Un tema que despierta mucho interés en empresarios mipymes, es el de las finanzas. Por tal razón, el propósito de esta entrega es introducir al lector en el mismo, con un enfoque del tipo “finanzas para no financieros”.
Sin duda es un tema clave, en particular en micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes), que transitan las primeras etapas y en las que difícilmente habrá un experto en la materia.
En tal sentido, en esta entrega te daremos 7 consejos financieros, pero explicados para no financieros:
- Apégate a un plan presupuestario.
- Conoce tu sector empresarial.
- Mantenga las cuentas claras.
- Mantenga un registro contable de calidad.
- Sigue un calendario y respete los plazos.
- Planifica el retiro de ganancias.
- Mantén una reserva de efectivo.
Partimos de la premisa de que un correcto manejo del dinero en la empresa, es uno de los requisitos clave para alcanzar el éxito.
De allí la importancia de aprender a manejar las finanzas en tu empresa.
Si ya estás al frente de una mipyme, sabes que una empresa exitosa no solo consiste en vender y tener clientes fieles. Hay cierto tipo de decisiones importantes, relacionadas con las finanzas y el manejo del dinero.
Con el propósito de que hagas un buen uso de tus recursos, te compartimos 7 consejos que te ayudarán a administrar tu empresa correctamente, para así, mantener tus finanzas sanas.
Finanzas para no financieros, para empresarios mipymes
Lo primero que queremos comentarte es que nunca puedes gastar más de lo que realmente puedes pagar.
Un problema crítico en algunas mipymes es que gastan más de lo que logran por ventas.
Esto nos puede llevar, por ejemplo, a recurrir a algún tipo de deuda para cubrir el exceso de gastos. Y si no está bien justificado, es un mal síntoma sobre la salud financiera de la empresa.
Pero antes de seguir con esta lectura, ¿cómo están los gastos en tu empresa? ¿Llevas control de los ingresos versus los gastos? ¿Qué te dicen los informes financieros?
Así que una primera recomendación, antes de comentar los 7 consejos prometidos, es que debes mantener los gastos según la capacidad real de pago.
En tal sentido, es importante no excederse en el financiamiento que ponga en riesgo la continuidad de la empresa.
Es por ello que sugerimos evitar gastos no pertinentes para la etapa en que esté la empresa. Y de ser necesario, debes hacerlos bajo un plan y con el control apropiado para que no aparezcan malas sorpresas.
Consejo #1: apégate a un plan presupuestario
Tener un presupuesto de gastos te guiará en el proceso de la toma de decisiones.
Esto es importante, por ejemplo, si tu empresa está haciendo uso de algún crédito.
Lo esperado es que sigas el plan presupuestario. Y que lo mantengas actualizado de acuerdo con tus necesidades y el “momento económico” que vaya viviendo la empresa.
Con un plan presupuestario, muestras cómo quieres distribuir el gasto y la inversión en un periodo concreto.
Si lo deseas, puedes incluir una estrategia competitiva centrada en el presupuesto, para administrar el gasto y los ajustes en el plan.
Operar la pyme con un plan presupuestario puede ser esencial a partir de la etapa funcionamiento estable.
El plan presupuestario expresa cuantitativamente, en términos monetarios, las metas, políticas y planes, para la empresa y sus áreas.
Debe basarse en estimaciones precisas, derivándose objetivos alcanzables para cada área de la empresa.
Hay indicadores externos que te pueden ayudar a proyectar el comportamiento del dinero, como los intereses, la inflación y el tipo de cambio.
Por ejemplo: los precios y el coste de la materia prima se modifican por estos indicadores. Es claro que el impacto será mayor o menor, según el tipo de producto o servicio que proveas a tus clientes.
El seguimiento del plan presupuestario y del flujo de dinero es una tarea del área funcional que denominamos contabilidad y finanzas.
El análisis del entorno es importante cuando estos indicadores no son estables o presentan “picos” que puedan impactar las finanzas.
Mantener proyecciones puede ser una buena estrategia para facilitar la toma de decisiones.
Consejo #2: conoce tu sector empresarial
Para mantener las cuentas claras, hay que saber “dónde le aprieta el zapato” a la empresa.
Por tal motivo, en la gestión de tu empresa debes incluir el análisis de datos sobre el sector en el que operas.
Por supuesto, se trata de una actividad que, para hacerla de manera formal, necesita tiempo y recursos. Sin embargo, siempre hay datos sobre el sector. Es cuestión de buscar con empeño.
Por ejemplo, investiga cuánto bajaron las ventas en tu actividad en épocas de crisis. Indaga cuáles son los meses de menor y mayor venta.
Esta información te ayudará a tomar decisiones y a prever “problemas” con el flujo de caja.
Consejo #3: mantenga las cuentas claras (clave en “finanzas para no financieros”)
Lleva un registro diario de tus ingresos y gastos. Esto parece fácil, ¿cierto?
Una buena práctica es mantener un equilibrio entre las entradas y salidas de dinero. En particular, en las primeras etapas de la empresa.
Si tienes la opción, introduce el análisis de costes para saber dónde reducirlos sin afectar la realización del producto o servicio.
