¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! En una entrega anterior hicimos una introducción sobre las actividades generales realizadas en Geosama, empresas consultora, para llevar a cabo la gestión de proyectos. En esta ocasión queremos comentar detalles del control y seguimiento de proyectos, actividad que tiene impacto en el índice de eficiencia empresarial.
Aunque no es una condición necesaria para abordar esta entrega, te dejo el enlace al artículo mencionado, que explica para qué utiliza Geosama la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, con relación a los proyectos, entre otras tareas: Control de proyectos en la consultora Geosama
Si deseas conocer detalles de esta empresa, también puedes leer este artículo: consultora Geosama (estudio de caso).
Por ahora, basta con saber que el objeto de Geosama es realizar estudios en el campo de la geología para empresas constructoras y área afines. Sus 4 socios son profesionales del área con amplia experiencia en ingeniería geológica y sus aplicaciones.
Control y seguimiento de proyectos
Los socios en Geosama eligieron la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, con base en algunos criterios como:
- Satisfacción de los requerimientos de Geosama
- Soporte disponible todo el tiempo
- Facilidad de uso y adaptabilidad en dispositivos móviles
- Seguridad de la información
- Integración de aplicaciones según la necesidad del cliente
Los pasos que el equipo diseñó para convertir oportunidades en proyectos fueron, de manera resumida, los siguientes:
Paso #1. Gestión de la solicitud del cliente (oportunidad)
Adriana Carolina, del equipo de Geosama, ingresa a Platzilla los datos de la solicitud de estudio geológico de un cliente como una oportunidad. Luego, junto con otro colaborador, inicia la atención correspondiente.
Cuando la solicitud es registrada en el módulo de oportunidades, los colaboradores reciben una notificación. Además, Adriana Carolina programa la reunión inicial.
Lo común es que antes de la reunión inicial, los responsables de atender la solicitud bajen y lean el documento asociado. De esta forma, la reunión será productiva. Según el caso, puede implicar más de una reunión de trabajo.
El resultado de este paso es el documento de propuesta para el estudio técnico. Este documento queda asociado a la oportunidad. La propuesta suele incluir dos partes: una técnica y una económica.
Toda la información, como las minutas de reuniones y demás documentos, queda disponible en la plataforma Platzilla, a disposición de los usuarios con privilegios para acceder a ella.
Paso #2. Entrega de la propuesta al cliente
Uno de los socios es el responsable de hacer la entrega formal de la propuesta al cliente. Esta entrega suele implicar una reunión, que queda registrada en el calendario de la plataforma. Es parte de las tareas asociadas a la oportunidad.
La revisión de la propuesta por parte del cliente puede tomar 3 caminos:
- Propuesta aceptada (aspectos técnicos y económicos)
- Sugerencias de revisión de la propuesta (por parte de Geosama)
- Propuesta rechazada, lo que equivale a una oportunidad perdida
En el caso 1, implica que la oportunidad fue ganada, por lo que da inicio a la gestión de un proyecto. Todo servicio prestado en Geosama se desarrolla como un proyecto, con etapas según sea el caso.
En tal sentido, hay 3 tipos de proyectos:
- Pequeños (menos de 1 mes de duración estimada)
- Medianos (entre 1 y 3 meses de duración)
- Grandes (más de 3 meses de duración estimada)
Paso #3. Registro del proyecto
Al ser aprobada la propuesta, Adriana cambia de estatus la oportunidad. Esta pasa de estatus «negociación» a «cerrada-ganada».
En el caso de que no sea aprobada, la oportunidad queda como «cerrada-perdida». Adriana adjunta un documento que dé cuenta de la respuesta del cliente, pues lo común es que este señale el por qué la oferta es rechazada.
Cuando el proceso continúa (oportunidad ganada), se crea el proyecto a partir de los datos de la oportunidad.
Una vez que el proyecto se pone en ejecución, el equipo de Geosama junto con el cliente, es responsable del control y seguimiento del proyecto.
Paso #4. Control y seguimiento de proyectos
Los socios de Geosama persiguen tres propósitos con la Plataforma Platzilla:
- Asegurarse de no perder el foco en las actividades importantes, entre ellas, la gestión de proyectos.
- Tener el control de lo que está pasando con cada proyecto. Su avance, tareas pendientes, hitos, desviaciones de tiempos, pagos parciales.
- Facilitar la colaboración entre los responsables del proyecto, no solo por parte de Geosama, sino también, por parte del cliente.
Estos propósitos están alineados con las áreas del Índice de Eficiencia Empresarial, utilizado por los socios para mejorar la gestión en Geosama.
