Áreas de la empresa.- Cuando un empresario está en la etapa de la puesta en marcha de su pyme, tiene muchas tareas por hacer. Por ello, es poco probable que esté pensando en detalles sobre los “departamentos” que necesita para operar.
Por supuesto, esto depende del tipo de empresa y de las competencias del empresario. En cualquier caso, en toda organización se desarrollan, ya sea en forma deliberada o no, ciertas áreas funcionales. De este importante tema nos ocupamos hoy. ¡Bienvenidos!
Nos centramos en particular, en el caso de las mipymes. Término utilizado para agrupar a la microempresa, junto con las pequeñas y medianas empresas.
Como sabes, el criterio principal para esta clasificación es el número de empleados:
- Microempresa: hasta 10 empleados
- Pequeña empresa: hasta 50 empleados
- Mediana empresa: hasta 250 empleados
Son mipymes que por su tamaño y volumen de facturación – reducido en comparación con las grandes compañías – deben prestar especial atención a las áreas de la empresa, para lograr el éxito.
¿Cuáles son las áreas de la empresa? En el caso de una mipyme en funcionamiento óptimo, es muy probable conseguir 12 áreas.
Hablamos de que es probable, porque hay áreas que definimos en este modelo, que no siempre aparecen. Al menos, no en forma explícita. Un ejemplo es el área “gestión de la innovación”.
Modelo: 12 áreas de la empresa
Las 12 áreas de la empresa, a las que nos hemos referido en otros artículos de este blog, son las siguientes:
- Dirección estratégica
- Liderazgo y toma de decisiones
- Análisis del entorno
- Mercadeo y ventas
- Producción y operaciones
- Normas ambientales y riesgo laboral
- Contabilidad y Finanzas
- Talento humano
- Gestión de la información
- Estructura organizacional
- Gestión de la calidad
- Gestión de la innovación
Aun cuando el empresario no tenga en mente estas áreas, más temprano que tarde tendrá la preocupación de “organizar” su actividad por áreas. En muchos casos, desde el momento de iniciar sus operaciones.
Esta necesidad de organizar lo llevará a crear áreas funcionales, que tendrán una denominación igual o similar a las señaladas. Es claro que la conformación es progresiva. Las primeras que aparecen son, por ejemplo: contabilidad y finanzas; producción y operaciones; mercadeo y ventas.
La capacidad de las áreas dependerá de que tan bien se hagan las cosas. Cabe destacar que en el mundo empresarial, todos los que logran una empresa exitosa, aplican la mejora continua. Esto es, gestionan para tener una “empresa madura”.
¿Qué es una empresa madura?
Una empresa madura es una empresa exitosa que se caracteriza por:
- Tener una organización que no deja de mejorar.
- Sus clientes son fieles porque tiene capacidad de dar respuestas a sus exigencias.
- Está en constante cambio para asegurar su sostenibilidad.
- El empresario o los socios permanecen fuera de su zona de confort.
- Tienen un índice elevado de eficiencia empresarial.
Una característica del empresario exitoso es que mantiene el “foco”. Sabe que todo lo que no se haga bien generará consecuencias negativas para la empresa. De una u otra forma.
La mejora continua de las áreas de la empresa debe aplicarse desde siempre. No se trata de contratar especialistas para aplicar modelos de calidad. Se trata de crear una actitud: la de hacer las cosas bien. Detectar errores, corregir, aplicar, observar. Es algo que lo podemos hacer desde el primer día, ¿cierto?
Tipos de empresas (mipymes)
Antes de comentar sobre las áreas de la empresa, haremos referencia a 4 tipos de mipymes que utilizamos para compartir experiencias:
- Venta al por menor de productos y servicios
- Servicios profesionales
- Empresas de fabricación
- Empresas de distribución y venta (B2B)
Como sabes, el desarrollo de toda empresa está sujeto a muy diversos factores. Hemos señalado, por ejemplo, las competencias del empresario y su experiencia. También el tipo de empresa y el contexto en que se presenta.
