Con esta entrega cerramos una serie de 3 artículos, en los que hablamos de la cultura organizacional y cómo abordar su diagnóstico.
En este caso, nos centramos en dos puntos importantes, relacionados con el análisis del diagnóstico y el abordaje de los cambios en la empresa, lo que te permitirá minimizar el desperdicio del esfuerzo y los propósitos desenfocados.
En tal sentido, nos centramos en dos puntos:
- El análisis del diagnóstico y su impacto en el resultado de la empresa.
- La declaración de los cambios deseados en la cultura organizacional.
Por cierto, si aún no has leído la primera parte, te dejamos el enlace para que dediques unos minutos a su lectura: Diagnóstico de la cultura organizacional de una pyme. Este te lleva a la parte 2 de la serie. Ahora presta atención porque te mostraré de inmediato los 5 elementos que incluye todo análisis de la cultura organizacional. Observa:
Dicho esto, entremos en materia…
Análisis del diagnóstico de la cultura organizacional
Para contextualizar un poco esta entrega, repasamos lo que entendemos por cultura organizacional:
Se entiende por cultura organizacional, las creencias, valores, hábitos, tradiciones, actitudes y experiencias que se dan en una organización.
Dado que toda organización existe por las personas que la conforman, esta cultura viene formada por los valores individuales. Valores que hacen “un todo organizacional”.
Pero… la cultura organizacional no es la simple suma de las individualidades que se desempeñan en la organización o empresa.
| Toda cultura organizacional se conforma por la sinergia entre los valores de cada persona y los valores que dominan en la organización. | La cultura de la empresa es el resultado de una cocreación: Empresario – colaboradores – empresa. |
Cuando un colaborador ingresa a la empresa, influye en su cultura; pero también la cultura organizacional previa influye en él.
Fases para el diagnóstico de la cultura organizacional
En la entrega número 2 describimos las fases sugeridas para abordar un diagnóstico, partiendo del supuesto de que es realizado por externos a la organización.
Aunque debemos recordar también que en el equipo puede involucrarse personal propio. Y que según sea la madurez de la empresa, el autodiagnóstico es una opción.
Ahora bien, en la última fase hablamos de la presentación del diagnóstico de la cultura organizacional.
El objetivo de dicha fase es informar sobre los resultados del estudio realizado, mediante un informe escrito y de forma oral.
Pero esta fase no concluye el diagnóstico. Lo que busca es exponer resultados parciales, para retroalimentarlo.
También señalamos que la comunicación de los resultados puede hacerse en dos niveles. Por ejemplo:
- En primer lugar, a un nivel de supervisores, con la participación del empresario.
- En segundo lugar, a un nivel de colaboradores, a quienes debe presentarse mediante un enfoque motivador y de expectativas de cambios.
Por otro lado, un punto que debe acordarse desde el inicio, es cómo se presentarán los resultados. Sobre todo, cuando el equipo que hace el diagnóstico es externo.
¿Cómo desarrollar el análisis del diagnóstico cultural?
El propósito del análisis es “medir” el impacto del diagnóstico de la cultura organizacional, en los resultados de la organización.
Esto lo podemos hacer mediante la discusión de 5 criterios sugeridos:
- Adaptabilidad y capacidad de respuesta.
- Sentido de identidad.
- Estado de integración.
- Creatividad en la empresa.
- Recursos claves.
Este análisis se realiza apoyándose en un número de preguntas, que nos permitan acercarnos a la realidad de la cultura imperante en la empresa. Es decir, acercarnos con las evidencias recogidas en las fases previas.
En tal sentido y para no hacer tediosa la lectura, vamos a listar algunas preguntas típicas. Luego, dejaremos en un documento, una lista completa para que las revises con detenimiento.
A continuación dejamos un ejemplo de preguntas para realizar el análisis, enmarcadas en los criterios señalados.
Lista de preguntas:
- ¿Los colaboradores tienen claros los objetivos de la empresa?
- ¿Cuál es la situación que presenta la empresa en cuanto a sus recursos: humanos, financieros, materiales, instalaciones, equipos?
- ¿Qué cosas nuevas están sucediendo alrededor de la empresa?
- ¿Hay claridad sobre lo que afecta a la empresa?
- ¿Cuáles son los principales desafíos, oportunidades, presiones y restricciones que existen?
