¿Qué es y cómo realizar un plan de acción? Estas son preguntas comunes en emprendedores y empresarios mipymes. Dada su importancia, en esta entrega hablaremos de prácticas básicas para desarrollar planes de acción, en cualquiera de las etapas en que esté una empresa. ¡Bienvenidos(as)!
Lo primero que debemos tener en mente es que un plan de acción es una guía que nos permite disciplinar la ejecución de las actividades, para conseguir un objetivo. En general, un plan de acción involucra la definición de los objetivos a alcanzar, los plazos para cada acción y el cálculo de los recursos que se requieren para su consecución.
En tal sentido, hay varios conceptos que tienes que tener en cuenta para dar respuesta a la pregunta cómo realizar un plan de acción. Esto son: el (o los) objetivo(s), las tareas (acciones) y sus plazos estimados de ejecución; los recursos requeridos por cada tarea, incluyendo los responsables de las mismas.
Una forma fácil de enfrentar y solucionar los problemas en la empresa, es dividirlo en partes. Con un plan de acción lo podemos lograr.
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Veamos algunos elementos básicos sobre cómo realizar un plan de acción, y en qué debemos fijarnos para asegurar su correcta definición.
¿Cómo realizar un plan de acción?
Para buscar soluciones a problemas no estructurados en la organización, una forma es dividirlo en partes. Podríamos decir que en subproblemas, más fáciles de resolver. Y esto lo podemos hacer mediante el diseño de un plan de acción.
¡Es claro que este plan será más o menos complejo, según sea el problema a resolver! Pero en términos generales, podemos aplicar 6 pasos para responder al cómo realizar un plan de acción:
Paso-1. Define los objetivos:
El plan debe tener un objetivo claro, conciso y medible. No puedes iniciar la ejecución de un plan si no sabes lo que quieres lograr, ni en cuánto tiempo.
Paso-2. Plantea las estrategias:
Con el objetivo claro, debes especificar las estrategias que seguirás para lograrlo. Éstas deben “mostrar” la ruta a seguir durante el desarrollo y la ejecución del plan.
Paso-3. Precise las tareas:
En este paso debes precisar las tareas a seguir, según las estrategias planteadas. Las tareas deben ser específicas o lo más detalladas posibles, reflejando los pasos necesarios. Además, debes considerar los recursos que demanda su realización óptima.
Paso-4. Elabora un Gantt:
Todas las tareas deben tener tiempos específicos (fecha de inicio y de finalización, cantidad de horas). Esto debe quedar reflejado en la gráfica de Gantt, incluyendo destalles de los recursos requeridos.
Paso-5. Designa responsables:
Es esencial asignar los responsables para cada tarea. Y lo ideal es que sean quienes hayan participado en la elaboración del plan de acción.
Paso-6. Ejecuta el plan:
Finalmente, debes proceder a la ejecución del plan de acción. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final. Por supuesto, debe asignarse un colaborador, responsable de todo el proceso, hasta el logro del objetivo del plan.
Aspectos clave a tener en cuenta en un plan de acción
La elaboración de un plan de acción con los 6 pasos señalados debe considerar una fase posterior, de seguimiento a la ejecución. Esto es clave porque en el 99 % de los casos, surgen imprevistos y desviaciones que debemos atender. Por ejemplo, una tarea crítica puede retrasar otras tareas, que afectan el tiempo global del plan o el logro del objetivo planteado.
Un buen plan debe asegurar buenas respuestas a preguntas básicas. Por ejemplo:
- ¿Qué tareas se llevarán a cabo y en qué orden?
- ¿Quién llevará a cabo esas tareas o acciones?
- ¿Cuándo tendrán lugar, durante cuánto tiempo y con qué precedencia?
- ¿Qué recursos se necesitan para llevar a cabo las tareas?
- ¿Cómo mediremos si la tarea fue exitosa?
Esta última pregunta puede o no plantearse según sea el tipo de problema a resolver y, por lo tanto, las tareas involucradas. En problemas relativamente complejos, la medición es necesaria como parte del seguimiento y control del plan. Pero en cualquier caso, una “medición” obligatoria es el tiempo de ejecución, reflejado en el diagrama de Gantt.
Por otra parte, los planes no sólo deben incluir qué se quiere lograr y cómo; también deben considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las futuras revisiones que puedan ser necesarias. Según el caso, el tema de las restricciones puede ser relevante en la formulación del plan de acción.
