¿Qué modelo organizacional es el mejor para tu mipyme?

Cuando hablamos de modelo organizacional, también llamado estructura organizacional, nos referimos a la “forma” de una empresa en términos de su marco de trabajo, incluyendo los niveles de autoridad, comunicación, tareas y asignación de recursos. Un modelo está dirigido por los objetivos y las metas de la organización. Le da soporte y contexto a la empresa, en la cual se realizan los procesos del negocio.

Por supuesto, todo empresario deseará tener un modelo organizacional ideal. Lo que dependerá del tipo de empresa y de los retos que le impone el entorno o que enfrenta. Por otra parte, cada modelo determina el número de colaboradores para funcionar – que cambiará con el tiempo – y una serie de competencias generales y específicas.

Es decir, es claro que toda empresa cambia por la presencia de muchos factores internos y externos. Y cuando el empresario la lleva a la etapa de funcionamiento estable, por ejemplo, aplicará planes de mejora. En tal caso, por muy sencillos que estos sean, pueden tener impacto en el modelo organizacional.

En cualquier caso, lo que sí debemos tener muy claro es lo que afirma Peter F. Drucker: una estructura organizativa pobre imposibilita el buen trabajo, sin importar lo buenas que sean las personas. Allí radica, en parte, la importancia de establecer un modelo organizacional idóneo para el tipo de negocio que estemos desarrollando.

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¿Qué modelo organizacional elegir de acuerdo con el tipo de empresa?

Otra forma de entender el modelo o estructura organizacional, es en términos de la forma en la que se distribuyen las áreas funcionales, las actividades y los grupos de trabajo en la empresa.

Este es el enfoque de Stephen Robbins en su libro denominado Comportamiento Organizacional. Allí resalta que cada área de una organización debe estar alineada según sus objetivos en común. Según sus reflexiones, un modelo se basa en 6 pilares. Estos son los siguientes:

• Primer pilar, la especialización del trabajo. Lo que no implica que los colaboradores no sean, en algunos casos, “integrales”. Es decir, con competencias en diversas áreas.
• Segundo pilar, la “creación de departamentos” (áreas) según las funciones, agrupaciones o la ubicación geográfica de la organización.
• Tercer pilar, la cadena de mando. Esta se rige bajo un “sistema de jerarquía”,  que define la comunicación y la coordinación en la empresa. En este caso, suele ocurrir que el sistema de jerarquía se conforme según avance la organización. Pero lo ideal es que se construya de manera deliberada.
• Cuarto pilar: el control. Sin duda, esencial para asegurar la buena marcha y el logro de los objetivos.
• Quinto pilar, la centralización o descentralización, según sea el tipo de empresa y su tamaño.
• Y por último, la formalización del modelo como tal.

Por supuesto, no existen modelos – en la práctica – exactamente iguales, pues cada empresa es única y tiene características propias. Es decir, la implementación de uno u otro dependerá del análisis y de la valoración del contexto, del proceso productivo, del número de personas requeridas, de las funciones a cumplir, etc.

Pero sin duda, un punto clave en el camino del éxito de una empresa, es contar con una estructura organizacional idónea para su caso particular.

4 tipos de modelos organizacionales

Tal vez hayas escuchado sobre muchos tipos de modelos organizacionales… pero podemos centrarnos en los 5 tipos principales, más conocidos y aplicados.

1. Estructura funcional:

Con seguridad sabrás que la estructura funcional es la más común. En esta, la división del trabajo se agrupa según las principales actividades que deben realizarse dentro de la organización. Es decir, actividades de la misma naturaleza. Por ejemplo, ventas, marketing, finanzas, gestión del talento humano, etc.

En este caso, la organización se basa en la habilidad de cada persona. Lo que es ideal para empresas con un número alto de trabajadores. Con este modelo, la empresa se divide por funciones según la especialización del trabajo. De allí que hablemos de áreas funcionales.

Es decir, la empresa se “segmenta” en recursos humanos, contabilidad, ventas, producción, logística, etc. Además, se establece una cadena de mando con una jerarquía visible.

Quizás sea el tipo de modelo organizacional más “natural” y con el que estamos familiarizados. Aplica en muchos tipos de instituciones en las que hemos estado inmersos. De hecho, el organigrama es un medio para expresar la división y la jerarquía definida.

Podríamos señalar como una de sus ventajas, la capacidad de supervisión de cada área funcional. Pero, según sea la complejidad de la empresa, una desventaja es la subordinación – que puede actuar como camisa de fuerza – y las dificultades que surgen para comunicarse de manera eficiente.

2. Estructura lineal:

Este es un modelo común en la mipyme; es decir, en la micro, pequeña y mediana empresa. Sin duda, en este caso la línea de autoridad es más clara, pues se trata de un gestor (empresario o dueño) que controla y supervisa varios niveles en la organización.

Por ejemplo, en una tienda de prendas de vestir, es probable que sea el propio empresario quien se encargue de supervisar a los responsables de la caja, a los vendedores o al contador, al mismo tiempo.