- ¿Qué se hace con la información disponible?
- ¿Qué tipo de información se ofrece a los trabajadores?
- ¿Existe un ambiente de apertura y confianza para manifestar insatisfacciones?
- ¿Cuál es el grado de participación y consulta en el proceso de toma de decisiones?
- ¿Existe en el personal supervisor capacidad de aceptación a sugerencias innovadoras?
- ¿Se estimula la creatividad o predomina la rutina, el miedo a la autoridad?
- ¿Se reconocen los problemas existentes o se considera que no los hay?
- ¿Son rígidas las normas y procedimientos vigentes?
- ¿Cómo se evalúa el grado de resistencia al cambio?
- ¿Nuevos métodos y nuevas soluciones son bien recibidas?
- ¿La estructura organizativa y el diseño de cargos son difícil de modificar?
- ¿Existe un buen clima de trabajo?
- ¿Las reuniones son eficaces?
Resultados según los criterios sugeridos
Al utilizar las preguntas señaladas para el análisis de los 5 criterios indicados, obtendremos una vista clara sobre la cultura de la organización.
1. Adaptabilidad y capacidad de respuesta:
Debemos identificar si en la empresa domina una tendencia a no reaccionar ante los problemas o a no tener proyección hacia el futuro (posición cerrada y de poca visión).
O si por el contrario, la empresa se adapta de manera “natural” a los cambios y da respuesta oportuna a los problemas. Además de tener a la vista hacia dónde van y realizar planes en función de ello.
Por otro lado, según sea la caracterización de la empresa con respecto a su capacidad de adaptación, habrá acciones para mejorar en todos los aspectos que correspondan.
2. Sentido de identidad:
Es necesario precisar la comprensión y el compromiso con la misión, la visión y los objetivos de la organización.
Además, en este punto debe identificarse cómo es la comprensión del empleado respecto al cliente interno y externo.
Cuando en el proceso de diagnóstico se realizan reuniones para tocar estos aspectos, pueden surgir desde ya cambios en el equipo.
Por ello, el proceso debe considerar una evaluación formativa, en lo que sea posible, en todas las reuniones de trabajo o de presentación de resultados.
3. Estado de integración:
Este aspecto va de la mano, de manera estrecha, con el trabajo colaborativo.
Por ejemplo, es necesario identificar el nivel de independencia en los aspectos como los siguientes:
- En la realización de las tareas en todos los niveles.
- En el grado de compromiso desde el punto de vista individual.
- Y, de manera particular, la cohesión grupal para lograr el cumplimiento de los objetivos empresariales.
En tal sentido, debemos tener claro que no es suficiente un alto compromiso del colaborador, en lo personal.
En otras palabras, es clave el trabajo en equipo y el estilo de liderazgo que impere, para fomentarlo.
Por lo tanto, los planes de acción deben estar encaminados a elevar el compromiso en todos los niveles. Así como a fomentar un estilo de liderazgo y de delegación de tareas, congruente con el tipo de empresa.
4. Creatividad en la empresa:
Este punto va de la mano con una cultura del aprendizaje y la innovación.
Por lo tanto, en la empresa deben existir buenas prácticas para el desarrollo de la creatividad, la innovación y la propuesta de nuevos proyectos.
Una empresa en la que se tenga una alta centralización, sin orientación al trabajo con autonomía y compromiso, limita la creatividad.
De existir tal situación, cambiar hacia una cultura abierta tiene que ser uno de los valores claves a asumir para mejorar el sistema de actividades.
Observe que en este punto debes dar opciones tanto a la organización formal como a la informal. Y la conformación de un trabajo que incluya vías estructuradas y no estructuradas.
5. Recursos disponibles:
Con relación a los recursos, como indicamos en los artículos previos, es necesario que sean los idóneos para ejecutar la realización del producto o servicio.
Esta realización debe estar sustentada en valores clave como la calidad. Y no hablamos de la calidad final, percibida por el cliente. Hablamos de la calidad en todo el proceso administrativo y de producción.
Vale decir, hablamos de la calidad en todas las tareas que se ejecutan, en los procesos y en los productos y servicios. ¡Hacerlo bien!
Es importante, además, precisar la disponibilidad de recurso humano, equipamiento, tecnología y financieros, acorde con la realidad de la empresa y de su sector.
