¿Tienes un hostal y necesitas llevar la contabilidad de costos?
En este post, te vamos a explicar los pasos.
De esta manera, podrás monitorear los costos del negocio y conocer si has alcanzado un beneficio económico.
¿Interesado?
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Te invito a conocer los detalles, porque primero, te conversaré sobre algunas generalidades a tener en cuenta sobre la contabilidad de costos, y después, te explicaré – con un ejemplo- cómo llevar la contabilidad de costos en un hostal.
Dicho esto…
COMENCEMOS:
Contabilidad de costos. Conoce de qué se trata
En líneas generales, la contabilidad de costos es un sistema que facilita, a sus usuarios, conocer CUÁNTO CUESTA producir un servicio.
Su importancia –en un hostal- radica en que, a través de la contabilidad de costos, tú puedes:
- Planificar y controlar los costos de prestar un servicio.
- Tomar decisiones sobre el precio que debes cobrar al cliente.
Además, este sistema permite valorar los inventarios de productos que usas en la prestación del servicio.
Por ejemplo:
- Los inventarios de productos de limpieza y de alimentos.
- Los amenities que pones a disposición del huésped.
Así como, cualquier otro bien que apoye los servicios del hostal.
Ahora bien…
Existen distintos sistemas de costos que puedes implementar.
Entre los más conocidos, te señalo:
- El sistema de costos por órdenes de producción.
- Y, el sistema de costos basado en actividades (ABC).
En esta oportunidad, te voy a explicar cómo llevar la contabilidad de costos usando el SISTEMA DE COSTOS ABC (también conocido como ABCosting).
Si deseas conocer cómo se implementa el sistema de costos por órdenes de producción, te invito a que consultes mi post Contabilidad de costos para una empresa de servicios.
Hecha esta aclaratoria… SIGAMOS ADELANTE.
Cómo llevar la contabilidad de costos en un hostal
El ABCosting, es un sistema que facilita la asignación y distribución de los costos, según las actividades que realizas en la empresa.
Su identificación con el servicio que prestas, parte de la siguiente lógica:
“Los servicios generan actividades → las actividades consumen recursos → los recursos tienen un COSTO”.
Ahora bien…
¿Cómo puedes adaptar este sistema contable en tu negocio?
Te lo explico apoyándome en la información del Hostal “Sueño & Descanso”
Presta atención…
Paso 1. Definición de las actividades relevantes
La implementación del ABCosting parte por definir cuáles son las actividades que realizas en el hostal.
En ese sentido, te aconsejo dedicar tiempo en identificarlas.
Por ejemplo, en el Hostal “Sueño & Descanso” se ejecutan las siguientes actividades:
Fíjate en la columna B:
Como lo puedes observar, la columna B muestra LAS ACTIVIDADES relacionadas con cada proceso clave (alojamiento, alimentación y transporte) del hostal “Sueño & Descanso” .
Ahora bien…
¿Qué son los inductores del costo?
Si te preguntas por los inductores de costos de la columna C, te señalo que estos se tratan de unos FACTORES que dan a conocer las causas por las que se producen los costos.
Es muy importante que los tengas en cuenta.
Pues, se tratan de los factores que facilitarán la cuantificación de los resultados de las actividades a ejecutar (ver columna D).
Te voy a dar un ejemplo…
En el análisis de la actividad 2.2 (servicio a la habitación), se identificaron cuatro INDUCTORES que suman costos al Hostal:
- El primero de ellos es el PERSONAL ENCARGADO DE PRESTAR EL SERVICIO A LA HABITACIÓN.
- El segundo es el USO DE LOS EQUIPOS Y UTENSILIOS.
- El tercero es el USO DE LOS SERVICIOS DE ELECTRICIDAD, TELÉFONO, INTERNET Y AGUA.
- El cuarto es la contratación del ENCARGADO DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL HOSTAL.
Ahora bien… ¿Cómo se cuantifican y asignan los costos a la actividad?
En el caso de la contratación del personal encargado de prestar el servicio a la habitación, se consideran tres elementos que facilitan su cuantificación:
- La tarifa salarial diaria.
- El % correspondiente al aporte patronal que exige la ley.
- Y, el N° de días trabajados.
