¿Te suenan muy técnicos los temas de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva? En efecto, son temas de los que no se habla todos los días en las pymes. Al menos, en empresas que apenas transitan por sus primeras etapas.
Sin embargo, son temas muy interesantes, por lo que creemos importante abordarlos aquí. Y lo haremos de una forma sencilla, fácil de entender. ¡Bienvenidos!
Aplicar algunas prácticas en esta materia, aunque no de manera rigurosa, aportará mucho a tu pyme. Por ello nos proponemos describir el denominado ciclo de vigilancia tecnológica.
Si bien es muy probable que no tengas recursos para esta área, conocer este ciclo es necesario para aplicarlo tanto como se pueda.
Una de las amenazas que puede afectar a una empresa, hoy día, es la relacionada con los cambios tecnológicos.
Entendiendo la tecnología como el conjunto de conocimientos e información propios de una actividad, utilizados de forma sistemática para diseñar, desarrollar y comercializar bienes o servicios.
Los cambios en la tecnología pueden suponer, según el sector, una pérdida de competitividad. Por ejemplo:
- Cambios que impliquen nuevos procesos de producción, con impacto significativo en la estructura de costes. Haciéndonos perder capacidad competitiva.
- También pueden dar lugar a productos sustitutos. Nuevos productos y servicios con características más avanzadas, que nos quiten clientes. O productos con pequeños cambios, claves para mejorar su satisfacción.
- Puede ocurrir, además, que modifiquen el modelo del negocio. Lo que podría complicar la posición competitiva, aunque no varíen los procesos ni productos.
Área funcional: análisis del entorno
Si ya conoces nuestro modelo de 12 áreas funcionales, que pueden estar presentes en empresas con alto nivel de madurez, sabrás que el análisis del entorno es una de ellas.
Para esta área en particular, se definen 4 subáreas:
- Conocimiento de normativa que influye en la empresa.
- Comprensión del sector al que pertenece la empresa.
- Alianzas estratégicas.
- Vigilancia tecnológica.
Como puedes ver, “vigilancia tecnológica” se toma como una de las subáreas, dada su importancia en el mundo actual.
Si bien, no esperamos que una empresa en sus primeras etapas tenga un nivel de madurez alto, aplicar prácticas básicas es posible. Nos referimos a prácticas básicas en vigilancia tecnológica.
Vigilancia tecnológica: ¿qué aporta a las pymes?
Todo lo señalado nos lleva a que consideremos la vigilancia tecnológica de manera continua. O al menos a estar atentos a los avances tecnológicos en el sector de nuestra pyme. En particular, los que podamos identificar como críticos para la situación competitiva de la empresa.
La Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) define vigilancia tecnológica de la siguiente manera:
“el proceso organizado, selectivo y sistemático para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios”.
En tal sentido, lo que nos sugiere es estudiar de manera sistemática, la información técnica que pueda afectar nuestra empresa. Que implique cambios que representen tanto amenazas como oportunidades.
Y un aspecto importante aquí es que en ningún caso, vigilancia tecnológica es espionaje o algo similar.
Motivaciones para hacer vigilancia tecnológica
En la literatura sobre el tema, encontramos diversos motivos para practicar la vigilancia tecnológica. Los 4 principales son los siguientes:
1- Anticiparse a los cambios
Aplicar la vigilancia tecnológica nos permite conocer los cambios tecnológicos en el sector donde compite nuestra pyme.
En este punto es importante resaltar que, inclusive, debemos estar atentos en cambios propios de otros sectores. La razón es que estos cambios pueden “sugerir” nichos en los que podríamos competir de forma temprana.
2- Reducir riesgos y pérdida de recursos
Conocer los cambios tecnológicos en nuestro sector, podría evitarnos destinar recursos a lo que ya otros hicieron. Además, de estar atentos a aspectos legales respecto a patentes, por ejemplo.
3- Innovar en procesos y productos o servicios
No hay duda de que en los procesos de innovación, la vigilancia tecnológica juega un papel clave. Nos puede ayudar a decidir sobre mejoras e innovación y a diseñar la estrategia, para tal fin.
