Dedicamos esta entrega a revisar algunas ideas prácticas sobre administración y gestión de empresas. En particular, para el caso de las mipymes, término que implica a la micro, pequeña y mediana empresa. Esto lo abordamos a través de lo que podríamos denominar una hoja de ruta para crear y gestionar pymes; y algunos de los puntos claves que debemos tener presentes para avanzar con buen pie. ¡Bienvenido(as)!
Si eres uno de nuestros fieles lectores, sabrás que en muchos de nuestros post hemos descrito un sencillo modelo para representar las etapas por las que pasan las empresas. Es sencillo, pero ajustado a la realidad de la mayoría de las mipymes, pues fue planteado desde la perspectiva de la práctica y/o experiencia.
Los que han vivido la experiencia de 1, 2, 3 o más emprendimientos, probablemente algunos sin éxito por no hacer “las cosas bien”, saben que hay etapas que superar. No importa cómo las llames o cuántas distingas. Lo que sí importa es, por ejemplo, que al reflexionar sobre ellas logras un aprendizaje de lo vivido en cada emprendimiento, en cada intento. Y a partir de allí vas creando una ruta para la próxima experiencia.
Puntos claves en la hoja de ruta
1. Etapas de las empresas…
Un primer aspecto que nos ayuda a pensar en un camino son las etapas por las que pasa una empresa. Es decir, nos ayuda a crear una hoja de ruta que marca puntos claves – o hitos – en la gestión de mipymes. El nombre que les asignamos, como probablemente ya sabes, son los siguientes:
- Etapa 1. La idea de negocio.
- Etapa 2. Puesta en marcha.
- Etapa 3. Funcionamiento regular.
- Etapa 4. Funcionamiento estable.
- Etapa 5. Funcionamiento óptimo.
- Etapa 6. Expansión o traspaso.
En este y en el blog hermano emprender-fácil, encuentras información interesante sobre las diversas etapas, en términos de experiencias de empresas. Pero para no distraerte y darte la oportunidad de conocer más sobre las mismas de inmediato, te dejamos un vídeo súper interesante. Dedica unos minutos, pues vale la pena verlo. Haz clic en la imagen…
2. Áreas funcionales en las empresas
Así como describimos las etapas típicas por las que pasa una empresa, también definimos las áreas funcionales comunes en toda organización empresarial. Por supuesto, no todas las propuestas estarán presentes, pues su conformación depende del tipo de empresa y del contexto en que se desarrolle. Además de la etapa en que esté operando o que esté transitando, en su camino al éxito.
En cualquier caso, lo que sí es cierto es que en la medida en que una empresa avanza, se configuran grupos de actividades y tareas que dan lugar a las áreas funcionales. No importa si se trata de una microempresa o de una gran empresa, hay áreas necesarias para que la realización del producto o del servicio se pueda ejecutar.
Nosotros identificamos 12 áreas funcionales para una empresa que haya alcanzado el funcionamiento óptimo o la etapa de la expansión. Algunas son áreas obligatorias; otras son opcionales. En todo caso, siempre dependerá del tipo de empresa y del sector en que opere. Además de otros elementos como la experiencia y las habilidades del empresario y su equipo. Las 12 áreas funcionales a las que nos referimos son:
- Dirección estratégica.
- Liderazgo y toma de decisiones.
- Análisis del entorno.
- Mercadeo y ventas.
- Producción y operaciones.
- Normas ambientales y riesgo laboral.
- Estructura organizacional.
- Contabilidad y finanzas.
- Gestión del talento humano.
- Gestión de la información y comunicación.
- Área de gestión de la calidad.
- Gestión tecnológica y de la innovación.
Desarrollo de las áreas:
Todas estas áreas se suelen desarrollar a través de la mejora incremental, en la medida en que la empresa avanza por las etapas. Por supuesto, esa mejora dependerá de las prácticas que la empresa aplique para elevar su índice de eficiencia empresarial.
Cada una de estas áreas recibe atención (recursos y tiempo), según la etapa en la que se encuentre la empresa. Por ejemplo, el área estructura organizacional puede ser objeto de atención en una mipyme en la etapa “funcionamiento estable”. Por otro lado, para cada una de las áreas podemos definir subáreas.
