Plan de transformación digital para pymes. ¿Ya tienes uno?

Es poca la gente, en la actualidad, que no ha asumido “hábitos de consumo” digitales. Los niños y jóvenes estudian y juegan de forma digital; muchas de nuestras relaciones personales se apoyan en tecnología. Es decir, la transformación digital ha llegado para quedarse. Las empresas no escapan a este hecho. Por ello, en esta entrega hablaremos de algunos pasos para crear un plan de transformación digital para pymes. ¡Bienvenidos!

Es claro que las TIC ya forman parte, desde hace años, de nuestro mundo digital; pero con tener modernas y potentes herramientas tecnológicas no basta. La transformación digital en las empresas es uno de los principales focos de actuación para la mayoría de los gestores hoy día. Ya sean microempresarios, pequeños, medianos o grandes empresarios.

Pero antes de hablar de un plan de plan de transformación digital, recordemos qué es la transformación digital:

• La transformación digital es el proceso a través del cual una empresa incorpora nuevas tecnologías y procesos digitales a su sistema de actividades.
• El objetivo de este proceso es evolucionar la empresa para que sea más eficiente y que se adapte a su entorno.
• Para muchos, un plan de transformación digital acaba siendo una reorganización completa del negocio. Lo que “afecta” tanto al procesamiento de los datos o los sistemas como al equipo de trabajo.

¿Qué no es la transformación digital?

En un artículo anterior sobre este tema, señalamos qué no es la transformación digital, para contrastar con su definición:

• no es adoptar una aplicación CRM,
• tampoco es marketing digital ni una tienda online,
• no es abrir cuentas corporativas en todas las redes sociales,
• ni es obligar a los empleados a estar más presentes en las redes,
• no es “informatizar” los procesos de la empresa,
• no es comenzar a digitalizar todos los documentos en papel.

La transformación digital tiene que ver con el valor de los servicios, la mejora del modelo de negocio, la innovación y la diferenciación.

Ante el nuevo paradigma del mercado, acercarse a la inmediatez, la hipersegmentación, la omnicanalidad y la personalización no es algo optativo. Para ello necesitas un plan de transformación digital. Son muchas las mipymes que deben dar este paso, para seguir siendo competitivas y avanzar en el camino del éxito.

La ejecución de un plan de transformación digital, supondrá involucrar a todas las áreas funcionales que haya desarrollado en tu empresa. Además de los socios – si existen – y todos los involucrados e interesados.

Plan de transformación digital para pymes. ¿Ya tienes uno?

Ante tanta información sobre digitalización en las empresas y nuevas tecnologías, no es raro que te estés preguntando ¿por dónde comienzo la transformación digital en mi empresa?

Es aquí donde nos encontramos con uno de los puntos más importantes del proceso: conocer el nivel de “madurez” digital inicial, tanto de los colaboradores como de los clientes.

Además, tener detalles de la tecnología con la que trabajan. Esto lo podemos hacer mediante un test o diagnóstico, de lo que hablaremos en otra entrega.

Un enfoque que nos puede ayudar a entender cómo llevar a cabo el plan de transformación digital, es mirarlo desde 3 perspectivas:

1. Ser conscientes de que el objetivo final será mejorar la experiencia de cliente. Lo que implica, mejorar nuestra capacidad de comunicación con ellos. Además de buscar la eficiencia, rapidez, personalización y disponibilidad que nos demanda.
2. Entender que la transformación digital en las mipymes no es comprar nuevos equipos o instalar el software de moda. La tecnología es un medio y no un fin. Lo importante es involucrar a las personas que conforman la organización. En muchos casos, implica sacarlos de la zona de confort para aumentar el valor del trabajo.
3. Planificar de forma precisa y crear un calendario del “digital journey” del proceso de transformación digital. En este punto, es probable que requieras apoyo y asesoría sobre las etapas y “puntos de dolor” en los que centrar tus esfuerzos.

Como señalamos antes, lo razonable es comenzar con una auditoria de madurez digital. Esta dará información para diseñar la ruta de transformación.

Pasos

Algunos de los pasos que puedes incluir en tu plan de transformación digital te los presentamos a continuación:

1. Plan de transformación digital: Incluir la transformación digital como parte de la estrategia global

Como ya sabes, la transformación digital va más allá de incorporar equipos y automatizar procesos. Es un cambio que afecta a la cultura de toda la organización. Por ello es importante que esta evolución forme parte de la estrategia global del negocio.

El empresario y los socios deben estar comprometidos; además de asegurar la gestión de la resistencia al cambio. Todo el equipo debe conocer el plan para evitar suposiciones y la desconfianza que puede acarrear en los colaboradores.

2. Analizar las opciones de herramientas

La elección de herramientas pasa por tener muy claro el contexto de la empresa y su forma de organización. Es obvio que el resultado del diagnóstico del nivel de “madurez” digital en un factor que debes tomar en cuenta a la hora de elegir herramientas.