En el caso específico de los proyectos, el foco, el control y la colaboración se apoyaron en diversas funcionalidades de la plataforma Platzilla.
Ejemplos:
- En el módulo de proyectos de Platzilla se registran las tareas ejecutadas, según el plan, y se actualiza continuamente el porcentaje (%) de avance, para conocimiento de todos los interesados.
- El área de finanzas gestiona el pago parcial del avance del proyecto. Cuando el cliente paga, María Fernanda (administradora) actualiza campo cuentas por cobrar del proyecto. En este caso es simplemente indicar si hay cuentas por cobrar o no. Así el equipo está al tanto de si hay o no pagos pendientes.
El control y seguimiento de proyectos es una actividad intensa, diaria. Por ello, tener a la mano información sobre los proyectos a un solo clic, es una aspecto clave.
Una de las funcionalidades que comentaremos acá, que apoya el control y seguimiento de proyectos, son las vistas en función de diversos criterios. Estas utilizan los filtros, fáciles de crear en todos los módulos de Platzilla.
Aplicación de filtros a los proyectos
Acá algunos ejemplos de vistas diseñadas con la funcionalidad de crear filtros:
a) Proyectos creados, por tipo: con esta vista, los socios pueden tener a un solo clic los proyectos que han sido creados, a partir de las oportunidades ganadas.
Una vez creado el proyecto, el equipo de socios se reúne para asignar responsables y pasar a ejecución lo más pronto posible. Estas reuniones son, por lo general, virtuales. Los socios suelen estar viajando, atendiendo clientes y gestionando nuevas oportunidades.
Avance del proyecto
Todos los días, uno o más socios hace seguimiento a las conversaciones asociadas a los proyectos en ejecución; a los incidentes o casos reportados, verifica el avance del proyecto, etc.
Es una política para asegurar la resolución de problemas y apoyar cuando su participación sea necesaria. Por ello, los responsables de proyectos están obligados a actualizar en tiempo real, la información de las actividades desarrolladas, situaciones imprevistas y desviaciones respecto al plan.
c) Proyectos terminados con cuentas por cobrar (CxC): con esta vista los socios están al tanto – a alto nivel – de la situación de las cuentas por cobrar de aquellos proyectos terminados.
Si bien el cliente realiza pagos parciales, según el avance, siempre quedan facturas pendientes una vez finalizado el proyecto. Es responsabilidad de la administradora, María Fernanda, hacer seguimiento al pago.
Cuando los clientes hacen el pago completo, María Fernanda actualiza el proyecto para que salga de la vista de proyectos terminados con cuentas por cobrar.
Mejora del Índice de Eficiencia Empresarial
La organización de la información en listas a partir de filtros, son un medio práctico aplicado por los socios de Geosama, para mejorar la eficiencia empresarial.
Algunas de las razones son las siguientes:
- La dinámica de la empresa demanda acceso a la información de manera fácil, sin pasos engorrosos y a un solo clic. Las listas creadas lo permiten. Además, desde cualquier dispositivo y lugar.
- Al ser Platzilla una solución en la nube, la actualización de la información es rápida y fácil. Puede hacerse desde el lugar en que se encuentre el responsable, cuando visita al cliente o desde el lugar de una obra.
- Con la información actualizada en tiempo real, la información mostrada en listas priorizadas es oportuna, lo que facilita los procesos.
- El foco en los proyectos es permanente, aspecto importante respeto al foco que deben tener los empresarios sobre toda la organización.
- La posibilidad de crear listas generales o particulares, son una alternativa para disponer de todas las vistas que el usuario crea necesarias.
Sin duda, la organización de las listas a partir de criterios diversos, son un medio para fomentar el foco, el control y la colaboración. Tres de las áreas claves del Índice de Eficiencia Empresarial.
Para finalizar
Para finalizar, es necesario insistir en que el éxito de una herramienta como Platzilla (que integra aplicaciones para apoyar áreas funcionales), está atado a las competencias del equipo para asegurar la calidad de la información. Es decir, a su capacidad y disposición de actualizarla de manera oportuna y con la calidad necesaria. Solo así representará un activo para la empresa.
Para conocer más te recomiendo dar un vistazo a los artículos en los que hablamos de las etapas de las empresas. Allí señalamos que parte del éxito está asociado a la madurez de las áreas funcionales. Aplicar buenas prácticas, en buena medida, es responsabilidad del empresario.
¡Hasta la próxima entrega!
Recurso para aprender más sobre Platzilla
Aprende a organizar la información por prioridades o criterios en los módulos de Platzilla. Vídeo [duración: 7′ 08″]: organización de la información en listas.
