En esta corta lectura te mostramos nuestra experiencia sobre cómo tomar decisiones en una empresa.
¡No es cualquier tema, como sabes!
¿Te imaginas el impacto que tienen las decisiones en una empresa, en su día a día? Impacto que puede ser tanto muy bueno, como muy malo.
Son muchas las aristas, como leerás en breve, que tiene el proceso de toma de decisiones.
Sin embargo, para responder a la pregunta, ¿cómo tomar decisiones?, aquí nos centramos en los siguientes puntos:
- ¿Qué necesitas para tomar decisiones en una empresa?
- Datos e información.
- Pasos claros a seguir.
- Herramientas y técnicas.
- 6 pasos que sugerimos para tomar buenas decisiones en la empresa.
- Comentarios finales.
Para comenzar quiero mostrarte los 6 pasos necesarios para lograr tomar buenas decisiones. Presta atención. Volveré sobre este punto en unos minutos como de costumbre…
Decidir es la herramienta más poderosa de la que disponen los empresarios para realizar su trabajo.
Por lo tanto, pon atención a los puntos que desarrollamos para ti.
¿Qué necesitamos para tomar decisiones en una empresa?
Sentado en tu escritorio, muy probablemente te habrás hecho esta pregunta. Sobre todo, después de un “fracaso” al haber implementado una decisión.
Pues, nuestra experiencia nos permite hablar de tres puntos:
- En primer lugar, necesitamos datos e información.
- En segundo lugar, necesitamos unos pasos claros.
- Y por último, requerimos herramientas y técnicas sencillas de aplicar.
Datos e información:
Para tomar una decisión es necesario disponer de toda la información posible. No solo sobre la situación o el problema que demanda tomar la decisión, sino también del entorno.
Con el problema identificado, debemos plasmar un objetivo general que oriente el proceso de toma de decisiones.
Y luego, cuando tengamos un grupo de alternativas, es clave disponer de información sobre cada una de ellas.
Por ejemplo, información sobre lo que implican o requieren y sobre las consecuencias que cada una podría conllevar, respecto a los objetivos marcados.
El tratamiento correcto de la información permite discernir mejor qué acción es más conveniente ejecutar.
Piense por un momento en el caso del área de mercadeo y ventas. Habrá que tomar decisiones frente a una caída importante en los ingresos por ventas.
Y buenas decisiones necesitarán información confiable, a partir, por ejemplo, de un buen diagnóstico de la situación.
Observe, además, que los resultados de la acción elegida generarán nuevos datos.
Estos se integrarán a la “materia prima” e información recopilada, para ser tratados en el proceso de una nueva decisión.
Por ejemplo, una nueva campaña comercial, nuevos canales de venta… en un ciclo que se retroalimenta y que puede “no” tener fin.
Entonces, un primer elemento que necesitamos son los datos e información sobre el problema a resolver.
Pero también, sobre las alternativas que se vayan a evaluar y sobre sus posibilidades de lograr el objetivo planteado.
Pasos a seguir para tomar decisiones:
El segundo elemento es contar con un proceso. Por ahora, solo piense en un conjunto de pasos, que den orden a la actividad general “tomar decisiones”.
Sobre esta arista existen modelos diversos, para los diferentes tipos de problemas a los que se enfrentan los empresarios.
Pero en nuestro caso, hablamos de los problemas cotidianos – no triviales – que todo empresario debe enfrentar en su gestión.
Dejaremos los pasos que consideramos idóneos, para una sección más abajo.
Herramientas y técnicas:
Cuando se toman decisiones en las empresas, éstas deben cumplir con ciertas características, dado que de las decisiones depende, en muchas ocasiones, el éxito o fracaso.
Algunas características que deben tener las decisiones y que podemos mencionar, son las siguientes:
- Oportunas
- Rápidas o ágiles
- Efectivas (logros)
- Informadas (la comunicación es clave)
- Eficientes (uso de recursos)
Fíjate en que estas características aplican a las decisiones, entendidas como las alternativas que se implementan para dar respuesta a los problemas.
