¿Te preocupa perder la información financiera de tu emprendimiento de dulces, a causa de una avería en tu ordenador? En esta entrega te presento la solución, te hablaré sobre la contabilidad en la nube para un negocio de donas.
En la nube, usando hojas de cálculo de Google, puedes gestionar la información contable de tu pyme de manera sencilla y segura, durante la etapa de puesta en marcha.
Lo mejor de todo es que puedes recuperar, modificar y descargar los datos financieros de tu negocio de donas, desde cualquier ordenador o dispositivo electrónico, en donde quiera que estés.
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Enseguida, te presento el contenido que seleccioné para ti:
- Contabilidad en la nube con Google Sheets
- Registros contables de negocios de donas con Google Sheets
- Plantillas contables en Google Sheets para pymes de donas
- Conclusiones.
Empiezo contándote sobre los registros contables de negocios de donas con Google Sheets.
¿Estás listo para gestionar de forma efectiva y segura los registros contables de tu emprendimiento? Entonces, iniciemos.
Contabilidad en la nube con Google Sheets
¿Te imaginas tener acceso a la información financiera de tu negocio de donas, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo móvil o de escritorio con conexión a Internet? ¡No es un sueño!, es posible.
Los avances tecnológicos posibilitan la automatización de procesos, y las transacciones contables no escapan de esta realidad.
La contabilidad en la nube permite almacenar los registros contables de tu negocio de donas en una plataforma online, que se encarga de mantener la información financiera segura y alojada en la web.
De esta manera, puedes acceder de forma inmediata, a los registros contables e informes financieros de tu empresa.
Además, puedes compartir la información financiera al “instante”, con el profesional contable.
Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero el siguiente post:
¡No te lo puedes perder!
Durante la etapa de puesta en marcha de tu negocio de donas, transitas por la “travesía del desierto”. Tu pyme tiene “sed de recursos” por lo que requiere liquidez y financiamiento.
Debes saber que, en el mercado existen programas contables alternativos para pymes, tanto de escritorio como en la nube, sin embargo, para implementarlos se requiere incurrir en gastos. Adicionalmente, estos programas tienden a ser rígidos.
No obstante, Google Sheets combina dos atributos: flexibilidad y ahorro, pues no tendrás que pagar por licencias y asistencia técnica asociadas a los programas contables.
Ten en cuenta que la flexibilidad es tiempo que puede ser canalizado, para potenciar la gestión hacia otras áreas de tu negocio de donas.
Google Sheets es una aplicación gratuita, accesible, para llevar los registros contables en la nube. Sin duda, una excelente opción en negocios de donas.
Registros contables de negocios de donas con Google Sheets
Las hojas de cálculo de Google facilitan en tu negocio de donas:
- El registro de las facturas de venta.
- Los asientos cronológicos de las entradas y salidas de dinero.
- El control de las compras a proveedores de insumos de repostería y gastos de funcionamiento.
- La elaboración de reportes de ingresos y gastos para conocer el resultado operativo. Esto, es posible insertando fórmulas para restar, por ejemplo, los egresos de los ingresos de tu empresa.
- La inserción de gráficos que faciliten la gestión y toma de decisiones.
- El uso de formato condicional y personalización del aspecto visual.
- Y muchas funciones más…
Debes saber que Google Sheets es una aplicación de hojas de cálculo de Google Docs, que contiene una serie de herramientas online para gestionar la contabilidad en tu negocio de donas, a través de un navegador y desde cualquier lugar.
¡A simple vista podrías pensar que se trata de Microsoft Excel, pero no es así!
Google Sheets posee las fórmulas matemáticas básicas del software del paquete Office para llevar las cuentas de tu empresa, pero, además, te ofrece seguridad y almacenamiento propio, sin ocupar espacio en el ordenador.
Además, Google Sheets es un programa en la nube, que puedes usar en tu pyme de donas, sin instalación previa y al que podrás acceder desde una cuenta de Google. Su elemento diferenciador es que permite trabajar y colaborar sobre la hoja de cálculo en línea.
Plantillas contables en Google Sheets para pymes de donas
En esta sección, te mostraré las plantillas básicas, para llevar la contabilidad en la nube con la aplicación Google Sheets. Para ello, utilizaré como ejemplo el emprendimiento “Donas Redoma”.
Plantilla de facturación con Google sheets:
Modelo de factura. Al poner en marcha tu negocio de donas, inicias las ventas y con ellas el proceso de facturación.
Las facturas deben contener: el nombre de tu pyme, fecha de la venta, número de comprobante, datos del comprador, descripción de la dona que está adquiriendo el cliente y su precio.
Luego, se desglosa en una casilla el porcentaje del IVA que aplica a tu producto.
Ten en cuenta que cada país emite sus propias normas de facturación, sin embargo, puedes adaptar el formato.
Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:
Relación de ingresos y gastos. Cada vez que vendes una dona representa un ingreso para tu empresa.
Donas Redoma inició sus operaciones con un quiosco de venta ubicado en un parque. Sus gastos se conformaban por: compras de insumos de repostería, empaques para el producto, sueldos a vendedores, alquiler del local, impuestos, servicio de gas doméstico, electricidad, agua, teléfono e Internet.
En esta plantilla modelo con Google Sheets podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual, así sabrás si tu negocio gana o pierde dinero.
Relación de ventas e inventarios. En Donas Redoma es indispensable que sus productos estén recién preparados, por lo que, los inventarios no se componen del producto terminado, sino de los insumos de repostería y decoración que se requieren para elaborar sus deliciosas meriendas.
Por ello, en su inventario registran las existencias de materia prima como: harina de trigo, levadura, huevos, leche, manteca, azúcar, sal, aceite de maíz, chocolate para fundir, entre otros. Además, de indicar lo que costó cada rubro al comprarlo a sus proveedores.
Te sugiero que al preparar el lote de donas diario para la venta, extraigas de tu inventario, los insumos de repostería que utilizaste. Así sabrás la materia prima disponible y cuándo efectuar nuevos pedidos.
Plantillas de libros contables básicos con Google Sheets:
Libro diario. Te permite registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu negocio de donas.
Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.
Libro mayor. Facilita el control de los movimientos de cada partida contable de tu negocio de donas, así puedes visualizar el dinero disponible. Se estructura en columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.
Así, los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor.
Plantilla de reportes financieros con Google Sheets:
Balance de comprobación. Se conforma por los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. A partir de este reporte podrás generar el balance general y el estado de resultados.
Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu negocio de donas a través del cloud computing!
Conclusiones
Para finalizar, la contabilidad en la nube te permite gestionar los registros financieros de tu negocio de donas en cualquier momento y lugar, desde cualquier ordenador o dispositivo con acceso a Internet.
En este post has ampliado tus conocimientos sobre la aplicación en línea, gratuita, Google Sheets. Además, has conocido las plantillas básicas para llevar la contabilidad de tu empresa durante la etapa de puesta en marcha.
Los costes de oportunidad de no llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets son:
- Desembolsos de dinero por concepto de licencias y soporte técnico de programas contables de escritorio o en la nube, así como la rigidez en sus funcionalidades.
- Aumento de las probabilidades de cometer errores al llevar la contabilidad en forma manual o no automatizada.
- Pérdida de la información contable en caso de falla del equipo o del software de escritorio donde se almacena la información.
Entonces: ¡mejora los procesos contables y los resultados de tu empresa!, ¡gestiona la contabilidad de tu negocio de donas online, con Google Sheets, una opción gratuita y flexible!
Muchas gracias por leerme.
