¿Has oído alguna vez de la gestión de riesgo y sus técnicas de análisis? ¿No? Pues hoy te explicaré TODO lo que necesitas saber de la manera más fácil.
Con esto podrás adoptar las medidas oportunas para implantar los procesos necesarios que te permitan minimizar o eliminar esos peligros a los que está expuesto tu negocio.
Te cuento lo que veremos el día de hoy:
-Tipos de riesgos
-Componentes de la gestión de riesgo
-Cómo crear una lista de riesgos completa
-Cómo actuar para mitigar los riesgos
Para comenzar quiero que conozcas la importancia de hacer una buena gestión de riesgos. Observa.
Dicho esto entremos en materia y como quiero que sea lo más sencillo posible, te lo explico todo en este vídeo que he filmado para que la explicación fluya mucho mejor.
Para que puedas copiar y resaltar mejor las ideas, esta es la transcripción del video.
Hola amigos empresarios, emprendedores y profesionales.
En el vídeo de hoy vamos a hablar de la gestión de riesgos con una explicación fácil.
Y lo vamos a hacer con dos casos como de costumbre…
Gestión de riesgo. Vacuno – Vacuno.
Uno de ellos es el caso de Vacuno-Vacuno, que es una empresa de la industria cárnica, que vende carne de vacuno, tanto a supermercados como a grandes superficies y su director es Lucas Smith (Caso: Vacuno-Vacuno), que es un director que tiene un corte analista, como veis tiene gafas, es matemático y le gusta hacer las cosas metódicamente.
Vacuno – Vacuno es una empresa que no lleva mucho tiempo en el mercado, pero que lo está haciendo bastante bien.
Cárnicas López.
En el otro lado tenemos el caso de Cárnicas López, cuyo director es el Señor López (Caso: Carnicas López) que es una persona intuitiva y es de éxito. Quizás un poco desorganizada, pero tiene varios negocios y les funcionan bastante bien.
Ahora bien… Ambos saben que la gestión de las empresas tiene sus riesgos y que en su sector hay bastantes riesgos, porque es el sector de la alimentación. Sin embargo, los dos tienen una manera diferente de enfocar los riesgos de sus empresas.
Si vosotros os planteáis que tenéis una empresa o que la vais a tener o que estáis en ella y queréis que dure muchísimos años, tenéis tantos riesgos alrededor que la probabilidad de que alguno de ellos se materialice y os afecte, es elevada.
De un solo, no mucho, pero de muchos, hay una probabilidad real de que eso ocurra.
¿Cómo hacemos eso? Bueno, vamos a incorporar las medidas para disminuir los riesgos en nuestra dinámica del día a día… Y eso es lo que vamos a enseñar en este vídeo.
Vamos a hablar de dos ejemplos que podrían ser los vuestros.
Gestión de riesgo Cárnicas López.
El Señor López entra en su oficina todos los días y sabe que tiene aquí un riesgo, por ejemplo en la parte de alimentación, de que haya una carne que esté intoxicada y por supuesto que lo mitiga…
Por supuesto que tiene sus controles de calidad, etc., etc.
Sabe que tiene otro riesgo, de que pueda tener un impago y por supuesto que lo mitiga; puede tener una línea de crédito o puede tener otro tipo de cosas.
Ve que tiene otro riesgo, por ejemplo, de problemas con algún empleado que pueda transmitir alguna información errónea y puede mitigarlo.
Ve que tiene otro riesgo, con proveedores, por ejemplo que el alimento de los animales no esté correcto o las vacunas no estén correctas y lo intenta mitigar.
Pero su manera de enfocar los riesgos es según los ve… Entra a la oficina, es una persona intuitiva, es una persona espontánea y va apagando los fuegos.
Muchas personas se piensan que con estar sentados en la silla, o viendo lo que ocurra alrededor o hablando con los clientes, que siempre es bueno tener feedback, con eso es suficiente… ¡Nada más lejos de la realidad!
Hay que trabajar los riesgos, igual que trabajas el resto de las cosas de tu organización, igual que trabajas diariamente la gestión comercial, igual que trabajas diariamente tu marketing, igual que trabajas diariamente tus operaciones y cualquier otra cosa.
Gestión de riesgo con Metodología Coso II.
Por lo tanto, os voy a enseñar una aproximación fácil de la gestión de los riesgos a través de un modelo que se llama la matriz de riesgo basado en la metodología coso dos.
Esta metodología es una metodología usada por grandes compañías y que la puedes utilizar tú, puedes utilizar softwares, como el de Platzilla que tiene también este módulo para que lo puedas utilizar u otros aplicativos u hojas Excel o como lo prefieras… Pero hazlo, mitiga tus riesgos.
