El propósito de esta entrega es mostrarte los elementos clave que te sirvan de guía para la definición de indicadores de gestión.
Desde ya, podemos afirmar que el diseño de indicadores no es una tarea compleja.
¡Ya verás lo sencillo que resulta si aplicas los pasos de esta guía!
Y es que la experiencia nos señala que con la práctica podemos crear buenos indicadores, para áreas funcionales como finanzas, o para procesos, como ventas, facturación o inventarios.
Está de más señalar, que hacerlo bien desde el inicio es clave para que aporte valor real a la empresa.
De allí la importancia de la información que compartimos hoy para definir indicadores.
¿Qué contenido abordaremos para lograr el propósito de esta entrega?
El siguiente:
- Primero, verás los atributos clave que debe tener un indicador de gestión.
- En segundo lugar, conocerás algunas recomendaciones útiles para diseñar indicadores.
- Y por último, dispondrás de una guía para el diseño de métricas e indicadores de gestión.
¿Te gusta la idea?
Una de las motivaciones que nos anima a desarrollar contenidos sobre indicadores radica en la necesidad de definirlos bien para que transmitan datos útiles.
No se trata de medir por medir, ¿estás de acuerdo?
¡Comencemos!
Definición de indicadores de gestión
Un indicador de gestión es una relación entre dos o más medidas para obtener una razón (ratio) e indagar sobre un aspecto en particular.
También se conocen como KPI de gestión.
Asimismo, los indicadores de gestión son valores referenciales expresados en porcentaje y corresponden a un periodo de tiempo determinado.
Contribuyen a medir el cumplimiento de los objetivos propuestos en la empresa.
Por ejemplo, para indagar sobre cómo evoluciona la rentabilidad sobre ventas o conocer el índice de liquidez en el corto plazo, se tomarían datos de los registros contables o de los estados financieros.
Y a través del indicador se establece la relación entre las variables, pudiendo observar el resultado de las acciones que se están aplicando.
Los indicadores de gestión deben contar con 3 atributos clave.
Presta atención:
¿Qué significan estos atributos?
- En primer lugar, el indicador debe ser medible. Esto significa que los datos incluidos en la ecuación se puedan cuantificar, con el fin de que expresen cuántas veces la segunda variable está contenida en la primera.
- Otro aspecto, es que un indicador se caracteriza por ser entendible. Es decir, que pueda ser reconocido e interpretado con facilidad y la mayor precisión posible.
- Y en tercer lugar, es controlable. El indicador debe ser susceptible de planes de acción para mejorar sus resultados y, a su vez, que se pueda comparar con su respectiva unidad.
La presencia de estos atributos, fortalecen la relevancia del indicador para la toma de decisiones acertadas y aportan valor a la gestión de la empresa.
Diseñar indicadores de gestión no es una tarea difícil, aunque al principio lo parezca.
¡Si no lo crees, debes darte una oportunidad!
¿En qué debes fijarte cuando defines un indicador?
Al diseñar indicadores, debes asegurarte de que tengan algunas características clave, como:
- Simplicidad. La información que aporta el indicador debe entenderse con facilidad, expresando en qué consiste, qué mide y cómo se interpreta.
- Relevancia. El indicador debe medir las variables que influyan en el modelo de negocio. Por esto, cada indicador debe incluir las variables que se requiera vigilar.
- Pertinencia. No logras nada con diseñar o calcular un indicador que no es útil para la empresa. Los datos deben ser recolectados a tiempo y sus resultados se deben analizar en el momento preciso para tomar decisiones.
- Confiabilidad y verificación. No puede existir dudas en cuanto a la fuente de los datos y métricas. Por tanto, es conveniente asignar un responsable de seleccionar la información, realizar los cálculos, interpretarlos y publicarlos en las áreas interesadas.
- Adecuación. El indicador debe reflejar la incidencia de una variable con respecto a la otra, mostrando la desviación producida sobre las metas.
- Facilidad de procesamiento. El método de obtención de los datos y medición debe tener un procedimiento sencillo, claro y poco costoso, tanto en tiempo como en recursos.
- Participación. Mientras más se involucren los interesados, más óptimo será el diseño del indicador, generando motivación en torno al alcance de metas.