Si a través de la vigilancia detectamos que algo en lo que se está trabajando ya existe, podemos redirigir el esfuerzo. En el caso de nuevos productos o servicios, dejaremos a un lado o redefiniremos el proyecto.
4- Realizar alianzas con socios tecnológicos
La vigilancia tecnológica nos facilite identificar expertos en las materias técnicas que nos interesan. Esto pueda dar lugar a acuerdos relacionados con el desarrollo y la innovación. Es decir, a crear alianzas estratégicas.
¿Qué aporta la vigilancia tecnológica a las pymes?
La vigilancia tecnológica no es algo que solamente puedan realizar grandes empresas. Como señalamos, también es una herramienta al alcance de las pymes.
Es claro que las grandes empresas tienen más recursos para implementar áreas de gestión de la innovación, vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. Pero, ¿acaso las pymes no pueden aplicar prácticas en estas materias? Por supuesto que sí.
Por ejemplo, pueden apoyarse en entidades, como organismos públicos o centros tecnológicos sin ánimo de lucro. En muchos casos, estos utilizan la vigilancia para orientar sus líneas de investigación. Además de contribuir al beneficio general de la sociedad y a la mejora de la competitividad.
Existes países en que estas entidades generan conocimiento tecnológico, facilitando su explotación a las mipymes. Inclusive, es política permitirles acceder a fuentes de información para realizar vigilancia tecnológica, a muy bajo coste.
Ejemplo de fuentes de vigilancia tecnológica pueden ser:
- Bases de datos de patentes.
- Información científica en bases de datos especializadas.
- Noticias de medios de comunicación en áreas tecnológicas y de mejora de la calidad.
Ciclo de vigilancia tecnológica
En esta sección comentaremos en forma breve el ciclo de vigilancia tecnológica, tomado en parte, del Observatorio virtual de Transferencia de Tecnología.
A partir de lo señalado hasta aquí, no queda duda de que estamos frente a un tema esencial para el tejido empresarial. Es por ello que han surgido propuestas para aplicar la vigilancia tecnológica como un proceso.
Tales propuestas buscan dar respuesta a 7 cuestiones claves:
- ¿Cuál es el objeto de la vigilancia tecnológica?
- ¿Qué debemos vigilar y qué informaciones buscar?
- ¿Dónde localizarlas?
- ¿Cómo organizar la información?
- ¿A quién comunicar la información?
- ¿Cómo involucrar a todo el personal?
- ¿Qué recursos destinar?
Para dar respuesta a estas preguntas, existen propuestas metodológicas que se articulan en ciclos de actividad. De allí, el nombre “ciclo de vigilancia tecnológica”, que involucra 6 fases o etapas.
Etapa 1: Diagnóstico
La tarea de esta etapa es identificar y precisar el tema a vigilar. Para ello, se identifican las necesidades de información, las tecnologías a vigilar y los factores críticos de vigilancia. Con esto definimos la estrategia de vigilancia más adecuada para la pyme.
Implica un plan con objetivos y responsabilidades, según la disponibilidad de talento humano, materiales y recursos. Un punto clave es involucrar a toda la organización.
Los factores críticos de vigilancia son los aspectos clave a vigilar. Se determinan por cada actividad de la cadena de valor de la organización.
Etapa 2: Búsqueda y captura de información
La tarea de esta etapa es diseñar e implementar la estrategia de recuperación de información. Para ello, se definen los objetivos de la búsqueda de información y se elabora la estrategia para:
- precisar las necesidades,
- localizar la información, y
- capturarla de una manera organizada.
Para realizar estas tareas requerimos combinar conocimientos en vigilancia y habilidades técnicas para el manejo eficiente de herramientas informáticas.
Existen múltiples recursos disponibles en la red. Entre ellos los metabuscadores para ciencia y tecnología. Estos nos ofrecen información relevante sobre ciencia, tecnología e innovación. Muchos de ellos organizan sus resultados según fuentes de información, como:
- Registro de patentes.
- Buenas prácticas y casos de éxito.