Por otro lado, cuida que no se gaste sin control, tal como lo señalamos antes.
En otras palabras, debes estar atento sobre la posibilidad de reducir costes, establecer prioridades o prescindir de aquellos que no sean necesarios para el desarrollo de la actividad.
Esta gestión es directamente proporcional al aumento de la rentabilidad.
Ese flujo de entradas y salidas puede ser una base para crear tu estrategia y ejecutar el presupuesto en forma “óptima”.
Esto te permite planear tus pagos y definir tu balance. Es decir, qué deudas hay en el corto plazo y con cuánto capital dispones para liquidarlas.
Cuando aplique, esta información es un buen “termómetro” para saber qué tipo de financiamiento necesitas para tu empresa.
Aumenta la rentabilidad de tu pyme con el análisis de costes, analizándolos por separado, tanto los costes fijos como los variables.
Consejo #4: mantenga un registro contable de calidad
El área funcional “contabilidad y finanzas” involucra el registro contable, como una subárea que debe atenderse con las mejores prácticas.
Esto te permitirá:
- Conocer y evaluar en qué áreas se invierte el dinero.
- Controlar la rentabilidad de la pyme.
- Tener un balance de los ingresos y gastos en torno a los productos o servicios que ofreces.
Para ello, debes apoyarte en un software de reportes financieros que asegure la calidad del registro de la información y permita obtener los informes de manera rápida y confiable.
Consejo #5: sigue un calendario y respete los plazos
Respete el plazo marcado para cubrir tus compromisos financieros. Compromisos como pagos de tarjetas de crédito, préstamos recibidos o pagos a proveedores.
Evita la tentación de las “buenas rachas”, en las que se tiende a gastar más de lo necesario. Ejecuta el presupuesto de gastos, tal como lo planteaste.
Una buena opción para cumplir con tus obligaciones de pago, ante una “emergencia”, es mantener una línea de crédito con tu banco.
Es claro que este tipo de créditos debe estar bien justificado. Y que debe estar respaldado con un plan para asegurar el cumplimento de los plazos de pago.
Consejo #6: planifica el retiro de ganancias
Define cuándo tomarás las ganancias que generan la actividad del negocio.
Puedes hacerlo, por ejemplo, cada año o según un periodo acordado en las políticas o los estatutos de la empresa.
También es importante, en el caso de que tu empresa deje más dinero de lo que esperabas en el lapso, tener planes de inversión, en función de los objetivos estratégicos.
De hecho, así como tienes un presupuesto de gastos, puedes elaborar un presupuesto de inversión.
En algunos países aplica el reparto de utilidades, que se refiere a la repartición de las ganancias en un período dado. Puede ser una obligación que tienen las empresas que cumplen ciertos criterios legales.
Consejo #7: para los imprevistos, mantén una reserva de efectivo
¿De qué cantidad hablamos para la reserva de efectivo?
Dependerá de unas cuantas variables. En todo caso, las puedes estimar en función del equivalente a 2 o 3 meses de gastos de operación.
Debes tomar en cuenta la capacidad de respuesta de tus proveedores y las condiciones de pago que te exigen.
Lo ideal es tener plazos acordados para las cuentas por pagar, razón por lo que la gestión de proveedores es una actividad esencial.
También puedes tener a la vista otros activos que puedan generar liquidez en un plazo de días o semanas. Y en última instancia, la capacidad de obtener préstamos como capital de trabajo.
Conclusión sobre «finanzas para no financieros»:
Cuando tu empresa alcance la etapa de funcionamiento óptimo, contarás con el área funcional “contabilidad y finanzas”, en un nivel de madurez alto.
En tal caso tendrás colaboradores que se encarguen de todos los detalles de las finanzas, mientras tú, como empresario, estarás gestionando en otras tareas estratégicas.
Pero antes de llegar allí, debes involucrarte en el manejo del dinero. Necesitas administrar los ingresos, los gastos, el análisis para reducir los costes… además del control financiero.
Es decir, debes estar atento al análisis de los resultados reales de la empresa. Y por ello, debes aprender «finanzas para no financieros», desde la práctica o apoyado en algún programa que aclare los conceptos clave.
En fin, en lo comentado en esta entrega hay algunas razones por las que necesitas conocimientos básicos en el área de finanzas. Comprender que esto es así y su importancia, es un primer paso.
Y no solo se trata de seguir los 7 consejos señalados, sino de aprender a interpretar los informes que te entregará el responsable de la contabilidad. Es básico para la toma de decisiones.
Aprender haciendo también nos lleva a conocer y a lograr conocimientos imprescindibles para desarrollar “habilidades financieras”.
Finalmente, un punto importante sobre lo que debes aprender más, es el relacionado con los indicadores financieros.
Interpretarlos de manera correcta será fundamental para que tu empresa siga la ruta del éxito. Es parte de la caja de herramientas de un empresario mipyme exitoso.
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¿Cómo confiar en los “concejos” de este artículo sin dejar de notar su ortografía?
Hola Lana, perdona, se me paso 🙁 ya se ha corregido