En este mismo orden de ideas, es común que el empresario tenga en una hoja de cálculo algunos indicadores, creados sobre la marcha.
¿Cierto?
Una situación así es razonable en las primeras etapas de la empresa.
Sobre todo en el caso de empresas que apenas han superado la travesía del desierto.
Pero para alcanzar y mantener un funcionamiento óptimo, lo ideal es darle formalidad al diseño de los indicadores de gestión.
Por eso…
Documentar cada indicador es clave para comunicar su propósito y asignar responsables de su cálculo y análisis.
Guía para la definición de indicadores de gestión
Para la definición de indicadores de gestión debes seguir la siguiente ruta:
Paso 1. Formular el objetivo:
El objetivo debe expresar para qué se va a utilizar la información obtenida mediante el indicador o qué necesidad satisface.
Paso 2. Definir el indicador:
Es la expresión matemática que cuantifica la característica o el hecho que se quiere controlar. Debe contemplar solo la característica que se va a medir, expresado en porcentajes, cantidades, etc.
Paso 3. Establecer el nivel de referencia:
Es obvio que no disponer de una referencia contra la cual comparar el valor de un indicador, es no tener información alguna.
Es decir, la respuesta que nos puede brindar un indicador depende de la “referencia” utilizada para compararlo. De allí que se hable de un modelo de análisis.
Para ello, algunos de los niveles de referencia más usados son los siguientes, entre otros:
- Valor histórico del indicador.
- Valor según un estándar.
- Nivel o valor óptimo.
- Además, Valor de la competencia.
Paso 4. Asignar el responsable:
Es necesario especificar quién o quiénes son los responsables de analizar el indicador y de actuar en consecuencia.
En tal sentido, es necesario tener claro que los indicadores de gestión tienden a identificar oportunidades de mejora y no son para establecer culpables.
Paso 5. Definir la medición:
La medición que brindan los indicadores debe ser transparente y fácil de entender. Esto es parte de sus atributos esenciales.
Para ello, se necesita verificar que sea: pertinente, oportuno, válido, preciso, específico, confiable y económico.
Paso 6. Establecer la periodicidad:
La periodicidad es uno de los aspectos clave por resolver, para estudiar la existencia de tendencias y para separar causas comunes de causas especiales.
Al respecto, cada empresa u organización determinará la necesidad de aplicación de sus indicadores, la cual puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.
A fin de hacer las comparaciones y el seguimiento adecuado de su evolución.
Las métricas que alimentan al indicador pueden ser medidas en momentos diferentes al cálculo y análisis del mismo.
Paso 7. Precisar el procesamiento:
El procesamiento debe estar descrito, con independencia de la complejidad del cálculo.
Comentarios adicionales:
- Primero, todo indicador demanda recursos, por lo que es preciso garantizarlos para el cálculo, la interpretación, la presentación y el almacenamiento de determinado número de resultados.
- Segundo, todos los pasos se pueden sistematizar en un formato o en una plantilla estándar, destinada al diseño de indicadores.
- Tercero, la plantilla debería ser parte de un repositorio de métricas e indicadores, ubicado al alcance de los involucrados.
Con lo comentado hasta este punto, pasamos a describir las 3 partes de lo que podría conformar la documentación de un indicador.
Y aunque puede parecerte algo tedioso y largo, no lo es. Después de diseñar 2 o 3 indicadores, te darás cuenta de que realmente es algo sencillo.
Por supuesto, siempre demanda esfuerzo, porque todo lo que se quiera hacer bien, así lo exige.
¡Recuerda que la práctica hace al maestro!
Por otro lado, la lista de ítems que mostramos no es exhaustiva y mucho menos obligatoria.
Solo es una referencia de lo que podrías considerar al diseñar indicadores de gestión.
Documentación de un indicador
Parte 1. Identificación del indicador:
- Nombre. Debemos asignar un nombre apropiado al indicador. Este pasará a formar parte del lenguaje de la empresa.
- Propósito del indicador. Es la descripción de lo que se desea lograr y que se pretende monitorizar a través del indicador. Implica dar respuesta a 3 preguntas:
- ¿Qué es el indicador?
- ¿Por qué se define?
- ¿Para qué se define?