Elementos a tener en cuenta en la declaración de la cultura deseada
Una vez realizado el proceso de levantamiento de información y del análisis del diagnóstico realizado, debemos proceder a declarar y proponer acciones para el cambio.
Es claro que el diagnóstico de la cultura organizacional no garantiza el cambio necesario. Es un paso clave, pero falta algo más.
Por tal razón, una vez analizados los resultados del diagnóstico, se debe realizar una declaración de la cultura deseada.
Tal declaración debe precisar la posición que aspira la empresa y su equipo a tener en el futuro.
La declaración tiene un propósito. Este es el de servir de base para planear las acciones estratégicas que apunten al cambio.
Elementos mínimos a tener en cuenta:
- Misión, visión y objetivos. Se refiere a la claridad en la misión y en los objetivos; y el grado en que los miembros deben percibir lo que desea la organización alcanzar. También, la apreciación por las normas y conductas que deben existir.
- Sistema de valores. Es necesario dejar en forma explícita, los valores que sustentarán la estrategia. Estos no deben ser impuestos, sino compartidos por todo el equipo. Una palabra clave es el consenso.
- Hábitos de trabajo. Se refiere principalmente al cómo deben hacerse las cosas en la empresa. Debe responder a preguntas como las siguientes:
- ¿Cómo debe percibirse y tratarse al cliente?
- ¿Cuál es la calidad esperada en productos/servicios?
- ¿Cuáles son los canales de distribución idóneos?
- ¿Cómo se compartirían los resultados del trabajo?
- ¿Cómo se elaborarán los informes?
- ¿Qué trato se le dará a los canales formales e informales?
- Organización, comunicación e información. Esto se refiere al cómo debe ser la organización, los sistemas de información, la comunicación vertical y horizontal, la estructura organizativa y su congruencia con la estrategia. También, a fomentar cambios en el clima laboral cuando hay problemas, entre otros aspectos.
- Características de los supervisores. Se refiere principalmente a los cambios en la toma de decisiones, las vías a utilizar en la búsqueda de soluciones; la autonomía a otorgar a los colaboradores, etc.
Estos elementos no se construyen de un día para otro.
Implican un trabajo planificado, en el que participan los colaboradores. Solo en consenso, el cambio podrá llevarse a cabo y ser una realidad.
Además, es evidente que esto demanda una mentalidad abierta a la mejora continua, en la que es aceptado el error como parte del proceso de aprendizaje y de innovación.
Conclusiones
En los tres artículos de esta serie sobre el diagnóstico de la cultura organizacional, queda claro que es un proceso que demanda tiempo y esfuerzo.
Un diagnóstico formal e integral de la cultura organizacional puede realizarse en una empresa que esté transitando la etapa de funcionamiento estable.
Lo que no quiere decir que desde las primeras etapas, no puedan evaluarse elementos puntuales como, por ejemplo, el estilo de liderazgo y el trabajo en equipo.
De hecho, estas dos aristas (liderazgo y trabajo colaborativo), las trataríamos en un diagnóstico integral de la cultura empresarial, pues son punta de lanza de cambios claves.
Para todo el proceso de diagnóstico es necesario planificar las tareas de observación y de recolección de información.
En tal planificación debemos considerar diferentes técnicas y métodos, lo que es fundamental para el logro de los objetivos del diagnóstico.
Por ejemplo:
- Entrevistas y encuestas estructuradas.
- Técnicas de tormenta de ideas.
- Técnicas para la revisión de documentos.
La calidad del resultado del diagnóstico dependerá de los integrantes del equipo de trabajo y de sus competencias, tanto técnicas como sociales. Y de sus deseos de crecimiento.
Pero quizás, más importante aún, sea la disposición de cada colaborador a pertenecer al cambio.
En algunos casos, será una buena decisión por parte de los responsables, iniciar el proyecto con formación para todos los empleados, sobre la resistencia al cambio.
Es esencial crear el ambiente propicio, fijar reglas y los principios que guiarán el proceso. Así se asegurará la productividad y el éxito del diagnóstico de la cultura organizacional.
Es por ello que a todo diagnóstico en la empresa, del tipo que sea, lo debe preceder una sensibilización sobre su importancia, sus objetivos y las motivaciones de la dirección, de llevarlo a cabo.
¡Muchas gracias por leernos!