Vamos a ver como consiste esta metodología.
Aquí tenemos lo primero una matriz de riesgos que es lo que vamos a ver en el último punto. Sé que lo queréis ver de primero, pero vamos a verlo en el último punto.
Tipos de riesgos.
Y aquí tenemos los cuatro tipos de riesgos, para ya empezar a articular y clasificar los riesgos, según como son.
Gestión de riesgo. Riesgos de estrategia.
De estrategia: aquellos que puedan aceptar a nuestra estrategia. Por ejemplo, la estrategia de Cárnicas López puede ser aumentar el número de clientes en un 20% y mejorar los sistemas de calidad en “x”. Eso es un riesgo de estrategia.
Riesgos de operaciones.
Un riesgo de operaciones, es un riesgo de las operaciones del día a día, cómo, en el caso de las industrias cárnicas , podemos tener un riesgo de salud tanto en el tratamiento de los animales …
Un riesgo de la alimentación de los animales, un riesgo en las instalaciones, un riesgo en el envío de la mercancía a los clientes, riesgos de todo tipo son los riesgos de operaciones.
Gestión de riesgo. Riesgos de información.
Los riesgos de información son aquellos riesgos que nosotros detectamos donde la información puede, y valga la redundancia, tener el riesgo de no ser correcta, de no tener la información que necesitamos para nuestro negocio, etc., etc.
Por lo tanto, aquí esto lo mitigamos con sistemas de gestión.
Riesgos de cumplimiento.
Y por último tenemos los riesgos de cumplimiento…
Los riesgos de cumplimiento con nuestras obligaciones con el Estado: Tributarias, con Sanidad en este caso o con otro tipo de entidad, con la que necesitemos cumplir como en todas las empresas.
Luego, primero hay que saber que tenemos estos cuatro tipos de riesgos, para empezar a clasificarlos, pero después tenemos que empezar el trabajo. Y para hacer el trabajo de identificación de los riesgos, para eliminarlos o mitigarlos, lo que tenemos que saber es los componentes de la gestión de riesgos, los cuáles son.
Componentes de la gestión de riesgos.
#1 Gestión de riesgo. Ambiente interno.
Primero, el ambiente interno, ¿Qué es el ambiente interno? El Señor López no tiene ambiente interno, para poder mitigar los riesgos. Necesitamos generar el ambiente interno para decir, vamos a implantar una herramienta de gestión de riesgos y esto lo tenemos que hacer entre todos.
Por lo tanto, Lucas Smith que es una persona muy metódica, tendrá que tener una reunión con el resto de sus componentes de la compañía y tendrá que hablar de:
– Señores… Vamos a intentar generar el ambiente interno para poder mitigar, este tipo, eh, cualquier tipo de riesgo y vamos a implantar una metodología basada en el modelo coso dos.
La gente tiene que estar orientada tanto a ganar dinero, como para evitar perderlo o evitar que ocurran cosas en la empresa, porque recordemos, una empresa es ingresos menos gastos si hay un riesgo, puede haber más gastos o puede haber menos ingresos…
Luego, no dejéis pasarlo por alto.
#2 Establecimiento de objetivos.
Lo segundo… El establecimiento de los objetivos; fundamental… Vamos a ver como haría la metodología Lucas Smith…
Vamos a establecer los procesos, que este es el productivo, establecemos el proceso comercial, lo dibujamos y vamos a ver el proceso administrativo y el proceso de calidad.
Podríamos hablar del proceso de marketing, pero bueno en este caso, en las industrias cárnicas no hay demasiado marketing, es más comercial, es más hablar con las grandes superficies, establecer relaciones, etc., etc., porque el producto, no va para consumidor final en la mayoría de los casos, sino que va para el distribuidor, que a su vez lo lleva al consumidor final.
Evidentemente si son carnes que ya, si son productores que son una marca, como en España puede ser “Davu” o “Davu para huevos” o puede ser cualquier marca de carne reconocida, pues entonces si puede tener un marketing.
Pero en este caso pensemos, que es el productor que vende a supermercados, que vende a hipermercados.
Importancia de establecer objetivos.
Entonces, ¿Por qué es importante establecer el objetivo? Bueno, porque tenemos un objetivo en cada uno de los procesos, luego el objetivo nos va a ayudar a generar los procesos, ¿No?
A nivel productivo, tenemos un objetivo de una producción por ejemplo de cinco mil toneladas… O no sé exactamente cómo puede ser más interesante… Quizás más interesante quinientas toneladas en un período.
