¿Estás iniciando tus ventas de instrumentos musicales?
¿No sabes con qué herramienta gestionar los registros financieros?
Aquí aprenderás a registrar la contabilidad en la nube para tiendas de música usando Google Sheets.
Pues, con esta aplicación podrás diseñar plantillas básicas y disponer de tu propio sistema contable de forma fácil y segura.
Es una opción ideal para empresas que inician sus operaciones y se encuentran en la etapa de puesta en marcha.
Ya que, facilita un control detallado de los registros y los reportes financieros, cuando el volumen de facturación aún no es tan elevado.
Encuentra orientaciones acerca de herramientas y recursos como este, que necesitas para gestionar tu negocio en el Foro Gestionar Fácil.
Ahora, entremos en los detalles del contenido preparado para ti:
- Registros contables que puedes gestionar con Google Sheets.
- Plantillas de contabilidad para tiendas de música.
- Facturación.
- Ingresos y gastos.
- Inventarios.
- Libros contables básicos.
- Balance de sumas y saldos.
Probablemente utilizas la nube en tu vida cotidiana.
Entonces, ¿por qué no almacenar la información contable de tu tienda con Google Sheets.?
Acompáñame para que conozcas los principales registros que puedes realizar.
Registros contables que puedes gestionar con Google Sheets
En el momento que inicias un negocio es preciso tener el control de las entradas y salidas de dinero.
Por lo que, debes registrar los hechos contables que vayan ocurriendo.
En este sentido, los registros más frecuentes de una contabilidad en la nube para tiendas de música, son:
- Compras de instrumentos a los proveedores.
- Registros de ingresos por ventas de instrumentos musicales.
- Emisión de facturas de ventas para expresar el valor y las condiciones de la transacción con tus clientes.
- También, podrás organizar las facturas emitidas por tus proveedores.
- Además, pagos por compromisos laborales al personal de la tienda.
- Pagos de gastos de funcionamiento y administrativos.
- Asimismo, podrás calcular la declaración de impuestos.
- Llevar el control de inventarios de instrumentos para la venta, visualizar las existencias y saber cuándo reponer.
- Otro aspecto, es la gestión de cuentas por pagar o por cobrar.
- Asimismo, podrás llevar los libros contables básicos, como el libro diario y el mayor.
- Construir los reportes de ingresos y gastos.
- Después, podrás determinar el resultado operativo mensual.
- Y finalmente, generar el balance de sumas y saldos.
Los mencionados anteriormente, son los registros más comunes…
Adicionalmente, al usar las hojas de cálculo de Google podrás organizar muchas cosas más, como cheques, órdenes de compra, elaborar presupuestos, etc.
Ahora bien.
Para asegurar registros contables eficientes, te recomiendo utilizar plantillas.
Ya que, son precisas, prácticas y facilitan la gestión.
¿Quieres saber cómo?
Entonces, ¡quédate en el post y te cuento más!
A continuación, te enseño cómo usar Google Sheets, para llevar la contabilidad en la nube para tiendas de música.
Plantillas de contabilidad para tiendas de música
Con el propósito de ilustrar la explicación, usaré las plantillas de una tienda que vende instrumentos musicales.
Se trata de “Músik con K”, cuya propietaria es Karen Leiva, una joven profesional de la administración de empresas e hija de un reconocido músico.
Ella siempre estuvo inmersa en el mundo musical, aunque su interés eran los negocios, ya que, no desarrolló el don musical de su padre.
Sin embargo, conocía bastante del área y siempre pensó en que una opción para ella, era dedicarse a comercializar instrumentos musicales.
En este sentido, Karen inició la facturación de su empresa ubicándose en la etapa de puesta en marcha.
Si quieres conocer más sobre esta etapa y las siguientes, te invito a ver el vídeo: Etapas de las empresas: ¿Cómo emprender un negocio?
A continuación, te presento las plantillas contables de la empresa de ejemplo.
1. Modelo de factura
Para comenzar, te cuento que “Músik con K” diseñó un modelo de factura, considerando las tres secciones que, usualmente, se exigen:
- Primero, identificación de la tienda: logo, información fiscal, dirección, teléfono, correo, fecha de emisión de la factura y número del comprobante.