Para lograr que las decisiones tengan estas y otras características, es esencial contar con herramientas y técnicas, que apoyen el proceso.
Las herramientas juegan un papel importante al procesar los datos y aumentar el valor que aportan los mismos para la decisión.
Por su parte, cuando hablamos de técnicas, nos referimos a aquellas que nos permiten ser creativos durante el proceso.
Por ejemplo, a la hora de generar ideas para formular alternativas de solución. Porque habrá situaciones que demanden creatividad y capacidad de pensar en alternativas innovadoras.
Para ampliar más este punto, te invito a leer el siguiente artículo: ¿Qué importancia le das a la toma de decisiones?
6 pasos para tomar decisiones en una empresa
El proceso de tomar decisiones relacionadas con cualquiera de las funciones administrativas puede segmentarse en diversas etapas o pasos.
Veamos un proceso compuesto por 6 pasos o etapas, que te ayudarán a tomar buenas decisiones en tu empresa.
1. Identificar la necesidad de decisión
En primer lugar, debemos identificar la necesidad de tomar una decisión. Es decir, debemos identificar y analizar la situación que hace necesaria el tomar una decisión.
La necesidad de tomar una decisión se da, generalmente, cuando se presenta un problema. Pero, ¡ojo!, no siempre es así. También puede surgir frente a una oportunidad.
En esta etapa debemos definir con claridad, el problema o la oportunidad.
Por otro lado, debemos asegurarnos de que somos nosotros quienes debemos tomar la decisión. Pues existe la posibilidad de que se pueda delegar la toma de dicha decisión.
Un producto de este paso debe ser el objetivo que se desea alcanzar. Formularlo bien es clave. Lo comentamos en la primera parte.
Un ejemplo puede ser el siguiente: Incrementar las ventas en 25 % durante el tercer trimestre del presente año.
2. Desarrollar o formular las alternativas
En segundo lugar, debemos hacer una lista de alternativas de decisión. Es decir, una lista de alternativas para resolver el problema, o para aprovechar la oportunidad que se ha presentado.
Para desarrollar estas alternativas, podemos aplicar la técnica “lluvia de ideas” entre todos los colaboradores o afectados con el problema, o interesados en la oportunidad.
Hablamos, en tal caso, de decisiones en grupo. Pero es válido proponer, nosotros mismos, las alternativas, basándonos en la información que tengamos y con base en nuestra experiencia.
Otra forma de encontrar alternativas, es analizando las decisiones que hayamos tomado en situaciones similares. O que otras personas o empresas hayan tomado.
Contar con información de este tipo, como guía o referencia para diseñar alternativas, puede ser clave para dar una respuesta ágil.
Por ejemplo, si queremos hallar alternativas sobre estrategias de marketing que podamos usar, una opción es analizar las estrategias que hayamos utilizado en otros momento.
Y también, estrategias que haya utilizado la competencia directa; en particular, si han obtenido buenos resultados.
3. Evaluar las alternativas
Una vez que contemos con una lista de alternativas, debemos evaluarlas con base en algún método.
Para ello debemos analizar las ventajas y desventajas de cada una, y considerar las consecuencias que podrían tener en el corto y en el largo plazo.
Esta es una opción para realizar la evaluación. Quizás un empresario con mucha experiencia e intuición, pueda seleccionar la mejor alternativa sin recurrir a medio sofisticados.
Pero en muchos casos, será necesario utilizar otras formas de evaluar las alternativas.
Una es diseñando criterios de decisión, asignándole un valor a cada uno, de acuerdo con la importancia que tienen respecto al objetivo que se persigue.
Por ejemplo, para la compra de equipos, podríamos darle mayor peso al criterio de «garantía» que al criterio de «precio».
