Y, en esta última parte de las iniciativas de la estrategia de la directriz de crecimiento interno, donde se asegura la continuidad de tu negocio, te daré a conocer las 2 últimas acciones que podrás aplicar en tu empresa para llevar a cabo un plan de continuidad de negocio. Y si lo complementas con el siguiente vídeo de planificación sería genial:
En las dos primeras entregas:
- Cómo asegurar la continuidad del negocio (1/3).
- Asegura un plan de continuidad del negocio con 6 iniciativas (2/3).
Te expuse las 4 iniciativas:
- Diseñar y documentar los procesos.
- Realizar copias de seguridad de la información.
- ejecutar simulacros de emergencias, que trata de la gestión de riesgos.
- Generar tareas tipo (How to).
Estas dos últimas acciones se enfocarán en estudiar, en qué consiste, las claves y pasos para analizar procesos de cobro con el modelo de negocio y definir roles de la empresa por responsabilidades.
Pero antes veremos…
Importancia de la continuidad del negocio
La continuidad del negocio se refiere a la capacidad de una empresa para mantener sus operaciones en caso de un evento inesperado.
Es vital para asegurar que el negocio pueda sobrevivir y recuperarse de situaciones que puedan interrumpir su normal funcionamiento.
La importancia de la continuidad del negocio radica en la necesidad de proteger los activos, salvaguardar la reputación y garantizar la confianza de los clientes.
Las claves de esta estrategia incluyen:
- La identificación de riesgos potenciales.
- El desarrollo de planes de contingencia.
- La capacitación de empleados.
- La implementación de tecnologías de respaldo.
- Y, efectuar simulacros para medir la efectividad de las acciones tomadas.
Iniciativas que te asegura la continuidad de tu negocio
Un plan de continuidad de negocio es una estrategia crucial para garantizar la recuperación ante desastres y permitir que una empresa siga funcionando sin interrupciones significativas.
Son 6 acciones que recomendamos aplicar para la gestión de riesgos y garantizar la continuidad del negocio.
Por ello, te las resumo en la siguiente imagen:
Los beneficios de implementar un plan de continuidad de negocio, a cualquier empresa, son diversos.
Y, al respecto, nos enfocaremos en ver los beneficios de aplicar las dos últimas iniciativas:
En primer lugar, este plan permite analizar los procesos de cobro con el modelo de negocio, lo que ayuda a identificar áreas de mejora y optimización.
Además, el plan de continuidad de negocio ayuda a definir los roles de la empresa por responsabilidades.
En consecuencia, facilita la asignación eficiente de tareas y asegura que cada miembro del equipo sepa exactamente qué acciones tomar en caso de una interrupción o desastre.
A continuación, veamos los pormenores de estas 2 iniciativas…
Asegura la continuidad de tu negocio analizando los procesos de cobro
Analizar los procesos de cobro y crear informes es fundamental para garantizar la eficiencia y la liquidez de una empresa, y, así, evitar la interrupción de las operaciones de la empresa.
La cobranza es el proceso mediante el cual se recupera el efectivo que se ha generado por la venta de productos o servicios. Para evaluar la eficiencia de cobro, es necesario analizar diferentes aspectos.
Por ejemplo, se debe evaluar si las estrategias de cobro utilizadas son efectivas, si se están cumpliendo los plazos de vencimiento de las facturas y si se está logrando cobrar a tiempo a los clientes.
También, es importante identificar las áreas de mejora en el proceso de cobro, como la implementación de sistemas de cobro más eficientes o la capacitación del personal encargado de esta tarea.
Finalmente, es necesario realizar un análisis de los costos del proceso de cobro, para asegurarse de que estos sean rentables para la empresa.
Claves para analizar los procesos de cobro
La gestión de cobros es una práctica financiera que consiste en cumplir con el objetivo de recibir el pago de una deuda o factura pendiente por parte de un cliente.
Esta actividad es clave para el funcionamiento de una empresa, ya que permite mantener un flujo de efectivo constante y asegurar el cumplimiento de los compromisos financieros.
Para llevar a cabo la gestión de cobros de manera efectiva, es necesario contar con estrategias bien definidas y ajustadas a las necesidades de la empresa y sus clientes.
Estas estrategias pueden incluir medidas como:
- Establecer un cronograma de pagos.
- Implementar políticas de cobro más rigurosas.
- Ofrecer incentivos a los clientes que hagan sus pagos a tiempo.
- Y, en caso de impago, referir el caso a un departamento de cobro externo.
Esta iniciativa de crecimiento interno debe aplicarse en todas las etapas de la empresa, desde su creación, ya que el cobro puntual y efectivo es fundamental para la sostenibilidad, minimizar el impacto y éxito financiero de la empresa.
Pasos para analizar el proceso de cobro
Para llevar a cabo una buena gestión de cobros es importante seguir una serie de pasos.
- En primer lugar, es necesario hacer una lista de todos los clientes que tienen pagos pendientes, así como el importe de la deuda y el plazo en el que se debe cobrar.
- Una vez identificados los clientes morosos, es preciso realizar el proceso de cobros de manera coordinada y eficiente.
Esto implica enviar avisos y alertas a los clientes recordándoles la deuda y el plazo de pago.
- Es crucial disponer de un sistema en tiempo real que permita llevar un control y seguimiento del proceso de cobro.
- Así como tener acceso al historial de pagos de cada cliente.
- Además, es fundamental ofrecer diferentes medios de pago para facilitar el proceso de cobro.
