Etapas de las empresas – La travesía hacia el éxito

¿He montado mi empresa y no sé en qué etapa voy? ¿Cuánto tiempo me falta para empezar a verle “el queso a la tostada”? ¿Cuáles son las claves del éxito en las diferentes etapas de las empresas?

En el siguiente video, verás una lección de David Polo, donde muestra cada una de las etapas por la que tu empresa debe pasar para lograr el éxito. En cada una de ellas, comparte las claves para pasar a la siguiente fase.

Aquí tienes una visual completa de la pizarra que utilizó David:

Y si te perdiste algo del vídeo, aquí te dejo la transcripción.

Transcripción del video

¡Hola amigos empresarios profesionales y emprendedores!

En la lección de hoy de las clases de Gestionar Fácil, vamos a hablar de las etapas de las empresas.

Etapas de las empresas. Primera etapa: La idea

La primera etapa es la idea, sin una idea no se consigue nada. Y normalmente suele surgir en un bar entre “dos amigotes”.

Esta idea si la queremos llevar a cabo, tendremos que tener algún tipo de documento llamado Business Plan, o algo puesto en un papel, para saber qué pasos vamos a hacer.

Algo totalmente obvio, pero que muchas personas obvian. Luego, cuánto mejor detallado está, menos posibilidades tenemos de no perder tanto dinero y perder sólo un poco hasta que lo recuperemos.

Vamos a invertir muchísimo tiempo y vamos a perder mucho dinero en este proceso. Pero, puede que merezca la pena.

Clave: Porcentaje de éxito versus entusiasmo

La clave aquí es saber el porcentaje de éxito de la idea, versus el entusiasmo que tenemos.

Voy a explicarlo. El porcentaje de éxito de una aplicación online que vaya a revolucionar el mundo como Facebook es tan bajo, tan bajo, tan bajo, tan bajo, que necesitamos una dosis de entusiasmo gigantesca para hacerlo.

Si pretendéis hacer la próxima red social o pretendéis hacer la próxima red de franquicias de McDonald’s, y no tenéis un entusiasmo absolutamente bestial, y creéis en la idea más que nada, no lo intentéis porque no vais a llegar adelante.

Si tenéis poco entusiasmo, pero tenéis un porcentaje de éxito elevado,  poner un bar, hacer páginas web, hacer tareas de mantenimiento, cosas que sabemos que funcionan hoy en día, puede ser viable. Luego eso es lo que tenéis que valorar.

Clave: ¿Amor o necesidad?

Y luego también, si lo haces por amor o por necesidad (o si lo hacéis, si son varios socios).

Puedes hacerlo por amor, si por ejemplo tú ves un hueco en el mercado, (como ocurrió con el fundador de Ikea que puede hacer los muebles estructurados); o como pueda hacer Amancio Ortega (que vio una necesidad de poder crear mucha moda, con más frecuencia a través de la logística, que dan las tiendas de Zara).

O si lo hacéis por necesidad, que realmente necesitéis el dinero, queréis salir adelante no queréis trabajar en la empresa en la que estáis, o sois unos profesionales que hacen una labor en la empresa buena y pensáis que lo puedes hacer en vuestra propia empresa como si sois unos decoradores, como si sois unos fabricantes de algo y queréis montarlo por vuestro lado. Pues, eso también es lo que tienes que valorar.

¿Qué es lo que funciona más, amor o necesidad? Funciona más el amor que la necesidad. Si estáis muy, muy, muy necesitados, y no podéis vivir sin hacer eso, pues probablemente no tengáis más remedio y lo apostaréis todo.

Sin embargo, si hacéis algo que realmente os gusta, no os costará pasar innumerables noches, no os costará pasar todo el tiempo del mundo haciéndolo, porque si realmente os gusta, no será un trabajo para vosotros.

Etapas de las empresas. Segunda etapa: Puesta en marcha de la idea

De aquí pasamos a la puesta en marcha de la idea. La puesta en marcha de la idea nos convertimos en el “hombre orquesta” aquí representado con una guitarra, una trompeta, una batería y un piano.

