¿Necesitas saber qué es el mapeo de procesos para ordenar las tareas diarias de tu empresa?
Todo lo que tenga que ver con procesos te ayudará a gestionar mejor, incluyendo el vídeo donde hablamos de su creación. Cuando puedas tienes que verlo:
Además, ¿crees tener problemas en el manejo de la dirección de tu organización porque te falta una buena gestión de los procesos?
Pues, ¡deja de preocuparte!, has llegado al lugar indicado.
En esta entrega conocerás todo lo relacionado con el mapeo de procesos como una herramienta de gestión, para lograr mejores resultados y el crecimiento ordenado de tu empresa.
Te adelanto el contenido que he preparado para ti:
- ¿Qué es el mapeo de procesos?
- Conoce 5 ventajas del mapeo de procesos.
- Documenta tus procesos para un mapeo eficiente en la empresa.
- ¿Cómo hacer el mapeo de procesos para una empresa?
- Estandarización de los procesos de la empresa.
- Ejemplos de mapeo de procesos.
Antes de profundizar en cada ítem, quiero enseñarte 4 beneficios del mapeo de procesos:
¡Presta atención a la siguiente infografía!:
Te invito a seguir a leyendo…
¿Qué es un mapeo de procesos?
En primer lugar, es una herramienta que te ayuda a la buena gestión porque puedes representar, de forma gráfica, las actividades que llevas a cabo en tu organización; eso sí, estableciéndolas en procesos.
Es más, esta representación gráfica de los procesos mediante el mapeo (mapping) debes hacerla de forma articulada y ordenada.
Además, analiza y precisa los detalles de las tareas de cada proceso, de manera que, después puedas plasmarlas en un mapa.
Según y de acuerdo a la norma ISO (International Standarization Organization), el mapeo de procesos es un método probado como herramienta de gestión.
Estos diagramas te sirven como un medio para alcanzar nuevas capacidades competitivas en la gestión.
Recuerda, lo siguiente:
Un proceso es el conjunto de actividades y recursos que transforman elementos de entrada (inputs) en elementos de salida (outputs), aportando valor en el contexto en que se aplique.
En fin, el objetivo del mapeo es determinar, comprender y dibujar cada proceso que se ejecuta en tu empresa; para así definir los que te hagan falta, garantizando la satisfacción del cliente y del equipo de trabajo.
Conoce 5 ventajas del mapeo de procesos
Aquí te presento algunas ventajas que te ofrece el mapeo de procesos, ¡presta atención!
- Primero, el mapeo de proceso te asiste en tener una total compresión de cómo funciona la organización. Además, puedes conocer todos los procesos, lo que se traduce en un incremento de los productos o servicios que ofreces en tu empresa.
- Segundo, tus colaboradores pueden ocupar las funciones de trabajo de una manera uniforme, para que puedas ofrecer la misma calidad en el producto o servicio al cliente.
- Tercero, el mapeo te ayudará a percibir las áreas que tengas fortalecidas y cuáles son las que presentan debilidad, para después mejorarlas.
- Luego, un punto importante que debes tomar en cuenta: el mapeo de procesos te permite establecer las métricas e indicadores que usarás para evaluar cada actividad.
De esta forma, ¡harás la gestión más fácil!
- Por último, al mapear los procesos podrás gestionar de manera más eficiente.
Documenta tus procesos para un mapeo eficiente en la empresa
Te has preguntado en algún momento, ¿qué pasa cuando los procesos no están documentados? O cuando, por el contrario, ¿no están creados?
Pues sencillo, si los procesos no están documentados de alguna manera, tendrás ciertas dificultades en su ejecución.
Y, si no los has creado tendrás problemas que evitarán que tu negocio pueda conseguir el crecimiento y expansión que se merece.
Documenta los procesos según las etapas de las empresas
¡Fíjate!
No todos los procesos son aplicables en cada momento dentro de la empresa.
Por ello, tienes que saber en qué etapa se encuentra tu empresa.
Por lo tanto, es necesario que desarrolles la documentación de las actividades, describiendo cada uno de los elementos que definen un proceso, sobre todo en la etapa de crecimiento irregular.
Además, recuerda incluir formas de mantenerlo en el tiempo para que no pierda vigencia ante los cambios del entorno de las organizaciones.
Entonces, para documentar un proceso, ten en cuenta los siguientes elementos:
- Entradas – inputs.
