En el artículo: tipos de empresarios: ¿con cuál te identificas más?, planteamos el caso de una fábrica de calzado y cómo evolucionó hasta la etapa de funcionamiento regular. En el contexto de esta fábrica, hablaremos de la administración de pymes en funcionamiento estable. De esta forma, damos continuidad al artículo referido. ¡Bienvenidos(as)!
En resumen, la historia de la fábrica es como sigue:
- Pedro Rodríguez, después de “pulir” su idea con el modelo Canvas, comenzó fabricando zapatos artesanales con 4 colaboradores.
- La producción comenzó en 40 pares por semana. Los vendió a tiendas muy bien ubicadas, con clientes exclusivos. Es decir, Pedro vendió su producto a otras empresas.
- Para llegar allí, primero fue un emprendedor; luego puso la empresa en marcha (creó la figura legal, buscó un local…). Luego comenzó a ofertar el producto a tiendas con un perfil específico.
- La actividad realizada en la empresa fue, básicamente, la de producir y vender. Además de las tareas necesarias de orden administrativo.
De esta manera, la fábrica de Pedro alcanzó la etapa que denominamos funcionamiento regular:
Toda empresa inicia con una idea… (Etapas de una empresa)[/caption]
La administración y la gestión de la microempresa resultó fácil, porque se trató de actividades como:
- comprar insumos y materia prima;
- fabricar, embalar y despachar;
- facturar la venta a su cliente;
- además, pagar la nómina; y
- gestionar aspectos contables y de impuestos.
Como todo marchó bien, sus clientes le hicieron pedidos cada vez más grandes. Además, aparecieron prospectos interesados en su producto.
Por tal razón, Pedro buscó socios e invirtió en maquinaria y equipos.
Luego de unos meses, pasó a tener más empleados y una organización más compleja, tanto en fábrica como en el área de apoyo administrativo.
De emprendedor a empresario pyme
Pedro pasó de emprendedor a microempresario, y luego a empresario pyme (pequeña empresa) en 2 años. La empresa, a su vez, fue pasando por varias etapas:
- La idea (Pedro, emprendedor)
- Funcionamiento regular (Pedro, microempresario)
- Funcionamiento estable (Pedro, empresario pyme)
En este sentido, Pedro fue adquiriendo competencias en la administración de pymes. Antes de emprender, siempre estuvo bajo una relación de dependencia, con poca experiencia en supervisión de personal. Ahora estaba en el “otro lado del campo”, en el lado del empresario.
En fin, la fábrica de Pedro siguió creciendo por la calidad del producto y las buenas decisiones. Abrió tiendas propias y comenzó a vender, no solo a sus clientes originales (empresas), sino a consumidores finales.
Fue así como en pocos años, la organización pasó por el funcionamiento estable, hasta llegar a la etapa funcionamiento óptimo. Ya la empresa de Pedro era una empresa mediana.
Administración de pymes en funcionamiento estable
Como hemos comentado en varios post, la actividad “administración” la asociamos a tareas cotidianas, necesarias para la operación de la empresa.
Mientras que la actividad “gestión”, la asociamos al proceso de toma de decisiones. Decisiones que pueden ser estructuradas o no, pero que en definitiva, son acciones para decidir qué camino seguir en determinadas circunstancias.
Cuando la organización de actividades crece en complejidad por la cantidad de tareas que se deben coordinar, la administración de pymes demanda atención. Esta administración implica múltiples actividades y tareas en las áreas funcionales.
Como microempresario, estando la empresa en la etapa “funcionamiento regular”, Pedro desarrolló ciertas áreas funcionales. Algunas, por la obligatoriedad que implica una figura legal; otras, por su empeño en lograr un producto de calidad y crecer en ventas.
En resumen, las áreas funcionales que comenzó a desarrollar, estando en “funcionamiento regular”, las resumimos a continuación.
Áreas funcionales en “funcionamiento regular”
Área de finanzas
Involucra tareas obligatorias para el funcionamiento de la empresa. Entre ellas, el registro contable, la facturación, pago a proveedores y el control y pago de impuestos.
Área de producción y operaciones
La microempresa fabrica el calzado con un proceso semi-manual, que involucra varias etapas. Incluye la gestión básica de inventarios de materias primas y producto terminado.
En este caso, la realización del producto involucró:
- Diseño de zapatos
- Ajuste y “patronaje” de zapatos
- Sección de cortado
- Aparado de zapatos (dar forma al diseño)
- Preparación antes del montaje
- Montado de zapatos
- Pegado de zapatos
- Sección de terminado del zapato
- Sección de embalaje y almacén del producto
Área de mercadeo y ventas
Mientras estuvo en la fase de microempresa, las acciones realizadas por Pedro en este punto fueron principalmente:
- La relación con clientes: atención y aseguramiento de su satisfacción. Creación de un vínculo de fidelidad.