- Publicaciones y artículos científicos.
- Eventos y congresos.
- Recursos educativos abiertos.
- Normativa y legislación.
- Contactos y colaboradores.
Etapa 3: Análisis de la información
La tarea de esta etapa es analizar la información encontrada para filtrar lo relevante. Con este propósito se combinan:
- Criterios de validación de la información.
- Técnicas analíticas de información.
- Herramientas informáticas que ayuden al equipo a seleccionar la información, según los objetivos de búsqueda.
Etapa 4: Valorización de la información relevante
En esta etapa, la tarea clave es elaborar productos con los resultados obtenidos. Para ello, una vez concretados los resultados, generamos los denominados productos de vigilancia tecnológica.
Estos productos son soportes que conforman el medio de difusión de la información obtenida. Los más relevantes suelen ser:
- Informes de seguimiento del entorno.
- Boletín de vigilancia tecnológica.
- Informes de prospectiva y tendencias.
- Boletín de oportunidades tecnológicas.
- Estudios de patentes.
Etapa 5: Difusión y comunicación
Como su nombre lo indica, la tarea es difundir los resultados, para que llegue a todos los colaboradores e interesados.
Esto demanda una estrategia de comunicación eficaz. Si el proceso está socializado, habrá necesidades de información, por lo que debe utilizarse diversos canales para hacerla llegar de manera oportuna. Por supuesto, todo dependerá del tamaño de la organización y de la ubicación física del personal.
Etapa 6: Orientación en la toma de decisiones
En esta etapa, la tarea clave es apoyar el proceso de toma de decisiones de los colaboradores en la organización.
Para ello, a partir de la difusión de los productos de vigilancia tecnológica, debemos promover la reflexión sobre las implicaciones tecnológicas, productivas y competitivas de los resultados obtenidos. ¿Cómo podemos aprovechar la información lograda? ¿En qué áreas tiene impacto?
La idea es proponer y escuchar sobre posibilidades de actuación. Luego, apoyar el proceso de toma de decisiones en la empresa.
Esta última etapa evidencia cómo la inteligencia competitiva es la razón de ser de la vigilancia tecnológica. Pero este es otro tema, del que hablaremos en otra oportunidad.
Reflexiones finales
Aun cuando el tema y la aplicación del ciclo tienen cierta complejidad, hay conceptos básicos que podemos tener en mente. Son conceptos que podemos ir aplicando de manera informal, así como podemos ir realizando la mejora continua, con detalles básicos.
Por ejemplo, aplicar la observación para el análisis del entorno y la lectura de oportunidades de mejora, es posible en el día a día. Para esto, podemos hacer uso de herramientas informáticas que nos informen sobre temas específicos. Una básica es la funcionalidad “alertas de Google”. ¿Las has utilizado?
Dentro de las competencias de todo empresario, está la de analizar, organizar y filtrar información relevante. Esto es aplicable a todas las áreas, incluyendo a la vigilancia tecnológica. Son competencias que deben tener también, nuestros colaboradores.
Sobre la comunicación eficaz en la organización, no es necesario que resaltemos su importancia para el éxito, ¿cierto?
En fin, mientras avanzamos hasta lograr una organización que desarrolle el área “análisis del entorno”, podemos aprehender las prácticas claves para vigilar los cambios tecnológicos. Es una de las maneras mas importantes de mantener nuestra competitividad.
Nos despedimos con este ejemplo, que nos permite ilustrar la importancia de la vigilancia del entorno:
- Suponga que tienes una fábrica de prendas de vestir y que todo va muy bien.
- Las ventas son crecientes y los clientes fieles, promotores de tu marca.
- Así que no miras el entorno. Pero…
- Un día las ventas comienzan a bajar de manera constante.
- Y cuando “miras” a la competencia te enteras de que estos ya fabrican ¡ropa inteligente!
- Así que has perdido competitividad, porque no te enteraste a tiempo de esta tendencia. La de fabricar prendas de vestir con tecnología wearable (la que llevamos puesta).
¡Gracias por leernos! Éxitos con tu vigilancia tecnológica.
