El propósito de esta entrega es precisar la importancia del diagnóstico organizacional, como herramienta clave para mejorar la situación de las pymes.
Diagnosticar es indagar sobre las posibles causas que generan un “estado”, comúnmente, no deseado.
En el caso del ser humano, implica identificar una enfermedad, mediante el examen de los signos y los síntomas claves que presenta.
Y esto es aplicable a la empresa…
Vista como un “organismo” o sistema que crece y se desarrolla, el diagnóstico no es un tema secundario para el empresario exitoso.
En tal sentido, y por ser un tema esencial, haremos referencia en esta entrega a tres aspectos:
- al diagnóstico empresarial como un medio para impulsar el cambio;
- describimos sus etapas principales o comunes; y
- resaltamos lo que podemos ganar con diagnósticos periódicos.
Todo esto responde, sin duda, a la importancia del diagnóstico organizacional en las empresas.
¿Qué es un diagnóstico y cuál es su importancia?
En términos sencillos, podemos decir que un diagnóstico organizacional consiste en un “conjunto de estudios” que nos permite dos cosas:
- En primer lugar, tener un acercamiento inmediato sobre la realidad de un proceso, un área o una empresa.
- Y en segundo lugar, identificar las principales debilidades en materia de gestión.
Esto ya da respuesta, grosso modo, de la importancia que tiene el diagnóstico en una organización.
¿Y cómo lo hacemos?, te podrás estar preguntando.
Pues, en principio es relativamente sencillo.
De la misma manera que un médico hace preguntas al paciente y realiza pruebas para emitir un juicio, un empresario (caso autodiagnóstico) o un consultor, puede hacer lo mismo para una organización.
Valiéndose de herramientas y, sobretodo, de un “buen olfato”, con base en su experiencia y los síntomas encontrados, elaborará un informe “médico”.
También podemos señalar que el objetivo principal de un diagnóstico organizacional es someter a la organización a un autoanálisis, mediante exámenes periódicos.
Estos le permitirán identificar los problemas que presenta cada vez y darán las bases para crear planes y así resolverlos de manera oportuna.
Entonces, ¿cuál es la importancia del diagnóstico organizacional?
Vayamos por pasos.
Primero, dar soluciones rápidas a los malos resultados no es inteligente.
En muchos casos – ¡tal vez ya te ha pasado! – los malos resultados en el desempeño de las áreas constituyen el motivo por el cual el gestor o empresario empieza a considerar la opción de realizar cambios.
Y cuando la situación que atraviesa la empresa es “crítica”, todos hablamos de cambios.
Algo similar pasa con los equipos de fútbol cuando la racha es mala. ¡Todos pedimos cambios!
En el caso de las empresas, destaca que las primeras ideas que surgen pueden ser tan simples como innecesarias, ¡y hasta nefastas!
Por ejemplo:
- Despedir al supervisor del área que está teniendo malos resultados. No alcanza las metas.
- Despedir cierta cantidad de colaboradores, para reducir costes o buscar “mejores” resultados económicos.
- Hablar con todo el personal, buscar motivadores y pedirles que den el 300 % o más por la camiseta (¡por la empresa!).
¿Son estas decisiones las mejores para enfrentar problemas organizacionales, como una baja rentabilidad?
Muy probablemente, no.
¡A menos que seas un mago y estés segurísimo, sin un diagnóstico previo!
¿Qué es lo procede en el caso de las empresas?
Cuando un empresario siente que es necesario entrar en una etapa de cambios, de mejoras, puede plantearse diversos escenarios.
Debes saber que en la realidad, siempre existen objeciones para hacer un diagnóstico, aún en casos críticos.
Y lo más probable es que, a pesar de que hay acuerdo sobre su importancia, se posponga tanto como se pueda.
Una razón es que un diagnóstico, en todos los casos, genera tensión por los efectos y las consecuencias que puede derivar en una empresa.
¡Puede detectar o hacer emerger situaciones comprometedoras!
Por otro lado, los miembros de una organización no siempre están preparados para dejar sus zonas de confort y “confrontarse”, tanto entre ellos como con quienes realicen el diagnóstico.
En tal sentido, el “mejor momento” para realizar un diagnóstico organizacional es, con seguridad, cuando los responsables de la gerencia estén convencidos de que desean el cambio.
Dicho en otras palabras, cuando asuman el compromiso de liderarlo, facilitando la ejecución del mismo al equipo encargado (interno o externo).
¿Qué etapas suelen desarrollarse en un diagnóstico?