A nivel comercial unas ventas que sean alcanzar los tres millones de dólares.
A nivel administrativo los objetivos son cumplir con hacienda y controlar los proveedores para que no falte de nada a las reses.
Y a nivel de calidad, el cuidado de las reses vamos a establecer que el nivel de calidad sea diez sobre doce, para intentar cumplirlos si tenemos unos parámetros de calidad.
#3 Gestión de riesgo. Evaluación de riesgos.
Después tenemos que evaluar los riesgos… Ya tenemos nuestros objetivos y tenemos nuestros procesos, pues vamos a evaluar los riesgos y para esto tenemos que ir viendo, lo voy a colocar en este sitio, cómo el proceso productivo, cómo se va generando.
Proceso productivo.
Tenemos una res la cual nace, crece, se alimenta y se sacrifica…
En el nacimiento, ¿Cuáles son las cosas que ocurren? En el nacimiento tenemos el riesgo de un nacimiento que no sea correcto, que no se han aplicado las vacunas, que no, etc., etc., etc.
Esto aplica al proceso productivo y es un riesgo de estrategia, o de operaciones…
Por lo tanto, nos vamos a nuestra matriz de riesgos y lo que vamos a decir es laprobabilidad y el impacto.
¿Qué probabilidad y que impacto puede tener ese riesgo, dentro de nuestro proceso productivo?
Gestión de riesgo. Construcción de los valores de la matriz.
Pues vamos a decirle que la probabilidad de que una res nazca con problemas o tenga problemas en los primeros días de vida, vamos a decir en una escala del uno al cinco y un impacto del uno al cuatro, podéis poner una escala del uno al cinco por ambos lados, que sea de un dos por ejemplo y el impacto es un dos… Lo colocamos aquí y le llamamos riesgo número uno… Este es el riesgo número uno.
Seguimos en el proceso productivo y tenemos la parte de alimentación de la res. ¿Qué riesgos tenemos en la alimentación de la res?
Tenemos los riesgos de los proveedores, que es un riesgo de operaciones y es un riesgo también de estrategia, lo podemos catalogar de las dos maneras…
Tenemos un riesgo de que, a pesar de que la res se alimenta del propio campo, pues a lo mejor unos complementos que les podamos dar, unas vacunas, una leche no lo sé, dependiendo del tipo de animal que tengas si tienes algún complemento alimenticio o no.
Vamos a poner que, o a lo mejor podemos tener los proveedores, de los fertilizantes, los proveedores del riego, los proveedores de cualquier cosa, para que nosotros podamos ver, para que podamos medir el riesgo, el impacto, que podría tener.
Si tenemos un problema, por ejemplo, supongamos, del proveedor del sistema de riego, en la zona, en la finca, o tenemos un problema con el proveedor de agua, esto la probabilidad es muy baja puede ser uno, pero el impacto puede ser bestial, vamos a poner un impacto de cuatro.
Elaboración de la lista de riesgos.
Identificamos este riesgo y decimos que es el riesgo “X”, entonces vamos poniendo en otra listita, que el riesgo uno es el riesgo “X”, que el riesgo dos es el riesgo “Y” …
El riesgo dos será el riesgo de los proveedores en la alimentación y aquí principalmente el sistema de riego de nuestros campos y el riesgo “X”, eran el riesgo de los primeros días del nacimiento…
Y así vamos dibujando los demás riesgos…
Gestión de riesgo. Analizando otros riesgos.
Vamos a pasar a otro proceso, por ejemplo, para no irnos al proceso productivo, que luego podríamos tener el riesgo de enfermedades en la edad adulta, luego podríamos tener el riesgo de dificultades en la reproducción, luego podríamos tener el riesgo de, etc., etc.
En la parte Comercial, tenemos el riesgo de, por ejemplo, de la entrega del producto, o del envío. Esta parte vamos a decir que sea Comercial Vs. Atención al cliente, ¿Vale?
Pues vamos a ver del envío, pues si queremos podemos poner otro proceso de envío…
Si queremos diferenciarlos los unos y los otros, ¿No? Entonces podríamos poner, imaginaros, que tuviese una probabilidad elevada, porque tenemos problemas que están ocurriendo con mucha frecuencia… Vamos a poner aquí aunque el impacto es pequeño.
Y entonces así…
Luego en el proceso administrativo pues podemos poner un problema de que consigamos entregar las cuentas a tiempo a la administración competente, etcétera, etcétera.
Un riesgo de, no tener a nivel administrativo unos certificados para poder optar una subvención, ese sería un buen riesgo, ¿No?