Un ejemplo es el caso del área “contabilidad y finanzas”, en la que definimos varias subáreas esenciales, tal como puedes ver en la siguiente imagen:
Tal vez te preguntes, ¿cuándo se deben desarrollar o implantar los grupos de actividades para atender cada subárea? Porque es claro que el registro contable, por ejemplo, será en la puesta en marcha de la mipyme, pero… en el caso de “indicadores financieros” o “análisis de costes”, ¿cuándo es lo ideal? ¡Nadie – o casi nadie – piensa en indicadores cuando comienza a atender a sus primeros clientes!
Al iniciar las ventas, hay 3 grupos de tareas obligatorias para toda empresa:
- el registro contable de todo lo que afecte el patrimonio;
- el control y pago de los impuestos aplicables; y
- el control de la facturación, según sea el proceso de venta.
En el caso del “análisis de costes” e “indicadores financieros”, son actividades que pueden desarrollarse de manera formal, a partir de la etapa “funcionamiento estable”. Por supuesto, toda empresa es única y dará un tratamiento particular y según sus necesidades a cada área funcional.
3. Hoja de ruta para gestionar mipymes
La gestión de las microempresas y pymes demanda atender necesidades específicas en cada etapa. Para avanzar es necesario enfocarse en aspectos claves de la etapa en que se encuentre la empresa.
Parte del fracaso de muchos empresarios está en que no saben en qué enfocarse. Llevados por la pasión, gastan recursos en cuestiones que podrían postergarse para una siguiente etapa. Por supuesto, fracasar no es “malo” si de ello se sacan aprendizajes. Pero si sabemos qué es lo idóneo en cada situación, lograremos avanzar aprovechando al máximo los recursos disponibles.
[Tweet “Todo fracaso, error o equivocación es una lección. Thomas Edison: ‘No fracasé, sólo descubrí 999 maneras de cómo no hacer una bombilla’. “]
Por ejemplo, estando en la etapa “puesta en marcha”, en la que aún no facturas pero sí tienes gastos, ¿dedicarías recursos a diseñar un plan de formación para colaboradores, que aún no has contratado? – Lo más probable es que no. Salvo que el inicio de operaciones así lo demande, claro está.
Estando en la puesta en marcha, lo común es que tengas múltiples actividades, antes de comenzar a ofertar el producto o servicio. Involucra la legalización y el papeleo, acondicionar el local, adquirir equipos…. También: buscar materia prima, contactar proveedores, etc.
No está libre de obstáculos; es un camino lleno de retos…
¡Todo depende del tipo de empresa…!
Es claro que todo depende del tipo de empresa y de las competencias del empresario. Si sabe organizar, si aplica buenas prácticas y evita el “caos” en extremo… todo será más fácil. Observe que la puesta en marcha será diferente para:
- empresas de fabricación;
- empresas de distribución;
- comercios o venta a consumidores finales; o
- para empresas de servicios profesionales.
En la etapa de funcionamiento regular, cuando le mipyme logra los primeros clientes, el empresario se centra en comprar, producir, vender, facturar y cobrar. Por lo que todo el esfuerzo se dedica a 3 áreas que comienzan a delinearse claramente:
- Producción y operaciones.
- Mercadeo y ventas.
- Contabilidad y finanzas.
La hoja de ruta la define el empresario
Veamos el caso de una empresa de ventas a consumidores finales (tipo B2C). Un ejemplo es la pyme Músik con K, dedicada a la comercialización de instrumentos musicales. En el siguiente artículo podrás conocer la experiencia de la ejecución de un plan para aumentar sus ventas: Músik con K: plan de acción para mejorar.
En su historia, un punto importante fue que Karen, dueña de Músik con K, tenía vínculos con el mundo musical. Karen estudió por un tiempo la idea de crear una microempresa para la venta de instrumentos, mientras verificaba la viabilidad del negocio. Y así se fijó una ruta.
Gestionar Fácil.
En este caso en particular, la ruta aproximada que siguió Karen fue la siguiente:
- Evaluación de la idea y definición del modelo de negocio.
