¿Cómo llevas el control de gastos en tu pyme?
¿Qué importancia le das a esta actividad en las operaciones diarias? ¿Cómo se evidencia que le das importancia?
Sin duda es un tema al que los empresarios aseguran poner atención, pero en la práctica, ¡no es tan cierto! Este es el tema que nos ocupa en esta entrega. Con lo que hablaremos podrás evaluar cómo lo estás haciendo.
¡Bienvenidos(as)!
La rentabilidad de un negocio viene marcada tanto por sus ingresos como por sus gastos y costes. Si bien es un tema propio del área “contabilidad y finanzas”, todos los colaboradores de la empresa deben tener clara su importancia.
Gestionar Fácil.
No solo el empresario y el responsable de los balances. Y cuando el colaborador tiene poder de decisión para comprar en nombre de la empresa (o comprometer pagos), este debe tener los criterios aplicables para tal fin. De otra forma, el caos puede llevar a un “desastre” financiero. Así tner un control de gastos efectivo, tanto gastos indirectos como gastos en efectivo, es fundamental par poder hacer un seguimiento mes a mes de la planificación de los gastos.
Incluso una empresa que gane mucho dinero puede verse amenazada si sus gastos pasan de cierto límite. Por eso, con independencia del tipo de empresa y del éxito en ventas, es fundamental llevar un exhaustivo control de gastos. A continuación te explicamos cómo puedes hacerlo.
Pero antes de hablar de cómo implementar un control de gastos eficiente, hagamos una distinción básica entre gastos y costes.
- Los gastos tienen que ver con el producto o servicio, pero de manera más indirecta que los costes.
- Los costes pueden cuantificarse al detalle en los productos y servicios. Los gastos forman parte de la comercialización del producto pero no son fácilmente cuantificables.
Los costes y los gastos están muy relacionados porque el resultado de la suma de ambos nos permite hablar del coste de producción.
Control de gastos en la pyme
Controlar implica aplicar criterios para poner orden en la realización de una actividad. En este caso, en los gastos en los que necesariamente incurre una organización para desarrollar su actividad. Es decir, para desarrollar las tareas necesarias que demanda la realización del producto o servicio, y su venta.
Por tal motivo, a continuación veremos algunas buenas prácticas para organizar el gasto de la empresa y asegurar que la información que se produce, más allá de los balances contables y financieros, nos brinden métricas e indicadores sobre cómo va la organización.
Ejemplo de buenas prácticas
1. Respaldar todo con evidencias:
El control de gastos no es solo indispensable para mejorar la gestión de tu pyme; también es una obligación legal. ¿Sabías que debes guardar facturas y evidencias de gastos durante varios años, según sea la legislación local? Esto es así para poder justificar, en primera instancia, las posibles deducciones ante hacienda cuando las solicite o cuando sean aplicables.
Un error común es realizar pagos por diferentes conceptos y no tener evidencia de los mismos. Esto suele ocurrir a empresarios sin experiencia, que no diferencian claramente sus gastos personales de aquellos imputables a la actividad de la empresa.
Hay muchas herramientas para hacer un seguimiento de gastos y nos gusta mojarnos con ejemplos prácticos de los cuáles tomar buena nota sobre lo que supone un buen control. En este sentido, recomendamos la tarjeta corporativo american express.
Esta tarjeta permite no sólo respaldar todo con evidencias sino tener un control de los gastos en su aplicación. Nos hemos fijado en su funcionamiento en México y hemos analizado su funcionamiento el cual destaca por lo siguiente:
- Facilidad de alta: nos llevó pocos minutos darnos en alta en el sistema de pago.
- Recompensas, puntos y beneficios típicos de una compañía como American Express.
- Crédito disponible para adelantar compras y mejorar el flujo de caja.
- Y sobre todo, la aplicación donde tenemos el control de nuestros gastos así como la posibilidad que la tecnología puede darnos al crearnos un presupuesto de gastos gracias a una aplicación muy sencilla.