Que lo podemos tener aquí y ese es un riesgo que puede tener una probabilidad razonable o elevada, un cinco porque vemos que no lo vamos a conseguir y el riesgo es elevadísimo…
Matriz completa: Todos los riesgos identificados.
Y así vamos completando, ya que tenemos nuestro objetivo vamos haciendo nuestra evaluación de los riesgos, identificando los eventos que son estos y evaluándolos que es poniéndolo dentro de nuestra matriz, ¿No?
Y al final pues tenemos una matriz donde vamos teniendo los riesgos, cada uno con su número aquí va el uno aquí el dos, aquí el tres, aquí el cuatro, aquí el cinco, aquí el seis, etcétera., etcétera., y vamos teniendo los riesgos aquí.
Los he pintado de color rojo, porque estos riesgos luego van cambiando y lo vamos a pintar con un color azul…
Pero para que nos hagamos una idea, todo lo que está por aquí, son riesgos que hay que priorizar , todo lo que está por aquí es lo que menos hay que priorizar.
Hay que ver que estos riesgos, este pase aquí, este pase aquí, este pase aquí , etcétera, etcétera., porque estos son los que tienen mayor probabilidad y un mayor impacto a la compañía.
Una vez que hayamos sacado todos los riesgos que tenemos, y que los hayamos evaluado, lo que tenemos que hacer es ver la respuesta al riesgo.
#5: Gestión de riesgo. Respuesta a los riesgos.
¿Qué tipos de respuestas al riesgo podemos tener? Podemos tener tres tipos de respuestas: Podemos cancelarlos, podemos mitigarlos, o podemos reducirlos.
Cancelarlos es que no lo tomamos en cuenta. Mitigarlos es que conseguimos reducir el riesgo… y eliminar… Mitigarlos es que conseguimos bajarlo y reducirlos es que también conseguimos reducir el riesgo.
Vamos a … ¡No perdón!
El tercero vamos a llamarle y discúlpenme, que es aceptarlo…
El riesgo de que un animal, por ejemplo, nazca con una malformación, y ese animal pues haya que sacrificarlo, o hacer algo con ese animal o lo que sea, es un riesgo que no podemos hacer nada…
Es un riesgo que nosotros debemos aceptar… Y vamos a poner que es este riesgo que estaba aquí. Este lo aceptamos, lo tenemos aquí y le damos una “A”, de que lo aceptamos.
Lo eliminamos de nuestra matriz, para el ejercicio que vamos a hacer ahora para que sea más simple, o podemos tener distintas matrices: Una con todos los riesgos y otra con todos los riesgos que podemos mitigar.
Cancelar… Aquellos riesgos que los cancelamos o los reducimos… Los cancelamos, los eliminamos, los mitigamos los reducimos, porque directamente conseguimos eliminarlo totalmente.
Entonces, para aquellos que sean que cancelar y aquellos que sea mitigar, lo que tenemos que hacer son las actividades de control.
#6: Actividades de control.
¿Y las actividades de control en qué consisten? Bueno… Pues consisten en que nosotros decimos que tenemos el riesgo número uno, vamos a hacer el control número uno, que consiste en las siguientes tareas.
Cancelando el riesgo más alto.
Por ejemplo… Vamos a suponer el riesgo este que tenemos aquí, que es el mayor, el de la subvención y que necesitamos tener unos papeles. ¿Cómo lo cancelamos?
Bueno, lo vamos a cancelar porque ya directamente vamos a hacer esos papeles y ya lo tenemos a mano antes de ejecutar nada, lo que vamos a poner es las actividades, que es conseguir documentación “x”, redactar el informe “Y” , hacer “Z” o lo que sea.
Y entonces ese riesgo, ya después de un tiempo lo podemos cancelar, que es este que teníamos aquí por ejemplo.
¡Muy bien!
Mitigando los otros riesgos.
Y luego, aquellos que son de mitigar, pues pueden ser, por ejemplo, uno de los riesgos elevados que habíamos visto, que es por ejemplo que haya un problema con el agua, y que entonces puedan morir las reses… ¿Cómo lo mitigamos?
Pues vamos dentro de nuestras actividades, este riesgo que podría ser, por ejemplo el riesgo número cuatro, le ponemos el controlador número cuatro, y el ¿Controlador que quiere decir? Una serie de tareas que controlan que el riesgo disminuya y entonces es:
Fabricación de un depósito, pruebas del depósito, uso del depósito durante un tiempo para ver si funciona.
