¿Necesitas saber cómo gestionar el proceso de compras en una juguetería de forma más óptima?
En este post, conocerás la ruta que debes seguir para comprar de forma correcta los productos y materia prima necesarios para conseguir las metas en tu juguetería.
Sabrás cómo planificar, de forma eficiente e integrada, el proceso de compras en tu empresa.
Contenido:
- Conoce la forma correcta de comprar en una juguetería.
- 9 pasos clave en el proceso de compras en una juguetería.
¡Sin más preámbulos comencemos!
Conoce la forma correcta de comprar en una juguetería
En primer lugar, si deseas comprar de forma correcta en tu juguetería es bueno que lleves un control del proceso de compras; en este sentido, puedes plantearte, las siguientes preguntas:
- ¿Qué compras se realizan cada mes?
- ¿Cuáles son los insumos más importantes para asegurar las ventas?
- ¿Quién autoriza esas compras?
- ¿Qué documentación es necesaria?
- ¿Cuál es el método y plazo de pago?
Otro aspecto importante que, debes cuidar en este proceso es que encuentres los juguetes e insumos en el lugar y el tiempo apropiado.
Ahora, si manejas una pequeña o mediana juguetería y estás en la etapa de puesta en marcha o en funcionamiento irregular debes tener en cuenta los objetivos financieros, la rentabilidad y la relación con los egresos que implican las compras.
Además, el proceso de compras implica una serie de pasos y etapas que debes ejecutar, de forma correcta, para adquirir los productos o materia prima necesaria y así cumplir las metas en tu juguetería.
De tal forma que, puedas garantizar las ventas y la satisfacción del cliente en tu negocio.
Entonces, cuando gestionas el proceso de compras de forma correcta, podrás ahorrar tiempo, dinero y maximizar el flujo de efectivo.
Ahora, conocerás los pasos que te ayudarán a cómo gestionar debidamente el proceso de compras.
9 pasos claves en el proceso de compras en una juguetería
A continuación, te expondré los 9 pasos que aplicó la empresa “Mundo de Sueños” en el proceso de compras de su juguetería.
Mientras tanto, te comento de esta juguetería:
“Mundo de Sueños”, empresa de Maritza Peña y Luis Beltrán, se dedica a la fabricación y venta de juguetes para niños y niñas de todas las edades.
En su tienda podrás encontrar juguetes de construcción, juguetes educativos, piezas de confección o artesanales fabricadas por Luis, quien aprendió el oficio de la carpintería de su padre.
Además, se venden juguetes artesanales de otros proveedores de la localidad.
De igual forma, Maritza y Luis llevan juntos la administración y gestión de compras de la juguetería.
¡Observa la siguiente la imagen!
Te expongo la ruta en el proceso de compras en una juguetería:
1.- Identifica las necesidades de compras que tiene tu juguetería
Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con las metas de tu juguetería.
Por ejemplo, Maritza elabora una lista detallada de los insumos y materiales que usan en la fabricación de los juguetes; y a partir de ella tienen un control exhaustivo de la materia prima.
2.- Recauda información de los insumos como de los proveedores
“Mundo de Sueños” diseñó una base de datos de las características y especificaciones técnicas de la materia prima.
Así como la cantidad de los insumos que necesita para la fabricación de los modelos de juguetes educativos.
Además, asigna códigos para las materias primas de la juguetería.
¿Cómo debes hacerlo? Una opción es llevar un registro manual de tu base de datos.
Sin embargo, te recomiendo que lleves de forma automática el proceso de compras; lo puedes hacer a través de un software de gestión, como Platzilla.
Te ayudará a tener mayor orden dentro del área de compras y a ahorrar tiempo y recursos.
También, para cada proveedor guarda y actualiza los datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.
3.- Evalúa y elige a los proveedores más adecuados
Por ejemplo, “Mundo de Sueños” evalúa 2 proveedores.
Aquí, el trabajo se centra en comparar los precios para encontrar la mejor opción en el mercado; sin renunciar a la calidad, que es vital para la producción y venta de los juguetes.
