Cómo crear una empresa: caso fábrica de prendas de vestir

Hoy te enseñaré cómo crear una empresa de la forma más sencilla y estratégica para que comiences YA con tu emprendimiento.

Me basaré en un ejemplo para que todo sea mucho más sencillo de comprender, así que trabajaremos enfocándonos en una fábrica de confección de prendas de vestir.

Fíjate lo que veremos:

-Te explicaré cómo crear una empresa
-Te diré cómo hacer el modelo canvas de tu idea de negocios (esto es SÚPER IMPORTANTE)
-Hablaremos de la puesta en marcha
-Del personal que vas a requerir y MUCHO MÁS

Para comenzar quiero que tengas presente todas las actitudes que debes tener antes, durante y después de lanzar tu emprendimiento. Observa:

¿Respondiste mayoría de “sí”? ¿Sí? Excelente. Emprender requiere de mucha paciencia, perseverancia y compromiso, así que puedo decir que tienes lo esencial para comenzar.

Ahora bien…

Recordemos que toda empresa pasas por 6 etapas:

• E1. La idea de negocio.
• E2. Puesta en marcha.
• E3. Funcionamiento regular.
• E4. Funcionamiento estable.
• E5. Funcionamiento óptimo.
• E6. Expansión o traspaso.

¿Cómo crear una empresa?

Primeros pasos…

Antes de renunciar a sus puestos de trabajo en una fábrica de ropa solo para hombres, Valentina y Carlos, que habían trabajado juntos por más de 5 años, discutieron la idea de crear su propia fábrica de confección de prendas de vestir.

La idea surge al conocer varios distribuidores interesados en compras al mayor. Especialmente de prendas de vestir para mujeres y niños.

Durante un tiempo estuvieron dándole vueltas a la idea.

Después de conversar con un amigo distribuidor de productos textiles, quien los animó, decidieron dedicarse a plasmar lo que podría ser su propia empresa.

Como Carlos era curioso, había leído sobre emprendimiento.

Sabía que un buen punto para comenzar era un lienzo Canvas, con el cual poner en orden las ideas.

Y sobre todo, para discutir algunos “temas” con Valentina, y así asegurarse de que ambos tenían la misma “visión” sobre la futura empresa.

El material que leyó Carlos fue un artículo en el blog emprender-fácil que les venía al dedo: Confección de ropa: Aplicando el modelo de negocio en Canvas.

Con el canvas desarrollado, Valentina y Carlos lograron concretar y dar respuesta, al menos en una primera versión, a las siguientes preguntas:

• ¿Quién es el cliente?
• ¿Cuál es el producto?
• ¿Cómo venderlo?
• ¿Qué recurso necesitan?

¿Cuánto esperaban gastar y ganar con el negocio?

“El lienzo modelo de negocios CANVAS es una herramienta para diseñar modelos de negocio…”.

Modelo Canvas para la fábrica

Al desarrollar los 9 bloques del modelo, se dieron cuenta de que tenían puntos claves por resolver para poner en marcha la idea.

En síntesis, las respuestas a las preguntas fueron:

¿Quién es el cliente?

Distribuidores de prendas de vestir.

Y ya habían hecho contacto con 3 potenciales clientes. Como la venta es a distribuidores no necesitaban una tienda. El producto saldría de la fábrica directo al cliente.

¿Cuál es el producto?

Prendas de vestir para niños y mujeres. Prendas comunes. No se trataba de competir en modas y tendencias.

¿Cómo venderlo?

Entrega directa a distribuidores (clientes fijos), por pedidos.

¿Qué recurso necesitan?

Espacio para la fábrica, equipos y máquinas, personal con experiencia en corte y confección; materia prima. Para esto, buscarían proveedores que brinden opciones de pago, en particular para las telas e insumos.

¿Cuánto esperan gastar y ganar con el negocio?

Por el conocimiento que tienen en el sector de fábrica de ropa, sabían que era rentable y además, una inversión relativamente segura.

Informes publicados por firmas especializadas

En informes publicados por firmas especializadas obtuvieron los siguientes datos: el 37,5 % de la facturación textil procedió de la venta de prendas a mujeres; el 32,3 % de la ropa para hombres; el 20,9 % del textil para el hogar, y el 9,3 % de la ropa para niños.

“Muchos emprendimientos fracasan porque no tienen un modelo de negocios definido”.

Con los ahorros de ambos y las facilidades de pago que le ofrecían algunos proveedores de equipos y proveedores de materia prima, el punto clave por resolver era ubicar un local para la fábrica.