- Estimación de costes e inversiones inicial en inventario.
- Creación legal de la empresa (figura jurídica o tipo de sociedad, papeleo…).
- Preparación del local y captación de un colaborador.
- Acuerdos con proveedores de instrumentos y con lutieres.
- Adquisición de instrumentos y accesorios (stock inicial).
- Apertura del local con publicidad tipo volanteo.
- Inicio de las ventas. Captación de primeros clientes.
- Monitoreo del funcionamiento de la empresa y del feedback de clientes.
¡Sí, esta es una simplificación de la ruta seguida por Karen! Pero en cualquier caso, todo esto fue acompañado de tareas en áreas como contabilidad y finanzas, operaciones y mercadeo.
Por supuesto, muchas de estas actividades se realizaron en paralelo. Sin embargo, los 9 pasos señalados fueron los ejecutados por Karen para alcanzar el funcionamiento regular. Es decir, para comenzar a facturar.
Como indica el artículo compartido sobre el plan de acción, después de 6 meses Karen se vio obligada a buscar otros “mercados”. Las ventas descendieron. Fue cuando tomó la iniciativa de atender el área de mercadeo… ¡Pero esa es otra historia!
¿Qué áreas funcionales empoderó Karen en funcionamiento regular?:
De las 12 áreas funcionales, Karen desarrolló las siguientes a un “nivel importante”, estando en la transición entre funcionamiento regular y estable:
- Dirección estratégica: revisó la misión, visión y valores de la empresa, para alinearse con el aprendizaje logrado sobre el negocio.
- Mercadeo y ventas:
- Mejoró de manera continua la relación con los clientes.
- Segmentó a los clientes para dirigir información a cada grupo.
- Desarrolló un nuevo servicio (formación musical para niños).
- Hizo más gestión en ventas y atendió a los clientes en posventa.
- Diseñó campañas para captar clientes, a través del aprendizaje musical.
- Producción y operaciones:
- Mejoró la gestión de proveedores e incluyó fabricantes artesanales o lutieres. Así creó un servicio de “instrumentos a la medida del cliente”.
- Manejó los inventarios de insumos y accesorios con mejor control en los stocks para no dejar dinero inmovilizado.
- Planificó el servicio de formación musical según la demanda.
- Contabilidad y finanzas:
- Karen llevó la contabilidad, el pago de impuestos y la facturación, desde el inicio de las operaciones. Sus competencias en este aspecto le permitieron prescindir de un colaborador – para esta actividad – en la etapa de funcionamiento regular.
- Gestión de la información:
- Todas las mejoras en la operación de la empresa se basaron en la gestión de la información y comunicación. Karen incorporó un software (tipo modelo SaaS) para organizar la empresa y tener todo bajo control.
Y en menor medida, ejecutó acciones puntuales en aspectos como la mejora continua de la calidad, la estructura organizacional, la toma de decisiones y el análisis del entorno.
Conclusiones
En toda organización, las 12 áreas identificadas se desarrollan en función de sus necesidades. Es típico que unas reciban más atención que otras según la etapa en que se encuentre la empresa. Algunas nunca se atienden, porque no son requeridas. O simplemente, porque el empresario y su equipo nunca se ponen como meta la etapa de funcionamiento óptimo.
El tipo de empresa (comercial, fábrica, distribuidora, servicios profesionales) determina en buena medida, qué áreas se desarrollan y en qué etapa. Además, un elemento sin duda clave, es el nivel de las competencias técnicas y sociales (duras y blandas) del empresario. Pues ello determina la organización, la asignación de prioridades, la habilidad para delegar y la toma de decisiones acertadas.
Por tal motivo, no hay recetas únicas, ni hojas de ruta precisas. Como lo hemos comentado en otros artículos, cada empresa es única. Todas tienen un contexto particular, con fuerzas internas y externas que compiten e influencian la organización.
Gestionar Fácil.
Pero sin duda, conocer las etapas y tener claridad sobre la evolución de las áreas funcionales, son puntos claves para definir una hoja de ruta que nos permita crear y gestionar empresas. Ya sea una micro, pequeña o mediana empresa.
¡Muchas gracias por leernos!
