va ofertando – un poco a la deriva – servicios y productos. Motivado, sobre todo, en aprovechar las oportunidades pasajeras. Pero sin foco.
El índice propone, por ejemplo, que un “buen foco” es el resultado de aplicar una misión, visión y valores, mientras se realiza el producto o servicio. Además de ello, implica tener siempre una razón para hacer las cosas o el “por qué” de las mismas.
Cuando un empresario está enfocado, maximiza el esfuerzo. Aprovecha las oportunidades para atraer clientes; mejora la organización y avanza en la consolidación de su empresa.
No estar “disperso” le permite ser eficiente. Su índice de eficiencia, por lo tanto, es mejor respecto a una organización “desenfocada”.
Un empresario, inclusive sin experiencia, puede plantearse estos 4 componentes y aplicarlos diariamente, hasta lograr un alto índice de productividad. No tenemos que ser expertos, solo disciplinados y constantes.
Pequeños pasos permitirán que avancemos. Esperar a dar “grandes pasos”… ¡nos llevará a no avanzar un ápice!
Para conocer el índice de eficiencia empresarial, al finalizar esta lectura te recomendaremos artículos que, con seguridad, te interesarán.
Para precisar un poco más, cada componente del índice tiene un propósito que se puede resumir así:
- Foco en la misión, visión y valores
- Control de la gestión en las áreas funcionales
- Colaboración en la gestión de la información
- Mejora continua como parte de la cultura empresarial
Software como servicio (SaaS)
No hay duda de que en los últimos años, las empresas de todo tipo y tamaño, han venido integrando las nuevas tecnologías en sus procesos de negocio.
Con esto, han pasado a ser más competitivas, incrementando su rentabilidad. Sin embargo, el tejido empresarial de muchos países está formado por microempresas, que no tienen acceso a la tecnología, sino en forma limitada.
Por ejemplo, en el caso de España, cerca del 90 % del volumen empresarial está formado por organizaciones con menos de 10 colaboradores. Son microempresas.
Un porcentaje menor al 50 % de estas microempresas, son las que disponen de software para apoyar su actividad. Pero la mayoría sólo utilizan herramientas para la facturación o la gestión contable.
Esto es, en parte, producto de la falta de información de los empresarios, respecto a los beneficios de un software de gestión. No manejan lo que puede hacer una herramienta de gestión para mejorar la productividad, con independencia del número de empleados que tenga.
El modelo SaaS, en tal sentido, es una solución interesante y de bajo coste para estas empresas en particular. Les permite realizar, de manera fácil, tareas como:
- Ordenar el funcionamiento de las áreas.
- Disminuir los tiempos en la realización del producto o servicio.
- Incrementar la productividad en tareas administrativas.
- Eliminar trabajos duplicados y errores en el manejo de datos.
- Mejorar la eficiencia y la competitividad.
Ahora bien, más allá de los bajos costes y de los demás beneficios que trae la adopción de aplicaciones SaaS, está la oportunidad que tiene del empresario de aplicar el Índice IDEAL.
Veamos algunas ideas sobre cómo una aplicación SaaS apoya el foco, el control, la colaboración y la mejora continua del Índice IDEAL.
Software como servicio y el Índice IDEAL
El elemento clave al disponer del software como servicio, es que podrás gestionar la información en la “nube”. Esto implica muchas ventajas. Además, todo empresario sabe que la información es un activo, que administrado con destreza, asegura la sustentabilidad empresarial.
Las aplicaciones SaaS constituyen para toda empresa, un pilar esencial para crecer. Algunos ejemplos de cómo estas herramientas apoyan al Índice IDEAL, los veremos a continuación.
Control de las áreas funcionales
El control en este caso viene dado por el orden que se logra en la gestión de la información. En nuestro modelo de áreas funcionales, la gestión de la información implica aspectos, que se abordan desde 2 perspectivas:
- Perspectiva de la información. Esta incluye a las fuentes de información disponibles: internas y externas; el procesamiento de la información; el uso y la eficacia de la coordinación en la información.
- Perspectiva de la comunicación. Esta se refiere a la fluidez de la comunicación, a la cobertura y eficiencia de la coordinación en la comunicación.
Ambas perspectivas se ven favorecidas con las aplicaciones SaaS, por las ventajas que ofrecen a las micropymes. Por ejemplo:
- Disponibilidad de la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Facilidad para gestionar agendas personales y de equipo
- Opciones para calendarizar tareas, con el fin de fortalecer la relación con clientes y proveedores.
- Posibilidad de personalizar las aplicaciones para satisfacer necesidades de información específicas. Lo que asegura que la herramienta se adapta a la empresa
Además, estas herramientas permiten controlar el acceso a la información. El empresario puede controlar quién ve los datos, qué puede ver y qué puede actualizar. Para cada usuario hay una vista de datos diferente, según sean sus funciones y nivel de responsabilidad.
Colaboración en el equipo
Con relación a la colaboración, esta se concreta en las aplicaciones SaaS, al permitir asignar responsabilidades para actualizar los flujos de la información.
Por otra parte, según sea el tipo de empresa, es posible compartir información con entes externos, como clientes y proveedores. Esto es ideal en los casos en que un cliente o proveedor debe estar al tanto de un trámite o actividad. O el seguimiento, por ejemplo, a un proyecto o a una incidencia reportada.
Las aplicaciones SaaS manejan controles de acceso que contribuyen a la colaboración, lo que favorece a su vez la gestión óptima de la información y la comunicación sobre ella.
Software como servicio: Mejora continua como parte de la cultura
En las primeras etapas de la empresa (la puesta en marcha y funcionamiento regular), el empresario está atendiendo la administración y la gestión. ¡Está muy ocupado! Aun así, es posible aplicar la mejora continua. Por supuesto, de una manera básica.
Un requisito esencial de la mejora continua es el compromiso. Si existe, es posible mejorar al menos en aspectos puntuales. Y sobre todo, ir creando un lenguaje propio sobre la calidad del producto o servicio.
La mejora continua se ve fortalecida con las aplicaciones SaaS, al disponer de métricas e indicadores. Con estos se pueden evaluar las acciones aplicadas y corregir. Lo que es base para mejorar todos los días.
Sin el control y la colaboración en la gestión de la información, es difícil disponer de información de calidad. Por tal motivo, estos 2 componentes son soportes de la mejora continua.
Foco del empresario y del equipo
El foco, tal como lo indicamos al principio, busca que el empresario y su equipo no dispersen esfuerzos, en las diferentes etapas por la que pasa la empresa. Al disponer de información bien gestionada, es más fácil mantener el foco y así hacer buen uso de los recursos disponibles.
Al respecto, una pregunta que puedes realizarte es qué tan bien enfocado estás con relación a la misión de tu empresa. Pregunta, igualmente, para tus colaboradores.
Resumen
Con lo comentado podemos afirmar que el software como servicio es clave para microempresas y pymes, con relación al índice IDEAL.
Todas las ventajas del modelo SaaS favorecen a los 4 componentes del índice IDEAL. Como empresario, seguro has soñado con tener control, colaboración, foco y mejora continua. Si estos elementos se hacen parte de la práctica habitual en tu empresa, el éxito estará asegurado.
Así que si aún no tienes una aplicación bajo el enfoque software como servicio, es hora de considerarlo. Sin duda, bien utilizada, mejorará el índice de eficiencia empresarial.
¡Hasta la próxima entrega!
