La automatización de los procesos es posible en Platzilla, nuestro software de gestión. Entendemos por automatización de los procesos, las tareas de actualización de registros, asignación de datos o registros, creación de registros, envío de notificaciones, extraer datos o verificaciones. Los distintos tipos de tareas ocultas destinadas a la automatización de los procesos, tareas o simplemente facilitar la vida en la empresa, están clasificados por categorías en el “Motor de tareas Ocultas”.
El concepto de tareas ocultas para la automatización de los procesos
En Platzilla, hemos acuñado el término tareas ocultas para aquellas tareas que se realizan en segundo plano, o fuera de la vista del usuario. Quizás, se puedan dar otros significados, símiles o términos como “gestor de tareas de procesos” o el propio “tareas en segundo plano”. Nosotros preferimos llamarle tareas ocultas, pues es lo que es, tareas que se ejecutan según se den ciertas circunstancias.
Automatización de los procesos: Acceso al motor de tareas ocultas
El motor de tareas ocultas es accesible dede la pestaña de configuración en la barra superior del sistema:
Una vez en la configuración hay que acceder a: Configuración General –> Motores y gestores –> Motor de tareas ocultas, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:
Modificación y edición de tareas en el sistema
Antes de comenzar con nuestras tareas para la automatización de los procesos, mencionar que por defecto hay configuradas varias tareas por aplicación. Éstas se pueden ver en la lista al acceder al sistema. En dicha lista tienes las opciones de habilitar/deshabilitar la tarea, editarla, borrarla o consultar (en la lupa) las veces que se ha “disparado”:
Creación de tareas ocultas para la automatización de los procesos en Platzilla
Al acceder a la sección de “Motor de tareas ocultas” es decir, el lugar que indica la imagen superior, pulsamos sobre el botón “Crear tarea”. Seguidamente aparece un asistente con 5 pasos:
- ¿Qué quieres?
- Define la tarea
- ¿Dónde y cómo ocurre?
- ¿Bajo qué condiciones?
- ¿Qué hace la tarea?
Vamos paso a paso…
Paso 1: ¿Qué quieres?
En este primer paso, nos da la opción de crear una tarea nueva (tarea vacía) o una tarea basada en un patrón, es decir, copiando una tarea actual como referencia.
Además de ello, nos facilita la opción de cambiar el asistente por un formulario, simplemente es una cuestión de formato, por si se prefiere usar una opción u otra:
Paso 2: Define la tarea
Este paso es simplemente poner un título, descripción y categoría de la tarea, para facilitar la edición si se desea a posteriori.
Paso 3: ¿Dónde y cómo ocurre?
En este paso es donde seleccionamos el módulo y decimos qué lo ejecuta:
Cuando seleccionamos el módulo decimos dónde ocurre. Por ejemplo si seleccionamos Clientes, quiere decir que el insumo de la tarea proviene de clientes. Si seleccionamos proyectos, quiere decir que el insumo de la tarea viene de proyectos. Obviamente, muestra los módulos que se tengan contratados en la suscripción a Platzilla. Pongamos ejemplos:
Ejemplo 1: Si queremos que se nos cierre un pedido cuando se ha cerrado la orden de trabajo asociada al mismo, el insumo será la orden de trabajo (paso 3, ¿dónde y cómo ocurre?) y el resultado (qué hace la tarea, o paso 5) será el cierre del pedido.
Ejemplo 2: Si queremos que al cerrar un proyecto se genere la factura del mismo, el insumo (paso 3, ¿dónde y cómo ocurre?) es el proyecto (con la condición cerrado, claro), y el resultado (paso 5, ¿qué hace la tarea?) es la generación de la factura.
En el caso de la sección “Ejecutado por” nos da las siguientes opciones:
Evento: donde podemos seleccionar una de las opciones de la imagen a continuación
En el ejemplo anterior, el número 1 la opción sería “Guardar un registro nuevo o existente”, es decir, al cambiar un un registro de orden de trabajo a cerrado, siempre que reúna las condiciones marcadas en el siguiente paso, será el insumo para cambiar el estado del pedido a cerrado.
A su vez, nos pedirán el Instante: En este desplegable nos da las opciones de “antes” o “después”. En el caso del ejemplo, decidimos que la tarea se ejecute “después de guardar el registro”.
