¿Te has preguntado cómo lograr la productividad en el trabajo? ¿Qué peso le das al espacio de trabajo de tus colaboradores? En esta entrega hablaremos de algunas cosas sencillas que puedes considerar. Sencillas pero importantes para una mayor productividad en el trabajo. ¡Bienvenidos!
Alcanzar una buena productividad en el trabajo es posible si cuentas con un espacio idóneo para desarrollar tus tareas con comodidad. No debemos descuidar detalles, que en apariencia son mínimos, pues allí puede estar la diferencia.
Observe que los espacios pueden tener muy diferentes formas y características. Por ejemplo, ¿cómo debería ser el puesto de trabajo para estos 2 casos?:
- Primero imagine el espacio de un analista financiero.
- Ahora imagine el espacio de trabajo de un ebanista.
Es claro que cada uno debe cumplir con una serie de condiciones, que si están bien pensadas, hará que el trabajo sea más productivo.
Cuando estés pagando una cuenta en un supermercado, observe el “sistema hombre-máquina”. Según sea el sistema, este hará posible el mayor o menor rendimiento por parte del empleado que te atiende. ¡Si tienes prisa, lo valorarás!
En muchos casos nos damos cuenta de que la atención no es buena, porque el espacio de trabajo y las herramientas no son las idóneas. La persona no está cómoda y, por tanto, no tiene un buen rendimiento.
Pero antes de hablar sobre algunos detalles que podemos tener en cuenta respecto al espacio de trabajo, aclaremos qué es productividad.
Productividad en el trabajo o productividad personal
Con el propósito de aclarar qué es productividad, haremos referencia a 2 definiciones que están relacionadas:
- En términos sencillos, la productividad laboral o en el trabajo es la relación entre el resultado de una actividad y los medios utilizados para obtener el producto de la misma.
- A esta definición la podemos complementar con el concepto de productividad personal: cantidad de trabajo útil que una persona puede realizar o sacar adelante, en una unidad de tiempo.
Estas definiciones de productividad parecen diferentes, ¿cierto? Pero si las analizas con cuidado, tienen el mismo significado. Solo que una considera la producción de una empresa y la otra considera al propio individuo como “empresa”.
Es claro que para fabricar un producto o realizar una actividad en una empresa, necesitamos varios tipos de recursos. En una pyme hace falta cierta cantidad de materias primas, fuerza de trabajo, energía y una serie de activos. Como ejemplo de activos tenemos: un local, equipo y máquinas, herramientas… Todos los necesarios para la realización del bien o servicio.
Según sea el tipo de empresa y el puesto de trabajo, cada espacio tendrá unos u otros elementos. ¿Has pensado en estos detalles para el caso de tu mipyme?
Fórmulas de productividad
Si pensamos en una fábrica, podemos “ver” fácilmente el concepto de productividad. Tienes materias primas y un grupo de colaboradores o trabajadores. Estos se encargan de colocarla o ingresarla en una o varias máquinas para procesarlas. Al final, se obtiene un producto terminado.
La productividad de una fábrica es el valor de lo que ha creado todo un proceso, con relación a lo que ha costado todo lo usado para producirlo. Para no complicar la explicación, podríamos definir la fórmula como sigue:
- Productividad laboral = [Valor del bien producido] / [coste materias primas + energía + herramientas + salarios + otros costes]
En una empresa de servicios, la situación es más o menos igual. Por ejemplo, considera tu proceso de prestación de servicios como una “máquina”, con sus entradas y salidas. Los recursos principales que se emplean en la realización del servicio son el tiempo y el conocimiento de los colaboradores.
Lo común es que las empresas prestadoras de servicios necesiten pocos medios materiales. En el caso de una empresa de servicios profesionales, el conocimiento en el “insumo” clave.
Para calcular la productividad laboral en una empresa de servicios, tomamos los siguientes elementos:
- Coste de tener a una persona trabajando en un proyecto cada hora.
- Costes de alquileres, insumos o materiales.
- Gasto por el uso de herramientas para desempeñar su función.
Luego, lo multiplicamos por el número de horas que tarda el trabajador en prestar el servicio y por el número de personas necesarias para lograrlo.
Caso de la productividad personal
En el caso de la productividad personal, el recurso que necesitamos para ejecutar una tarea, es nuestro tiempo. El valor del bien producido, como sabes, es subjetivo.
Aunque, en realidad, el valor de cualquier bien es una “convención” definida por el mercado. En este caso, tomamos como referencia la siguiente fórmula:
- Productividad personal = [Valor tarea completada] / [Tiempo empleado]
Con esto podemos señalar que la fórmula de la productividad personal es igual que la fórmula de la productividad laboral. Lo que cambia son los recursos necesarios para producir la actividad que queremos medir. Así como el valor que asignamos al bien o servicio producido.
Si tomamos en cuenta que al tiempo lo podemos valorar en términos de dinero, podríamos vernos a nosotros mismos como “fábricas”. Esto puede ser, porque es claro que queremos lograr nuestros objetivos con la menor cantidad de esfuerzo posible. Queremos optimizar nuestros recursos en relación con los objetivos a ser alcanzados.