Mientras, Carlos siguió investigando sobre ¿cómo crear una empresa?

Durante la discusión del Canvas, surgió el nombre de la fábrica: V&C. Luego, con más tiempo, se ocuparían de mejorarlo. Por ahora no era un tema relevante.

Cómo crear una empresa: la puesta en marcha de V&C

Carlos renunció a su trabajo para dedicarse a la puesta en marcha de la empresa. Valentina permaneció un tiempo más, hasta que su presencia en V&C fuera estrictamente necesaria.

Con los consejos de algunos amigos y por el conocimiento en el sector, junto con Valentina, Carlos hizo una lista de tareas y puntos a tener en cuenta:

• Buscar un local para la fábrica. La localización no era un punto crítico; sin embargo, querían que fuera de fácil acceso.
• Estimar la inversión para acondicionar el local: mobiliario para una oficina de atención al cliente, y equipamiento y maquinaria para el taller (máquinas de coser, máquinas corta hilos, máquinas para hacer ojales, forrar botones, etc.)
• Estimar la inversión para el stock inicial, materiales e insumos
• Gestionar la constitución de la empresa y demás aspectos legales obligatorios para iniciar operaciones
• Buscar personal con experiencia en confección de prendas de vestir para mujeres y niños.
• Lista de pagos mensuales que deberían afrontar, como el alquiler del local y pago de servicios básicos.
• Entre otras…

¿Cómo crear una empresa? Características de las instalaciones y del equipamiento

Para la fábrica, Carlos consideró un local con una superficie mínima de unos 150 m2 dividida de la siguiente manera:

• Oficina: con una superficie de 10 m2, donde se atenderá a los clientes.
• Taller: con una superficie de 110 m2, donde se encontrará la maquinaria y se realizará el trabajo.
• Almacén: con una superficie de 25 m2, donde se guardarán los insumos y el producto.
• Otros espacios, como aseos higiénicos-sanitarios: con una superficie de 5 m2

Personal para operar la fábrica

En cuanto al personal, los socios definieron dos perfiles:

• Tareas de producción: para la realización de estas tareas se necesitan conocimientos sobre corte y confección así como sobre el manejo de la maquinaria utilizada.
• Administración del negocio: una persona con conocimientos en tareas administrativas básicas para este tipo de negocio. Sobre todo en contabilidad, impuestos, facturación y nóminas.

Acordaron compartir la gestión y administración en los primeros meses de funcionamiento. Y en cuanto fuera posible, contratarían una persona para la administración.

El proceso productivo sería compartido según la experiencia de cada uno. La primera fase la llevaría Valentina: diseño y elaboración de patrones para las piezas de las prendas.

La segunda fase la llevaría Carlos: preparación de máquinas, materiales, útiles y herramientas; confección de las prendas, recepción de materiales; costura de las distintas piezas.

Realización del acabado de la prenda verificando ojales, botones y presillas, remaches, adornos y otros accesorios, de forma uniforme y exacta (control de calidad).

La tercera fase también la llevaría Valentina: el almacenaje de las prendas confeccionadas, debidamente etiquetadas, embaladas e identificadas para cada distribuidor.

En esta travesía, Valentina y Carlos pudieron quedarse sin “agua”, pero habían estimado bien la inversión inicial y contaban con lo necesario para poner a punto la fábrica y comenzar a producir.

Además, tenían aliados claves: por un lado, los distribuidores interesados en su producto.

Es decir, sus clientes. Por otro lado, proveedores de materiales e insumos para iniciar la producción, que les facilitaban el pago de la mercancía.

¿Cómo crear una empresa? Fábrica V&C en funcionamiento regular

Después de casi cuatro meses, Carlos y Valentina por fin iniciaron la producción.

Contaban con 7 personas para realizar el proceso de fabricación. Iniciaron solo con prendas para mujeres, en lo que Valentina tenía más experiencia de diseño.

Así iniciaron la facturación, es decir, entraron en funcionamiento regular. La clave era ir aumentando la producción para equilibrar el pago de los gastos y compromisos adquiridos, y mantenerse en funcionamiento.

Por áreas funcionales, la fábrica estaba operando como sigue:

• En producción y operaciones, en todo el proceso, participaban 9 personas: 7 contratadas y los 2 socios.
• En finanzas (contabilidad, impuestos, facturación, pagos y nóminas): Valentina.
• La gestión de ventas y clientes era atendida por los 2 socios
• En diseño de nuevos productos: Valentina.
• El control de calidad de las prendas estaba a cargo de Carlos.
• En análisis del entorno: los 2 socios (alianzas y tendencias en la preferencia de los clientes finales)

El modelo de negocio no demandaba esfuerzo en mercadeo y ventas, pues el producto va a clientes fijos, los distribuidores.