- Salidas – outputs.
- Pasos o tareas (flujos + estados).
- Recursos.
- Procedimientos y métodos.
- Responsable.
- Equipo de trabajo o actores.
- Indicadores y métricas.
También, al documentar y definir tus procesos reduces la curva de aprendizaje y evitas que nuevos colaboradores en el equipo de trabajo apliquen prácticas no convenientes
Si tienes una empresa grande, los procesos de un modo u otro, están definidos.
Y, si tienes una empresa pequeña, solamente la acción de definirlos te ayudará a darte cuenta de tu capacidad.
Al hacerlo, sabrás qué datos necesitas y así, podrás revisarlos y mejorarlos; de esta manera, tendrás la información organizada.
Entonces, ¿para qué nos sirve la documentación?
La respuesta es sencilla, los documentas para que puedas mapear las diversas actividades de tu organización, haciéndolas más eficientes y así obtener una mejora continua.
Por ejemplo, toma en cuenta desde las tareas más sencillas, como la atención al cliente, hasta las más complicadas, como los análisis de contratos y la planificación estratégica de la empresa.
¿Cómo hacer el mapeo de procesos para una empresa?
Si aplicas la información que aquí te enseñaré el mapeo de procesos se te hará muy fácil, ¡solo debes prestar atención!
En primer lugar, debes distinguir la clasificación de los procesos de una empresa.
Pero antes, ten en cuenta que los tipos de empresas son los siguientes:
- Servicios.
- Producción.
- Distribución.
- Ventas (retail).
¡Fíjate!
Ahora, los procesos en una empresa son:
- Procesos claves o misionales.
- De apoyo o procesos de soporte.
- Procesos estratégicos.
A continuación, voy a enumerar los 4 pasos que debes seguir para que aprendas cómo hacer un mapa de procesos sin dificultades.
- Paso 1: identificar y definir procesos claves
En este caso, precisa los procesos claves que implican las actividades centrales, asociadas a la elaboración del producto o prestación del servicio.
Ten en cuenta que están enfocados en la satisfacción de las necesidades del cliente.
Te doy un ejemplo:
Por ejemplo, en el hostal Sueño & Descanso, dos procesos claves son la prestación del servicio de alojamiento y la facturación.
Sin embargo, ten en cuenta que ambos procesos pueden ser descritos según el tamaño de la empresa.
Y, si aún te es difícil identificar los procesos claves, entonces puedes plantearte la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?
La respuesta que hayas obtenido te ayudará a definir las tareas claves de tu organización.
- Paso 2: identificar y definir procesos de apoyo
Ahora, para seguir ordenando la gestión de tu empresa, debes listar los procesos de apoyo o soporte y definirlos.
Recuerda, este grupo de procesos comprenden las acciones cuyos resultados no son vistos directamente por el cliente.
Pero, que garantizan la articulación y ejecución de los demás procesos de la empresa.
Un ejemplo…
Siguiendo con el caso del hostal Sueño & Descanso, algunas de las tareas de soporte requeridas son:
- Gestión de proveedores.
- Talento humano.
- Mantenimiento y limpieza del hostal.
- Gestión de seguridad.
Por lo tanto, deben ser definidos con la misma firmeza que los demás. Si “fracasan”, toda la empresa fallará en el logro de sus metas y objetivos.
La pregunta a plantear en este caso debe ser: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa?
- Paso 3: identificar y definir procesos estratégicos
En este paso, debes centrarte en cada proceso que gestiona el trato de la empresa con el entorno.
Toma en cuenta los procesos que establecen las normas y estrategias para la toma de decisiones.
Además, la planificación e identificación de las oportunidades para mejorar el desempeño de la empresa.
Por ejemplo, las campañas de marketing, planificación estratégica, gestión de la administración, etc.
Y en este caso, la pregunta que debes hacer para identificarlos es: ¿Qué acciones estratégicas se deben aplicar para dirigir la empresa?
- Paso 4: identificar y definir subprocesos e interrelaciones.
Por último, una vez ejecutados los tres pasos anteriores, es necesario llevar a cabo la identificación de las subtareas que conforman cada uno de los procesos (claves, de apoyo y estratégicos).
El nivel de detalle solo lo podrás establecer tú según el tipo de empresa que dirijas.
Consigue fijar una secuencia de pasos o tareas que sean lógicas y que la relación entre sí sea precisa y clara. Utiliza el verbo correcto para indicar la acción.