- La fijación del precio del producto, con base en los costes identificados.
- Una gestión básica de ventas, realizada por el microempresario.
- La distribución del producto, que se basó en el envío de los pedidos de los clientes (B2B o business-to-business).
Área de talento humano
En este punto, la actividad fue solo el pago de nómina y beneficios. Con relación a la capacitación, el propio microempresario asumió la formación, en el ámbito del proceso productivo.
Una de las áreas más desarrolladas en la etapa funcionamiento regular, fue la gestión de la calidad…
Área de gestión de la calidad
Las competencias técnicas del microempresario le permitieron tomar acciones para asegurar la calidad del producto. Por ejemplo:
- Selección de un grupo de proveedores de insumos, evaluados con base en la calidad ofertada. El énfasis principal fue en la calidad de las pieles.
- Punto de revisión de las partes y piezas antes del montado del zapato.
- Control de calidad del producto terminado, mediante la observación directa. Devolución del producto y toma de nota de tipo de defecto encontrado, para mejorar el proceso productivo.
- Embalaje manual, siguiendo un instructivo para asegurar la protección del producto.
Estas y otras acciones fueron aplicadas por Pedro para mejorar la calidad del producto, asegurando en este sentido, la fidelidad del cliente.
Por supuesto, otras actividades fueron desarrolladas para mantener la empresa en funcionamiento regular. Cuando Pedro logró aumentar los ingresos por el crecimiento de las ventas, incorporó más equipos, maquinaria y trabajadores calificados.
Todo esto conllevó a más complejidad. Pues no solo se trata de una mayor producción, sino también de un aumento en tareas propias de la administración de pymes. Esto colocó a la fábrica de zapatos en la siguiente etapa: funcionamiento estable.
Áreas funcionales en “funcionamiento estable”
Recordemos las 12 áreas funcionales que forman parte del modelo que proponemos. Tomaremos prestada la imagen que utiliza la microempresa Músik con K para tenerlas presente.
Aparte de desarrollar aún más las áreas funcionales indicadas arriba, Pedro incorporó con un nivel de capacidad medio, las siguientes:
- Dirección estratégica, que involucra:
- misión de la empresa, la razón de ser;
- nivel de socialización de la misión;
- especificación de los objetivos estratégicos;
- consistencia entre objetivos y estructura de la empresa.
- Gestión de la información. En esta área se centró en 2 aspectos: la información propiamente dicha y la comunicación. Con relación a la información, manejó las fuentes, el procesamiento, el uso y la eficacia de la información en la empresa. En cuanto a la comunicación, aseguró la velocidad y fluidez, la cobertura y la eficiencia.
- Liderazgo y toma de decisiones. En esta área se centró en el estilo del liderazgo y en las herramientas para la gestión y toma de decisiones.
- Estructura organizacional. Hay 2 aspectos que involucró para esta área. La organización del trabajo (sistema de actividades) y el poder de decisión (delegar en colaboradores). Organizar es una tarea compleja cuando la empresa ha crecido. Los que crecen organizados tienen más control al delegar y menos caos.
Todas estas áreas fueron desarrolladas cuando Pedro delegó las tareas y actividades básicas de la empresa, propias de la administración de pymes.
Pero, si bien todas son importantes, hay un área que constituye la columna vertebral de la organización: la gestión de la información.
Para conocer por qué afirmamos lo anterior, te recomendamos este artículo: Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable.
Comentarios finales sobre la administración de pymes
En conclusión, la experiencia de Pedro nos permite ver el ejemplo de un microempresario, que desarrolla las áreas funcionales para crecer en ventas.
Este desarrollo va ligado a la capacidad de la empresa de contratar colaboradores. Además de las competencias del empresario para delegar funciones. Solo así, la empresa podrá alcanzar el funcionamiento estable.
En tal sentido, la administración de pymes en funcionamiento estable implica para el empresario:
- Delegar las tareas en que la toma de decisiones no tiene un componente esencial. Estas son principalmente las tareas de apoyo. Involucra el área de finanzas, producción y operaciones, gestión de la calidad, mercadeo y ventas. Aunque, por supuesto, siempre implica ceder parte del poder de decisión, pues de otra forma, la eficiencia se vería afectada.
- Tomar el control de la toma de decisiones en función de la dirección estratégica, la estructura organizacional y la gestión de la información. Esto es, dedicarse a la gestión de la pyme.
El avance de la fábrica tuvo apoyo, además, con la aplicación de los componentes del índice IDEAL.