En esta etapa no se requería, por ejemplo, realizar campañas de publicidad. La venta final del producto está en manos de terceros.

Luego de cinco meses de operaciones, V&C estaba produciendo a un buen ritmo, creciendo ligeramente.

El equipo se había engranado bien y la fábrica de prendas fluía como los socios lo habían planeado.

La facturación permitía atender todos los gastos y pagar compromisos adquiridos.

A los 10 meses de producción continua, los socios decidieron contratar a una administradora para delegar todas las actividades administrativas que estaba realizando Valentina.

De esta forma, podría dedicarse más al diseño de prendas y a apoyar el control de calidad del producto.

Fábrica V&C en funcionamiento estable

• Producción y operaciones. Esta implica por lo menos 4 aspectos: gestión de los proveedores; manejo de inventarios de insumos y materia prima; planificación de la producción y mantenimiento del nivel tecnológico de equipos/maquinaria.
• Finanzas. Esta implica el control y pago de impuestos, control del registro contable, la facturación, el análisis de costos y el manejo de indicadores financieros
• Talento o recursos humanos. Debe atenderse aspectos como incentivos y beneficios, capacitación y formación, y el clima organizacional (motivación)
• Mercadeo y Ventas. Como la fábrica no vende al cliente final, en esta área lo importante es mantener los canales de distribución y una buena gestión de clientes (los distribuidores). Cumplir con los pedidos en calidad y cantidad, además de competir en precios.
• Análisis del entorno. Esto se refiere de manera particular a dos cosas: fomentar alianzas con proveedores y distribuidores y conocer las tendencias en prendas de vestir. Si bien, V&C es una fábrica de prendas “comunes”, debe incorporar en el diseño los gustos del cliente final. Y este gusto está sesgado por la moda y la temporada.
• Normas ambientales y riesgo laboral. En esta área, V&C debe considerar de manera puntual, el tema del riesgo y salud ocupacional. En materia de desechos, por ejemplo, no tiene un punto crítico.

Valentina y Carlos, por su experiencia y por el apoyo de la administradora, fortalecieron todas las áreas señaladas, lo que impactó positivamente la producción.

¿Qué otras actividades atendieron los socios de V&C?

Además, capacitaron a unos de sus empleados para realizar un control de calidad con base en un conjunto de criterios, dando inicio a lo que podría derivar en una unidad de calidad cuando la fábrica crezca.

Durante esta etapa, los socios también diseñaron una estructura organizacional para normalizar la jerarquía y delegar más responsabilidades. Esto fue más por necesidad, debido al incremento de tareas y actividades en la fábrica.

Nombraron un jefe de taller, y redistribuyeron el proceso productivo, incorporando 4 personas más.

También incorporaron equipos y software para optimizar la gestión de inventarios e insumos; asegurando la disponibilidad de material para la fabricación de prendas.

Evitando así paralizar por fallas en materiales o insumos. Esto es, comenzaron a realizar gestión de la información y a obtener datos del proceso productivo para tomar decisiones.

¿Qué falta para que V&C esté en funcionamiento óptimo?

Como ya hemos comentado en los artículos sobre las etapas por las que pasa una empresa, en funcionamiento óptimo se utilizan herramientas de gestión para controlar la empresa y mejorar el proceso de toma de decisiones.

Los socios de V&C aún no llegan a esta etapa. Continúan en funcionamiento estable, gestionando como lo han hecho desde siempre, mientras la administración sigue en manos de personal contratado.

Cuando los socios decidan incorporar herramientas de gestión, tanto para la fábrica como para las demás funciones que se realizan en la parte administrativa, podrán obtener información que les permitirá conocer con detalle lo que pasa en la empresa.

Podrán distinguir lo que funciona bien, lo que debe ser mejorado y lo que debe ser eliminado o sustituido.

Para finalizar…

En el artículo anterior compartimos una historia interesante: la de Donas Redoma. Una empresa que comenzó con una idea sencilla: vender donas en el parque.

Las actividades realizadas por su dueña, Katiuska, fueron muy diferentes a las de Valentina y Carlos.

Ambos pasaron por las etapas resolviendo problemas y superando obstáculos diferentes. No dejes de leer la historia de Donas Redoma.

¡Muchas gracias por leernos!