Otros factores que pueden influir son externos a la empresa, como las leyes o normativas que regulan su operación.
Un ejemplo de normativa legal es la relacionada con la prevención de riesgos laborales, condiciones y medio ambiente de trabajo. Estas son aplicadas en muchos países, con carácter obligatorio. Su incumplimiento da lugar a sanciones.
Las empresas sujetas a tales normas tendrán que atender sus requisitos. Esto implica que el área “Normas ambientales y riesgo laboral”, será desarrollada desde el inicio de las operaciones.
Si no existieran normas en tal sentido, probablemente el empresario no prestaría atención a esta área funcional en las primeras etapas.
¿Cuáles son las áreas de la empresa, necesarias para crecer?
Hay 6 áreas en particular que, según nuestra experiencia, son las que debemos ir desarrollando desde las primeras etapas. Inclusive, desde que estamos en la etapa de la Idea, definiendo el modelo de negocio. Las 6 áreas son:
- Dirección estratégica
- Mercadeo y ventas
- Producción y operaciones
- Contabilidad y Finanzas
- Talento humano
- Gestión de la información
1. Área: Dirección Estratégica
Dirección Estratégica abarca un número importante de actividades. Parte de estas están relacionadas con la validación de la idea de negocio, que debemos realizar en la etapa de la idea.
En tal sentido, una de las primeras tareas es crear un modelo de negocio, utilizando alguna herramienta. Por ejemplo, el Lienzo Canvas propuesto inicialmente por A. Osterwalder.
El área Dirección Estratégica implica muchas otras actividades que el empresario irá desarrollando en las siguientes etapas de la empresa.
En cualquier caso, una tarea esencial que debemos abordar es el desarrollo del modelo del negocio, para visualizar aspectos como: clientes, canales, actividades principales, propuesta de valor, ingresos, costos, socios y recursos.
Y esto debemos hacerlo como parte de la Etapa de la Idea. Validar la idea es clave, salvo que se trate de un modelo suficientemente conocido y validado. Algunos expertos recomiendan que luego, en otras etapas, regresemos al lienzo canvas para evaluar la evolución del modelo y re-enfocar el esfuerzo.
2. Área: Contabilidad y Finanzas
Una de las áreas de la empresa que necesitas desarrollar es la encargada de la contabilidad y las finanzas. Desde el inicio de las operaciones, es obligatorio que lleves un registro contable.
Es clave que tengas en cuenta todos los movimientos de dinero y de bienes. Si tienes contabilizado todo lo que afecta el patrimonio, tendrás el control y conocerás la rentabilidad real que vayas logrando.
En esta área, involucramos 5 subáreas, que son:
- Registros Contables
- Facturación
- Tributos – Impuestos
- Análisis de costes
- Indicadores financieros
Una empresa que alcance la etapa de funcionamiento regular debe realizar 3 actividades: registros contables, facturación e impuestos.
Lo típico es que el análisis de costes y el cálculo de indicadores financieros sean atendidos en las etapas siguientes. Pero, como siempre, depende del tipo de empresa y de la disciplina del empresario.
3. Área: Talento Humano
En muchos casos no se pone demasiada atención al área de talento humano en las mipymes. Es común que se dé por hecho que basta con que el colaborador esté en su puesto de trabajo para que todo vaya bien. ¿Pero, es así?
Cuando la empresa tiene unos pocos empleados, el contacto con el empresario es constante, a diario.
Pero en la medida en que la empresa crece y contrata nuevos colaboradores, las cosas cambian. El empresario debe delegar, nombrar responsables en las áreas de la empresa y gestionar el talento humano para lograr su máximo rendimiento.
