¿En qué podemos ayudarte?
El primer mandamiento de gestión ideal es el punto de partida de todo: Alimentar nuestra gestión con datos precisos, es decir, conocer QUÉ ES INFORMACIÓN.
En nuestra empresa o emprendimiento fluyen muchos datos, pero ¿cuántos son validos?, más aún ¿cómo sé los que necesito? ¿Qué es información válida? En seguida te lo contamos.
Este mandamiento forma parte de una colección de 10 que puedes consultar ahora o después aquí:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
Situación de partida
Cuando no dominamos un área, tenemos cierta inseguridad. Esta inseguridad genera atrasos o incluso parálisis.
Cuando estamos implementando software (y lo digo con más de 20 años haciendo esta tarea) la gente en general si no domina un área tiende a “compensarla” con más datos y procesos “por si acaso” y para tener “todo en cuenta”, GRAVE ERROR.
3 comportamientos dañinos para la gestión
Esta situación de “compensación de la inseguridad” genera 3 problemas importantes de manera casi inmediata:
- Los formularios y fuentes de información se llenan en exceso: Esto provoca que no se rellenen bien y que dé “pereza” usarlos. El objetivo no es tenerlo todo, sino lo necesario.
- Los Procesos se convierten en laberintos sin sentido, evitando que sean fáciles, claros y directos.
- Lo más importante, dificulta el cambio, afectando a toda la organización.
Aprendiendo a Priorizar
Asume varias cosas:
- No puedes tenerlo todo.
- El 80% de la información relevante te lo da un 20% de la misma (al final usas para tu día a día poca información).
- Simplifica las cosas.
Simplificar no quiere decir no tener en cuenta cosas y que esto te pudiera perjudicar. Simplificar ayuda en la balanza de qué es información y por lo tanto qué datos usar. Has de evaluar qué necesito hoy y qué necesitaré mañana. Sencillo, si piensas EN EL OBJETIVO que es EL CAMBIO. Sin embargo, si te enfocas en los miedos alimentados por “no tener en cuenta algo”, te alejas del objetivo.
La balanza de la información-Prioridades y su impacto en la eficacia.
Hay que tener un equilibrio. Hacer hoy lo que puedas sin olvidar el objetivo a largo plazo. Hay 3 opciones en dicho equilibrio. Para interpretarlo mejor llamémosle “Escenas”.
Escena 1: La toma de requisitos. La carta de los Reyes Magos. ¿Qué es información relevante?
Tanto si se trata de hacer un proyecto particular o simplemente planificar algo, al implementar un software o contratar un software en la nube, por lo general se realiza la famosa “Carta a los Reyes Magos”.
Para aquellos que están en algún país que no haya cultura de hacer una carta a los Reyes Magos para las Navidades, esta corresponde a la que hacen los niños pidiendo los juguetes a Melchor, Gaspar y Baltasar para que les traigan los juguetes el día 6 de Enero.
@Cultura Cristiana
El hecho de hacer una carta a los Reyes Magos, provoca que los requisitos normalmente sean muchos más de los necesarios, lo cual no corresponde con nuestra capacidad-velocidad para hacerlos, provocando así un desequilibrio que para gestión es FATAL.
El problema más allá de darse cuenta que “se ha pedido demasiado” influye en la motivación, desgastando poco a poco al grupo haciendo que “implementar la solución es complicada. Volvamos a lo que teníamos que funcionaba” es decir, la muerte al progreso.
Corrección: La corrección no es técnica (quitar requisitos) sino más bien de concepto: “hacer entender que hay que tener un equilibrio hoy y ajustar y aumentar capacidad según crecemos”. Sin equilibrio hoy, hay bloqueo y no hay crecimiento.
La duda trascendental: quizás estés pensando algo como: Si no tengo en cuenta el futuro y hoy no me preparo para el mismo ¿me quedaré “corto” en mis necesidades de recopilar información?
No hay una respuesta concreta a este punto, es arte y práctica. El arte de la gestión es tener un equilibrio entre lo que necesitas hoy y lo que necesitarás mañana, teniendo en cuenta un objetivo largo plazo.
Escena 2: La toma de requisitos sin tener en cuenta a otras áreas u objetivos a largo plazo
Esta escena es la contraria a la anterior. En esta escena:
- No tenemos un objetivo claro a largo plazo.
