Cómo administrar un restaurante

Hoy te compartiré los 4 puntos clave para administrar un restaurante.

Con esto podrás hacer que tu negocio tenga una mejor gestión y un óptimo funcionamiento interno.

Te adelanto un poco lo que veremos:
-El marketing y el área comercial
-El posicionamiento de marca
-La ventaja competitiva
-La ventaja competitiva
-Conseguir la mayor cantidad de clientes posibles
-Área de operaciones
-El área de recursos humanos

Quiero comenzar mostrándote algunos datos sobre negocios de comida que de seguro te van a interesar. Observa:

Ya lo he dicho antes:
Tener un negocio gastronómico exige una gestión muy detallista y al mismo tiempo creativa. Para ayudarte, hemos creado un artículo que explica de forma fácil cómo administrar un restaurante.

Para que tu empresa crezca necesitas construir una poderosa marca y oferta gastronómica, que cautive el corazón de los comensales. Además tienes que tener un control de tus actividades, desde las compras de ingredientes hasta la calidad de servicio. Tu facturación y contabilidad tiene que estar organizada.

Y además tienes que tener brillantes equipos de trabajo en la cocina y atendiendo al cliente.

Para explicarte mejor cómo administrar un restaurante, te mostraremos los puntos básicos en la gestión del negocio: marketing y comercial , operaciones recursos humanos y finanzas.

Guía fácil: Cómo administrar un restaurante en 4 puntos clave

Lo principal que debes tener en cuenta es:

01. Cómo administrar un restaurante. El marketing y el área comercial

En esta parte necesitas hacer una lista de cuáles son las actividades que debes llevar a cabo para que el mundo se entere de tu restaurante (Marketing) y las estrategias que usarás para que la gente venga recurrentemente en tu local (plan comercial).

Para vender más en un restaurante (y administrar todo lo que eso conlleva) es necesario que tengas claro cómo es el proceso para:

Atraer a los comensales a tu restaurante (publicidad, marketing de atracción, relaciones públicas, etc.).
Re-analizar tu público objetivo para saber si hay nuevas tendencias o gustos culinarios.
Entender el proceso de compra del cliente (desde que ve un anuncio hasta que se va contento de tu restaurante).
Entender y diseñar mejor el proceso de venta de tu restaurante (lo que haces desde que tu cliente tiene una experiencia con tu negocio – en redes sociales o en tu local).

Para estos últimos puntos es necesario que tengas claro cuál es tu posicionamiento de marca (cómo quieres que los clientes te recuerden: por ser abundante, económico, productos de calidad o con opciones vegetarianas, etc.).

01.1 Cómo administrar un restaurante. El posicionamiento de marca

El posicionamiento de un restaurante lo puedes observar con estos ejemplos:

En cada cuadro, están los restaurantes (generalmente franquicias) que ya tienen definido su posicionamiento.

Entre ellas están: restaurante Premium, restaurante joven, restaurante parra toda la familia, restaurante gourmet, comida rápida, comida vegetariana, comida japonesa, restaurante tipo buffet, etc.

Tener esto es sumamente importante porque puedes definir desde tu estrategia en redes sociales, hasta la decoración y el menú que ofreces (por ende, la estructura de todo tu negocio).

CONSEJO EXPRÉS: Trata de posicionar tu restaurante en alguno de los cuadros.

ARTÍCULO RECOMENDADO: Plan de marketing fácil para negocios de alimentos y bebidas

No olvides tampoco incluir las 4 Ps del marketing mix (que ayudan bastante a definir mejor tus estrategias de ventas), como por ejemplo:

Producto (en el caso de un restaurante es más que comida, es una experiencia)
Precio.
Posicionamiento.
Promoción.

ARTÍCULO RECOMENDADO: 10 Fórmulas para definir el precio de tus productos

01.2 La ventaja competitiva

Una de las buenas prácticas sobre cómo administrar un restaurante es la de conocer como la palma de la mano qué es eso que te hace distinto a otros restaurantes.

Para resaltarla tienes que asegurarte de que:

Todos los empleados sepan cuál es esa ventaja y por qué es tan importante para tu negocio.
Conocer toda la gama de platos y servicios que ofrecen.
Conocer las características de los clientes ideales (buyer persona).
Las alternativas para vender más.

Recuerda que:

Las ventajas competitivas de un restaurante pueden ser:

La ubicación.
Una experiencia temática
Atención personalizada.
Discreción.
Premios
Uso de productos locales
Nuevos platos cada semana.
El precio.
Las promociones.
El uso de la tecnología.
Formas de pago.

Entre otras muchas que puedes resaltar de tu negocio.

01.3 Cómo administrar un restaurante. Conseguir la mayor cantidad de clientes posibles

Sabemos que atraer a un comensal puede ser tarea difícil, pero qué hay de los clientes que ya están sentados en la mesa esperando su plato. A esos que ya entraron a tu local debes atenderlos como si fueran el único cliente que importe.