Además, debes investigar y seleccionar a los proveedores que más se ajusten a tus necesidades; una de las formas más rápidas para hacerlo es vía online.
En este sentido, “Mundo de Sueños” elige proveedores de materias primas vía online, para la fabricación de los juguetes educativos sin costo ni compromiso; lo que les permite economizar tiempo y dinero.
Otra forma de evaluar a los proveedores es visitando sus sedes, con el propósito de conocer la calidad de las materias primas y productos que ofrecen.
4.- Pide una cotización
Puedes solicitar una cotización sin compromiso o preguntarles a los proveedores las dudas sobre las materias primas o los insumos que requieres comprar.
Cuando solicites la cotización, ten en mente tu presupuesto; que tus recursos puedan pagar los insumos o productos que necesitas.
Además, verifica la vigencia de dicha cotización de manera que conozcas el tiempo que tienes disponible para hacer el pedido y ejecutar los pagos respectivos.
Estas cotizaciones te servirán para actualizar los costes de los productos o servicios.
Por ejemplo, Maritza y Luis utilizan una plantilla muy sencilla que le permite visualizar los costes por productos según las cotizaciones de los proveedores.
Con esta práctica fácil puedes tener una idea de cuál es la cotización más adecuada para tu negocio, ¡aplícala, te servirá para la toma de decisiones!
¿Qué te parece la información?
5.- Elige la mejor oferta
De hecho, hazla en función de las especificaciones técnicas, el precio, la disponibilidad y la calidad.
En este caso, “Mundo de Sueños” después del analizar las cotizaciones seleccionó la mayoría de los productos del proveedor N° 1, 7 en total; y 5 productos del proveedor N° 2; escogiendo así la mejor relación precio-calidad.
Por supuesto, Luis tomó en cuenta los aspectos de calidad, costes y plazos de entrega.
6.- Haz la compra
Al realizar una compra, pide por escrito todas las condiciones acordadas de los productos, especificaciones, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega.
También, establece un contrato que incluya los términos y condiciones más importantes.
Por ejemplo, datos del vendedor, plazos de entrega, cantidad y calidad fecha y observaciones de ser necesario.
De esta forma, estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido.
7.- Confirma la entrega de los productos o servicios.
Claro está, con la revisión puedes asegurar de que el pedido esté completo y cumpla con los requisitos exigidos por tu empresa.
Además, debes validar la calidad de los servicios y de los insumos.
8.- Haz el pago al proveedor
Te recomiendo que te informes sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor, así como también la forma, el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.
9.- Verifica la factura
Por último, para que no incurras en pagos o gastos extras verifica la factura, que todo esté en regla; y, si está en orden, ¡archiva en los documentos!
Conclusiones
En fin, en esta entrega te enseñé la forma correcta de comprar la materia prima necesaria para tu juguetería.
Y, cómo gestionar el proceso de compras en una juguetería optimizando los recursos, y así garantizar la producción y venta de tu negocio.
También, te di la ruta a seguir para gestionar el proceso de compras de forma eficiente; explicándote los siguientes pasos:
- Identifica las necesidades de compras que tiene tu empresa.
- Recauda la información de los insumos y de los proveedores.
- Evalúa y elige a los proveedores más adecuados.
- Pide una cotización.
- Elige la mejor oferta.
- Realiza la compra.
- Confirma la entrega de los productos o servicios.
- Haz el pago al proveedor.
- Verifica la factura.
Recuerda, al momento de hacer las compras para tu juguetería, prestar una especial atención a los contratos que estarás haciendo.
Sobre todo, enfócate en las especificaciones técnicas, cantidad, precio y el plazo de entrega.
Además, gestiona debidamente a los proveedores para que puedas tomar la mejor decisión al momento de comprar tus insumos.
¡Mejora y optimiza el proceso de compras de tu empresa!, ¡proyecta un excelente desarrollo de tu juguetería!
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
