Hoy te explocaré la importancia que tiene el balance general y cómo, este estado financiero, te puede ayudar en la gestión del negocio.
Porque, además de presentar la información detallada sobre la situación financiera de la empresa, en un momento dado, este reporte te proporciona la información necesaria para realizar un diagnóstico del negocio.
Y con ello, evaluar el cumplimiento de tus objetivos económicos y financieros.
Lo mejor de todo, es que si tienes alguna duda puedes consultar a los expertos del Foro Gestionar Fácil desde aquí.
¿Qué es un balance general?
Podemos llamar balance general al reporte contable que muestra, en un momento determinado del tiempo:
- Los recursos que posee una empresa (ACTIVOS).
- Las obligaciones o deudas que tiene con terceras personas (PASIVOS).
- Así como, las aportaciones y el capital ganado por los propietarios del negocio (PATRIMONIO).
En ese sentido, el balance general actúa como una especie de fotografía que retrata la situación financiera del negocio, para una fecha determinada.
Otros aspectos interesantes a tener en cuenta, es que…
Este reporte se realiza al culminar el ejercicio económico de la empresa (balance final), el cual normalmente cubre un año.
No obstante, si quieres llevar un mejor control de la situación económica y financiera de tu negocio, puedes elaborar un informe de forma mensual, trimestral o semestral.
Además, tal como lo he explicado en otras ocasiones…
El balance general -junto con el estado de resultados, el estado de variaciones en el capital, el estado de flujos de efectivo y las notas a los estados financieros- debe prepararse y presentarse OBLIGATORIAMENTE.
Seguidamente, te resumo en qué consiste cada estado financiero.
Para qué sirve el balance general: conoce sus objetivos
Un balance general (también conocido como balance contable o estado de situación financiera) se prepara con un único propósito:
“Dar a conocer la posición financiera del negocio, para un momento determinado”.
Esto significa que podemos obtener información relevante sobre “la composición y el valor de los principales activos de la empresa”.
Por ejemplo, podemos manejar información sobre:
- La cantidad de fondos en efectivo que mantiene la empresa en la caja, los bancos o inversiones.
- La cantidad de dinero que te deben los clientes. Es decir, el saldo correspondiente a las ventas a crédito.
- El importe de los inventarios, así como el valor de la propiedad, la planta y los equipos del negocio.
Esto, solo por citar algunos ejemplos.
Del mismo modo, con un balance general tú puedes manejar información sobre “la naturaleza y el alcance de las obligaciones por cumplir”.
Esto es, conocer la cantidad de deuda que mantienes con tus proveedores, el banco o cualquier otro acreedor.
También, un balance general muestra “la capacidad actual del capital del negocio”.
Es decir, la capacidad o el potencial que tiene tu empresa para financiarse con recursos propios (autofinanciamiento).
De igual forma, puedes manejar información sobre la solvencia de la empresa.
Y, si lo combinas con el estado de resultados, puedes determinar la rentabilidad de tu negocio.
Como lo puedes observar, este reporte expone la información base que necesitas para tomar las decisiones que garanticen el CRECIMIENTO y ESTABILIDAD de tu negocio.
Estructura del balance general de un negocio: ejemplos
En lo que se refiere a la estructura del balance general y el orden de sus partidas, te comento que -actualmente el sistema de contabilidad financiera- reconoce dos formas en la que puedes presentar este estado financiero:
La primera es la que presenta las cuentas iniciando con las “partidas corrientes” y finalizando con las “partidas no corrientes” (ORDEN CORRIENTE – NO CORRIENTE).
Te muestro un ejemplo:
La segunda forma de presentación, es la que comienza con las “partidas no corrientes” y finaliza con el registro de las “partidas corrientes” (ORDEN NO CORRIENTE – CORRIENTE).
Presta atención al siguiente ejemplo.
¿Deseas indagar un poco más sobre los criterios que debes cumplir para ordenar las partidas del balance general?
Te invito a consultar mi post: Cuentas del balance y su ordenación lógica.
Partidas que componen un balance general
Un balance general se compone de tres grandes grupos:
- Activos.
- Pasivos.
- Patrimonio.
Revisemos en qué consiste cada grupo:
1. Activos
Son aquellos bienes y derechos que posee el negocio, en un momento determinado.
Los activos se pueden clasificar en activos corrientes y no corrientes.
Seguidamente, te explico…
a. Los activos corrientes
Son aquellos activos fáciles de convertir en efectivo al cierre del ejercicio económico, o en un plazo menor a un año.
Entre los activos corrientes más usuales, te menciono:
- El efectivo en caja y bancos.
- Las cuentas por cobrar a clientes.
- Los inventarios de:
- Materias primas, productos en proceso y productos terminados (para el caso de las empresas manufactureras).
- Mercancía disponible para la venta (en el caso de las empresas comerciales y de distribución).