2. Identificar partidas y grupos:
A priori esto es lo más sencillo. En el contexto empresarial un gasto es cualquier salida de dinero que se produce para el adecuado funcionamiento operativo de la empresa. Puedes crear grupo de gastos y, dentro de ellos, especificar partidas. Por ejemplo, el pago a los empleados, diferenciando sueldos de otros beneficios, como los gastos de formación y desarrollo.
También, gastos de material de oficina, pagos de material para campañas de marketing, gastos por concepto de servicios, etc. Es importante, entonces, identificar los gastos y tomar nota sobre el área de la empresa en que se producen. Esto demanda tener una estructura funcional clara, para luego tener información de cuánto nos cuesta cada área en la empresa.
Algunos ejemplos de grupos de gastos, para luego definir partidas específicas son:
- Gastos de personal.
- De funcionamiento de oficinas administrativas.
- Gastos de planta (producción de bienes y servicios).
- Gastos en fletes, transporte y vehículos.
- De campañas comerciales e identidad corporativa.
- Compra de materia prima e insumos.
- Inversiones en planta y equipos.
Control de gastos en la pyme para mejorar la rentabilidad
3. Organizar todos los pagos:
Siempre se pueden organizar los gastos de la empresa de acuerdo con varios criterios. Tomaremos una clasificación habitual utilizada cuando hablamos de control de gastos. Veamos cuáles son:
- Gastos fijos: Son gastos periódicos que se mantienen invariables e independientes de las ventas de la empresa. Por ejemplo, los seguros o el alquiler de un local. Pueden variar, pero lo harán con muy poca frecuencia.
- Gastos variables: Son los que dependen de la actividad de la empresa y varían en función de diversos aspectos. Por ejemplo, los gastos en materia prima de una empresa aumentarán en la medida en que aumente el volumen de ventas.
- Gastos mixtos: Como su nombre lo indica, son gastos con una parte fija y otra variable.
- Gastos directos: Son los relacionados de forma directa con la producción de bienes y servicios. Por ejemplo, la materia prima y la energía utilizada.
- Gastos indirectos: Esto son los gastos no directamente relacionados con la producción de bienes y servicios, pero que son necesarios para el éxito de la organización. Por ejemplo, la publicidad es un gasto indirecto habitual para que la empresa venda lo que produce. ¿Qué otros gastos incluirías en este tipo?
De hecho, al identificar los tipos de gastos con partidas y grupos, como se indicó en el punto anterior, se debe complementar con la clasificación señalada. Esto dará la oportunidad de obtener indicadores interesantes sobre la relación entre unos y otros. El control de gastos es clave en empresas exitosas
Dos definiciones importantes:
Un punto clave es que hablamos de gastos directos e indirectos. Pero debemos tener claro que son los costes en que incurrimos para la realización del producto o servicio. De hecho, 2 definiciones que compartimos son:
- Se llama coste directo, al conjunto de las erogaciones en las que incurre la empresa, que están directamente relacionados con la obtención del producto o servicio en torno al cual gira la actividad principal de la pyme.
- Mientras que coste indirecto es aquel que afecta al proceso productivo, en general, de uno o más productos o servicios, por lo que no se puede asignar directamente a un solo producto/servicio sin usar algún criterio de asignación.
En fin, un coste directo incide totalmente en una sola actividad, mientras que un coste indirecto incide sobre varias de las actividades de la empresa. El coste directo es proporcional al producto, mientras que el indirecto es parte del proceso productivo, pero no se “incorpora físicamente” al producto/servicio final.
4. Usar una herramienta de gestión:
¡Olvídate de apuntar los gastos en una libreta! Si tu intención en avanzar con tu empresa y alcanzar una etapa madura (llegar al menos al funcionamiento óptimo), necesitas herramientas. Y el coste no es una excusa, pues ahora tienes a tu disposición una gran variedad de aplicaciones a tu alcance con las que llevar un registro digitalizado de los gastos.