Planificación: donde se puede determinar que ocurra algo según una frecuencia en segundos:
A petición: donde esta tarea se ejecutará si la petición la hace por ejemplo un botón de acción como por ejemplo el de la imagen a continuación (ver otros tutoriales):
- Status: Tal y como su nombre indica, se trata de indicar si está habilitada la tarea o no. Esta es una opción meramente formal. Se pueden crear diversas acciones y activarlas en un momento posterior.
Paso 4: ¿Bajo qué condiciones?
Siguiendo con los 2 ejemplos expuestos, sería en este paso donde definimos las condiciones bajo las que sucede lo definido. No siempre se tienen que dar condiciones, en muchas tareas ocultas, pueden no existir condiciones. Por ejemplo, si se crea un pedido, notificar a una persona, si se cierra una etapa final de un proyecto, cerrar el proyecto o por ejemplo si se genera una incidencia enviar un email de confirmación al cliente.
Siguiendo con nuestro ejemplo 1, la condición para cerrar el pedido sería que el campo “Estado orden de trabajo” estuviera como “Terminada”. Podemos si quisiéramos añadir más condiciones, sean agregadas “condición1” y “condición2” o bien excluyentes “condición1” o “condición2”.
El hecho de disponer de capacidad de definir condiciones, otorga una flexibilidad a Platzilla elevadísima para adaptarse a muchas situaciones que disparen una tarea oculta dentro del contexto de la automatización de los procesos.
Paso 5: ¿Qué hace la tarea?
En este último paso es donde definimos el resultado del insumo.
Acciones de actualización de campos:
En nuestro ejemplo 2 hemos decidido que el Pedido asociado a la Orden de Trabajo se actualice y para ello, hemos seleccionado el tipo “Actualizar campos de un registro” y más abajo (ver la segunda imagen a continuación) dentro de los campos hemos cambiado el valor al del Estado del Pedido a Terminado:
Evidentemente, podemos cambiar valores a cualquier campo si lo deseamos. En función del tipo de campo, las opciones que tenemos por el tipo de campo pueden ser:
- Campos de Fechas: una fecha concreta o fecha actual.
- Números: Valores específicos o valores a partir de cálculos u otras opciones.
- Campos de texto: Un valor concreto, ID de registros, fechas u otras opciones.
- Listas: Valor específico de la lista a la que se hace referencia.
- Email: email del registro o emails del sistema u otro valor de email.
- Campos de usuarios: Escoger el usuario del sistema o el dueño del registro.
Otras acciones:
Además de las acciones de actualización de campos, Platzilla te permite hacer las siguientes acciones dentro de la automatización de los procesos:
- Abrir un registro en modo lectura: Puede suceder que al ocurrir algo se abra un registro sin capacidad de ser editado.
- Abrir un registro para edición: El mismo caso que el anterior pero con la posibilidad de editar. Esto es muy útil para crear flujos de trabajo como se indican en otros tutoriales.
- Crear registros programados: Un clásico de los planes de mantenimiento, auditoría, etc. A partir de un plan, se generan registros. Por ejemplo, creamos un plan de mantenimiento y se nos generan los mantenimientos automáticamente.
- Crear un nuevo registro: Otro clásico que vemos en el módulo de facturas. Podemos cerrar un presupuesto y Platzilla nos genera la factura correspondiente.
- Enviar email.
- Obtener correos de los usuarios.
Conclusiones:
La automatización de los procesos en la gestión de las tareas es un área importantísima en la mejora continua de cada empresa. Permite ahorros muy elevados y alcanzar niveles de eficiencia empresarial elevados.
Platzilla, con su motor de tareas ocultas permite infinitas configuraciones y opciones para conseguirlo. Si bien es cierto que cada aplicación con Platzilla ya viene con una configuración inicial, muchas empresas siempre tienen la necesidad de realizar unos últimos ajustes a sus flujos de trabajo y automatización de los procesos.
Como es obvio, es necesario probar, testar y ver qué configuración es la más idónea. Por ello, te invito a que pruebes y si tuvieras cualquier duda o consideración por favor apóyate en nosotros y contáctanos desde el icono de soporte.
¡Muchas gracias por la atención!
