Organizar el trabajo es distribuir, para el caso de una empresa, los materiales, recursos y el personal, con el propósito de ejecutar de la mejor manera posible las actividades necesarias para su funcionamiento.
En esta acción – organizar el trabajo – debemos plantear de forma clara cuáles son las tareas que cada colaborador del equipo ejecutará. Además de definir con qué recursos, en qué orden, con qué criterios de calidad, etcétera; para que sean realizadas de forma eficiente.
La palabra “organizar” está formada con raíces griegas y significa “convertir en algo útil, que trabaja”. Sus componentes léxicos son: organón (instrumento, herramienta, útil) y -izare (convertir en).
Con relación a este artículo, puedes considerarlo como una extensión de la entrega: Enfoque en áreas y procesos. Eficiencia empresarial. En él comentamos aspectos para mantener el foco en las áreas funcionales, como acción clave para crecer.
En dicha entrega indicamos, además, que una empresa puede ser vista como un “sistema de actividades” que involucra procesos. Estos, reunidos como un todo, es lo que hace posible la entrega de valor al cliente, satisfaciendo sus necesidades.
Sin embargo, aun cuando hemos comentado sobre detalles de las áreas funcionales en una empresa mipyme, sobre los procesos, la eficiencia, etcétera; queremos precisar un concepto.
Nos referimos al concepto de “proceso definido”, que nos ayuda a responder la pregunta: ¿cómo organizar el trabajo de manera eficiente?
¿Qué es un proceso en una empresa?
Esta pregunta la hemos respondido en varias ocasiones. Y una forma válida de hacerlo, es a partir de sus elementos básicos.
Como seguramente sabes, un proceso se caracteriza por tener 3 “bloques”: entradas – proceso – salidas. Para ilustrarlo, tomaremos el ejemplo de un proceso para el pago de facturas de proveedores. ¡Ojo, no hablamos de “el proceso”, sino de “un proceso”!
La razón de esto es que 2 empresas del mismo sector y del mismo tamaño (por ejemplo, fábricas de bolsos deportivos), tendrán procesos particulares para tal fin. Porque la organización de las actividades es diferente en toda empresa. Por supuesto, habrá similitudes, pero sería muy difícil que fueran iguales.
Ejemplo de los elementos en un proceso:
Veamos entonces los elementos en un proceso para el pago de facturas de proveedores:
- Un input que corresponden a las facturas del proveedor, que deben responder a ciertos criterios de aceptación. Puede haber también como entrada al proceso, información de otros procesos internos o de entes externos.
- Una persona o colaborador, con las competencias y el nivel de atribuciones necesario para aceptar el compromiso de pago.
- Herramientas como hardware y software, para procesar las facturas. Junto con esto, debemos contar con información sobre cómo procesarlas (criterios), y cuándo entregar el output al siguiente eslabón del proceso administrativo.
- Controles con medidas e indicadores del funcionamiento del proceso y del nivel de satisfacción del usuario.
- Unos límites claros y conocidos, comenzando con la necesidad concreta de un cliente del proceso y finalizando una vez satisfecha la necesidad.
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con cierta lógica, que se enfoca en lograr un resultado. Son mecanismos de “comportamiento” diseñados para mejorar la productividad o para establecer un orden y eliminar potenciales problemas.
Sin duda, las actividades de toda organización empresarial se pueden concebir como integrantes de un proceso determinado.
Por ejemplo, cuando un cliente entra en nuestra tienda para efectuar una compra, activa uno o más procesos. Y uno o más colaboradores participarán en su atención, ejecutando actividades organizadas en procesos.
¿Cómo organizar el trabajo…?
Por ejemplo, en el contexto de una mipyme, el área de contabilidad y finanzas involucra varios procesos. Uno de ellos es «gestión de tesorería», el cual puede ser parte de un subsistema:
- Subsistema: control administrativo y financiero.
- Proceso: gestión de tesorería.
- Uno de sus subprocesos puede ser: pago a proveedores.
- Una actividad dentro del subproceso: registro de facturas en un sistema.
- Una tarea dentro de la actividad: comprobación de facturas con pedidos.
En este punto, debemos tener claro que no existe una interpretación homogénea sobre el alcance de los procesos.
Por otro lado, con este ejemplo ilustramos cierta “jerarquía” útil para organizar el trabajo en la empresa. Puedes fijarte en la secuencia: subsistema – proceso – subproceso – actividad – tarea.
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Es probable que tomemos lo que podría ser un proceso en la empresa y, luego de analizarlo, nos demos cuenta que es un “macro-proceso”. En tal caso, habría que repensarlo y crear 2 o más procesos.
Es decir, la definición óptima de los distinto tipos de procesos en una empresa, requiere diseñar y re-diseñar, hasta tener claridad sobre los mismos.
¿Qué es un proceso definido en una empresa?
Podemos comenzar señalando que un proceso definido es un grupo de actividades interrelacionadas, con un “nivel alto de capacidad”. ¡Sí, esto suena un poco raro! Así que veámoslo en términos fáciles.
En el contexto empresarial, un proceso con nivel alto de capacidad no es otra cosa que un proceso que se ejecuta siempre de manera similar. Por lo que con él se obtendrán los resultados esperados, según los estándares de calidad que se hayan definido.
Vale decir, los resultados tendrán una variabilidad mínima. Inclusive, cuando haya nuevos colaboradores involucrados en las actividades y tareas.
Por ejemplo, suponga que el tiempo fijado como estándar para el pago de las facturas de proveedores, es de 3 días. Es decir, en el contexto de esa empresa, 3 días es el tiempo “optimo” para tramitar el pago de una factura.
Ahora suponga que el pago de 5 facturas, tomadas al azar, implicó entre 2 y 7 días:
- Factura-1: el pago tardó 3 días.