Además, estas herramientas te darán la oportunidad de obtener información estadística que será útil. Por ejemplo, pueden decirte cuándo se producen tus “picos de gasto” a lo largo del año. O también cuáles con las partidas con mayor gasto mensual.
Para el caso de las mipymes, lo ideal es un software de gestión en la nube, que deje todos los aspectos técnicos del lado del proveedor del mismo, mientras el empresario dedica su tiempo al negocio. Es decir, a lo que debe dedicar su esfuerzo.
Nuestra opción favorita, que te recomendamos probar, es el software de gestión Platzilla. Es una aplicación en la nube que tiene múltiples ventajas. Pero lo más importante, puedes adaptarla a tus necesidades desde el inicio de las operaciones, por un bajo coste. Haz clic en la imagen… Software de gestión Platzilla
5. Ajustar pagos y salidas de dinero y/o fugas de dinero:
Si tu registro de gastos está bien diseñado (partidas, grupos, tipos, imputación al área, etc.) podrás realizar análisis diversos gastos superfluos así como indirectos y gastos en efectivo. Luego, será relativamente sencillo identificar – periódicamente – cuáles son innecesarios o ver donde se puede hacer recortes para mejorar el flujo de caja. También podrás conocer cuánto cuesta cada área funcional, tendrás información para la fijación de precios, etc.
Por otra parte, puedes crear modelos de presupuestos de gastos e inversiones, con base en las partidas definidas afín de intentar automatizar trabajos que normalmente se ejecutan manualmente. Esto supone una gran ventaja para el control de las finanzas, la reducción de pérdidas y el orden en general, de la empresa. Además, sabrás con certeza que los ingresos no superarán a los gastos en ningún momento.
Un control de gastos básico inicial puede dar lugar, en el mediano plazo, a la aplicación de un método de contabilidad de costes, que redundará en la gestión de la pyme. De hecho, el análisis de costes es una de las subárea de contabilidad y finanzas en empresas maduras. ¿Cómo está el control de gastos en tu empresa?
Control de gastos y el índice IDEAL
Para finalizar haremos referencia al índice IDEAL y sus 4 componentes: foco, control, colaboración y mejora continua.
- El foco del empresario se verá favorecido si tiene control de ingresos y gastos y de cómo estos se distribuyen, según sus tipos. Con una revisión de los indicadores que se manejen podrá visualizar cómo se gasta y conocer ratios importantes para la organización. Podrá conocer la relación entre los gastos en personal y la cantidad de productos o servicios lograda; o entre los gastos en campañas comerciales y el incremento en las ventas.
- Tener control de los gastos supone muchas ventajas para empresas que transitan sus primeras etapas. Una de ellas es que podrá tomar decisiones para evitar caer en la tentación de gastar más allá del límite de sus posibilidades. Además, al conocer la distribución del gasto el empresario puede aplicar planes de acción para mejorar la eficiencia empresarial.
- Si los responsables aseguran la calidad del registro de todos los gastos con un software de gestión, se generarán indicadores de calidad. Esto asegura información para la toma de decisiones, con base en datos reales o muy próximos a la realidad. Responder preguntas como, ¿cuánto nos costó la campaña “X”?, es clave para determinar si fue rentable. Y esto se logra si existe colaboración en la actualización de la información.
- Finalmente, contar con datos reales de cualquiera de las áreas de la empresa, como por ejemplo los gastos, siempre será insumo para la mejora continua.
Por lo indicado, si tienes el control de gastos como parte de las actividades clave en tu gestión, tendrás la capacidad de aplicar el índice IDEAL para mejorar la productividad de forma continua. Ahora vale la pena preguntarse a partir de lo indicado, ¿cómo está el control de gastos en tu empresa?
¡Muchas gracias por leernos!