- Definimos las necesidades de información basados en nuestras necesidades individuales hoy sin pensar en qué vamos a necesitar mañana. Es decir de nuestros datos ¿qué es información para largo plazo?
- No tenemos claro cuáles son las necesidades de información que son más relevantes. ¿Qué es información a tener en cuenta hoy?
La fotografía de esta escena queda de la siguiente manera:
Corrección: La corrección se basa en la conducta. Un negocio no es hacer esto o lo otro y ¡ya está! Obviamente, hay que facturar hoy y atender las prioridades que nos permitan salir adelante evitando entrar en el peligroso estado de analizar continuamente.
La duda trascendental: ¿Cómo sé lo que voy a necesitar y cómo aplicarlo si no tengo experiencia previa en lo mismo? Obviamente no hay una respuesta única, pero hay algunas pistas si no lo sabes:
- Si no has empezado tu negocio, te sugiero que revises la matriz estrella (tenemos artículos y un curso al respecto), el cual te ayudará a evaluar tu negocio. Con esta evaluación podrás saber tus carencias y fortalezas. Cuando sepas esto, te darás cuenta de qué partes mejorar en tu propuesta.
- Has de conocer el modelo de negocio. No sólo se trata de vender, sino a quién vender y cómo vender. Esto te dará pistas de la información que vayas a necesitar hoy y quizás mañana. Para hacer tu modelo de negocio no has de hacer un plan de negocio, sino un modelo canvas (tenemos muchos ejemplos en la web y también puedes hacer el curso de “empieza a emprender”.
- Si ya tienes tu empresa pero estás en la fase 3 de las etapas de las empresas: funcionamiento regular, donde vas funcionando, eres rentable pero tu empresa es un caos y por lo tanto quieres mejorar para pasar a la siguiente etapa donde haya más control, te recomendamos hacer una proyección de tu empresa (puedes ver este artículo o el curso X). Por cierto, para conocer las etapas de las empresas puedes ver el siguiente artículo con video: https://www.gestionar-facil.com/etapas-de-las-empresas/
Escena 3 -> La Correcta: La toma de requisitos progresiva basada en la mejora continua.
Este es el escenario correcto, donde hay un equilibrio hoy de la información que voy a necesitar y la información que necesitaré mañana. Obviamente, esto no es una ciencia exacta, pero tomando un poquito de tiempo y revisando de manera constante podrás ir mejorando en “tu arte de la gestión”. Lo más importante es revisar periódicamente cómo vas, es decir, dedicarte a “gestionar y no sólo a apagar fuegos”.
Así un buen punto de partida es tener un esquema donde tengas enumerados tus objetivos, para los cuáles tienes el siguiente artículo: https://www.gestionar-facil.com/establece-estrategias-y-objetivos/ o un curso correspondiente.
Una vez los tengas para corto, mediano y largo plazo, puedes hacer este esquema sencillo para visualizarlos todos y así ponerles colores dando prioridades (verde: ahora, naranja: un poco más adelante y rojo: quizás dentro de unos meses u años). Además puedes colocarlos en esta matriz de importancia-prioridad y finalmente, darles un tamaño para medir la dificultad.
Esta tarea, la puedes hacer para el global de la empresa o para el Global y cada una de las áreas.
De este modo, conseguirás con todas estas herramientas, tener una idea muchísimo más clara sobre qué es información de relevancia a cubrir en tu empresa y por lo tanto que en cada revisión, tu balanza de Prioridades-Información esté equilibrada
No sé si seré capaz de hacer todo esto:
Te entiendo perfectamente, créeme, llevamos así años con esta misma situación. Estarás buscando una solución práctica, rápida o al menos que te sirva para hacer las cosas correctas mientras MIENTRAS TRABAJAS.
Así, en Platzilla nuestro software de gestión, se aplican los campos que estimamos necesarios por cada área, pero no sólo eso, sino que te enseña a cómo crear los tuyos propios según vas avanzando en tu empresa o emprendimiento. En otras palabras en Platzilla y en gestionar fácil puedes ver cómo se aplica el mandamiento #1 a las distintas áreas:
- Comercial
- Operaciones
- Administración
- Recursos Humanos
- Posventa
- Calidad
Con esto concluimos la explicación a nuestro mandamiento # 1 de la gestión ideal: USARÁS DATOS PRECISOS.
Corolario final: La información puede ser tu aliada para gestionar mejor o tu enemiga para complicártela.