Aquí vamos a tener papeleo para empezar, problemas, nos va a faltar dinero etc, etc. Probablemente tengamos que buscar inversores, que no suelen tardar menos de 6 meses a un año en encontrar algo ¡si se encuentra!, intentar pedir préstamos, etcétera, etcétera.

Clave: ¿Vale la pena versus la capacidad?

Aquí la clave es preguntarse, ¿vale la pena versus la capacidad?, ¿vale la pena todo este trabajo?

Aquí hemos visto que es el amor y la necesidad, aquí ¿Vale la pena versus la capacidad? ¿Tenemos la capacidad para hacerlo, una vez que nos estamos poniendo en marcha? ¿Vale la pena hacerlo?

Si vamos a montar un bar y nos va a costar muchísimo dinero montarlo y no lo queremos hacer de otra manera y tenemos que estar dos años para conseguir ese dinero. ¿Vale la pena? ¿Tenemos la capacidad para hacerlo, para compensarlo? Es lo que tenemos que plantearnos.

Aquí vemos que a nivel de trabajo, (según en el círculo de la gestión), dentro del círculo de la administración tenemos que saber, que gestión es todo lo que sea tomar decisiones; y administración, es lo que es hacer tareas.

Enviar una declaración trimestral del IVA, es una tarea administrativa y ahí no hay que tomar ninguna decisión. Hay que poner los ingresos y los gastos para declarar el IVA.

Tomar decisiones

Tomar una decisión sobre si vamos a contratar a una persona, pues sí es algo de gestión o saber cómo vamos a hacer nuestro plan comercial, sí es algo de gestión. Saber qué le vamos a decir a los clientes, si es algo de gestión. Pero hacerlo… tu comercial o tu persona de atención al cliente, eso es administración.

Luego aquí hacemos un poco de todo ¿no?. Estamos hablando de separarlos, pero aquí realmente haces todo, y haces todo porque estás haciendo la famosa travesía del Desierto que todos los negocios tienen que tener.

Date cuenta que tienes poca agua y tienes que atravesar el desierto. El agua es lo que representa el dinero, que podría ser la joroba de nuestro dromedario. Nosotros vamos detrás del camello para que no se nos canse mucho y eventualmente nos subimos encima.

Pero, hay que llegar hasta el final, es decir, dónde está el agua, donde está el dinero y eso está en la fase N° 3 en donde ya tenemos en funcionamiento regular.

Etapas de las empresas. Tercera etapa: Funcionamiento regular

Donde ya nosotros estamos acostumbrados a hacerlo todo, porque lo hemos hecho desde la idea… toda la travesía del desierto y todavía soportamos bajo nuestros brazos (representados aquí por un Hércules todo cachas, todo amasado), la administración y la gestión.

Donde la gestión tenemos que contratar a personas, tenemos que gestionar las ventas y atención al cliente y empezar a facturar, porque si no facturamos no vamos a poder tener esa agua para poder sobrevivir. Y en la administración, la contabilidad, los papeles, las operaciones, Etcétera, etcétera.

Clave: ¡Aguantar!

Las claves de este momento, donde ya hemos empezado a facturar y parece que vamos a sobrevivir, (aunque sean sólo los socios) es aguantar. Y aguantar hasta un punto que el funcionamiento más o menos nos permite empezar a contratar algunas personas y delegar (que es la clave de la próxima etapa)

Etapas de las empresas. Cuarta etapa: Funcionamiento estable

Clave: Contratar y aprender a delegar

Contratar y aprender a delegar para que nosotros nos liberemos y empecemos a tomar las decisiones, de las revisiones, las mejoras de atención y empecemos a leer y empecemos a ver qué funciona y qué es lo que no funciona.

Una vez que estamos en esta fase, un error muy común es que cuando un emprendedor está en la fase de la idea o está aquí…

…empiece a leer cosas sobre “¿Cómo gestionar bien los clientes, en una empresa de artes gráficas?” (si estamos haciendo una empresa de artes gráficas).