Luego, tomando en cuenta el peso que le hayamos dado a cada criterio, podemos determinar una lista priorizada de alternativas. Siempre en función del objetivo que oriente el proceso de toma de decisiones.
4. Seleccionar la mejor alternativa
Una vez analizadas las alternativas propuestas, el siguiente paso es decidir. Es decir, seleccionar la “mejor alternativa”.
Hablamos de aquella que consideremos que nos puede brindar los mejores resultados al momento de resolver el problema, o al aprovechar la oportunidad.
Con independencia del método aplicado para elegir la alternativa que implementaremos, debemos confiar en nuestra capacidad de análisis y en nuestro buen juicio.
5. Implementar la alternativa
Una vez seleccionada la alternativa o tomada la decisión, debemos hacerla efectiva. Es decir, aplicarla.
Según sea el caso, esta puede dar lugar a un proyecto, por ejemplo. El cual exigirá también tomar decisiones. ¡Muchas decisiones!
Es por ello que las empresas maduras definen cómo tomar decisiones, mediante un proceso que sirva de guía cada vez que se requiera.
Hacer efectiva la decisión incluye comunicarla a todas las personas afectadas. Y asegurar que todas ellas la acepten y se comprometan a ponerla en práctica o apoyarla.
6. Evaluar la eficacia de la decisión
Una vez que se ha puesto en práctica la decisión, debemos hacerle seguimiento, y asegurarnos de que esté dando los resultados esperados.
En muchos casos, evaluar implica medir o utilizar indicadores para conocer el logro del objetivo esperado.
Si el proceso de decisión estuvo basado en información confiable, y los pasos fueron ejecutados con buen criterio, la alternativa implementada debe dar respuesta al problema o a la oportunidad, según el caso.
Pero siempre hay que estar dispuestos a aceptar los errores o equivocaciones, cuando las cosas no salgan bien.
Comentarios finales
Mientras más importante sea la decisión a tomar en la empresa, mayor será el cuidado que debemos tener al momento de tomarla.
Decisiones importantes son, por ejemplo, las siguientes:
- El lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
- La incursión en nuevos mercados o en un segmento no conocido.
- La creación de nuevos canales de venta, para mejorar los ingresos.
- También, decisiones sobre nuevas tecnologías para mejorar la eficiencia en el proceso productivo.
Estas y otras decisiones, según la empresa o pyme, podrían tener consecuencias en el rumbo de la organización.
En tal sentido, habrá que considerar alternativas en cada caso y recabar la mayor información posible, o tomarnos un mayor tiempo para realizar un buen análisis a las alternativas propuestas.
Ahora bien, ¿el proceso de toma de decisiones en una empresa debe seguir siempre los mismos pasos?
Con seguridad, responderás que no. Y es así.
En ocasiones tendremos que obviar algunas de las etapas del proceso descrito o asumido, y tener la capacidad para tomar buenas decisiones rápidamente. Pues las circunstancias lo exigen.
Es por ello que mientras más apliquemos un proceso disciplinado, más destrezas tendremos en tales situaciones. No olvides que la práctica y solo la práctica, hace al maestro.
Y debes tener claro que todo proceso de toma de decisiones nos exige confiar en nuestra experiencia y en nuestros instintos.
Finalmente, varias preguntas para tu reflexión:
- ¿Cómo es el proceso de toma de decisiones en tu empresa?
- ¿Qué conocimiento involucras en el proceso?
- ¿Cómo podrías mejorar (opciones) la toma de decisiones en la empresa?
- ¿Evalúas los riesgos cuando la decisión lo demanda?
En fin, a mayor madurez en las organizaciones, el proceso de toma de decisiones demandará planificar los pasos en cada oportunidad.
Y en cada caso, requerirá la identificación de cuáles pasos serán los más importantes. ¡No es un proceso estático, es muy dinámico!
¡Muchas gracias por leernos!
