En las entregas anteriores de la serie con Platzilla, comentamos los primeros pasos que recomendamos para poner en marcha la herramienta. ¿Qué sigue ahora? Si has realizado lo indicado, el siguiente paso que sugerimos es: organiza los equipos de trabajo en Platzilla. ¡Bienvenidos!
Al final de este artículo listamos las entregas de las serie, publicadas a esta fecha. Si las leíste, entonces has realizado varias tareas importantes. En resumen, en ellas te sugerimos:
- Revisar las opciones del menú, dividido en 4 bloques (entradas, planificación, ejecución y revisión).
- Incluir datos de prueba para ver en detalle qué campos contiene cada módulo. Además, conocer sus funcionalidades para organizar la información (como los filtros).
- Adaptar los módulos a tus necesidades de información. Es decir, definir qué cambios necesitas realizar a nivel de campos de datos. Luego, personalizar cada módulo según los requisitos de tu negocio.
- Preparar los datos e importarlos en los módulos que correspondan. Por ejemplo: datos de clientes, contactos, proveedores, etc.
La serie con Platzilla se orienta no solo a explicar cómo utilizar la herramienta, sino también al para qué. Si aún no has puesto en marcha tu empresa, igual te resultará útil. Conocer Platzilla será un punto clave para tu gestión. Y en el caso en que ya seas un empresario mipyme, el control que te dará Platzilla será clave para tu crecimiento.
Por otra parte, el apoyo que conseguirás en el equipo de Platzilla te permitirá resolver dudas. Y podrás aprender sobre lo que denominamos los pilares de la eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.
Equipos de trabajo en Platzilla: Importancia de ir paso a paso…
Ir paso a paso no es ir con lentitud. Es ir construyendo el conocimiento práctico para hacer las cosas bien. Es necesario que conozcamos el software Platzilla, sus módulos y cómo personalizarlos. Son pasos que nos preparan para sacar el máximo provecho para una gestión fácil.
Platzilla es un software de gestión con una fortaleza clave: es fácil adaptar a casi cualquier tipo de empresa. Es un software que puedes adaptar a tu empresa, y no al revés, como ocurre en otros casos.
Uno de esos pasos es la personalización de los módulos. Por lo menos, a nivel de campos de datos. Luego podrás completar la adaptación, dado que la herramienta te brinda muchas otras formas para su ajuste a la empresa.
Como ya señalamos, en esta oportunidad nos centramos en cómo se organiza el equipo de trabajo con Platzilla. Es un proceso sencillo, fácil y rápido. Sin embargo, queremos darte algunos consejos para que todo te quede bien.
Un punto importante que siempre comentamos: si has visto artículos sobre Platzilla en este blog, habrás notado que la herramienta está en constante evolución. Lo que se evidencia por los cambios en su interfaz.
La pantalla de accesos y permisos, en la opción de configuración, es la siguiente:
Organiza los equipos de trabajo en Platzilla
Una de las ventajas de Platzilla, comentada en la primera entrega, es la facilidad que brinda para comenzar a trabajar (es un software basado en el modelo SaaS).
En pocos minutos tienes la herramienta a disposición. Al brindarte la opción de personalizar, puedes ajustarla a las necesidades reales de tu empresa. Y todas sus ventajas las puede aprovechar a un coste muy bajo.
Podemos resumir en 4 tareas lo que necesitas hacer para organizar a tu equipo de trabajo. Platzilla te permite, a través de su menú de configuración, realizar lo siguiente:
- Verificar los roles definidos y ajustarlos según las necesidades de tu organización.
- Crear los usuarios que administrarán la información de tu empresa.
- Asignar un rol a cada usuario y conformar grupos de trabajo por áreas.
- Asignar y hacer seguimiento a los privilegios de acceso, para garantizar la eficiencia del equipo.
En el siguiente microvídeo podrás ver las opciones para crear roles, usuarios, grupos y privilegios. Es corto pero ilustra bien cómo se organiza el equipo de trabajo para una óptima gestión de la información:
Roles en Platzilla
Veamos cada una de las tareas con las que se organizan los equipos de trabajo en Platzilla. Lo primero es revisar los roles por defecto. Si es necesario, puedes crear roles que se ajusten a tu organización.
