¿Sabías que la organización de eventos puede convertirse en una práctica clave para tu empresa? Te preguntarás cómo generar mejoras e impulsar tu pyme, a partir de la organización y gestión de eventos… Pues aquí te lo explicamos. Y además, te daremos consejos que nuestra experiencia nos permite prescribir. Así que no te pierdas esta lectura. Sin duda te resultará interesante. ¡Bienvenidos(as)!
En términos generales, la organización y gestión de eventos es un proceso que incluye el diseño, planificación y producción de congresos, ceremonias, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una con propósitos específicos, desde la creación de un espacio con carpas industriales, pasando por la decoración catering, entretenimiento y por supuesto marketing.
Es un proceso que suele ser complejo y que demanda herramientas idóneas para hacerlo bien. Demanda coordinar actividades y tareas, muchas de las cuales no estarán del todo bajo nuestro control.
Supón que estás al frente de una empresa que produce software para móviles, o que gestionas una pyme que comercializa maquinaria para la construcción. Una estrategia interesante que hemos visto en clientes, es organizar un evento anual eligiendo temáticas relacionadas con el sector (por ejemplo de calidad de software o de tecnología para la construcción).
¡Es claro que tiene costes! Pero también genera ingresos y, lo más importante, activos intangibles para la empresa.
Después del primer congreso que organices surgirán situaciones interesantes. Por ejemplo, te estarán contactando para saber la fecha del siguiente y su temática. ¡Por supuesto, hablamos de un evento que se posiciona por su calidad! Porque uno de sus propósitos – en el largo plazo – debería ser convertirse en referencia.
Organización de eventos: práctica ideal para mipymes
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento, como lo es el ejemplo de un congreso sobre calidad del software o sobre nuevas tecnologías para la construcción, son las siguientes:
- Formulación del presupuesto y plan de actividades (responsables, fechas, recursos…).
- Selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el evento.
- Tramitación de permisos y autorizaciones, según la normativa que aplique.
- Acuerdos y supervisión de los servicios de transporte, servicios gastronómicos o catering.
- Coordinación de la logística integral, entre otras muchas actividades.
De hecho, el plan debería diferenciar 3 fases: antes, durante y después.
La clave del éxito estará no solo en la elección de la temática y en los invitados a exponer productos/servicios o transmitir conocimiento, sino en la calidad de todo el proceso. Por ello, la gestión de eventos no debe tomarse a la ligera. Si lo organizamos, que sea de la mejor manera posible.
Por ejemplo, una de las acciones clave – previas al evento – es la inscripción de los asistentes. Suele ocurrir que ya en la propia inscripción, que debería ser fácil y rápida, ¡el interesado consigue obstáculos! Y en algunos casos, hasta desiste porque es engorrosa o, simplemente, porque falla. Tal vez te ha ocurrido.
Y no siempre esto pasa porque el coordinador del evento sea “descuidado”. En muchos casos, es por no tener herramientas idóneas. En tal sentido, todas las actividades del proceso deben ser planificadas y ejecutadas con calidad. Y las que involucren al potencial asistente o participante, deben apoyarse en herramientas que sean de excelente accesibilidad y usabilidad.
Consejos y buenas prácticas en organización de eventos
En nuestra experiencia, un primer consejo para la fase inicial, en la que el público objetivo hace su primer contacto a través de su inscripción o pago, según sea el caso, es apoyarse en un una buena comunicación del mismo así como presentación. No olvides que la primera impresión vale mucho así como las expectativas.
Así que el contacto de vuelta, que se genera luego de la promoción que verá el interesado, debe garantizar un proceso sencillo. Es clave que se encuentre con una página web diseñada de manera atractiva e interesante. Y que siempre funcione o se despliegue en cualquier dispositivo.
Pero veamos con detalle otros consejos y buenas prácticas para una excelente organización de eventos. Recuerda que si algo falla, todo el esfuerzo podría perderse. ¡Y no queremos que eso ocurra! Tres recomendaciones importantes:
- Es ideal utilizar un enfoque sostenible en la organización del evento. Por lo tanto, al contratar a terceros para cubrir actividades claves, procura que sean proveedores que apliquen criterios de sostenibilidad. Así, tenemos que tener una lista de proveedores que cumplen con los mayores estándares de calidad como pueden ser Tent Trading en el caso de la infraestructura, pasando por un catering con los mayores estándares y un mobiliario afín al evento.
- Elegir una sede accesible en transporte público. Si no es posible, será necesario establecer un servicio de transportación para evitar, en lo posible, que los asistentes acudan en su propio coche. Es claro que esto dependerá del tipo de evento y de la audiencia esperada. En cualquier caso, hay que brindar la mayor accesibilidad posible.
- Al gestionar la logística del evento, revisar con el equipo de trabajo la información que entregaremos. Y si puedes compartirla – a modo de ensayo – con un par de candidatos a asistir, mejor. A veces sorprende el feedback que nos dan. Por ejemplo, si incluimos un mapa de la sede, podría ocurrir que no sea claro para quien nunca haya estado allí.
Desglose de la estructura del trabajo por hacer:
Más que señalar otras prácticas o consejos relacionados con tareas específicas, te compartimos recomendaciones de cómo dar inicio a la organización. Con ello, luego podrá realizar una excelente gestión.
- Un primer paso es definir el formato del evento. De ello hablamos más adelante. También se debe definir el segmento de clientes o el target que deseamos alcanzar.