Bueno, eso en realidad corresponde a esta fase ¿no? Los que tendrían que hacer libros (que aquí no está) es “ ¿Cómo atravesar? ¿Cómo hacer la travesía del desierto y no morir en el intento?” “¿Cómo parecer más grandes si somos pequeños?” “¿Cómo conseguir con pocos recursos hacer algo?” “¿Cómo conseguir el primer cliente?” “¿Cómo hacer cuando nos llaman tres clientes somos una persona o dos personas y tenemos (además de eso) otras cuatro cosas para hacer?”

Eso no lo enseñan aquí, te enseñan lo que hay aquí. Pero aprende esto que está aquí, cuando estés aquí…

No pierdas el tiempo. Aquí enfócate solo en sobrevivir.

Etapas de las empresas. Quinta fase: Funcionamiento óptimo

Una vez que estás aquí ya estás pasando entre esta fase de funcionamiento más o menos y empiezas a contratar personas, ya pasas a la fase número 5 que es donde está el funcionamiento óptimo.

En el funcionamiento óptimo ya podemos contratar un responsable, mi responsable está aquí…

….que también está fuerte, “cachas” porque lleva el peso de todo, pero tiene el apoyo de las personas que ha contratado administración.

Aquí es fundamental no cometer el error que muchas veces ocurre, de poner a estos profesionales que están aquí…

… llevando la gestión. “¡No! es que es ellos han empezado con nosotros y llegan aquí”.

¡No!

Un buen técnico

Si tú tienes un buen técnico, que te está haciendo tareas del día a día de tus operaciones, en la parte administrativa que realiza tareas que tu has acordado con el cliente: prémiale… págale más, haz las cosas mejor para él. Que él cree un equipo en ésta parte.

Pero no cometas el error de, si tienes la capacidad de contratar a alguien con experiencia de que lo haga una persona y cometa los errores aquí, pero pierdas un buen técnico y tengas un mal gestor. ¿Ok?

Porque aquí te has encontrado cosas nuevas…

…aquí te has encontrado cosas nuevas…

…aquí te has encontrado cosas nuevas…

…y aquí ya empiezas a contratar personas administrativas, que las cosas de administración. Es algo que es… tareas y que se pueden hacer. No es necesario ser un experto, no hay que tomar muchas decisiones.

¡Pero aquí sí!

Las decisiones del día a día

Hay que llevar las decisiones del día a día y alguien tiene que tomar las decisiones del día a día. Mejor que se ha experimentado, que tenga pelo blanco, que sepa lo que tiene que hacer para poder llevar esto a buen puerto para que tú estés contento que estás aquí, observando lo que él hace …

…y esté contento las personas de administración porque hay un buen liderazgo.

Tu aquí funcionas más como el propietario, consejero y el que también estás dando orientaciones y estás apoyando a tu gestor. A éste le potencias, que a su vez potencia al resto de tu equipo.

Clave: Usar herramientas de gestión

Y lo más importante para hacer todo esto, es tener herramientas que te permiten conocer lo que está ocurriendo en tu empresa. Que te permitan hacer un análisis de lo que ocurre.
¿Qué es lo que tiene que hacer el gestor? contratar a personas nuevas, hacer análisis y plantear las mejoras. Y todo lo que ocurre aquí, en la parte administrativa a través de herramientas de gestión como un CRM, un ERP un HRM (que es Human Resource Management), contabilidad o inclusive, gestión de calidad tipo Lean Six Sigma y otro tipo, te va a dar una información para que tú monitorees.

Entonces, en esta fase de funcionamiento óptimo ¿de qué se trata? De que estabas funcionando de una manera y empieces cada vez más las piezas a funcionar mejor, estar más encuadrado. Ser una empresa que en la maquinaria está rodando mejor, mejor y mejor hasta que ya lo tengas controlado.

Etapas de las empresas. Sexta fase: Expansión o traspaso

Una vez que lo tienes controlado, ya entonces irías a la última fase, la cual es expansión o traspaso, o, expansión y traspaso, o, expansión simplemente, o, expansión y ampliación de capital, o como lo quieras llamar.

Ya nosotros estamos aquí…

…este es el mercado y ocupamos este pequeño espacio (como ya sabemos cómo funciona, porque tenemos un funcionamiento óptimo), podemos replicarlo y aumentar el mercado.