Dibujar y revisar…
Cuando vayas a realizar el mapeo de procesos, te recomiendo seguir dos pasos importantes:
- 1. Dibujar con símbolos básicos cada proceso: cada elemento del diagrama debe estar representado por un símbolo.
Además, puedes usar diferentes colores para dibujar el mapa, así lo comprenderás de forma rápida y tendrás información importante a la mano.
Los procesos pueden graficarse con un diagrama de flujo que explique el orden y los puntos de decisión, entre otros elementos.
- 2. Revisar con detenimiento el diagrama del proceso: la recomendación es revisarlo con otras partes interesadas o con todos los involucrados.
Además, mantén el enfoque inicial e incluye los pasos que sean consistentes con la actividad a realizar y detalla lo necesario, de manera que el diagrama se pueda entender.
Encontrarás los detalles que necesitas para diseñar un mapeo de procesos.
Estandarización de los procesos en la empresa
Primero, ten en cuenta que toda empresa debe implantar normas claras y precisas con el fin de ejecutar un proceso determinado.
A partir de la puesta en práctica de estas normas puedes obtener beneficios que se traducirán en ahorro de recursos financieros y tiempo de ejecución del trabajo.
Además, podrás prever los problemas y aplicar las soluciones más efectivas al momento de implantar los procesos.
Recuerda que estandarizar los procesos es un recurso útil para ordenar, mejorar y llevar una buena gestión en la organización.
En este sentido, para mejorar los procesos hazte las siguientes preguntas:
- ¿Puedo ejecutar esta tarea de una manera más eficiente?
- ¿Se podría eliminar alguna tarea en el proceso?
- ¿Puedo conseguir automatizar alguna actividad?
Entonces, si tu respuesta ha sido SI a alguna de ellas, lo que te corresponde es: ¡mejorar el proceso!
Y, al final, tendrás un mapeo de procesos más acorde a las actividades que desarrollas.
Ahora, te invito a aplicar los consejos que te muestro en la siguiente imagen para estandarizar los procesos en tu empresa.
¡Presta atención!
Ejemplos de mapeo de procesos
En esta lista, te mostraré algunos ejemplos de mapas de procesos de empresas, existentes en nuestro blog, que se dedican a la producción, venta, distribución y prestación de servicio al cliente.
- Ejemplo de empresa de producción: ¿Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería?
- Empresa de ventas: ¿Cómo hacer el mapa de procesos de una empresa de confección?
- De distribución: ¿Cómo hacer el mapa de procesos de una floristería?
- Empresa de servicios:
Conclusiones
En fin, a través del mapeo de procesos puedes determinar, comprender y estar al tanto de cada proceso que se ejecuta en tu empresa.
El mapeo de procesos de tu empresa será eficiente una vez definas qué vas a vender (producto o servicio), cómo y por qué; ya que así cada uno de los procesos funcionará según su objetivo.
Por ello, define con precisión las actividades para que aporten valor a la satisfacción del cliente.
Recuerda que, el crecimiento de tu empresa puede verse afectado si dejas de documentar los procesos.
Una vez decidas documentar los procesos, debes hacerlo de forma continua, iniciando con una descripción general del proceso. Después, puedes incorporar más detalles hasta tenerlo completo y bien documentado.
Por lo tanto, cuando tengas procesos bien definidos verás cómo el mapeo de procesos se hará de forma eficiente.
Ruta a seguir…
Recuerda aplicar estos 4 pasos para generar tu mapa de procesos:
- Define los procesos claves, ten en cuenta formular la pregunta ¿a qué se dedica mi empresa?
- Define los procesos de apoyo, hazte la pregunta: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa?
- Identifica y define los procesos estratégicos, y en este caso pregunta: ¿Qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?
- Define los subprocesos y sus interrelaciones, toma en consideración hasta qué nivel de detalle quieres llevar los procesos.
En resumen, el mapeo de procesos te ayuda a tener una total compresión de cómo funciona la organización.
También, puedes conocer todos los procesos, lo que se traduce en un incremento de los productos o servicios que ofreces en tu empresa.
¿Y quién mejor que tú y tus colaboradores para implementar el mapeo de procesos?
Para cerrar, si quieres conocer los detalles de cómo hacer un mapa de procesos recuerda revisar el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme: paso a paso
¡Será una guía en todo el proceso!
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