Por su parte…
b. Los activos no corrientes
Son aquellos activos que no se convierten en efectivo en el corto plazo y que, además, son imprescindibles para el correcto funcionamiento del negocio.
Entre los más comunes, en tu negocio, vas a encontrar:
- La maquinaria y los equipos.
- Los vehículos.
- Los muebles y enseres.
- El local, el galpón o el edificio donde funciona el negocio (activos fijos).
Es importante destacar que estos activos se desgastan por su uso y, por tanto, hay que contabilizarlos.
A este desgaste lo denominamos “depreciación”.
Ahora bien…
Otro tipo de activos que me gustaría señalarte, antes de pasar a los pasivos, son…
c. Los activos diferidos
Este rubro incluye elementos que no son propiamente activos, tal es el caso de los costes y gastos que se han pospuesto para cargarse en el futuro.
Algunos ejemplos que te puedo señalar son:
- Los intereses que te descuentan por anticipado.
- El arrendamiento y el seguro pagado por anticipado.
2. Pasivos
Los pasivos se definen como aquellas deudas u obligaciones que posee un negocio.
En otras palabras, se tratan de las deudas que la empresa contrae con terceros. Por ejemplo, los proveedores o las entidades financieras.
Los pasivos se clasifican según su nivel de exigibilidad, o lo que es lo mismo, según el plazo de tiempo que tienen para liquidarse.
Es por ello que te hablaré sobre los:
- Pasivos corrientes.
- Pasivos no corrientes.
A continuación, te explico en qué consisten…
a. Los pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que deben pagarse en un período menor a un año.
Entre los más comunes, vas a encontrar:
- Las cuentas por pagar a los proveedores y acreedores.
- El anticipo de dinero realizado por los clientes.
- Los impuestos pendientes por pagar.
- El pago del salario de tus empleados o trabajadores.
- Las obligaciones financieras contraídas con los bancos y demás entidades financieras.
Esta última considera, como obligaciones financieras, los créditos bancarios y las porciones anuales que se deben pagar de los préstamos a largo plazo.
b. Los pasivos no corrientes
A esta categoría pertenecen las deudas, cuya liquidación es superior a un año.
Un ejemplo de ello, son los préstamos hipotecarios a 5 años.
Al igual que sucede con los activos, los pasivos incluyen una categoría que me gustaría conversar contigo.
Estos son…
c. Los pasivos diferidos
También conocidos como cobros anticipados.
Los pasivos diferidos tienen ese nombre porque aplazan o reparten ingresos en varios periodos.
Por ejemplo:
- Los intereses recibidos por anticipado.
- El arrendamiento, las comisiones y los honorarios cobrados por anticipado.
3. Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al emprendedor o empresario.
¿Qué conceptos incluye el patrimonio?
El patrimonio incluye:
- El capital, la participación o la aportación del dueño del negocio.
- Las utilidades retenidas.
- El resultado neto del ejercicio.
- Las reservas.
Hasta este punto, ¡te he descrito las principales partidas que componen el balance general!
Es tiempo de que conversemos sobre…
¿Cómo analizar la información del balance general?
Tal como lo he destacado a lo largo del post…
Los balances generales son reportes que aportan información sobre la salud financiera de las empresas.
Un balance general te permite monitorear, junto con los socios, potenciales inversionistas y aliados estratégicos…
La liquidez de la empresa
Es decir, la capacidad que tiene el negocio para generar efectivo y pagar, sin inconvenientes, los compromisos pendientes en el corto plazo.
Esta información la puedes obtener relacionando las partidas del activo corriente y el pasivo corriente de tu balance general.
Y, como lo he comentado en otros artículos sobre el tema…
Esto lo puedes conseguir aplicando indicadores de liquidez. Por ejemplo, la razón corriente o razón circulante.
¿Recuerdas este indicador?
Se calcula:
Razón corriente de la empresa = total activo corriente / total pasivo corriente
Ahora bien…
Si adaptamos este índice al ejemplo de la empresa “Todo Ruedas”, tenemos que la:
Razón corriente de la empresa “Todo Ruedas” = 18.070 euros / 19.440,12 euros = 0,93
Este resultado indica que la empresa tiene 0,93 euros en activos corrientes por cada euro en pasivos corrientes.
Si se le compara este resultado con el valor que se recomienda para un negocio, el cual oscila entre 1 y 2.
Tenemos que la empresa “Todo Ruedas”, con ese resultado, debe prestar atención a la gestión de sus activos corrientes.
Es decir, la gestión del efectivo, las cuentas por cobrar a sus clientes y los inventarios.
Otro aspecto interesante que puedes monitorear con un balance general es…
El nivel de endeudamiento de la empresa
Es decir, la cantidad de deuda que empleas para financiar las operaciones diarias e inversiones de tu negocio.
Dos indicadores que puedes usar, para obtener esta información, son:
- El coeficiente de endeudamiento a corto plazo.
- Y, la razón de deuda total o endeudamiento.