Para eso puedes:

Formar a tu equipo en atención al cliente y crear una cultura organizacional centrada en el bienestar del cliente.
Identificar qué ofertas son más apetecibles según el perfil de cliente.
Diseñar el mapa de procesos de tu restaurante para que los meseros sugieran productos en el momento correcto.
Describir los platos para que suenen irresistibles.
Sugerir platos especiales para que el cliente conozca toda tu oferta.
Hacer que tu personal suene más amigable y humano, los comensales se dan cuenta cuando intentan venderles algo a toda costa.

ARTÍCULO RECOMENDADO: Estas son las 9 promociones de venta que puedes aplicar hoy en tu negocio.

02. Área de operaciones

Una clave para aprender cómo administrar un restaurante, está en la gestión de su funcionamiento. Tienes que asegurarte de que todo funcione, que no haya desperdicio o que se atienda bien y rápido a los clientes.

Para esto se suele usar un mapa de procesos para asegurarse dónde hay cuellos de botella o alguna otra necesidad.

El mapa de proceso de un restaurante-bar se vería así:

¡CUIDADO! Este mapa de procesos es un ejemplo. De hecho el dibujo puede variar según el restaurante.

Por ejemplo, en un McDonald’s no hay meseros ni bar y en un Subway tampoco. Por eso necesitas conocer bien tus servicios y con el personal que cuentas para lograr todo.

Otro ejemplo del mapa de procesos de un restaurante, pueden dibujarse muy similar a un organigrama. Se vería así:

Buenas prácticas

Una buena práctica para administrar un restaurante es crear varios mapas según los procesos que intervengan en tu negocio, por ejemplo:

El pedido a los proveedores y la recepción.
El proceso de preparación de los platos.
La prestación del servicio.
Pedir feedback al cliente.

También puedes clasificar tus mapas de procesos según las áreas de tu restaurante, como por ejemplo:

En la cocina (lo que tienen que hacer los responsables desde que llegan hasta que se van).
En la barra.
En el área de mesas.
En la caja.
En los servicios generales (limpieza, mantenimiento).

Aquí puedes diseñarlo según lo que tengas como negocio. Por suerte, tenemos un artículo que te explica: Cómo hacer el mapa de procesos de una empresa (por sectores).

03. Cómo administrar un restaurante. El área de recursos humanos

Quizá ya sepas que un restaurante bonito y comida buena no son suficiente para tener un restaurante rentable. Si no cuentas con un equipo humano formado, capacitado y motivado en su trabajo todo lo que hagas aparte será en vano.

En un restaurante, el trabajador debe estar capacitado para atender al público, entender cómo podría reaccionar y saber manejar cualquier tipo de situación incómoda.

Para poder administrar mejor el área de recursos humanos de tu restaurante puedes:

Definir los roles claves de un restaurante: necesitas saber si una tarea puede ser automatizada con la tecnología o si necesitas a una persona.

Saber dónde encontrar buenos candidatos: por lo general, se mira un perfil que cuente con la motivación necesaria. Ya tendrás tiempo para formarlos según tus necesidades.

ARTÍCULO SUGERIDO: 10 Claves para hacer mejores entrevistas de trabajo

Diseñar un plan para formar a los candidatos: según el posicionamiento de marca, tu ventaja competitiva y la personalidad de tu restaurante puedes formarlos para que presten un mejor servicio.

Ejemplo

Por ejemplo, en Hard Rock Café los meseros solían sentarse en la mesa con sus clientes, tomarles fotos, hacerlos reír y brindarles una atención “muy personalizada”.

También puedes incluir formaciones en el uso de la tecnología, de herramientas de trabajo, postura corporal y el tono. Mientras ellos tengan un trabajo con tu empresa, serán los embajadores de tu marca.

Diseña estrategias para reducir el estrés: como sabes, atender al público no es nada fácil. Por eso necesitas crear un ambiente laboral en el que todos se sientan con ánimo y confianza.

ARTÍCULO RECOMENDADO: 7 Claves para desarrollar una cultura corporativa.

Busca mejores formas sobre cómo calcular el salario de tus empleados y diseña turnos con horarios flexibles para mantener el estado de ánimo arriba. Si necesitas ayuda, puedes leer uno de nuestros artículos estrella: Deja que tus empleados diseñen su propio plan de retribución (no, no estamos locos) 😛

04. El área de las finanzas

Y para finalizar no podía faltar el área de las finanzas. Aquí es dónde vas a tomar decisiones para “inyectar” dinero a los procesos que te dejen más beneficios.

Si conoces el principio de Pareto sabrás que el 80 % de tus ingresos proviene del 20 % de lo que haces. Así que es casi imperativo que descubras eso que te hace más rentable para que distribuyas mejor tu dinero sin afectar las áreas sensibles de tu restaurante, como la calidad de los alimentos.

Así que vamos a dividir las finanzas en 3 grandes renglones:

04.1 Cómo administrar un restaurante. Mejorar los ingresos

Una buena forma de administrar el dinero de tu restaurante es hacer que entre mucho más, ¿cierto?