- Necesidad de información. Demanda responder dos preguntas:
- ¿Qué necesidad satisface?
- ¿Con qué objetivos del negocio se relaciona?
- Responsable: área o unidad que se encarga de la definición, existencia y “custodia” del indicador. Inclusive, de su retiro.
- Unidad de medida del indicador.
- Escala. Los indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos. Las escalas normalmente se clasifican en 4 tipos:
- Nominal
- Ordinal
- Intervalo
- razón / ratio
- Fórmula: función o expresión matemática que relaciona los valores para el cálculo.
- Datos: descripción de cada uno de los factores que intervienen en la fórmula de cálculo (fuente de datos, unidades de medida).
- Frecuencia de cálculo. La frecuencia del cálculo puede ser diferente a la frecuencia de la recolección de las métricas correspondientes.
- Responsable del cálculo: colaborador(es) encargado(s) de efectuar el cálculo.
- (Opcional) Cláusula de la Norma ISO asociada (para el caso de pymes con certificación ISO).
Parte 2. Recolección y almacenamiento de datos:
- Método de recolección: procedimiento para la recolección de los datos utilizados en el cálculo.
- Frecuencia de recolección: periodicidad con la que se recolectan los datos y se calcula el indicador.
- Fuente de datos:
- Aplicación CRM, reporte, documento o registro del cual se obtienen los datos que soporta el cálculo del indicador.
- Debe quedar identificada la fuente o fuentes, para asegurarse de que se dispone de los datos. Y para verificar su autenticidad.
- Responsable del almacenamiento: colaborador(es) encargado(s) de guardar o registrar el resultado del indicador.
Parte 3. Análisis del indicador:
- Frecuencia de análisis. No siempre que el indicador se calcula, se pasa al análisis. Por ejemplo, el indicador se calcula semanalmente, pero lo analizamos al finalizar el mes. Debe definirse la frecuencia con la que se efectúa el análisis del indicador.
- Destinatario del análisis: personas receptoras de los resultados asociados al análisis.
- Criterios de interpretación: guías para interpretar los resultados o tendencias del indicador, según un nivel de referencia.
- Documentación del resultado: cómo y dónde se documenta el resultado del análisis realizado.
- Divulgación del resultado: ¿dónde se publica el resultado y cómo se divulga?
- Responsable de la divulgación de resultados.
- Por último, observaciones o aspectos a tener en cuenta en el proceso de cálculo y en la interpretación del indicador.
Por lo tanto, el “paquete” o sistema de indicadores de gestión lo debemos construir en función de las necesidades reales de información que tengamos.
¡No midas por medir!
Para que complementes esta información, te invito a consultar el siguiente post: Indicadores de gestión. ¡Todo lo que debes saber! ¡Te va a encantar!
Conclusiones
Hoy aprendiste que un indicador es una expresión cuantitativa o cualitativa del desempeño o rendimiento de lo que se mide.
Por ejemplo, la utilidad en ventas, el ratio de liquidez, la tasa de conversión de prospectos, entre otros.
Además, pudiste apreciar que al ser comparado con un nivel de referencia preestablecido o con valores históricos, se vislumbra la desviación que puede estar afectando el alcance de las metas.
Entonces, es allí donde tiene su mayor protagonismo, ya que, con esta información podrás aplicar acciones correctivas o preventivas, cuando sea pertinente.
Ahora bien, recuerda que en toda empresa, tanto las áreas funcionales como los procesos implementados, pueden ser objeto de medición a través de una o más variables.
En consecuencia, según la dinámica de cada empresa se seleccionará cuáles aspectos son clave para el análisis de indicadores de gestión.
¡Por ello, es esencial hacer partícipe a todo el equipo!
En fin, con la guía compartida, ya tienes los elementos fundamentales para diseñar y aplicar indicadores de gestión en tu pyme.
Así que, ¡manos a la obra!
Como bonus te haré un obsequio para que comiences ahora mismo: Formato “Diseño de indicadores de gestión”.
Para cerrar, si quieres conocer más sobre indicadores te recomiendo las siguientes lecturas:
- Ejemplos de indicadores de gestión (Caso Donas Redoma).
- Indicadores de gestión (Caso: Empresa “Ella y Él”).
Gracias por leernos.