- Es recomendable establecer una coordinación con los proveedores para gestionar los impagos de manera efectiva, evitando pérdidas para ambas partes.
Una buena gestión de cobros permite controlar la deuda, incrementar el crédito comercial y minimizar las pérdidas.
Optimización de la gestión de cobros
Una buena gestión de cobros permite controlar la deuda, incrementar el crédito comercial y minimizar las pérdidas.
Para lograr que los clientes paguen en tiempo es necesario implementar políticas de cobro eficientes.
Esto implica establecer plazos y vencimientos claros en las facturas, así como establecer mecanismos de seguimiento y control de la morosidad.
Es importante recordar a los clientes cuando su factura está vencida y cobrar de manera efectiva y oportuna.
Asimismo, es útil incentivar a los clientes a pagar en tiempo, ofreciendo descuentos por pronto pago o estableciendo acuerdos de pago flexibles.
La negociación de acuerdos de pago, también, es una herramienta eficaz para realizar el cobro de deudas pendientes sin afectar la relación con el cliente.
Te doy un ejemplo de la empresa Geosama
Geosama, la consultora de Geología aplicada, es una empresa tipo servicios B2B (business-to-business), que ofrece sus servicios de estudios geológicos de alta calidad.
Basados en la pericia y experiencia de sus 4 socios.
Adriana, una de las socias de Geosama, estableció como herramienta utilizar los métodos electrónicos de pago, como transferencias bancarias, para facilitar el proceso y agilizar el cobro.
Y, como política de cobro eficiente, estableció un plazo de 15 días para el pago de las facturas de los ensayos de Difracción de Rayos X, puesto que los clientes necesitan los resultados para la continuidad de los estudios geológicos.
Además, Adriana, envía los recordatorios a los clientes cuya deuda se encuentre vencida.
Con estas medidas, promueve una cultura de pago oportuno y mejoran los flujos de efectivo de la empresa de consultoría de geología.
Veamos nuestra última iniciativa que asegura la continuidad de tu negocio…
Definir roles de la empresa por responsabilidades
Definir roles empresariales claros es fundamental para el adecuado funcionamiento de una organización.
Al definir los roles, se establecen las responsabilidades y desempeño que cada empleado debe cumplir en la empresa.
Esta iniciativa debe aplicarse desde las etapas iniciales de la empresa, ya que es esencial para fomentar un ambiente de trabajo organizado y eficiente.
Por lo tanto, permitirá la continuidad del negocio.
Para lograrlo, es clave tener una plantilla clara que indique cuáles son los roles y responsabilidades de cada empleado.
Pasos para definir roles de la empresa por responsabilidades
Para establecer roles de la empresa claros, es necesario seguir algunos pasos clave.
- Primero, es importante identificar los roles específicos que se necesitan en el equipo de trabajo.
Esto se puede hacer mediante una matriz o tabla en la cual se detallen las responsabilidades de cada rol.
Una vez que se hayan identificado los roles, es necesario:
- Asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad que mejor se ajuste a su fortaleza y habilidades.
Es fundamental establecer claramente las tareas y responsabilidades de cada rol, asegurándose de que todos los miembros del equipo estén informados y comprendan sus funciones.
- Además, es necesario designar a un líder o supervisor que tenga la autoridad para aprobar y ejecutar decisiones relacionadas con los roles empresariales.
Para mantener una comunicación eficaz, se recomienda:
- Establecer reuniones regulares.
- Utilizar correos electrónicos y otros medios de comunicación para mantener a todos los miembros del equipo informados y actualizados sobre el progreso y las decisiones tomadas.
Establecer roles empresariales claros y asignar responsabilidades adecuadas es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización, ya que ayuda a maximizar la eficiencia y garantizar la calidad del trabajo realizado.
Conclusiones
En fin, garantizar la continuidad de las operaciones de tu empresa es vital como una estrategia de crecimiento interno.
Son 6 las iniciativas que recomendamos para asegurar la continuidad de tu negocio, estas son.
- Diseñar y documentar los procesos.
- Realizar backups de la información.
- Realizar simulacros de emergencias.
- Generar tareas tipo (How to)
- Analizar procesos de cobro con el modelo de negocio.
- Definir roles de la empresa por responsabilidades.
Y, en esta última entrega describí las 2 últimas iniciativas:
En resumen, analizar los procesos de cobro y crear informes permite mejorar la eficiencia en la gestión del efectivo y garantizar la liquidez de la empresa, que te permite un buen plan de continuidad de la empresa.
Ten en cuenta que asignar roles en un equipo de trabajo implica encontrar el encaje perfecto entre los talentos individuales y las necesidades del equipo.
Recuerda que el fin es lograr un desempeño óptimo y alcanzar los objetivos de la empresa; en sí, la continuidad de un negocio.
Cuando analizas cada iniciativa y las aplicas, de forma eficiente, logras un plan integral de los procesos más esenciales de tu pyme.
Así, los productos y servicios que ofreces puedan seguir prestando esa continuidad y mantener la operación en tu empresa.
Además, te darán un base fuerte para enfrentar algún evento disruptivo o principales amenazas; y, así, garantizar la gestión de la continuidad de tu empresa.
Una recomendación para la continuidad de tu negocio es implementar las ISO de sistema de gestión de continuidad.
Para cerrar, te invito a que revises cada una de las 8 estrategias que te ayudarán en el crecimiento interno y que junto con sus iniciativas tendrás un plan de ruta que permita ser más rentable y asegura la continuidad de tu negocio.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