Así que tendrás que poner manos a la obra para probar distintas estrategias de promoción y venta que te ayuden a lograrlo.

Por ejemplo, una de las mejores estrategias es la ingeniería de menú que consiste en el diseño (gráfico, psicológico y ergonómico de los menús para que influyan en los clientes y poder vender más).

La ingeniería del menú consiste en clasificar tus platos en 4 categorías:

El plato estrella: el más rentable y popular.
Caballo de batalla: platos rentables pero que no son muy populares.
El rompecabezas: platos populares pero poco rentables.
Perro: platos ni populares ni rentables (no sé por qué se llama “perro”) 😛

Mira un ejemplo de la ingeniería de menú que puedes aplicar en tu restaurante:

Cómo administrar un restaurante en 4 puntos clave

Aquí lo que debes hacer asegurar que el plato estrella siga dando resultados y mirar cómo puedes hacer para tener menos platos en las otras 3 categorías (quizá haga falta más difusión, publicidad o promociones).

Consejos

CONSEJO EXPRÉS: Mira cuánto es que cobra tu competencia (el mínimo y el máximo) y el dinero que te cuestan los ingredientes. Por ejemplo, no vas a cobrar 10 euros en una zona de 6 euros.

Un estudio de la Universidad de Illinois descubrió que los menús que describían al detalle cada plato aumentaban en un 27 % la facturación en comparación a los menús que solo ponían el nombre.

Según un estudio de Sybil Yang (Universidad de San Francisco State) descubrió que aunque no hay un patrón fijo en el que los comensales leen el menú, es cierto que las personas no leen, escanean. Por lo que necesitas resaltar mejor los platos estrellas (más todos los pequeños trucos que te hemos mostrado).

Mira un ejemplo del patrón de lectura que usan los restaurantes:

04.2 Reducir costos

Otra forma para administrar un restaurante es la reducción de costos y para lograrlo necesitas tener claro las 3 clases de costes (o gastos) que hay:

Ejemplos para reducir costes en tu restaurante:

Clasifica tus insumos en: los productos consumibles (que se gastan cada día) y los productos que se pueden guardar en almacén.

Para los productos consumibles es necesario que pienses en construir alianzas (con contrato formal) para asegurar mejor precio y calidad.

En el caso de los productos no perecederos te recomiendo hacer compras al mayor y guardar la mayor cantidad (échale un vistazo a la tasa de inflación y a la producción del mercado).

Rentabilizar la inversión

Para rentabilizar la inversión inicial necesitas (cómo mínimo) 5 mesas para 4 personas cada una y si es posible doblar esa cantidad en las horas pico (almuerzo y cena).

ARTÍCULO SUGERIDO: Fórmula para calcular el aforo y el flujo de clientela en un restaurante.

ARTÍCULOS RECOMENDADOS PARA MEJORAR LAS FINANZAS DE TU NEGOCIO:

Lo recomendable es que trabajes como mínimo en dos horas pico: el almuerzo y la cena. Abrir un negocio las 24 del día requiere de permisos especiales, otras ofertas (como una cafetería) y diseñar nuevos contratos de trabajo.

ARTÍCULO SUGERIDO: Estos son los beneficios laborales que debes darle a tus empleados.

04.3 Cómo administrar un restaurante. Atraer más financiamiento

Una ventaja de administrar mejor las finanzas de tu restaurante es porque puedes demostrar a tus socios, a tus inversionistas o prestamistas que tienes un plan para recuperar el dinero que pides.

Si bien es cierto que una buena organización, una buena ejecución de todas tus ideas y un excelente servicio son vitales para presentar un plan de financiamiento, es necesario también que hagas estudios propios de tus clientes y tus productos para tener información más creíble.

Y para finalizar… un pequeño regalo:

Extra: Apóyate en la tecnología

No nos podíamos despedir sin mencionar que es vital mantener la facturación, la contabilidad y la calidad de tu restaurante al día.

Si bien es cierto que puedes llevarlas tú si tienes conocimiento o contratar a alguien, también puedes automatizarlas con programas y aplicaciones fáciles de usar y que no necesiten un diplomado para aprender a usarlas.

Si te interesa esta opción, te recomiendo nuestra plataforma de gestión Platzilla, en la cuál podrás activar aplicaciones de gestión de clientes, recursos humanos, facturación, contabilidad, servicio post venta, auditorías, gestión de calidad, de costes y de campañas. Tienes todo lo que necesitas para controlar y tener información para tomar decisiones para tu negocio.

Si te interesa, puedes probar nuestro Platzilla por 15 días sin necesidad de tarjetas de crédito.

¿Necesitas innovar o transformar tu negocio gastronómico? Entonces te recomiendo leer algunos artículos que explican como construir un plan de negocio para distintos tipos de restaurantes.

Lista de 16 ideas de negocios basados en restaurantes:

Aquí te dejamos una recopilación de nuestras propuestas de negocio para restaurantes:

Espero que te haya servido este artículo. Si te gustó compártelo con tus amigos 😉 Nos vemos en la próxima.

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