Áreas funcionales de una empresa: ¿Las conoces?

Las áreas funcionales de una empresa se desarrollan en la medida en que esta pasa de una etapa a otra y eleva su madurez como organización.

En las primeras etapas, en las que el empresario está intentando sobrevivir, un área funcional como “estructura organizacional” no recibe mayor atención. De hecho, el empresario no debe perder tiempo en desarrollar una estructura organizacional si apenas cuenta con unos pocos colaboradores.

Cuando un emprendedor solicita apoyo para avanzar con su empresa, en muchos casos recibe recomendaciones que no aplican para la etapa en que está. Esto lo hace perder el foco, tiempo y dinero. Y en la práctica, se trata de un aspecto clave.

Es común que el empresario no esté consciente sobre en qué etapa está, en los primeros meses de actividad. Así que al buscar ayuda, puede involucrarse en actividades que él mismo no tiene claro si son pertinentes para el momento en que se encuentra su empresa.

En la serie de artículos que tratan sobre las etapas por las que pasa una empresa, hicimos referencia a las áreas funcionales que se desarrollan en las organizaciones, en diferentes etapas.

Por supuesto, tal referencia no pretender ser exhaustiva, pues toda organización empresarial tiene su propio contexto y es única.

Áreas funcionales de una empresa

Según el objeto de la empresa, es natural que algunas áreas se desarrollen más que otras, para alcanzar el funcionamiento óptimo o la etapa de expansión.

Por ejemplo, en una empresa como Apple o 3M, la gestión de la innovación es un área medular. El desarrollo de productos que se conviertan en innovación es un reto de todos los días.

Pero no todas las empresas necesitan desarrollar el área gestión de la innovación, como Apple, para ser exitosas. E inclusive, para llegar a la etapa de expansión. Por ello, cada empresa desarrolla las áreas según sus necesidades específicas.

Nosotros identificamos 12 áreas funcionales en una empresa que haya alcanzado un nivel de madurez alto:

1. Dirección estratégica.
2. Liderazgo y toma de decisiones.
3. Análisis del entorno.
4. Mercadeo y ventas.
5. Producción y operaciones.
6. Normas ambientales y riesgo laboral.
7. Estructura organizacional.
8. Contabilidad y finanzas.
9. Talento humano.
10. Gestión de la información.
11. Gestión de la calidad.
12. Innovación en procesos, productos y servicios.

Cada una de estas áreas recibe atención, es decir, foco, recursos y tiempo, según la etapa en que se encuentre la empresa.

Para cada área podemos establecer ciertas subáreas. Por ejemplo, el área de finanzas la dividimos en: impuestos, registros contables, facturación, análisis de costos e indicadores financieros.

Por su parte, al área de recursos humanos la dividimos en: evaluación del desempeño, políticas de gestión del talento humano, incentivos y beneficios, capacitación y formación, clima organizacional y motivación.

Etapas de la empresa versus áreas funcionales

Como ya señalamos, para cada empresa las áreas funcionales a desarrollar en cada etapa dependerá de su objeto y de su contexto. Por tal motivo, no hay recetas únicas a seguir mientras la empresa avanza por el camino del éxito.

Las áreas funcionales de una empresa se desarrollan de manera progresiva, en función de la etapa alcanzada y de sus necesidades particulares.

Por ejemplo, en Eco Pro, reconocida agencia de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), los socios desarrollaron el área mercadeo y ventas estando en la etapa de funcionamiento regular. La dinámica que tomó la agencia llevó a los socios a detectar la necesidad de contar con herramientas, como un CRM, para gestionar los clientes.

En poco tiempo, sin haber llegado al funcionamiento estable, los socios de Eco Pro habían desarrollado varias subáreas. Entre ellas, “relación con clientes”, “desarrollo de servicios” y la “gestión de venta”.

¿Qué significa esto?

Significa que Eco Pro, estando en funcionamiento regular, logró aumentar la capacidad de su área mercadeo y ventas. Es decir, su capacidad de obtener mejores resultados.

En cambio, del área talento humano aún no se ocupaban, lo que era lógico. No tenían colaboradores contratados para ese momento. En otras palabras, estando en funcionamiento regular, ¿tenía sentido que los socios dedicaran esfuerzo a diseñar la evaluación del desempeño y los incentivos para el personal? ¡Por supuesto que no!

Los socios de Eco Pro estaban enfocados en conseguir clientes y facturar. Y al estar enfocados se dieron cuenta, por ejemplo, de que era necesario apoyarse en una herramienta para gestionar a los clientes y diseñar servicios atractivos para ellos.

Hasta llegaron a distinguir diversos segmentos de clientes, sus características e identificar a los principales.

En fin, no existe una relación clara entre las etapas y las áreas funcionales…

La conformación de grupos de actividades en áreas funcionales y su distinción dentro de la organización, dependerá de varios elementos. Creemos que algunos de ellos son:

• El tipo de empresa: servicios, distribuidoras, fábricas, ventas al consumidor final.
• Las competencias técnicas, sociales y la experiencia del empresario y su equipo.
• La disponibilidad de tecnología, el tipo de competencia, el nivel de exigencia del cliente…

En tal sentido, cada empresa transitará por las etapas con unas u otras áreas funcionales más o menos desarrolladas. Lo importante es tener presente qué es lo clave en cada caso, para avanzar con buen pie.

Una pregunta importante:

Si ya tienes una empresa funcionando, vale la pena que te respondas la siguiente pregunta:

¿En qué etapa estoy y en qué debería estar enfocado en este momento?

Reflexionar sobre la respuesta y precisar en qué debes estar enfocado es clave para el éxito de tu empresa. Además, evitas perder recursos en actividades no relevantes, según sea el caso.

Con esto puedes aclarar la ruta para ir avanzando e ir alcanzando nuevas etapas, hasta llegar a funcionamiento óptimo e inclusive, a la etapa de expansión.

Para finalizar…

En toda empresa se pueden desarrollar las 12 áreas señaladas, en función de sus necesidades particulares. Es típico que unas reciban más atención que otras, mientras la empresa avanza por la etapas.

Por lo tanto, unas tendrán más capacidad que otras. Es decir, lograrán resultados de manera confiable y sin variaciones que afecten de forma negativa, la calidad del producto o servicio.

Una empresa en el sector tecnológico probablemente busque innovar en la etapa de funcionamiento regular, mientras otra en el sector alimentos, podría ocuparse de la innovación en el servicio, al estar en funcionamiento estable.

Recuerda que no hay recetas. Como lo hemos comentado en otros artículos, cada empresa es única. Cada una tiene un contexto particular.

Y su desarrollo depende en buena medida de la pasión y de las competencias del empresario o gestor. Por tal razón no hay recetas. Lo que sí hay son experiencias que nos pueden ayudar…

¡Hasta pronto!