Nuestra recomendación es incorporar aplicaciones que integren todas las áreas funcionales objeto de cambio o de transformación digital. Un software o aplicación implica cambio de prácticas por parte de cada colaborador. Es por esto que el paso 3 es clave.

3. Plan de transformación digital: Formación como pilar para el éxito de la transformación digital

Al medir la madurez digital de tus colaboradores podrás verificar que no todos ellos se pueden enfrentar de la misma manera, al cambio digital.

No supondrá la misma adaptación una persona con un alto nivel técnico en informática y manejo herramientas en la nube, a otra que utilice el ordenador solo para tareas básicas. Por ello es clave empoderar a todos los empleados en conocimiento tecnológicos.

En el plan de transformación digital incluye un calendario de formación específico para cada área, en función de los procesos que se tengan previsto automatizar y de las competencias técnicas de cada colaborador.

En este punto, no olvides que dentro del equipo puede estar parte de la solución para esta formación.

4. Focalizar las primeras fases en las áreas estratégicas

Cuando nos enfrentamos a un proceso de transformación digital, puede ocurrir que sean muchos los procesos y muchas las mejoras a realizar, para lograr el éxito. Y como es lógico, no podemos hacerlo todo sin priorizar o establecer fases.

En tal sentido, lo que recomendamos es definir fases para la implantación digital. En lo posible, dar prioridad a aquellas áreas que requieren de una transformación con mayor urgencia, según el impacto en la organización. Esto, además, siempre debe tener en cuenta que un plan de transformación digital es para mejorar la comunicación y la experiencia de cliente.

5. Plan de transformación digital: Mejorar la eficiencia con tecnología sencilla

La eficiencia no es sinónimo de uso de software complejo. Un índice de eficiencia empresarial elevado puede lograrse con herramientas fáciles de implantar. Y que además, no demanden formación de muchas horas, pues esto fortalece la resistencia al cambio.

Es por ello que debemos trabajar con proveedores que te faciliten el día a día, con herramientas que brinden agilidad. Recuerda que estas tecnologías estarán presentes todos los días en el puesto de trabajo de cada colaborador; y cuanto más sencilla y personalizada sean, más productiva será la administración y gestión.

6. Aplicar formas organizativas más colaborativas

Una alternativa interesante es aplicar una organización más horizontal, en cuanto a relación entre puestos de trabajo. Con ello, puedes potenciar el trabajo en equipo.

La transformación digital impulsa el trabajo colaborativo, ya que pone a disposición de los colaboradores tecnologías que permiten superar la barrera espacio temporal y las limitaciones de conexión, entre otros obstáculos. En tal sentido, puede aprovechar tu plan de transformación digital, para evolucionar y comenzar a trabajar en equipo.

7. Plan de transformación digital: Mejorar en forma continua tras la implantación

El mundo evoluciona de forma rápida debido a la globalización y a la tecnología, exigiéndonos adaptación. Lo que aplica también para las empresas. Pero esta adaptación no para, es continua. En tal sentido, la digitalización nos obliga a mantenernos siempre alerta.

Una forma de mantener esa capacidad de cambio es implantar en la cultura organizacional la mejora continua. Además, es conveniente repasar de forma periódica nuestros procesos para seguir buscando mejoras que hagan nuestro quehacer aún más eficiente.

8. Tus proveedores también tienen que adaptarse

Es muy claro que ninguna empresa “viaja sola”. Toda empresa, como sistema que es, interactúa con su medio ambiente que incluye clientes, prospectos, proveedores y muchos otros entes.

Por tal motivo debes tener en cuenta que, para que funcione el plan de transformación digital, hay que involucrar, en muchos casos, a los proveedores. Con ellos puedes compartir información de tus propias aplicaciones para agilizar los procesos, por ejemplo. En general:

• Si tienes un e-commerce, es clave que ofrezcas productos de calidad, un buen servicio a la vez que un envío en tiempo y forma, para que la experiencia de compra del cliente sea buena.
• Si alguno de tus proveedores no puede adaptarse a tus nuevos procesos, es posible que tengas que cambiar de proveedor, antes que plantearte detener tu transformación digital.

La transformación digital no es una moda

No hay que convencer a nadie de que la transformación digital no es una moda, sino una necesidad. Es probable que aún no la requiramos del todo, pero sin duda, el momento llegará. Su aplicación será más o menos urgente según el tipo de empresa y el contexto en que se encuentre.

En Gestionar Fácil creemos en la importancia que tiene para una mipyme subirse al tren de la transformación digital.

Con esto evitará quedar relegada en el mercado; por lo que te animamos a acometer un proyecto de esta naturaleza, con el que puedas mejorar tus resultados y avanzar por las etapas de la empresa, en el camino del éxito.

¡Muchas gracias por leernos! Hasta pronto.