Entonces el riesgo que teníamos aquí, que era este por ejemplo, después de aplicar el controlador vamos a decir que nos baja aquí.
Que la probabilidad que el proveedor nos falle, que la probabilidad que el riesgo, de que las reses puedan fallecer porque no tenemos agua, porque nos falla el proveedor, es poca y el riesgo es poco además, porque si ocurre, el impacto es poco, si ocurre primero tenemos este sistema que probablemente nos alimente a todos porque ya hemos hecho las pruebas.
No es un sistema infalible pero nos puede ayudar durante un tiempo hasta que el proveedor restablezca el riego, por ejemplo u otro tipo de riesgo y que además el impacto sería poco porque al menos tenemos un método para regar ciertas hectáreas, ¿No?
Actuando para mitigar otros riesgos.
¿Qué otras cosas podríamos tener? Pues podríamos tener, por ejemplo en la parte de comercial si tenemos un riesgo de entrega, que es un proveedor que, como poderos imaginaros es un riesgo que está aquí, un riesgo de entregas defectuosas, porque no se mantiene la cadena de frío, podríamos mitigarlo o podríamos cancelarlo casi, quizás más mitigarlo consiguiendo tener más proveedores y esos proveedores si te falla uno, lo puedes utilizar el otro.
Entonces para eso el controlador que vamos a establecer es hacer unos envíos con el proveedor “A” , con el proveedor “B” y con el proveedor “C” de tal manera que esos riesgos pueden ser también mitigados y en el caso que ocurran como tenemos otros proveedores, pues este riesgo que teníamos aquí, lo hemos reducido aquí. Entonces el impacto es mucho menor.
Al final, ¿De qué se trata? Se trata de que todo esto que sacamos a partir de un objetivo, de ver los procesos que tenemos, de ver los eventos que ocurren, de evaluarlos y ponerlos dentro de una matriz…
Quitemos aquellos que podamos cancelar rápidamente, aceptemos aquellos que son aceptables, porque hay riesgos en el negocio que pueden ocurrir e intentemos mitigar aquellos que son más mitigables.
Os voy a poner un ejemplo para que os hagáis una idea fuera de esta industria…
Otro Ejemplo.
Una cadena de televisión, un programa famoso talent show. Dentro de los procesos que ellos tienen y la evaluación de sus riesgos, había un riesgo… Que tenía una probabilidad muy baja, pero el impacto era total. ¿Qué riesgo pensáis que era?
Un talent show… Un riesgo con una probabilidad muy baja pero con un impacto brutal.
Para los que no lo sepáis, un talent show es un shows de estos estilo operación triunfo, de “x “ factor, de todos estos de artistas, etc., etc.
¿No? ¿Alguna idea? Un riesgo muy poco probable, pero que probablemente el impacto que sería brutal sobre el show… La muerte del presentador.
¡Es verdad! Esto si se ha medido… Que se ha puesto como medidas para intentar mitigarlo…
Actividades de control para la “Muerte del presentador”.
Complicado… Pero si el talent show ha hecho de vez en cuando, algunas seudo ensayos con otro presentador para cuando pudiera ocurrir ese evento, que ojala nunca ocurriera, o esa persona estuviera enferma , o estuviera indispuesta para poder tener esa parte bastante cubierta y tener un impacto mínimo.
Porque en ese caso, en un talent show, si falta el protagonista, pues allí hay un problema…
Pero imaginaros otro show como el de Oprah… ¿Qué ocurriría si no estuviera Oprah?
Dejaría de existir el show…
¿Cómo pensáis que gestionan ese riesgo? Bueno, probablemente tengan unos seguros súper especiales… Porque al menos si fallece esa persona, pues entonces el seguro se lo estaría pagando algo…
¿Cuánto pensáis que cuestan las piernas de Cristiano Ronaldo?
¿Mantiene a Cristiano jugando si tiene algún problema en la rodilla, y no puede jugar más? ¡No! , pero al menos el club que ha hecho una inversión tan grande en el jugador se cubre un poco del impacto, aunque el negocio con Cristiano no pueda continuar.
Y bueno, amigos… Eso es todo por hoy . En siguientes vídeos profundizaremos sobre el tema de igual que otros muchos.
Gracias por vuestra atención y hasta el siguiente vídeo…
Con estos buenos ejemplos y explicación damos por terminado el tema de gerencia de riesgos, lo cual es tan importante como las otras actividades y funciones que tenemos dentro de una empresa.
Pronto veremos más lecciones de David de Polo, en Gestionar Fácil.
Transcripción y edición de imágenes: Sheila Vargas Rojas