Con esta información, calculas el costo de la siguiente forma:
Costo del personal encargado de prestar el servicio a la habitación= [Tarifa salarial diaria + % Aporte patronal según la ley] x N° de días trabajados
ESTE ANÁLISIS DEBES REALIZARLO CON EL RESTO DE LAS ACTIVIDADES IDENTIFICADAS EN TU NEGOCIO.
Si aún no lo ves con claridad…
No te preocupes.Te iré explicando los detalles a lo largo del post.
Mientras tanto, continuemos…
Paso 2. Registro del costo de los materiales
Una vez identificadas las actividades, se pasa a especificar los materiales que se van a usar en la prestación del servicio.
Esta información la podemos registrar en un documento denominado “requisición de materiales”.
Seguidamente, te muestro el formato que usa el Hostal “Sueño & Descanso”:
Paso 3. Registro del costo de la mano de obra directa
La mano de obra directa (MOD) son los colaboradores claramente identificados con la prestación del servicio.
En el ejemplo del Hostal “Sueño & Descanso”, se trata de los miembros del equipo que participan en las actividades identificadas en el Paso 1.
Por ejemplo, la recepcionista, el camarero, la cocinera y el mesero que presta el servicio a la habitación.
Respecto al COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA, te señalo que su método de cálculo ya fue definido.
Esta información la vas a ubicar en la plantilla mostrada en el Paso 1. Específicamente, en la columna denominada “Base de asignación del costo”.
¿Quieres ver los detalles del cálculo?
Te los muestro en la siguiente plantilla:
Paso 4. Registro de los costos indirectos del servicio
Los costos indirectos del servicio (CIS), son aquellos costos y gastos que no se identifican fácilmente con el servicio que presta el hostal.
¿Qué conceptos incluyen los costos indirectos del servicio?
Te los menciono…
1. Materiales indirectos
Son aquellos materiales cuyos costos y cantidades, dentro del servicio, son poco significativas.
En el ejemplo del Hostal “Sueño & Descanso”, los materiales indirectos ya fueron identificados y sus costos registrados en el formato del Paso 2.
2. Mano de obra indirecta (colaboradores de soporte)
Son los miembros del equipo que no intervienen directamente en la prestación del servicio.
En nuestro ejemplo, se considera colaborador de soporte la persona encargada de la administración general del Hostal.
3. Costos indirectos varios
Este concepto incluye:
- El servicio de agua potable, electricidad, teléfono e internet.
- La depreciación del edificio donde funciona el hostal.
- La depreciación de:
- El mobiliario y los equipos de la recepción, las habitaciones y la cocina.
- Los utensilios empleados en el servicio a la habitación.
- El servicio de traslado del cliente al aeropuerto (servicio bajo la responsabilidad de otra empresa).
- El servicio de lavandería (servicio bajo la responsabilidad de otra empresa).
Una vez que tenemos identificados los elementos que integran los costos indirectos del servicio, procedemos a asignarlos a cada actividad.
Presta atención al siguiente formato:
Paso 5. Cálculo del costo total de producción del servicio
Como último paso, se reúne toda la información generada en los pasos previos y se registra en un formato denominado “informe de costos de producción del servicio”.
A continuación, te muestro el formato que usa el Hostal “Sueño & Descanso”:
Como se puede apreciar, este informe también permite conocer si se obtiene una utilidad por la prestación del servicio.
Espero que estos pasos te sirvan de guía y empieces a llevar la contabilidad de costos de tu hostal.
Apóyate en las hojas de cálculo de Excel o Google Sheets.
También, tienes la opción de probar nuestra versión gratuita de gestión empresarial Platzilla.
Anímate y empieza.
Conclusiones
Tal como lo descubriste en este post, la contabilidad de costos ofrece grandes ventajas a las empresas que la llevan.
Pues, su uso facilita el manejo de información real y concreta sobre los costos de prestar un servicio.
Recuerda los pasos que te expliqué y aplícalos en tu negocio.
De esta forma, podrás registrar los costos de tus servicios, controlar las actividades del negocio y conocer si has alcanzado un beneficio económico.
Si te pareció interesante el contenido de este post, aquí comparto otro que te orientará en el tema: Contabilidad de costos, ¿Cómo llevarla en tu negocio?
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
