El procedimiento administrativo es tan importante como tu idea de negocio y si no planificas cada paso, tu negocio puede perder muchísimo dinero.
Para no caer en estas estadísticas, necesitas saber cómo mejorar tu procedimiento administrativo con buenas bases para que puedas tener un negocio escalable.
Puntos clave del procedimiento administrativo
Las etapas de un procedimiento administrativo son clasificadas según el gusto de cada quien. Hoy lo clasificaremos en 4 pilares fundamentales en los que debes enfocarte para aprovechar los recursos de tu empresa.
¡Empezamos!
Cultura empresarial
En este pilar, los directivos de una empresa deben explicar por qué existe la empresa, de dónde viene, a dónde va y cómo piensa hacerlo. Todos los que estén involucrados en el proyecto deben manejar esta información para que cada uno esté en sintonía.
Este es un pilar del procedimiento administrativo, porque puedes ahorrar muchos errores humanos. Muchos directivos piensan que es mejor que el responsable de cada departamento sepa esta información, pero tarde o temprano tendrá que explicársela a los trabajadores de los departamentos.
En este caso, reúnete con todo el equipo y así nadie se sentirá rechazado.
La clave: cada empleado es igual de importante para la empresa.
Planificación
Aquí comienza el meollo del asunto. Por supuesto, antes de planificar algo debes investigar y acumular información. Lo que debes hacer es:
- Identifica los puntos fuertes y débiles de tu empresa.
- Define estrategias para solventar las fallas y mejorar.
- Establece un plazo límite para el cumplimiento de cada tarea.
- Explica quién hará cada cosa y con qué recursos cuenta.
La clave: tener un plan cronológico de tus objetivos y cómo alcanzarlos.
Organización
Ahora te toca distribuir las áreas de los procesos más relevantes de tu empresa. Divide tus recursos humanos en departamentos:
- Asigna a cada persona al puesto que crees que puede desempeñar mejor.
- Explícales las normas y sus responsabilidades.
- Haz reuniones por departamentos.
- Explica claramente de quién o de qué depende cada departamento.
La clave: asigna los departamentos mínimos necesarios e implementa una organización horizontal.
Control
El procedimiento administrativo es clave, porque permite asentar aún más los otros pilares. Consiste en medir el avance de cada departamento en función de los objetivos.
Además, este proceso se encarga de documentar todas sus operaciones y generar documentos que permitan a la empresa saber cuál es el modelo que mejor le ha funcionado.
La clave: definir un proceso para medir cada aspecto de tu empresa.
Consejos para mejorar el procedimiento administrativo
Un procedimiento administrativo sano es la base para el saludable crecimiento de tu empresa aunque toma su tiempo, al igual que ir al gimnasio. No esperarás estar delgado el día siguiente de empezar la dieta. El emprendimiento toma su tiempo, pero si haces los ejercicios correctamente, verás mejor el panorama de tu negocio.
Primero lo primero:
- Encuentra lo que sabes hacer mejor y hazlo. Lo demás, puedes dejárselo a quien sí sepa.
- Rodéate de gente que le interese de verdad tu proyecto.
- Diversifica los perfiles de tu empresa (2 personas muy parecidas es poco eficiente).
- No busques perfiles súper calificados (3 idiomas, años de experiencia, certificaciones, etc.). La idea es tener sueldos bajos pero que permitan ser rentables cada día (y pagar más).
- Crea un ambiente de confianza con todos los involucrados.
- Transmíteles tus ideas.
- Enfócate en una sola idea a la vez.
- Comienza por lo más sencillo.
- Haz un plan de negocios que te permita saber todo lo que necesitas.
- Interactúa con tus empelados, socios y clientes.
- No exijas la perfección, porque puedes hacer más lento el proceso de forma innecesaria.
Factores que influyen en el procedimiento administrativo
Te mencionaré aquellos factores que pueden afectar el procedimiento administrativo de tu empresa ya establecida:
- No validar tu idea de negocio.
- Esperar mucho tiempo para lanzar tu proyecto.
- No disponer de las tecnologías necesarias.
- No buscar ayuda.
- No tener los conocimientos necesarios.
- No ser realistas en sus objetivos.
- No ser demasiado práctico en busca de socios y clientes.
Para finalizar, te recomiendo que empieces por reunirte con los socios de tu proyecto, tomar un café y conversar como amigos sobre lo que quieren en la empresa. Llévate un bloc y anota todas las ideas relevantes.
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