Platzilla tiene un sistema de perfiles y de roles. Los perfiles son las distintas aplicaciones a las que accedemos y dentro de éstas podemos definir los campos que necesitemos y los roles…
Con la opción Perfiles, el usuario administrador define las aplicaciones a las que accederán los roles. Incluyendo la configuración de la visibilidad de los campos de los módulos que componen cada aplicación.
Los roles agrupan la información de los perfiles. A un rol se le puede asignar uno o más perfiles. Al ingresar a la opción, puedes definir “perfiles” para asignar derechos de acceso a cada rol:
Equipos de trabajo en Platzilla: Usuarios en Platzilla
La tarea de crear usuarios es muy sencilla en Platzilla. Pero un paso previo importante es identificar quiénes serán los usuarios responsables de la gestión de la información.
Y para cada usuario, es necesario definir qué módulos y qué privilegios tendrá. Esta es una actividad previa que da los insumos con los que se organiza el equipo de trabajo en Platzilla.
Con el formulario mostrado, creas todos los usuarios que necesites, asignando el rol que definen los privilegios de acceso. Si bien esto lo puedes ajustar en cualquier momento, lo ideal es comenzar a utilizar la herramienta según sea tu equipo de trabajo y la delegación de tareas.
Observe que hacer esta definición con buenos criterios tiene impacto en muchas otras áreas, como por ejemplo, en la asignación de tareas y la gestión de la comunicación.
Compartimos un microvídeo que ilustra cómo asignar tareas y actividades a usuarios o grupos de trabajo:
Grupos en Platzilla
La gestión de la empresa demanda en muchos casos, asignar a grupos de trabajos tareas y actividades. Además de convocar reuniones de seguimiento, delegar funciones, asignar proyectos, etc.
Es por ello que no solo es importante definir privilegios, roles y usuarios. Quizás una de las aristas clave para el éxito es la creación de grupos de trabajo.
Para crear grupos, accedemos a la opción correspondiente e indicamos:
- Nombre del grupo
- Descripción del grupo
- Miembros del grupo
Estos miembros pueden ser otros grupos, roles o usuarios, tal como puedes ver en la siguiente imagen:
Para finalizar…
Si llegaste hasta este punto, tienes la información necesaria para organizar a tu equipo de trabajo en Platzilla. Esto forma parte de los primeros pasos, para tener a disposición no solo los datos en los módulos clave, sino también los responsables de su gestión.
Si lo ves bien, es muy fácil poner “a punto” tu software de gestión. Como afirmamos siempre, solo hay que atreverse, probar y aprender. La mejor forma de aprender es haciendo.
Tal como lo ilustra la imagen, para comenzar a trabajar con Platzilla debemos poner algunas piezas en orden y ¡ya! Justo lo que estamos haciendo en las entregas de las serie con Platzilla. En resumen, hasta ahora nos hemos centrado en:
- Conocer los módulos y las opciones que nos brinda para organizar la información.
- Personalizar módulos agregando o quitando campos de datos.
- Preparar los datos que tenemos en otras aplicaciones, como en hojas de cálculo.
- Importar los datos y asegurar que sean consistentes.
- Crear usuarios, asignar privilegios y conformar grupos de trabajo.
Con esto, estamos listos para pasar a realizar operaciones, manejar calendarios, organizar y compartir información… En fin, listos para realizar la gestión del negocio.
Recuerda que en este proceso no estás solo. Como sabes, a través de la propia herramienta, tienes la oportunidad de dejar tus inquietudes. Así que te invitamos a seguir probando, ya seas un emprendedor o un empresario mipyme. Es una oportunidad para ganar nuevos e interesantes aprendizajes.
Para conocer más detalles sobre el contenido de esta entrega, puedes revisar el artículo: Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?
Seguimos en una próxima entrega. ¡Hasta pronto!