Algunos consejos y prácticas básicas a tener en cuenta:
1. Sobre las tareas:
Con respecto a la definición de las tareas, es importante que las mismas tengan un nivel de detalle apropiado para su comprensión por parte del responsable de su ejecución. Tareas muy generales hacen más difícil la estimación de tiempos y recursos. Recordemos que una tarea es el “trabajo que debe hacerse en tiempo limitado” (según la RAE).
Entonces, una práctica básica es definir tareas con un nivel de detalle según las competencias de los involucrados. En tal sentido, cabe plantearse, cuando sea necesario, el desglose de las tareas relativamente complejas, en otras más simples o atómicas, fáciles de seguir. Y que además, permitan su verificación de manera rápida y económica.
2. Sobre los responsables:
Toda tarea debe tener una persona responsable. Ahora, ¿qué significa ser responsable?, ¿está claro para el equipo su significado? Parece trivial, pero no lo es.
El responsable tiene la obligación de responder sobre algo, está consciente de sus obligaciones o compromisos y actúa conforme a ellas. Al responsable debe dársele el poder de decisión según lo demande la tarea, además de los recursos para realizarla.
Es clarísimo que expresiones del tipo: “de esto nos encargamos todos”, no pueden aplicarse o aceptarse. Sin una persona responsable, es muy probable que la tarea no se ejecute, afectando el objetivo planteado. Es un error común diluir la responsabilidad, por lo que nadie termina siendo responsable de una falta en el cumplimiento del plan.
Por otra parte, en este punto es importante resaltar que el hecho de que una persona sea responsable no quiere decir que sea la encargada de hacer todo lo que involucra la tarea.
En muchos casos, significa que es la persona encargada de controlar de que todo salga como se ha planificado, repartiendo y delegando subtareas. Lo que no puede delegar en la responsabilidad final de cumplir con lo planificado.
3. ¿Cuándo se hará y en qué orden?
Esto ya lo comentamos. Pero es necesario precisar que el plan de acción ha de estar calendarizado, con fecha de inicio y final, e hitos intermedios. Esto demanda conocer o estimar, entre otras cosas, los “picos” de trabajo. También, los momentos en los que necesitaremos los recursos claves o críticos, para el logro del objetivo del plan.
Tener planes de contingencia, según sea necesario, puede minimizar el impacto de retrasos en tareas críticas. Además es importante saber qué actividades dependen de otras para su realización, para así ordenarlas y priorizarlas.
Un plan de contingencia es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo. Tiene una estructura operativa que ayuda a controlar una situación “inesperada e inconveniente”.
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Definir hitos es importante en planes de varios meses, pues es una forma de controlar la ejecución. Debe ser, inclusive, parte clave en el seguimiento.
Todas las actividades e hitos deberán plasmarse en un calendario general para que todas las personas involucradas puedan conocer en qué momento se va a hacer qué, y así estar disponibles para cumplir con sus responsabilidades.
4. ¿Qué necesitamos?
El otro aspecto clave es conocer con precisión los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea del plan de acción. Estos pueden ser de muchos tipos. Por ejemplo: económicos, materiales e inmateriales, de conocimientos técnicos, recursos humanos, etc.
Según la complejidad del plan y de las tareas involucradas, el colaborador responsable de cada una de ellas deberá conocer:
- ¿Qué necesita para ejecutar la tarea?
- ¿Quién se lo tiene que proveer?
- ¿Cuánto costará?
- ¿Cuándo ha de estar disponible?
La ejecución de un plan en una empresa puede, por ejemplo, requerir capacitación para los colaboradores involucrados. Es por ello que la pregunta cómo realizar un plan de acción tiene muchas aristas a considerar, lo que viene determinado por el problema que estemos resolviendo.
Comentario para finalizar
Aplicar buenas prácticas al realizar planes de acción para resolver problemas y/o alcanzar objetivos, es un elemento importante en el éxito empresarial. Puede representar hasta un 50 % de la solución o del logro esperado.
En cualquier caso, lo ideal es que cada organización desarrolle su propio método para tal fin, apropiándose del conocimiento que este genera con su aplicación. De cada plan de acción se puede obtener lecciones aprendidas, que necesariamente enriquecen el «saber cómo» del equipo de trabajo.
Es decir, es un plan para crear un “mundo” que no existe – o transformarlo – y que busca entregar valor a un segmento de clientes, demandantes de un producto o servicio, para satisfacer necesidades específicas.
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¡Muchas gracias por leernos!