- Segundo, datos del cliente: nombre y apellido, DNI/NIF, dirección, teléfono y correo.
- Tercero, descripción y precio: detalles del artículo vendido, cantidad, precio unitario, importe, descuento, porcentaje de IVA y total de la factura.
Te muestro el modelo de factura usado por “Músik con K”.
¡Puedes usar un modelo similar!
Si usas este modelo, procura realizar los ajustes necesarios según las normas de facturación vigentes en tu país.
2. Plantilla para ingresos y gastos
Uno de los aspectos más importantes para una tienda comercial es llevar un registro de ingresos y gastos.
Observa cómo lo hace “Músik con K”.
Según pudiste observar, la empresa registra:
- Ingresos por la venta de los instrumentos musicales por 143.458,00 euros.
- Gastos totales en los que incurrió durante el mes por 137.214,10 euros.
- Y, calculó el resultado operativo mensual del negocio, el cual arrojó un total de 6.243,90 euros a favor.
Así sabrás si ganas o pierdes dinero.
3. Plantilla para gestionar inventarios
Con Google Sheets, puedes diseñar una plantilla para llevar el control de las compras, ventas y existencias de cada grupo de instrumentos.
Asegúrate de registrar cantidad, descripción, marca, precio y fecha de compra.
Observa la plantilla modelo usada por “Músik con K”.
Fíjate, el ejemplo de “Músik con K” se enfoca en instrumentos musicales solamente, como saxofón, flauta, clarinete, trompeta, guitarra clásica, guitarra eléctrica, tambor, etc.
No obstante, es probable que en tu tienda, también ofrezcas accesorios para los instrumentos.
Siendo así, también los debes registrar.
Además, puedes manejar un inventario con categorías por tipo de instrumento o accesorio.
Y, llevar un control del inventario disponible para determinar cuándo efectuar su reposición.
¡Adapta la plantilla a tu negocio!
4. Libros básicos de contabilidad en la nube para tiendas de música
A continuación te presento los modelos del libro diario y libro mayor que emplea “Músik con K”:
- Libro diario
En este libro podrás registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu tienda de música.
Fíjate en la plantilla.
Específicamente, se estructura en columnas conformadas por: fecha, código de la cuenta (según el plan contable), detalle o descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.
Ahora, diseña la plantilla de tu tienda de música, siguiendo el modelo.
- Libro mayor
En el libro mayor podrás visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu tienda de música.
Fíjate en el libro mayor de “Músik con K”.
El libro mayor se presenta estructurado en columnas donde se indica: código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.
Observa que se destacan los datos que provienen de la facturación, estas casillas se pueden vincular para que se actualicen automáticamente.
5. Plantilla para balance de sumas y saldos
Este reporte se conforma por la denominación de cada una de las partidas contables y los saldos de las cuentas, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora.
De esta manera, el balance de sumas y saldos te permite detectar errores u omisiones como:
- Transacciones no contabilizadas.
- Asientos duplicados.
- Transcripción de datos financieros errados.
Entonces, para construir el balance de sumas y saldos debes tomar las cifras totales que se encuentran registrados en el libro mayor, correspondientes a cada cuenta.
Es importante que sepas que lo puedes hacer en cualquier periodo y con cualquier frecuencia: quincenal, mensual, trimestral, etc.
Eso sí…
Algo que no puedes omitir es que la sumatoria de los saldos deudores debe coincidir con la sumatoria de las cifras de partidas acreedoras.
Así, verificas el equilibrio contable y el registro correcto de todas las transacciones financieras efectuadas en tu tienda de música.
Entonces, atrévete a diseñar tu propio sistema contable.
Conclusiones
Llevar la contabilidad en la nube te permite registrar todo tipo de transacciones financieras en tu negocio.
Además, el uso de Google Sheets durante la etapa de puesta en marcha de tu tienda, facilita la elaboración de plantillas para un mejor control, como te mostré en el post.
Ya que, el reducido volumen de transacciones no amerita un software contable en esta fase.
En consecuencia, Google Sheets te ayuda a registrar los puntos que te resumo en la siguiente infografía:
Y, para despedirme, te dejo el post: Contabilidad en la nube para pymes, donde encontrarás más información sobre los registros contables en línea.
Gracias por leernos.