En la productividad personal, el producto principal es la consecución de tareas, que nos acercan al objetivo que hayamos fijado.
Es importante, en tal sentido, recordar que ser productivo no significa trabajar 16 horas al día. Es hacer más por cada hora, en la consecución del logro de cada tarea o de un objetivo.
Elementos que favorecen a la productividad en el trabajo
Enumeramos aquí algunos elementos importantes para favorecer la productividad en el trabajo. De manera específica, respecto al espacio en el que desarrollamos la actividad.
Por ejemplo, veamos el caso de una empresa de servicios. Y supongamos que es del área de diseño o desarrollo de productos con un alto componente intelectual. En este caso, algunos elementos que debes considerar son:
- Utiliza una silla cómoda, que te garantice confort y una buena postura. Esto es un aspecto esencial.
- En la medida de lo posible, trabaja bajo la luz natural. Por un lado, ahorras energía y por el otro, cuidas tu vista. Además, la iluminación natural puede incidir en el buen ánimo, con todo lo que implica esto.
- Utiliza repisas y módulos para que mantengas ordenados tus documentos, papeles, notas, etc. El orden es muy importante, aunque esto es relativo. El orden para cada persona es una “cosa” diferente.
- Incorpora buenos audífonos para escuchar contenidos diversos. Incluye música, que es fuente de creatividad.
- Acompaña tu trabajo con alimentos ligeros y nutritivos. Puedes incluir nueces, barras proteínicas y frutos secos. En cualquier caso, que no falte agua, té y café, siempre sin exceso, claro está. Esto es fundamental para lograr la mayor productividad personal.
- En tu espacio personal puedes tener tu taza favorita u otros objetos que te gusten. Así estarás más cómodo y tendrás objetos claves a mano. Por supuesto, si estás en un trabajo en equipo, el espacio será diferente. Pero igual, se puede tener a mano objetos que te apoyen y que te resulten útiles.
Otros elementos a considerar:
- Si estás frente a un equipo de cómputo, es clave que no reciba el reflejo de la luz en la pantalla (sea artificial o natural). Esto dificulta leer bien y genera cansancio por el mayor esfuerzo que tendrás que hacer.
- Si tus tareas necesitan inspiración, personaliza tu espacio con fotografías o imágenes que te ayuden a inspirarte.
- Una recomendación es tener plantas en el espacio de trabajo. Dicen que estas ayudan en la concentración y limpian el aire. Sin duda, son un elemento importante, cualquiera sea el caso.
- Elimina distractores o quita objetos que no uses. En algunos casos, pueden afectar tu creatividad, pues “contaminan” tu campo visual.
- Maneja una agenda, de la forma que más convenga: electrónica, en papel, con notas… Siempre que la utilices de forma constante, claro está.
Herramienta clave: software de gestión
Antes de finalizar, haremos referencia a un elemento esencial para la productividad personal y, en general, para la eficiencia en la empresa.
Como sabemos, una empresa será más o menos productiva o eficiente según sea el trabajo en equipo. Si se trata de un trabajo colaborativo, este permitirá que haya sinergia. Sin duda, la organización se verá favorecida en este caso.
Por otra parte, lo que hace posible que una empresa sea exitosa es, en gran medida, la gestión de la información. Si esta se toma como un activo y se trata o procesa con la atención que merece, necesitarás un software de gestión.
En el caso de las empresas pequeñas, tipo mipymes, lo ideal es una herramienta en la nube. Lo que recomendamos es el modelo software como servicio (en inglés, software as a service o SaaS). Se trata de una solución en la que diversas aplicaciones se ponen a disposición de clientes y usuarios, a través de Internet.
Software como servicio:
El modelo “software como servicio” funciona bajo suscripción en lugar de una compra. La herramienta se utiliza en línea. Los documentos y la base de datos permanecen en la nube, a los que accedemos desde cualquier dispositivo. Los interesados hacen uso de las aplicaciones que suscriban y se paga según su uso.
En tal sentido, una herramienta que recomendamos es el software de gestión Platzilla. Es una plataforma flexible que se adapta a casi cualquier tipo de empresa:
- Platzilla es ideal para avanzar según las necesidades de tu empresa. Es ideal para organizar una mipyme desde sus inicios.
- Es una herramienta que puedes adaptar a tus necesidades de información y control. Dispone de funcionalidades fáciles de aplicar, que hacen posible adaptar la herramienta a tu empresa y no al revés.
- Un elemento clave es que Platzilla es una plataforma orientada a que mantengas el foco, el control y la colaboración para una gestión fácil y eficiente de tu empresa.
Si aún no la conoces, te invitamos a que descubras qué es Platzilla. Así que entra en app.platzilla.com y prueba todas sus opciones. Haz preguntas y aprende sobre gestión empresarial y mejora continua. Aquí te dejamos un vídeo para que conozcas más:
¡Gracias por leernos!, y que tengas una trabajo muy productivo.
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