Con independencia de los modelos aplicados, las etapas más importantes son las siguientes:
- Conversaciones previas entre los responsables de tomar decisiones. Todo los colaboradores tienen que estar al tanto de lo que significa un diagnóstico. Además, de qué deben esperar y cómo deben desarrollarlo. Una comunicación eficaz es clave.
- Definir quién realiza el diagnóstico. Según el caso, puede ser un grupo interno o una consultora contratada. Quizás en la mayoría de los casos, esta es la mejor opción, por la visión “fresca” y objetiva al aplicar las herramientas. Su experiencia, además, puede contribuir en la calidad de los resultados.
- Realizar la planeación del diagnóstico. Esto incluye las fechas de reuniones de revisión y entrevistas, los estudios por áreas, así como la fecha final de presentación de resultados. Si la decisión es contratar a una consultora, una condición clave es darle todas las facilidades posibles. ¡Pero esto incomoda a los empresarios!
- Ejecución del diagnóstico. Requiere de mucha velocidad, lo que viene con la experiencia. Si bien cada caso debe tener una metodología concreta, la creatividad es buena compañera en este tipo de investigación, para “explotar” todo lo que se observa.
- Cierre del diagnóstico. Consta de la validación final de los estudios realizados. El proceso definido puede contemplar en esta fase reuniones para asegurar la calidad de los resultados. Y por supuesto, incluye la presentación final con las respectivas recomendaciones para los hallazgos encontrados.
¿Qué ganamos con un diagnóstico en la organización?
Una de las “ganancias” principales que surgen de la realización de un diagnóstico organizacional es que…
…nos brinda una hoja de ruta rápida y segura para atender las debilidades encontradas, siendo el insumo ideal para el planeamiento de cualquier proyecto de mejora.
- ¿Quiere vender más? Por ejemplo, puedes encontrar que no estás aprovechando la venta cruzada. O tal vez sorprenderte al ver que algunos grupos no están dando el 100 %, por desconocimiento en el producto / servicio, por falta de supervisión o por un sistema de comisiones poco atractivo, etc.
- ¿Quiere reducir los costes y gastos? Un diagnóstico te podría dar información sobre los principales desvíos en las cuentas o el motivo de los mismos. También podría ayudarte a identificar los momentos en los que se gasta sin control.
- ¿Quiere colaboradores comprometidos? Pues el diagnóstico puede darte pistas sobre las razones principales por los que sus trabajadores no están conectados con la empresa. Por ejemplo, el sueldo, falta de reconocimiento, poca calidad en las capacitaciones, el clima laboral, etc.
- ¿Quiere que la productividad crezca? Un diagnóstico te dará información sobre los obstáculos. Por ejemplo, falta de capacitación, condiciones de trabajo, desconocimiento de metas, falta de liderazgo, procesos mal diseñados, cuellos de botella, etc.
En fin, podemos decir que un diagnóstico es importante porque nos permite encontrar “piezas” fuera de lugar.
Piezas que no solo están “estorbando”, sino que además, restan energía al equipo de trabajo y oportunidades para avanzar.
Conclusiones
Aplicar un diagnóstico en la organización demanda tiempo y esfuerzo por parte del equipo de trabajo.
Y además de los recursos demandados, debemos tener buenas razones para justificar la intervención, si es una evaluación apoyada en terceros.
Habrá casos en que solo es necesaria la atención de un área (finanzas, por ejemplo), lo que nos sugerirá un diagnóstico puntual y rápido.
En otros casos, es toda la organización de actividades la que puede estar demandando atención. Es decir, un diagnóstico integral.
En cualquier caso, un propósito central en toda pyme es mejorar la rentabilidad de manera sostenida. Y para ello, cuando no sabemos qué áreas mejorar, la importancia del diagnóstico organizacional es clara.
Con un diagnóstico podemos encontrar respuesta a la pregunta: ¿por dónde debemos empezar a mejorar?
Al identificar dónde está la pérdida de rentabilidad, nos permitirá trabajar de manera más eficiente en las soluciones (en el plan o en los planes).
Por ejemplo, puede ser por área, por producto o servicio, por grupo de trabajo, etc. Podremos evaluar y determinar si todos los recursos utilizados son necesarios o no.
Todos los hallazgos que genere un diagnóstico serán insumos clave para el planeamiento de las mejoras a desarrollar de inmediato.
Recuerde que el diagnóstico “en sí mismo” no resuelve nada.
El cambio, después de la intervención, demanda esfuerzo y enfoque. Pero la dirección y el sentido de la mejora será la adecuada con un buen diagnóstico.
Más sobre este interesante tema en la siguiente lectura: Diagnóstico de una empresa. ¿Por qué y para qué?
¡Muchas gracias por leernos!