Clave: Asesoramiento

Si nos fijamos aquí, está es la curva en la que está representado en el eje vertical, por el dinero y el eje horizontal, por el tiempo y nosotros empezamos aquí…(Etapa: idea) aquí es donde empezamos a perder dinero, perder dinero, pero empezamos a avanzar en el tiempo y hacer cosas.

Aquí seguimos perdiendo dinero, todo esta travesía del desierto, se representa por esta parte (Etapa: puesta en marcha)… Aquí es donde empezamos a facturar, qué es aquí… que empezamos a facturar y ya casi estamos pasando aquí… y sabemos que empezamos a facturar y que si seguimos así, vamos a llegar aquí… (Etapa de funcionamiento regular)

Vamos a llegar al punto de equilibrio donde no gastamos más de lo que ingresamos y el dinero del que disponíamos ahorrado, (o de los inversores), nos va a permitir llegar.

Que esa es la parte de aquí, del funcionamiento regular. Pero entre este punto y este punto, si os fijáis aquí (Etapa de funcionamiento estable) es donde empieza esto, a más o menos funcionar, más o menos tener cierta estabilidad y es aquí donde empieza a optimizarse. Hasta llegar a este punto donde ya optimizado (Etapa de funcionamiento óptimo)

Ampliar el mercado

Es donde queremos ampliar el mercado (Etapa de expansión), porque sabemos cómo lo podemos hacer y los recursos que necesitamos y eso lo podemos hacer a través de:

1. Aumentar capital.
2. Traspasar a otra empresa o,
3. Traspasar parte o,
4. Vender parte o inclusive,
5. Pedir un crédito.

Porque aquí, al banco podemos llegar y decirle: “Miren señores, por cada euro que ustedes nos van a dar, nosotros vamos a conseguir 2,5 euros” (por cada dólar, por cada peso, o la moneda que estéis trabajando vosotros), y entonces aquí vamos a poder seguir subiendo.

Luego este gráfico de aquí… representa todo el ciclo de vida y os garantizo que no hay empresa en el mundo, que no haya pasado por ésto. Ni siquiera Facebook, ni siquiera Google. Ni siquiera, ¡Ninguna!

Porque te entendemos…

Nosotros estamos enfocados en empresas como la tuya, que son pequeñas o medianas. Y estos pasos, los vas a tener que atravesar.

¿Dónde están las claves?

De aquí: No te quedes sólo, pide ayuda, consigue ayuda…

De aquí: Empieza a delegar…

Cuando llegues aquí:

Utiliza sistemas de gestión, utiliza herramientas, monitoriza. ¿Qué es lo que está ocurriendo? controla, toma decisiones …
No pienses que lo sabes todo, no puedes saberlo todo cuando hay muchas cosas que se están trabajando a la vez. Luego haz eso, para saber exactamente y medir cómo es tu negocio, cómo funciona.

Haz crecer tu negocio

¡Y luego crece! ¡Hazlo crecer! Haz que tu empresa llegue, hasta donde tú quieres, porque te lo mereces. Y después de todo esto, crea más empresas, genera más empleo, haz que ésto vaya para vosotros dáselo a tus hijos, dale parte a tus empleados, pero, ¡haz que esto crezca!

Crea más valor, porque todo este aprendizaje, lo hacen muy pocas personas. Muy pocas personas en el mundo, tienen el valor para hacer todo esto. El valor para poder llegar al éxito sin haber tenido recursos, porque la mayoría de las ideas (si hay una idea) es porque hay una necesidad de hacer algo, es porque realmente no sé tiene nada y se quiere hacer algo bueno.

Luego cuando llegues al éxito, acuérdate los que vienen por detrás y crea más empresas, ayuda a los demás, etcétera, etcétera.

Muchas gracias por vuestra atención y hasta la siguiente lección.

Bien, ahora que conoces todas las etapas de las empresas, sabes en cuál de ellas te encuentras.  Además, tienes claras cuáles son las claves que vas a aplicar para avanzar a la siguiente fase. ¡Adelante!