Para esta área, el modelo contempla 5 subáreas:
- Incentivos y beneficios
- Capacitación y formación
- Evaluación del desempeño
- Políticas de gestión del talento humano
- Clima organizacional y motivación
Es claro que el desarrollo de las subáreas es progresivo, durante el paso por las etapas. Así, una empresa en funcionamiento óptimo debería tener todas estas actividades desarrolladas en su totalidad.
4. Área clave: Mercadeo y Ventas
Otra área clave en el desarrollo del negocio es la de mercadeo y ventas. Es cierto que para atender a los primeros clientes no necesitas una “organización” para esta área. Sin embargo, para crecer de manera constante en ventas, su atención es una condición necesaria.
¿Qué subáreas implica mercado y ventas? ¿Qué nos sugiere atender? Algunas son las siguientes:
- Atención, creación de relaciones y satisfacción del cliente.
- Distinción de segmentos y definición de los principales clientes.
- Creación de planes para el desarrollo o mejora de los productos y servicios.
- Fijación de precios con base en variables claves.
- Valoración y capacitación de la fuerza de venta.
- Diseño y creación de canales para la distribución.
4. Área: Producción y Operaciones
Esta área está ligada, claro está, a los procesos de la realización del producto o servicio:
- Si tienes una fábrica de zapatos, implica las etapas, desde la compra de materia prima, pasando por el diseño, hasta el embalaje final del producto.
- Si prestas un servicio de hospedaje, por ejemplo, tendrás unas fases para la ejecución del servicio al cliente.
En muchos casos, es una de las áreas que más atención necesita desde antes de la puesta en marcha de la empresa. Producción y operaciones contempla las siguientes subáreas:
- Gestión de proveedores.
- Manejo de inventarios de materia prima y producto terminado.
- Planificación de la producción.
- Nivel tecnológico de equipos y maquinaria.
- Control de calidad del producto o servicio.
6. Área: Gestión de la Información
Aunque es un área clave, esta no se maneja en forma explícita. El empresario suele buscar apoyo para gestionar la información de cada área.
Por ejemplo, incorpora un software para la contabilidad, otro para gestionar las ventas… y así, resuelve las necesidades de información que tenga.
Nuestra recomendación es: ¡nunca hagas eso! En la actualidad existen aplicaciones bajo el modelo SaaS que te facilitarán gestionar la información desde el primer día, con muchas ventajas. Y lo mejor, a un coste muy bajo.
Al respecto hay 2 tareas necesarias: una, elegir una plataforma de aplicaciones; dos, ejecutar un plan de acción para implementar el área.
Respecto a la primera tarea, te recomendamos probar la plataforma de aplicaciones Platzilla:
Con relación a la segunda tarea, lo ideal es ejecutar un plan de acción, como el siguiente:
- Identificar las fuentes de información
- Registrar y procesar la información
- Desarrollar la capacidad de análisis (formar y capacitar)
- Utilizar la información, de manera particular, en el proceso de toma de decisiones
- Coordinar de manera eficaz la información y hacerla llegar a los interesados
Para conocer más sobre gestión de la información, haz clic en este enlace: “gestión de la información y comunicación”.
Conclusión
Si no quieres encontrarte en una situación de caos respecto a las actividades para llevar adelante tu empresa, atiende sus áreas funcionales. Nos referimos a atender su conformación y gestión.
Aun cuando tengas pocos colaboradores, lo ideal es designar responsables por áreas. Y aunque solo contemplen tareas básicas, mantenga la disciplina. Esto facilitará el crecimiento con control.
¿Qué áreas debes desarrollar primero? Como empresario deberás tener claro qué necesitas para avanzar y crecer. Debes pensar en qué poner el foco según la etapa. En cualquier caso, lo que sí debes evitar es crecer sin orden, por cuanto perderás esfuerzo, tiempo y oportunidades.
Sobre esto te dejo una lectura que te parecerá interesante. Una metáfora relacionada con el juego Tetris. ¿Lo has jugado?
Hasta la próxima entrega.