El coeficiente de endeudamiento a corto plazo se calcula a partir de la siguiente fórmula:
Coeficiente de endeudamiento a corto plazo = (total pasivo corriente / total pasivo) x 100
Si aplicamos este índice al ejemplo de la empresa “Todo Ruedas”, tenemos que el:
Coeficiente de endeudamiento a corto plazo = (19.440,12 euros / 36.291,93 euros) x 100 = 53,6 %
Este resultado indica que el 53,6 % de la deuda de “Todo Ruedas” es exigible en el corto plazo… ¡De aquí la importancia de gestionar con eficiencia los activos corrientes!
En cuanto a la razón de la deuda total, este se calcula como:
Razón de la deuda total = (total pasivo / total activo) x 100
Si realizamos el cálculo, tenemos que la:
Razón de la deuda total de la empresa “Todo Ruedas” = (36.291,93 euros / 87.100 euros) x 100 = 41,7 %
Este resultado muestra que el 41,7 % de los activos de la empresa “Todo Ruedas” ha sido financiado con deuda.
Ahora bien, si relacionas la información del balance general con la información del estado de resultados, tú puedes medir:
El ciclo operativo de la empresa
Es decir, el tiempo que tarda la empresa en adquirir el inventario, venderlo y cobrarlo al cliente.
El ciclo operativo se calcula de la siguiente forma:
Ciclo operativo = antigüedad del inventario + periodo promedio de cobranza
Donde, la antigüedad del inventario es igual a:
Antigüedad del inventario = (inventario / costo de ventas) x 360 días
Y, el periodo promedio de cobranza es igual a:
Periodo promedio de cobranza = (cuentas por cobrar / ventas) x 360 días
Si aplicamos estos índices a nuestro ejemplo, tenemos los siguientes datos:
Antigüedad del inventario de la empresa “Todo Ruedas” = (10.000 euros / 126.272,16 euros) x 360 días = 29 días
Periodo promedio de cobranza de la empresa “Todo Ruedas” = (3.000 euros / 251.038,08 euros) x 360 días = 4 días
Ciclo operativo de la empresa “Todo Ruedas” = 29 días + 4 días = 33 días
El ciclo operativo indica que el inventario tarda, en promedio, 33 días desde el momento en que la empresa lo adquiere, hasta que lo vende y lo cobra al cliente.
Otro indicador interesante es…
El ciclo de efectivo de la empresa
Es decir, el plazo que transcurre entre el pago que realizas a tu proveedor (desembolso de efectivo) y el cobro al cliente (efectivo recibido por la venta).
El ciclo de efectivo de una empresa se calcula de la siguiente forma:
Ciclo de efectivo = ciclo operativo – periodo promedio de pago
Donde el periodo promedio de pago:
Periodo promedio de pago = (cuentas por pagar / costo de ventas) x 360 días
Si aplicamos estos indicadores a nuestro ejemplo, tenemos:
Periodo promedio de pago de la empresa “Todo Ruedas” = (6.000 euros / 126.272,16 euros) x 360 días = 17 días
Ciclo de efectivo de la empresa “Todo Ruedas” = 33 días – 17 días = 16 días
El ciclo de efectivo indica que la empresa demora, en promedio, 16 días desde el momento en que se paga el inventario al proveedor, hasta que se cobra la venta al cliente.
Por otra parte, el balance general te proporciona información sobre…
La rentabilidad de la empresa
En otras palabras, el rendimiento de la empresa en relación con sus inversiones.
Aquí puedes aplicar, por ejemplo, el índice que mide la rentabilidad del capital.
Te muestro:
Rentabilidad del capital = (utilidad neta / patrimonio) x 100 %
Si aplicamos este índice al ejemplo de la empresa “Todo Ruedas”:
Rentabilidad del capital de la empresa “Todo Ruedas” = (22.808,07 euros / 50.808,07 euros) x 100 % = 44,9 %
Este resultado indica que, el capital aportado por los dueños, obtuvo un rendimiento anual de 44,9 %
Estos son solo algunos ejemplos de la información que puedes obtener de un balance general.
Conclusiones
Tal como lo descubriste en este artículo, el balance general es una herramienta clave para la administración de un negocio.
Pues, se trata de un estado financiero que presenta, de forma organizada, toda la información vinculada con:
- Los activos del negocio.
- El pasivo o las obligaciones con terceros.
- Y, el patrimonio que pertenece a los dueños del negocio.
Recuerda las recomendaciones dadas aquí.
Por ejemplo:
- Estudia cada partida contable al detalle.
- Relaciona las cuentas que se muestran en el balance general.
- Y, usa indicadores que te permitan evaluar los niveles de liquidez, actividad, endeudamiento y rentabilidad.
De esta forma, podrás realizar el diagnóstico de tu negocio, detectar fallas y diseñar estrategias que encaminen tu negocio hacia el éxito.
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