- Precisar la propuesta de valor: ¿qué es lo que le vas a ofrecer? Debemos tener claro el evento en términos de qué, cómo, dónde y cuándo tendrá lugar.
- Otro paso es desglosar todas las tareas y actividades. Si es la primera vez, podemos buscar apoyo para asegurar una lista exhaustiva.
- Además, es necesario establecer criterios como, por ejemplo, tomar en cuenta la distancia entre la sede del evento y la ubicación del servicio de restaurant. ¡Detalles que harán la diferencia… por la comodidad que debemos asegurar!
- Al tener la lista de actividades, debes clasificarlas según una línea de tiempo: antes, durante, después. Esto parece fácil, pero no lo es. En “el durante”, por ejemplo, una tarea es que personal de protocolo esté atento al correcto funcionamiento del sonido. ¡No dejes al presentador hablando sin que nadie lo escuche!
- Elabore un plan (tareas – recursos – tiempo – responsables) y marque los hitos. Es decir, puntos de control que consideres necesarios.
- Revise el plan y establezca los medios a utilizar para su seguimiento, en el que deben participar los integrantes del equipo de trabajo. ¡Nunca asumas un evento sin un equipo!
- Inicie los contactos con proveedores y asegure calidad y confiabilidad. Según el caso, firme contratos para formalizar el compromiso correspondiente. Y haga seguimiento.
- No desestimes las actividades posevento en todos los aspectos. Y en particular, con asistentes y participantes, de ser el caso.
Es claro que la lista de tareas puede ser larga…
Podemos hacer una lista de recomendaciones y buenas prácticas muy larga. Y siempre algo se escapará. Por ejemplo, a uno de los últimos eventos al que asistimos surgió una situación no prevista. La accesibilidad al local no era apropiada para personas con discapacidad motora. ¡Vaya inconveniente! Aunque el personal de logística logró una solución y todo estuvo bien.
Impulsa tu pyme al organizar eventos
Tal como indicamos en la parte introductoria del artículo, la organización de eventos es una oportunidad para que tu pyme se proyecte, en la búsqueda de uno o varios objetivos.
Es una tarea ardua cuando se busca la calidad, pero también es cierto que puede dejar muchas ganancias tangibles e intangibles. Y quienes asistan, sin duda lo agradecerán de diversas maneras. Con un evento podemos:
- Presentar o dar publicidad a un producto o servicio, a una idea…
- Captar prospectos y fidelizar clientes.
- Crear una mejor experiencia de marca.
- Incrementar las ventas de nuestra pyme.
- Ayudar a los empleados, para que se sientan más integrados.
- Celebrar distintos logros o acontecimientos, como un aniversario.
- Reunir personalidades reconocidas en un sector, lo que da un valor añadido para los asistentes.
- Acceder a datos y experiencias de competidores, que nos permitan “medirnos” para ser mejores.
Elige con cuidado el “formato del evento”:
Según sea el propósito que persigamos, debemos elegir con cuidado el “formato del evento”. Por ejemplo, puede ser un simposio, un congreso o una conferencia, entre otros. Veamos la diferencia entre estos 3 casos:
- Simposio. Se aplica para abordar un tema específico. Intervienen diferentes oradores o expertos, que dan su punto de vista sobre la materia en cuestión. Suele establecerse un tiempo determinado para cada uno de ellos, no muy extenso. Es habitual que antes de concluir el evento puedan hacerse preguntas. En muchos casos, los participantes también presentan sus conclusiones finales.
- Congreso. La característica principal de los congresos es que son reuniones que se dan cada cierto tiempo. Por ejemplo, cada año o cada dos años. Los participantes suelen pertenecer a un sector particular (desarrollo de software, automotriz, turismo…). Lo habitual es que dure uno o dos días. Son reuniones en las que se trata un tema, se comparte información y/o se imparte formación específica a los asistentes.
- Conferencia. Detrás de esta clase de eventos suele encontrarse una empresa, una asociación o una institución educativa. Son reuniones que admiten diferentes formatos y, en muchas ocasiones, la prensa es convocada para dar publicidad al acto.
Conclusiones
Tal vez estés al tanto de que la organización de eventos es un campo de estudio relativamente nuevo. Ya existen instituciones, en algunos casos de nivel universitario, que capacitan profesionales en la materia. Imparten tanto los elementos teóricos necesarios como los técnicos.
Hay diferentes formas de referirse al experto en organización de eventos, casi siempre con términos en inglés. Por ejemplo: conference coordinator, convention planner, meeting manager, meeting planner. Pero en cualquier caso, la grafía común en español es organizador de eventos. ¡En realidad, como se le denomine no es crítico!
Dato: es interesante saber que, en general, el mercado de los eventos es identificado con el acrónimo MICE: Meetings (reuniones), Incentives (incentivos), Conferences (congresos) y Exhibitions (exposiciones).
En conclusión, organizar eventos alrededor de nuestra empresa puede ser una estrategia para lograr diferentes propósitos, más allá de conseguir o aumentar las ventas. Quizás puede ser una oportunidad para apalancar el desarrollo de nuestra organización y posicionar la marca.
Es claro que involucrarse en la organización de eventos demanda esfuerzo, disposición y pasión por lo que hacemos. ¿Te animas a organizar un evento para tu pyme?
¡Muchas gracias por leernos!