- Factura-2: el pago tardó 7 días.
- Factura-3: el pago tardó 5 días.
- Factura-4: el pago tardó 2 días.
- Factura-5: el pago tardó 6 días.
Con estos resultados, es claro que hay una dispersión grande. Si el estándar en la empresa es de 3 días (es el valor “óptimo” o esperado), tenemos 3 casos de 5 (60 %), por encima del mismo.
Por lo tanto, el proceso no tiene “capacidad”. Es decir, no es un proceso confiable. Esto indica, por ejemplo, que el empresario o gestor no podrá asegurarle a un proveedor que el pago será en 3 días, salvo que intervenga para lograrlo.
Situaciones que podrían generar esta dispersión:
- Un primer caso podría ser que el responsable de la recepción de la factura no tramite el pago según el orden de llegada. Las tramita en orden aleatorio. No tiene instrucciones de cómo debe hacerlo y no sabe que hay métricas.
- Un segundo caso podría ser que en el ingreso en el sistema de cuentas por pagar, no queda claro qué factura llegó primero a la empresa. Por lo tanto, queda a discreción del encargado decidir a qué proveedor paga primero.
- Y otro caso, común en mipymes, podría ser que el puesto de trabajo de recepción de las facturas no es el idóneo. Es decir, el colaborador no trabaja con comodidad y no tiene los medios para mantener el orden, evitar olvidos o hasta ¡extraviar facturas!
Y como estas tres situaciones, existirán muchas otras que afectan la calidad del proceso. ¿Te parecen familiares problemas de este tipo en la ejecución de las actividades de tu empresa?
Procesos definidos y gestionados para organizar el trabajo:
En términos sencillos, un proceso definido establece claramente varios elementos:
- el propósito,
- las entradas,
- los criterios de entrada,
- las actividades y tareas,
- los roles involucrados,
- las medidas o métricas,
- los pasos de verificación,
- las salidas y los criterios de salida.
Además, en empresas maduras los procesos se gestionan de forma proactiva, porque los colaboradores han sido capacitados para ello. Es decir, utilizan y entienden las interrelaciones entre las actividades; y entre las medidas del proceso y sus “productos” de trabajo (salidas).
En fin, podemos caracterizar los procesos definidos, parte de lo cual ya lo señalamos en otros artículos, como sigue:
- Tienen identificados a sus proveedores y clientes. A los que entregan las “entradas” y reciben las “salidas”.
- El objetivo del proceso está declarado con precisión, en el contexto del sistema de actividades de la empresa.
- Existen métricas e indicadores para evaluar su rendimiento y capacidad.
- Cuentan con un responsable o “doliente”, que vela por su mejora continua. Es un colaborador que conoce cómo se realiza y que tiene “poder” para actuar sobre él.
- Tienen límites concretos del comienzo y el final. Y su interrelación con otros procesos es clara.
- Dispone de los recursos y de la tecnología necesaria para su ejecución.
- Tiene puntos de control de revisión y espera, según sea el tipo de proceso.
- Están normalizados y documentados en procedimientos e instrucciones de trabajo. Estos documentos establecen el orden de las actividades y tareas.
- En empresas en la etapa de funcionamiento óptimo, los procesos operan bajo control estadístico. Se controla la variabilidad de sus resultados.
- Y quizás lo más importante, son sencillos y fáciles de ejecutar. Lo que requiere que el número de pasos y de personas involucradas sea el mínimo necesario.
Para finalizar: ¿cómo organizar el trabajo?
Para organizar el trabajo y lograr la eficiencia en una empresa, podemos aplicar el enfoque de procesos. En particular, podemos practicar el concepto de proceso definido. Esto nos exige pensar en términos de “entradas – ejecución de tareas para lograr un objetivo – salidas”.
En Gestionar Fácil consideramos que si logramos, con base en la creatividad y la experimentación, procesos sencillos y definidos, con criterios claros de gestión, estaremos creando una organización con capacidad de respuesta, competitiva, ágil y flexible.
En Gestionar Fácil consideramos que si logramos, con base en la creatividad y la experimentación, procesos sencillos y definidos, con criterios claros de gestión, estaremos creando una organización con capacidad de respuesta, competitiva, ágil y flexible.
Proceso definifdo
En tal sentido, aplicar el concepto de proceso definido constituye un elemento importante para el empresario que transita las primeras etapas de su proyecto empresarial. ¿Te parece difícil? Pues nada es fácil hasta que no se practica…
Así que para lograrlo lo que debemos hacer es ¡comenzar! Si bien es claro que no es una tarea que se logra de un día para otro, en poco tiempo tendremos resultados: habremos logrado organizar el trabajo según nuestra necesidad y a la medida de los medios disponibles. Por otro lado, hacerlo es fuente de valor intangible, esencial para toda organización.
Para finalizar, haremos referencia a algunas preguntas que hemos planteado en otras entregas y que nos ayudan a definir los procesos:
- ¿Cuáles son los inputs y outputs del proceso?
- ¿Qué pasos e instrucciones implica (actividades y tareas)?
- ¿Quién es el(los) responsable(s) de ejecutar las actividades?
- ¿Cuándo o en qué momento se ejecutan?
- ¿Con qué condiciones y con qué criterios de calidad?
- ¿Qué herramientas y recursos deben estar disponibles?
En fin, esperamos que esta lectura sea generadora de cambios y mejoras para organizar el trabajo de tu empresa, asegurando la eficiencia. Y no olvides que las empresas son “organismos vivos”, por lo que sus procesos demandarán revisión y actualización permanente.
“El camino del éxito está siempre en construcción”. Arthur Martínez.
Muchas gracias por leernos.