Aparte de la existencia de una relación de autoridad clara, no existe posibilidad de interferencia en la línea de mando y es posible el control directo e inmediato. Quizás una de las desventajas principales es la falta de flexibilidad para adaptarse al crecimiento de la empresa. Es por ello que aplica en micro y pequeñas empresas.

3. Estructura divisional:

En este caso, la empresa se organiza por productos o líneas de productos; o por zonas geográficas. También puede aplicar una organización dividida por tipos de clientes. Un punto interesante es que en este caso se crean “unidades” de negocio, a las que se asignan responsabilidades a nivel de utilidades y retornos de inversión.

En tal caso, estas unidades podrían actuar como entes con autonomía, apoyados por un ente “superior” para el logro de sus metas. Sin embargo, la estructura lineal puede dar lugar o crear burocracia y duplicidad de funciones, con costes demás. Por ejemplo, varias unidades de negocio pueden requerir las mismas funciones, que serán ejecutadas en cada una.

En fin, la estructura divisional es frecuente en organizaciones que poseen diversas delegaciones (unidades de fábricas o de otros tipos) alejadas geográficamente. En tales casos, cada división corresponde a una de las delegaciones de la organización. Una lista de ventajas es la siguiente:

• Facilita las operaciones de aquellas organizaciones que tienen presencia en regiones, países o continentes distintos. Los costes adicionales que supone las sucursales, se equilibra con los beneficios que genera la presencia en nuevos mercado.
• Permite centrarse en cada uno de los tipos de clientes; sobre todo si se trata de una empresa que tiene varios productos o servicios activos. En este caso, cada división se ocupa de un perfil de cliente.
• Dinamiza procesos internos, que con otros modelos están sujetos a decisiones en las distintas cadenas de mando. En este caso, las “unidades” gozan de altos niveles de autonomía y poder de decisión, aun estando bajo directrices generales.

4. Estructura por proyecto:

Este modelo supone el enfocarse en un proyecto, proceso u objetivo específico dentro de la organización. Implica el nombramiento de un gerente de proyecto y los equipos encargados, según roles y metas. Tiene carácter temporal en la mayoría de los casos. Puede ser vista como una variante de la estructura divisional.

Esto se aplica, en general, cuando las tareas involucradas exigen elevados conocimientos técnicos y/o capacidad creativa. Por ejemplo, los casos de auditoría, consultoría, estudios técnicos, entre otros. También puede aplicar cuando la producción del bien o servicio es única (lo que no ocurre en la producción masiva o en serie).

Aquí, cada división corresponde a un proyecto específico. Cada uno de esos proyectos posee los equipos y medios necesarios para la ejecución del mismo. Al ser temporales, el equipo de trabajo puede redistribuirse con frecuencia en nuevos proyectos, lo que podría tener un impacto positivo en la organización.

Comentarios para finalizar

Afirma Henry Mintzberg, reconocido autor de libros sobre negocios y gestión: “no hay estructura que se ajuste perfectamente a una configuración, pero a algunas les falta realmente poco”. Tal como señalamos en secciones previas de esta entrega, Mintzberg resalta que existen modelos que responden al tipo de empresa y que permiten una mejor elección temporal de la estructura.

Una de estas configuraciones es la llamada estructura simple. Es un modelo informal, sencillo y flexible. ¿En qué casos resultaría ideal? Quizás es un modelo a aplicar de manera deliberada, durante la puesta en marcha de la empresa. En particular para pequeñas organizaciones cuyas actividades giran alrededor de un gestor.

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Aunque si la empresa crece y se hace más compleja, es responsabilidad del empresario desarrollar una estructura organizacional según la necesidad de la empresa. Actividad a la que en nuestro modelo de áreas funcionales se le asigna tanta importancia como a cualquiera de las 11 áreas restantes, posibles en una organización:

Por otra parte, es importante destacar que una estructura no es permanente. No solo por el hecho de que una mipyme puede crecer y diversificarse; sino porque la competencia, la aparición de productos sustitutos, las fuerzas del entorno, etc., pueden obligar a generar cambios en el modelo. Ya que de otra forma, podría perderse la capacidad de respuesta y comenzar a declinar.

En el artículo “Desarrollo organizacional: ¿qué aplica en las pymes?” encuentras otros elementos importantes sobre la estructura organizacional, basada en el área funcional a la que nos referimos antes, dentro del modelo de 12 áreas que proponemos.

¿Qué estructura en la más adecuada?

En fin, un aspecto clave que debemos tener presente es no prejuzgar cuál de estas estructuras organizacionales es la más adecuada en cada caso. Debemos tener muy en cuenta la naturaleza de la actividad que realiza la organización y sus objetivos, para decidir si es más adecuada una estructura organizativa u otra.

En las primeras etapas, una estructura simple (tal como lo indica H. Mintzberg), quizás sea lo recomendable. Como empresarios debemos ser capaces de reconocer estas y otras estructuras, distinguir las particularidades de nuestro proyecto empresarial y saber adaptarnos a la circunstancias.

¡Muchas gracias por leernos!